第五章会议准备工作.ppt

第五章会议准备工作 第一节会议概述一 会议的含义和特征 一 会议的含义会议是一种围绕特定目的和议题展开的 具有一定组织形态的 以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动 目的性 议题性 组织性和群体性 二 会议的特征1 是一种围绕特定目的和议题展开的活动2 是一种具有一定组织形态的活动3 以口头交流为主要方式的活动4 是一种群体性社会交往活动二 广义会议和狭义会议 三 会议活动的要素 一 会议组织者1 主办者2 承办者3 协办者4 与组织工作相关的机构 二 与会者1 与会者的含义和类型 1 正式成员 2 列席成员 3 特邀成员 4 旁听成员2 相关术语 代表 观察员 三 会议议题1 议题的含义和作用 1 体现会议目标 2 引导和制约会议的信息交流2 相关术语 1 会议主题 2 中心议题 3 动议 四 会议的结果1 含义2 相关术语 1 过程文件 2 最后文件 3 共同文件 五 会议的时间1 含义2 相关术语 1 会期 2 会议周期 3 休会 4 复会 5 闭会 六 会议的地点1 含义2 相关术语 1 主会场 2 分会场 七 会议的方式1 含义2 要素 1 沟通方式 2 发言方式 3 座位格局 4 物质与技术手段 五 会议的种类 一 按会议的性质分 二 按与会者来自或代表的地域范围划分 三 按与会者的相互关系划分 四 按会议的保密程度划分 五 按会议的方式划分 第二节建立会议管理系统一 会议的领导机构 一 组织委员会 二 筹备委员会 三 主席团二 会务工作系统 一 会务工作系统的主要职责 二 秘书长 三 秘书处 第三节安排议题和议程一 安排议题 一 安排议题的要求1 服从会议目标和主题2 讲究高效3 议题要符合会议权限 二 议题的处理1 收集2 审查3 确定4 未确定的或者经审查未能通过的议题的处理 二 安排议程 一 议程的含义 二 会议议程的书面结构1 标题2 稿本3 题注4 正文5 制定机构和制定日期 第四节确定会议对象和规模一 确定会议对象 一 确定会议对象的几种程序1 领导确定2 规则确定3 磋商确定4 选举确定 二 确定会议对象的具体要求二 确定会议规模 一 会议规模的含义 二 确定会议规模必须综合考虑的因素1 效果因素2 效率因素3 成本因素4 场地因素 第五节确定会议时间 地点与名称一 确定会议时间 一 确定会议时间应把握的几条原则1 时机原则2 需要原则3 成本和效率原则4 协调原则5 合法合规原则 二 确定会议时间要注意的几个具体问题二 安排会议地点 一 安排会议地点的要求1 能够推动举办地的政治 经济和社会发展2 能够突出会议的主题3 能够营造良好的会议氛围 二 安排会议地点应当综合考虑的几个具体问题 三 确定会议名称 一 会议名称的含义和作用 二 确定会议名称的方法 三 使用会议名称的注意事项 第六节安排分组活动 专题会议与发言一 安排分组活动 一 分组的方法 二 安排分组活动要注意的问题二 安排专题会议 一 专题会议的种类 二 安排专题会议要注意的问题二 安排发言 一 发言的申请和确定 二 组织会议发言要注意的问题 三 安排发言顺序的方法 第七节制定会议日程和程序一 制定会议日程 一 会议日程的含义 二 会议日程的作用1 保证会议议程的具体实施2 方便与会者3 提高会议的效率 三 制定会议日程的方法和要求 四 会议日程的书面结构1 标题2 稿本3 题注4 正文5 制定机构6 制定日期 二 制定会议程序 一 会议程序的含义 二 会议程序的特点和作用 三 会议程序的书面结构1 标题2 题注3 正文4 制定机构三 议程 日程和程序的区别 第八节制定会议通知和证件一 制发会议通知 一 会议通知的种类 二 会议通知的内容 三 会议通知的书面格式1 文件式2 书信式3 表格式4 备忘录式5 请柬式 四 回执或报名表1 回执和报名表的作用 1 预计参加会议的人数 2 便于接待 3 确定与会资格 4 确认对方收到会议通知2 回执和报名表的格式 五 制发会议通知的注意事项 二 制作会议证件 一 会议证件的作用 二 会议证件的格式 三 会议证件制作的几点注意事项 第九节准备会议物品和预算筹集经费一 准备会议物品 一 会议用品的种类 二 会议用品准备的原则二 预算和筹集会议经费 一 会议经费的预算1 会议经费预算的构成2 会议经费预算的原则 二 会议经费的筹措 第十节准备会议文件一 会议文件的含义 作用和种类 一 会议文件的含义和作用 二 会议文件的种类二 会议文件的印制与分发 一 编号 二 确定印刷分数 三 登记 四 分发 第十一节布置会场一 设计会场座位格局 一 会场总体座位格局的类型 二 主席台座位格局 三 设计会场座位格局应注意的问题二 划分座区与排列座位 一 按与会者的资格划分和排列座区 二 按团组划分和排列座区 三 安排主席台和与会者座位三 会场装饰四 会场指示标志 第十二节制定会议预案一 会议预案的含义 作用和种类 一 会议预案的含义和作用 二 会议预案的种类二 会议预案的内容和格式 一 会议预案的一般内容 二 会议预案的格式 三 会场装饰 一 会标 二 会徽 三 标语 四 人物画像 五 旗帜 六 模型标志 七 花饰 八 灯光 九 会场的整体色彩与色调 一 座位号 二 团组或身份标志 三 席卡 四 桌签 五 指示牌 六 座次图 第十六届北京国际图书博览会主办单位 新闻出版总署 国家版权局 国务院新闻办公室 教育部 科学技术部 文化部 北京市人民政府 中国出版工作者协会承办单位 中国出版集团公司中国图书进出口 集团 总公司 环球新闻出版发展有限公司协办单位 香港联合出版 集团 有限公司 中国音像协会赞助单位 中国科学技术协会 中国国际贸易促进委员会 审查关于2010年海南省和省本级预算执行情况出席人员 1 全体代表2 出席省政协会议的政协委员和列席人员3 本次会议列席人员4 本次会议特邀列席人员5 旁听人员 市秘书学协会年会议程 2013年 月 日 一 专题报告 秘书学协会的年度工作报告二 论文交流三 座谈讨论 市秘书学协会秘书处2013年 月 日 30 1 上下相对式 32 2 全围式 35 3 半围式 4 分散式 37 主席台的布置以正中间座位为点 面向会场 依左为上 右为下 39 40 不同的会议 要求不同的会场气氛 人民代表大会 隆重庄严庆祝大会 喜庆热烈纪念性会议 肃穆典雅座谈会会场 和谐亲切 41 不同的会场 庄严 喜庆 肃穆 亲切 1 主席台座次 单数 双数 2 普通与会者座次 1 横排法 2 竖排法 3 左右排列法 会标将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方 即为会标 会标能体现会议的庄严性 激发与会者的积极参与感 会徽即能体现或象征会议精神的图案标志 一般悬挂于会场前上方中央位置 会徽可以是组织已定徽标 如党徽 国徽 团徽 警徽等 也可以向社会公开征集 如北京2008奥运会会徽 中国印 标语 人物