高效的会议组织.ppt

By 李鹏程Gearchief2015Jan 高效的会议组织 目录 高效的会议与低效会议 高效来自会前周密准备 题外章 如何问题汇报 高效来自流畅会议过程 高效来自会议有效跟踪 会议分类 制定决策 解决问题 汇报批准 这个会议花费多少 你是否问过自己 会议的成本计算公式 客户电话提供的商机 不能及时处理客户投诉的后果 自己工作范围内突发事件不能及时处理的后果 参会人员若不用参加会议 那么在这段时间可以为公司带来的效益 开会的时间成本 与会人员平均每小时工资 场地 设施费 文件复印 交通 茶水 餐饮等成本 参会议人数 与会者准备时间 与会者旅行时间 正式会议时间 会议休息及耽搁时间 每小时平均工资的6倍 开会人数 会议时间 时间成本 金钱成本 效益成本 机会成本 算一笔帐 假设2位老总 5位经理 6位工程师开两个小时会 要多少钱 为何聊了一天 毫无成果 会议收到预期的效果了吗 无效的会议 不但是一种管理成本的浪费 更无助于问题的解决 还会引起与会者对会议和公司管理现状的不满 使大家心生倦怠感 从而降低团队的凝聚力 低效会议的特点 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 3 议程1分享话题和目标交换信息产生主意 做决定 确认行动总结 2 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 作出了评论和归纳 记录所有决定 建议和负责人 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 高效会议的流程和特点 成本导向 结果导向 高效会议 成本导向 组织严密快速顺畅 结果导向 目标达成决策执行 会议的预期与结果 目录 高效的会议与低效会议 高效来自会前周密准备 题外章 如何问题汇报 高效来自流畅会议过程 高效来自会议有效跟踪 思考的习惯 最好的会议是不需要召开的会议 已经形成惯例的每周例会 却没有什么事情要讨论 会议成本太大 或还有比开会更好的办法 问题用电话 备忘录或个别谈话等方式解决起来更好 所谈事务密级较高 不宜扩大知情范围 发起人对要解决的问题已经可以作出决定 大家之间怨气大 敌对情绪浓 开会前需要时间平静 1 2 3 4 5 6 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决 有重要事情需要把参与人集中到一起传达 领导者需要公开表彰先进以激励士气等 发起人想从参会者那里获取信息或建议 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策 领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度 1 2 3 4 5 6 什么时候需要召开会议 会议准备 思考先行 组织者 将会议的无序变为有序 会议组织者责无旁贷 为此 组织者在召开会议之前 应花费一定时间进行准备 即会议策划活动 会议准备 过程设计 主题明确 数量不可太多 会议要达成何种目标 清晰的时间规划 会议方式 时间地点 可能会遇见何种困难 议题确定 目标设定 议程拟定 会议方式 逻辑结构 会议准备 会议邀请 邀请人原则 相关性原则 少而精原则 发出时间 尽量做到提前一天 发送办法 建议使用Outlook发送会议邀请Outlook小技巧 重要人物 尽可能提前沟通 会议准备 会议邀请 右边列举了五种应参加会议的人员 应尽量确保每一种人物的到场 相关问题的主要决策人 为完成工作需要了解相关信息的人员 对问题负有义务 或存在利害关系 或起作用的人员 将要负责执行会议做出的决定的人员 能够提供相关意见的人员 会议准备 信息共享 越是在会议中扮演重要角色的人 往往也越忙碌 很难想象一名每天处理上百封邮件的人 看了一个会议邀请标题就响应会议 事先交代会议的信息 有助于与会者提前了解会议目标 提前开始思考 不但节省会议时间 也会促进会议正确决策的达成 背景 议题 目标 议程 知识 任务 会议准备 信息传递 StatisticsfromJuly2007Issueof PMNetwork 为什么要如此重视信息的传递 会议准备 5W1H 会议准备 检查清单 会议准备 分组练习 分组练习1 每组选出一位会议组织者 其余同事为参与者 但是在会议的设计上 大家共同参与制定会议选题 选出一个我公司经常组织的会议类型和议题 或你最近开过的会议 你事后觉得可以提高效率的会议分组展示你们讨论准备的会议准备提纲 目录 高效的会议与低效会议 高效来自会前周密准备 题外章 如何问题汇报 高效来自流畅会议过程 高效来自会议有效跟踪 汇报准备 确认对象 汇报对象分为 团队成员团队领导公司领导客户 问题汇报 选择导向 关注角度 请注意 不同的汇报对象 有着不同的关注角度 设定目标应该具备SMART特征Specific 具体的Measurable 可考量的Accepted 可被大家接受的Realistic 具有可行性Time limited 有时间限制 问题汇报 结果导向1 问题汇报 结果导向2 例1 问题汇报的逻辑走向 问题 偏向于过程导向 后果 偏向于结果导向 分析 偏向于过程导向 措施 偏向于结果导向 问题现象的描述 如 左右壳体不对称 电镀层太薄 上述问题导致的后果 如 OTS交样拖期 客户抱怨 对于问题发生的原因的分析 如浇口不合理 壳体变形 时间和负责人 偏向于结果导向 可行的实际行动 应杜绝 全力 适当 等字样 一定要落在具体人身上 时间是最容易被挑战的 问题汇报 结果导向3 问题要描述清楚 尽可能量化 必要时使用图表和质量工具 例2 顾客抱怨后门护条与后三角窗间隙过大 描述 从NS3开始 D06后门GRC与后三角窗直线度超差 从NS3开始 D06后门GRC与后三角窗直线度超差 DTS要求为不大于1 5mm 实际最差达到5 0mm 平均3 5mm 问题汇报 结果导向4 解决方案要能对应问题分析 没有负责人和行动时间 就不叫解决方案行动方案要具体 可操作 不可泛泛而谈 行动方案的负责人或负责部门只有一个 至少是主责只有一个 计划完成时间要经得起推敲 行动方案要和相关部门沟通清楚 达成一致 必要时 给出时间预期和结果预期给听取汇报人清楚的时间概念和预期结果 时间和结果预期必须反复确认 一旦给出 必须严防死守 问题汇报 结果导向5 问题汇报 相关工具 问题汇报 做选择题 有一种流行的说法 领导都喜欢做选择题 其实谁又不是如此呢 你的同事往往只是不好意思提出来而已 发散性地抛出信息 无助于问题的解决和决策的形成 对领导和公司 乃至对自己 都是很危险的事情 注意 如果按照这样的思路组织部门间会议 要注意避免导致众人意见的堵塞 准备Backup 问题汇报 决策工具 SWOT法 一位大龄女博士对自己的SWOT分析 问题汇报 分级汇报 许多整车公司 跨部门会议都不会邀请领导出席 这仅仅是因为照顾领导的时间吗 右图来自上汽资料 这样分级汇报 好处何在 递交重要客户文件时应注意什么 如果发展得过了头 有何缺点 给客户或高层领导的汇报 或是重要文件 如果没有经过广泛确认 很可能将自己陷入被动的位置 必须引起重视 问题汇报 辅助手段 事实胜于雄辩 一个好的ppt或汇报材料 应如高手出剑 一剑封喉 解决一切言语纷争做文件的时候或许是痛苦的 但是做好后 会节省大量时间 问题汇报 成于细节1 封皮 报告的汇报主题报告的类型 需要决定 更新 撰写报告的人或组织撰写报告的日期 方便日后查找 追溯和回忆 字体 中文 视觉效果最好的微软雅黑已经成为首选 偶尔使用黑体 幼圆 慎用楷体 隶书 魏书 英文 微软雅黑 Calibri Arial 不建议用TimesNewRoman 一般会议室演示中 建议中文文档最小字体不小于16号 春眠不觉晓春眠不觉晓春眠不觉晓春眠不觉晓Whyareyousodiao Whyareyousodiao Whyareyousodiao Whyareyousodiao 微软雅黑20号 微软雅黑12号 楷体20号 微软雅黑16号 微软雅黑18号 TimesNewRoman18号 Calibri18号 Arial18号 问题汇报 成于细节2 Backup 红底 深蓝深灰 底白字原则 注意你的仪表 必要时穿正装 不要把你的slide变成一个各种风格的艺术大杂烩 注意语速 从容自信 不要拿激光笔晃来晃去 注意记录 或者请他人协助记录 可能被问到 但不一定要展示的材料 作为Backup 以下这个表格来自Excel屏幕拷贝 但是太小了 看起来很不方便 问题汇报 成于细节3 调整Excel重新拷屏 问题汇报 成于细节3 问题汇报 准备清单 问题汇报 分组练习 分组练习2 每组选出一位会议组织者 其余同事为参与者 但是在汇报的设计上 大家共同参与制定选出你部门或你小组经常需要汇报的典型问题 分局汇报准备清单的要点 用十分钟时间做一个问题汇报ppt 并用五分钟进行展示汇报 目录 高效的会议与低效会议 高效来自会前周密准备 题外章 如何问题汇报 高效来自流畅会议过程 高效来自会议有效跟踪 会议过程 会议纪律 会议延迟举行是所有人和公司财产的损失会议成员接到Outlook会议邀请 应给与 接受 拒绝 暂定 反馈 如无法参会 应向会议组织者说明会议参与者有责任保证准时到场 最好提前两分钟到位会议组织者应至少提前五分钟到场不论发生何种情况 会议组织者应保证一直留在现场会议临时发生变化 会议组织者应提前通知 手机调节成震动或静音 遇到重要电话可以暂时离开会场 禁止谈论与会议议题无关话题 文明探讨 理性争辩 杜绝争吵现象 会议过程 双方职责 主持人职责营造和谐气氛保证会议按照议程进行 减少无关争辩和讨论引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人 保持中立 避免意见一边倒正确总结讨论的内容 做会议记录 或指派他人 参会者职责会前充分准备会中全情投入 贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任保持开放的心态 摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听 尊重他人的意见 不进行无益争吵勇于发言 言之有物 会议过程 流程特点 成功的会议过程 背景信息思路形成 当会议有多个议题 涉及到不同部门时 主持人有义务合理安排议程的顺序 使与议题无关者不至于长时间等待 以提高工作效率 会议过程 说听问想 说 听 问 想 说 是主持人主要的活动模式 开场 说会议背景 也可让新与会人员自我介绍 会议目的 议程 会议期待 过程 听与会者陈述 过程 问对已有信息进行提问 深层次的挖掘 过程 想在会议短时间内针对大量信息作出思考和判断 结尾 说会议总结 任务布置 决策达成 会议过程 听的技巧 作为会议组织者 必须积极倾听与会者发言倾听就是接收到他人所讲的话 理解他人的想法倾听 接受 但我誓死捍卫你说话的权利 听 聽 会议过程 听的反馈 作为会议组织者 对于发言的反馈 作为信息掌握 从信息推出结论 采纳发言者观点 确认 消化 传达 将观点纳入决定 了解 演绎 支持 重组 决定 倾听 反应模式 会议过程 问的技巧 法国启蒙思想家 作家 哲学家伏尔泰说 判断一个人要根据他的问话 而不是他的回答 爱因斯坦说 提出一个问题往往比解决一个问题更重要 提问的作用 探求 了解需求提问可能是希望解释 发挥 为难对方引导对方透露信息证明自身论点 难住对方弄清事实 甄别真相启发思维 打破僵局 会议过程 问的技巧 会议过程 各色人等 遭遇 鸣蝉 型与会者 语言 肢体暗示 会议时间限制 总结性发言 遭遇 鲨鱼 型与会者 非语言性打断 重申会议规范 反问法 遭遇 犟驴 型与会者 点名发言 重复问题 强调整体 肯定其贡献 会议过程 各色人等 遭遇 顽兔 型与会者 肯定他的贡献 强调目标一致性 强调集体 遭遇 螃蟹 型与会者 时间压力 会议规范 带入别人 突然沉默 晓之以理动之以情诱之以利唬之以害 说服方式 目标管理企业文化适当让步承担后果 会议过程 会议总结 应尽可能在会议结束后 进行一个简短的总结 这样做的好处是巩固会议已取得的成果 确认已达到的共识 避免在沟通过程中产生的理解偏差 对于可能会比较艰难的会议 一定要选择一名可靠的会议记录者 这个人应具备的素质包括 反应能力 速记能力 倾听能力 总结能力等 目录 高效的会议与低效会议 高效来自会前周密准备 题外章 如何问题汇报 高效来自流畅会议过程 高效来自会议有效跟踪 会议跟踪 会议纪要 为何开会 欲解决何事 分属公司 部门 职务 待解决的问题 达成的共识 谁 做什么