高效会议管理技巧（PPT66页).ppt

1 高效会议管理技巧 二 七年十月七日李思林 2 高效会议管理技巧 本课程的目的 了解会议有关知识掌握会议基本流程分析低效会议原因交流会议管理技巧提升会议综合效率 3 高效会议管理技巧 经理级人员每周约花1 4的时间在开会上 会议需要管理吗 中高层经理1周约2天 资深行政人员达1周4天 除一对一会议 三人以上会议平均占时最多 4 高效会议管理技巧 结论 高效率的开好会议是一项非常不简单的事情 召开会议简单吗 我们现场做一个互动活动 5 高效会议管理技巧 会议召开的过程包含了计划 组织 协调 控制和监督等要素的管理活动 管理活动一定有技巧 而且这种技巧通过训练可以提高水平 会议管理有技巧吗 本课程是要通过交流和训练 提升会议管理的技巧 达到通过高效率会议提高公司整体工作效率之目的 6 一 会议的有关知识 1 会议的概念会议是有组织 有领导 有目的进行的商讨性集会 2 会议的目的解决问题 做出决策 传递信息 群体沟通 3 会议的作用会议是商务活动的一个重要部分 是进行工作的一个重要工具 7 一 会议的有关知识 4 会议的类型本次与大家交流的主要是公司中高级领导涉及的会议 例如 公司会议 部门间会议 部门内部会议 一对一的沟通等 5 会议的决策方式权威决策 少数服从多数 共识决策 无异议决策 8 一 会议的有关知识 6 会议的频次7 会议的时间公司级 大型 的会议不超过1 5小时部门间的会议不超过1小时部门内部会议不超过45分钟小组会议不超过20分钟一对一的沟通不是超过一小时 9 一 会议的有关知识 8 会议的成本会议成本构成一般由三部分组成 时间成本 直接成本 机会成本 机会成本是指由于参会人员离开工作岗位 无法履职 有可能给公司造成的损失 这种损失是随机产生的 但有时结果是很严重的 10 一 会议的有关知识 会议成本估算时间成本 人数 会议时间 准备时间 途中时间 会务人员 准备时间直接成本 直接费用 场租 器材 差旅 资料 机会成本 可能丢订单 可能影响声誉 无法从事的工作 本人需解决问题 停工等 下面我们估算一下本次的会议成本 11 一 会议的有关知识 国外计算会议成本方法时间成本 2A B TA 参会人员的3倍的工资B 参会人数T 开会时间 12 一 会议的有关知识 本单元小结 一种很好的 无法替代的管理工具 主要目的是有效沟通 解决问题 一种正式的 高效的沟通方式 也是沟通中成本最高的方式 时间和效率的双向杀手 集思广益 民主决策的必要形式 13 二 高效会议的特征 1 会议效率不高的八个原因时间安排不周地点选择不当临时召集会议不按时参加会议关键人员未到会场控制不利会议时间过长主持人影响力不够 14 二 高效会议的特征 2 高效会议八个特征只有在必要时才开会经过认真策划的会议拟定了议程和主旨严格遵守会议时间严格遵守会议议程请最权威人员参会适时做出评价归纳做好记录明确任务 15 三 会前准备工作 是否必须要开本次会议还有比开会更好的方法估算会议的成本是多大通过什么方式进行决策议题是事在例会中涉及 怎样评估 1 会前评估是否必须要开会 16 三 会前准备工作 把信息同时传达给多人需要大家集思广益事情定期的各部门工作汇报需要当面表扬或批评时给部门分配重要工作时 开会还有条件 2 什么情况必须开会 17 三 会前准备工作 会议类型参会人员时间开会会议地点会议议程会议规范 3 决定开会后回答的六个问题 18 3 会务筹备事项会议目的明确会议主持人会议的形式会议时间会议地点会议议程会议规范会场布置确定参会人员 列出名单 是否发言 座位安排签到簿是否准备席签是否安排交通食宿 三 会前准备工作 19 3 会务筹备事项是否预先发放资料确定会议记录人辅助设备准备 投影 音响 饮水 文具 是否绘制地理位置图是否安排娱乐活动是否安排会中会应急方案是否请媒体到会有否请翻译是否准备礼品其它特殊安排 素食 少数民族 残障 三 会前准备工作 20 三 会前准备工作 多人会议座位安排 21 三 会前准备工作 4 主持人会前六项准备工作明确会议的主题明确沟通的目标设计会议的议程预见可能的冲突预见冲突的对策进行SOWT分析 22 四 成功会议五个对策 只有你重视了开会 你才能开一个高效的会议一 说好开场白二 合理分配会议时间三 控制会议进度四 有效达成会议决策和方法五 会议结束要总结 23 四 成功会议五个对策 概括会议程序提供讨论资讯讲明会场规范指定记录人员争求议程意见 部分会议 策略1 说好开场白 24 四 成功会议五个对策 策略2 分配好发言时间 参会众生像 时间分配 主持人20 其余80 参会人均分 25 四 成功会议五个对策 策略3 控制会议进度 26 四 成功会议五个对策 策略4 达成会议决议 6 征求反方意见7 主持人在中间角度评估优劣8 对提案进行必要调整9 当场对提案进行表决10 跟踪 负责人 时间 标准 检查 1 用足够时间检查讨论的困难2 例举用图表提方案进行讨论3 客观比较各方案的优劣4 估计支持率5 是否需要采集新的资料 27 四 成功会议五个对策 总结用时约5 7分钟 确认是否理解决议 是否知晓分配工作 准时结束会议 策略5 会议结束要总结 28 四 成功会议五个对策 团队决策方法 德尔菲法 易地思考法 头脑风暴法 设置反方法 29 五 会议沟通和反馈技巧 1 参会心态消极2 知识能力差异3 害怕公开发言4 不能积极聆听5 以自我为中心 6 情绪控制不好7 地点选择不当8 沟通时间过长9 人员选择不妥10 不当讨论引导 1 会议沟通困难的十大原因 30 2 会议有效沟通十大技巧 技巧之一 防止沟通漏斗 技巧之一 防止沟通漏斗 沟通 为了设定的目标把信息 思想 情感向个体或群体传递 并得求达成协议的过程 可怕的漏斗 心理想的100 嘴上说的80 别人听到的60 别人听懂40 别人行动20 31 2 会议有效沟通十大技巧 技巧之二 换位思考 沟通金三角模型 有效沟通关键要素换位思考 自己 对方 换位思考 32 2 会议有效沟通十大技巧 技巧四透视冰山 33 2 会议有效沟通十大技巧 技巧之四 限定时间1 提高沟通效率2 防止分散主题3 防止变成体耗 技巧之五 搭建平台1 观察细节2 找共同点3 感兴趣话题 34 2 会议有效沟通十大技巧 技巧之六 展示优势1 发挥特长2 专家心态3 赢得认同 技巧之七 小露缺点1 甘当弱者2 获取同情3 满足他人 当专家 35 2 会议有效沟通十大技巧 技巧之八 认真倾听 很重要 站在对方立场聆听 使用肢体语言认可 及时适当表示赞赏 36 2 会议有效沟通十大技巧 技巧之九 重复确认达成的共识认可对方观点 强化达成结果 技巧之十 说真话 说实话话可不说 但说出话必须是真话 37 五 会议沟通和反馈技巧 及时表扬 1 肯定态度2 鼓励发言3 及时表扬 单纯表扬 行为表扬 善意批评1 控制会议节奏2 调节会场气氛3 避免产生冲突 肯定入题 表明态度 3 会议沟通中的反馈技巧 38 什么是倾听暂时忘掉自我的思想 期待和成见 全神贯注的理解发言者的说话内容 跟着他一起体会所表述事件的整个过程 倾听是沟通中最难的工作之一 六 会议管理倾听技巧 39 六 会议管理倾听技巧 2 为什么说倾听是沟通最困难的工作 倾听 不是随意的听听 是一项用耳 用心 用眼全神贯注完成的任务 以积极的心态去听 听听别人讲的故事应先听听别人说的故事有必要听听别人完整的故事 40 3 倾听的七大技巧点头表示赞许微笑表示友善对视表示重视声音表示肯定前倾表示关注重复表示确认记录表示重要 六 会议管理倾听技巧 41 4 不良倾听的七大表现不认真听别人发言 常走神 被别的事所吸引 与自已的观点比较 以自己我为中心 经常打断别人发言 不尊重别人 急于结束别人讲话 急于表达自己观定 忽略过程只要结果 忽略沟通的作用 只听自己爱听的话 选择性接收 直接进行反驳对抗 烦感或急于表达态度看法 六 会议管理倾听技巧 42 5 一对一沟通的座位安排在一对一的会上 两人的座位安排可决定会议的格调 并影响讨论的进程 如果你正在主持会议 可通过适当安排座位来影响会议的正式程度 一对一的会议有三种座位安排 六 会议管理倾听技巧 43 六 会议管理倾听技巧 支持型 采用桌角两边就坐 这有助于消除障碍且可进行目光接触 44 六 会议管理倾听技巧 合作型 坐在另一个人旁边 表示合作 这种安排提示沟通的观点相似 45 六 会议管理倾听技巧 谈判型 坐在桌子的对面 这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些 46 适当展示能力 在沟通中建立威信 注意探询态度 你能讲的现清楚点吗 后来呢 下步你还有什么打算 适时评论观点 表明自己倾 我明白你的意思了 我认为 跟进搭建台阶 有目的向总终目标引导 这个问题先谈到这 第二个问题你怎样看 七 会议管理讲话技巧 47 测试法 刚才问题 大家清楚了吗 是这个意思吗 探询法 能再讲清楚点吗 后来呢 我理解的对吗 总结法 我归纳一下大家的观点 第一 第二 关门法 对能说的人 你的问题很好 还有其它问题吗 老李题怎样看 还有不同的意见吗 推入法 对不发言的人 小王一直在思考 你的建议是什么 谈谈你的看法 告知法 控制进度和时间 每个发言5分钟 这个议题再讨论三分钟 没有新建议 这个问题先讨论到这 八 会议控制技巧 48 九 会议冲突处理技巧 照片上是什么 人看到东西往往是感性的 人的感性往往是有选择性 同一件事情 不同的人会有不同的标准 会议中有冲突是好事但应妥善处理 49 发言的六个类型及应对技巧1 滔滔不绝 型这种人像只灰喜鹊 能说 抢着说 没完的说 很长时间才会进入正题 发言务虚多 务实少 不关心别人的感觉 九 会议冲突处理技巧 50 2 随时攻击 型在听别人发言时 其关注点在捕捉别人说话的漏洞上 像头狮子总在寻找攻击机会通过驳斥别人观点显示自己的水平比对方高 九 会议冲突处理技巧 51 3 沉默寡言 型这种人在会议上像头牛性格倔强 不会主动攻击别人少言寡语 防卫心强坚持自己的观点 很难被说服在意别人对自己的看法 九 会议冲突处理技巧 52 4 思维跳跃 型这类参会人员像只活泼的小兔子不遵从于现有的程序总爱提出不同的想法 尝试不同的方法能感染带动他人会动摇军心 九 会议冲突处理技巧 53 5 我行我素 型这种参会者像只 不问窗外事 的小猪参会的心态是消极的不管理会议进程我倾听别人发言不参与会议讨论开小会 打瞌睡 做别的事是他们的共性 九 会议冲突处理技巧 54 6 处理冲突的技巧灰喜鹊 转移话题 肢体语言 事先规定时间狮子型 转移话题 反语法 告诫法 心理医生语 你说的很对 我也有相同的经历 如果我是你也会有这种感觉 我感觉与你差不多 犟牛型 点名发言 重复问题 适当带带高帽小兔子 肯定贡献 重申主题和议程小猪型 强调会议规范 短暂停顿 轮流发言 九 会议冲突处理技巧 55 1 会议决策的五种类型专治型 自己说了算迁就型 没主见回避型 不发言妥协型 看眼色办事协作型 最好的策略需要说明的是 五种类型会议决策没有好坏之分 取决于会议内容 十 达成会议决议 会议决策二维模型 合作 独断 迁就型 协作型 回避型 专治型 妥协型 56 十 达成会议决议 会议决策三种倾向 社会性懈怠 从众心理 团队极化 造成的结果 易使决策失真 57 会议记录是会议的重要组织部分 对会议决策落实起着重要作用 1 会议记录人的作用记录会议内容维护会议议程协助归纳总结 第三方 监督者 十一 会议记录 58 十一 会议记录 2 会议记录人的要求反应快录入快知识广记忆好能倾听会总结 59 十一 会议记录 3 会议记录注意事项重要会议要录音记录人应当场指定 主持人不易当记录人 记录全面 真实 无遗漏记录达成的共识和讨论证据 论点和异议记录分配工作和要求不要记成流水帐 60 十一 会议记录 会议记录十项内容1 会议名称2 时间3 地点4 主持人5 缺席人6 参会人7 工作分配情况 8 用简洁文字写明达成决议和结果9 写明完成时间和要求10 写明决策方式 权威 少数服从多数 共识决策还是无异议决策 61 十二 会议规范 1 会议规范 因会议不同而不同 确定会议时间 地点要求提前15分钟到场准时开会 准时结束进行会场关闭手机或打在静音不要在会场内接打电话不要在场走动其它如 挂请勿打扰牌 不许录音或拍照 会后收回文件 客人先行等 62 十二 会议规范 2 主持人的八项规范提前到场 检查最后准备情况 营造合谐会议气氛 顺利完成进会议 避免会议意见一边倒按照会议目的要求引导参会员发言帮助参会人员理清讨论思路减少会议内耗 跑题保持处于中立位置负责总结会议内容 63 十二 会议规范 3 参会人的八项规范会前准备有关资料提前10 15分钟到场听从会议安排积极发言 尊重他人 认真倾听带好笔记本 尽可能记录信息摒弃部门之见 以解决问题为目的避免不恰当的肢体语言会后及时