会议接待-方案制定.ppt

10 会议接待 方案制定 掌握会议接待工作方案的制作 教学目标 教学内容 会议接待方案拟写 会议接待方案 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃 住 行 游 乐等接待活动及具体事务的文案 属于会议专题策划方案 可以包含在会议总体方案中 也可以单独拟写 作为会议总体方案的附件 一 会议接待方案的含义 知识点 会议的接待对象的种类众多 包括上级领导 政府官员 协办支持单位 特邀嘉宾 会议成员 正式和列席 参展单位 客商 普通观众以及媒体记者等等 每一种接待方案一定要写清楚具体的对象 同时还要简要说明为何接待 即接待的缘由 目的和意义 二 会议接待方案的基本内容 1 接待对象和接待缘由 接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想 接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定 会议接待方案的基本内容 2 接待方针 包括迎接 宴请 看望 陪同 送别参加对象时 主办方出面的人员的身份 以及主办方安排的食宿标准等 3 接待规格 包括接站 食宿安排 欢迎仪式 宴请 看望 翻译服务 文艺招待 参观游览 联欢娱乐 票务 返离送别等方面 写明各项接待活动的日程安排 4 接待内容 4 接待日程 会议接待方案的基本内容 写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责 如大型会议活动可设置报到组 观光组 票务组等工作小组 分别负责与会者的接站 报到 签到 观光旅游 返离时的票务联系等工作 写明与会者的食宿和交通的费用安排 有时也包含安排参观 游览 观看文艺演出等的支出 涉外会议活动还包括一定数量的礼品费 对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容 6 接待责任 7 接待经费 会议接待方案的基本内容 会议指南 1 会议日程安排包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午 下午及晚上的具体安排 2 住房安排包括会议代表单位 姓名 职务 住房号及电话 是女性代表 少数民族代表的需注明 3 会议分组名单包括会议代表总人数 各小组人数 各小组组成单位及部门名称 小组成员名单 小组召集人 联络员 会场 4 会议秘书处的组成包括备会务小组成员名单 住房号及电话 5 会议注意事项 作息时间表等 一 会议须知二 日程安排三 参会人员名单及住宿 乘车安排四 19日晚和20日中午就餐安排五 会议座次表六 工作组职责及联系电话七 专题气象信息八 宾馆服务指南 目录 会议指南 天地公司是一家中外合资企业 主要生产家电产品 公司资产雄厚 员工近2000人 著名科技人员和高层管理人员云集 公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商 最近几年 公司推出了一系列新产品 占领了国内10 以上的家电市场 在国外的影响也很大 2014年 公司加大管理和研发力度 在电脑 手机 电视等多个模块上研制生产出新型 新款产品 国内市场份额达15 2014年底公司召开年度全国销售商表彰大会 以表彰先进 规划2015年工作 参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导 同行业兄弟单位的代表 公司董事会成员 全国各分公司的领导 全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等 背景描述 训练 会议时间 2011年12月23 24日 两天12月23日 上午9 00 11 00表彰先进个人和先进集体下午14 30 17 002009年工作部署12月24日 上午9 00 11 00会议分组讨论下午14 30 16 00参观新型 新款家电产品的生产线地点 株洲与会人数 1500人左右受表彰人数 40人左右会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划 请做好相关的会议准备工作 你作为此次会议的主要筹备人员 请完成以下工作 1 请制订会议接待工作安排 包括接站工作 报到 签到工作 2 制定会议指南一份 列出主要框架 具体内容酌情可以省略 参考 会议指南模板 训练任务 训练形式 小组合作提交成果 会议接待方案 一 接待工作安排参考资料 会议接站工作安排 二 会议指南请参考资料 会议指南模版 任务提示 前言一 接待时间二 接待地点三 接待对象四 组织工作 一 接待工作组组长 副组长 组员 二 人员分工 人员分工表 五 接待工作内容 包括要求 一 前期准备 二 现场接待 三 会后工作 XX会议接待方案 接待工作安排 六 接待工作安排 日程表 七 接待流程 一 接站会议代表接站安排表 车辆安排 二 报到报到工作安排 现场布置说明 报到登记表 三 签到签到方式 签到表 四 住宿 住宿安排说明 住宿安排表 八 注意事项 要求 接待工作安排表 会议代表接站安排表 1 在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌 标明报到的具体位置 2 接待人员将预先准备好的文件袋 包括有关会议文件和会议材料 会场座次图 代表证 工作证 出席证等证件 餐券 住宿房间号码 文具等 发给报到人员 必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求 3 向每位代表发放 会议指南 会议指南 包括会议日程 会议文件 食宿 乘车安排 座席安排 发言顺序 作息时间 代表名单 宾馆服务 注意事项等 要详细 清楚 使与会代表一目了然 会议报到工作安排 会议期间住宿安排说明 因论坛期间正值中国科协年会 贵阳本地宾馆紧张 故代订住宿的基本原则是按照报名时间先后顺序安排 1 会议为参会者提供了两个宾馆作为住宿选择 分别是花溪迎宾馆和双馨宾馆 优先安排参会者入住花溪迎宾馆 2 按报名时间先后 参会人员自愿选择不同价格的房间 3 优先安排能合住标间的参会者 4 目前预计花溪迎宾馆接待代表100人 超出此数量的参会者只能安排在贵州大学校园内的双馨宾馆 会议宾馆情况介绍 1 贵阳花溪迎宾馆 是贵州省委接待国家领导人定点宾馆 地处贵阳旅游景区花溪 自身环境幽雅宁静 宾馆可以提供客房80间 房型与价格如下 以上报价不含早餐 早餐每人48元 2 双馨宾馆地处贵州大学内 距会场80米 标间229元 天 一 接站工作 此次表彰大会的与会人员1500人左右 会议的规模较大 属大型会议 应成立专门的接待组负责接站工作 接站人员应在30人左右 他们应训练有素 对待与会人员应自始至终态度谦和 彬彬有礼 服务到位 对与会人员咨询的问题要尽可能地给予明确 具体的回答 根据工作需要和接待计划的安排 这些接站人员应分别分批次地被派往火车站 机场 码头 并准备好车辆 带上会议代表接站安排表 手提式扩音器 桌椅 工作证 胸卡 醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品 还要有一张急救电话号码表 应包含主要航空公司 出租车公司和会议有关方的电话号码 此次接待工作任务的要点 2008年度表彰大会接站工作安排 12月22日 领导小组 组长 办公室主任副组长 办公室副主任组员 秘书高山 施林等28人集中报到时间 12月22日一天接站 办公室副主任负责 1 火车站 1 白天接站 12月22日 早6 30 18 00 车辆安排 接站车六辆 要有接站牌和条幅 12月20日前落实 接站人员 办公室副主任等12人 4男 8女 2 夜间接站 12月22日 晚18 00 24 00 车辆安排 接站车四辆 要有接站牌和条幅 由秘书高山带领8人 4男 4女 备品 桌椅 条幅 接站牌 矿泉水4箱 2 机场 办公室主任负责 1 白天接站 12月22日 早7 30 18 00 车辆安排 接站车四辆 要有接站牌和条幅 12月20日前落实 接站人员 办公室主任等8人 3男 5女 2 夜间接站 12月22日 晚18 00 23 00 车辆安排 接站车两辆 要有接站牌和条幅 由秘书施林带领4人 2男 2女 备品 桌椅 条幅 接站牌 矿泉水2箱 二 报到工作 会议是年终表彰大会 邀请了众多省市领导和业内同行代表 规模较大 报到工作应准备充分 尽量做到井井有条 具体做法如下 1 在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌 标明报到的具体位置 2 接待人员将预先准备好的文件袋 包括有关会议文件和会议材料 会场座次图 代表证 工作证 出席证等证件 餐券 住宿房间号码 文具等 发给报到人员 必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求 3 向每位代表发放 会议指南 会议指南 包括会议日程 会议文件 食宿 乘车安排 座席安排 发言顺序 作息时间 代表名单 宾馆服务 注意事项等 要尽可能详细 清楚 使与会代表一目了然 4 随时统计需订返程票的会议代表 会议期间 根据预定返程票回执 见下表 和与会人员的需要安排专人负责飞机票 车票 船票的订票工作 直到外地与会人员全部离开 5 随时统计报到人数以备领导查询 答复会议代表咨询 6 报到结束后 汇总有关情况报告会议秘书长 要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况 三 签到工作 此次表彰大会的规模较大 属大型会议 所以与会人员签到时最好使用电子签到卡签到 这要求会议秘书处提前根据与会人员的信息 在会前制作好电子签到卡 这