高效会议管理技巧-学员版.ppt

高效会议管理 主讲 高级培训师蔡林 卓越经理人管理实务系列培训 培训课堂公约 培训时间 9 00 12 0013 30 16 30准时到培训会场 自觉维护课堂公德 请将手机暂时关闭 或调至震动档 不要在课堂中随意走动或接听电话 空杯心态 积极参与课程中的讨论 奖励 有意见发表时 请举手示意经允许再发言 以掌声或鲜花感谢所有给予分享的人 尊重他人 尊重自己 课程目录 第一讲 会议的基本认知第二讲 高效会议管理的方法第三讲 开会前的准备工作第四讲 成功开好会议的策略第五讲 应对与处理会议中的难题第六讲 会议中的决策与技巧第七讲 会议结束与后续跟进第八讲 现场互动与答疑 第一讲 会议的基本认知 据调查 经理级和专业人员每周约花1 4的时间在开会上 美国权威机构的统计表明 每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元 如何开会 如何使会议有效率 对于企业和管理者来说 都具有重要的意义 你的会议有多少 会议需要管理吗 会议管理有哪些技巧呢 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界 会议的正面作用是解决问题 反面作用则是带来困扰 因此 会议既需要管理 更需要管理技巧 职位越高 工资越高 会议也越多 如何开好会议是管理者的重要能力 遵义会议旧址 小组分析与讨论 作业题 我们在会议中经常遇到哪些问题 各小组在组长的带领下 开展积极的讨论 集思广益后 派一名学员代表小组的意见发言 看哪个小组讨论的比较好 认识什么是会议 会议的类型 1 信息型的会议 发布信息 收集信息 2 决策型的会议 作出决定 达成共识 3 解决问题的会议4 以上诸项的综合会议有正式的 也可以有非正式的 是什么在推动着一次成功的会议 1 一名优秀的主持人2 一种良好的方法3 良好的参与意识 1 主持人的不同能产生截然不同的效果 优秀的主持人往往能够有效地准备和主持会议 使与会者有高度的参与意识并富有成效 2 遵循某些基本准则的主持会议的良好方法 有助于会议的顺利进行 3 良好的参与意识取决于两个因素 1 与会者准备的程度以及他们的行为 2 主持人领导和指引与会者的能力 成功会议的三要素 第二讲 高效会议管理的方法 固定的会议流程规范 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 3 议程1分享话题和目标交换信息产生主意 做决定 确认行动总结 2 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 固定的会议流程规范 主要包括一个中心 两个基本点 1 一个中心 指整个会议的议程 包括 会议的开始 具体包括 致欢迎词 阐明会议目的 交流会议议程 介绍时间安排 相关规章制度 指定会议记录人 进行会议讨论 可以分为不同的议程 比如议程一 议程二 议程三等 具体包括 分享话题和目标 交流信息 产生主意 做决定 确认行动 总结 结束会议 具体包括 总结 安排下次会议 2 两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾 即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪 这两个基本点是最容易被忽视的 但是 它们却是保证会议成败的关键 所以 一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作 会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写 发备忘录 制定跟踪计划 以及安排下次做汇报的人选等 高效的会议管理四个步骤 有效的会议管理应使用PDCA循环程序 计划 召开 检查 措施 会议准备 召开会议 评定会议结果 将 未决议 的议题安排在下一次议程中 同时对会议所作决议的跟踪 第三讲 会议前的准备 会议准备 准备一次有效会议的8个步骤第1步 决定会议的宗旨和类型 第2步 分析围绕这次会议的前因后果 本次会议同工厂 部门 班组的目标有何关系 本次会议同上一次 下一次会议有何关系 可能发生哪些事件会影响到对本次会议的兴趣 第3步 明确涉及的 受影响的人和事 第4步 制订一个成果说明 第5步 决定要讨论的主要议题 第6步 决定主持人 与会人和记录人 第7步 决定会场布置 第8步 计划会议日程表 会议日程表 会议准备 不管规模和地点如何 每次会议都应该有一个日程安排 不论多么不正式 非正式的日程表 用于简短的 临时会议 活页挂图 记事本 为何要召开本次会议 有何目的 何人参加 何时举行 何处召开 如何进行 正式的日程表 用于较长的 预先计划的会议 会议准备的5W1H法 Why What When Who Where How 部门会议多少人开比较合适 Who 必须参加人员 可参加人员和列席人员 会议准备工作核对清单 开会目标是否清楚 决定与会者名单 决定与会者的参与程度 决定由谁来担任会议主席与会议记录者 决定会议时间 会议长度 地点 准备好会议所需辅助设备 决定哪些与会者该做简报与何时做 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项 分发开会通知 讨论 会议目的明确吗 练习 列举最近开过或者即将要开的会议 每组5 6个 今天下午2 00在小会议室开个会 今天下午2 00在小会议室开个部门会 今天下午2 00在小会议室召开部门工作计划会 今天下午2 00我们在小会议室召开部门四季度工作计划会 举例 会议目的是什么 做出决策 头脑风暴 解决问题 信息分享 制定计划 分组讨论 到底谁应该参加会议 例 公司各部门负责人会议议程表 案例讨论 第四讲 成功开好会议的策略 成功会议的五种策略 做好开场白 合理分配发言时间 掌握议事进度 达成决议 决策方式 圆满结束会议 开始 告诉与会者将要讨论的问题 及其原因中间 讨论每个议项总结 告诉与会者已讨论过的问题 并概述已达成的决议 何事 负责人 何时完成 如何做好开场白 内容 3 5分钟的讲话 系统 简洁地明确开会目的 时间安排 议事方式 纪律规则等 开场白程序 概括会议进行程序 提供与会议有关的资讯 开会时的规范 要求 指定会议记录者 征求对议程设计的意见 做出会议备忘录 记录需采取的措施 并使决定具体化 合理分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20 左右 尽量保证每个人发言机会均等 对于特别熟悉的人给予相对较多一点的时间 开成一种大家参与 互动氛围的会议 主持人发言最多的原因 对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大负担较多的行政责任 承担项目多 算算你的会议的时间 控制会议的进程 你只是用语言方式控场的 主持人对会议进程非常了解 对于遇到各种不同的参与者 主持人使用的具体办法适时调整会议节奏 1 语言方式 比如 2 非语言方式 比如 与会者的职责 有备而来 投入讨论 清楚地和积极地提出观点 切中主题 不要离题 避免夸夸其谈 避免重复 鼓励批评性的意见 集中于基本点 考虑别人的意见 提供折衷意见 倾听 协助主持人以取到会议的预期结果 良好的参与意识 第五讲 应对与处理会议中难题 只要有机会就讲个没完的人 讲故事 和讨论的主题无关 讲了很长时间才进入主题 讲的太模糊 没有具体事例 拒绝倾听别人的观点 只管自己讲 有机会就说 而且不停地说 喜欢说 蝉 的特点 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者 总喜欢否定或攻击别人的人 有攻击别人的倾向 总是给予消极的 否定的意见 鲨鱼的特点 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者 比较自我且防卫性强的人 驴的特点 过于敏感 不太说话 抵制别人 防卫性很强 心中有面 墙 比较倔强 比较自我 不能站在别人的立场看问题 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者 发言时经常谈其它话题的人 质疑正在使用的程序 跳来跳去 总是提议不同的程序或建议 弄不好会把会议带向歧途 兔子的特点 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者 开会时心无所谓 不投入的人 开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等 螃蟹的特点 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者 分小组实战演练 会议案例背景 第六讲 会议中决策的方法 会议中如何做决策 权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策 什么时候用什么决策方式呢 决策时可以设定标准 1 2 3 4 具体说明 权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权 单方面作出决定时 适宜使用 当组织授权团队领导人做最终决策并全权负责时 不宜使用 当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时 少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时 它以民主原则为基础 适宜使用 当时间有限 而决策结果不会对反对者造成消极影响时 注意 投票容易导致输赢之争 输方将难以尽职和投入 具体说明 共识决策共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议 每一团队成员均有否决权 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法 能够提高成员实施决策的积极性 体现平等之风 注意 如果决策时间有限 或团队成员不具备决策的足够技巧 决策就难以形成 无异议决策无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时 当提案非常重要 要求所有成员达成完全一致时 团队应做出无异议决策 注意 无论团队具备什么样的经验 无异议决策都很难达成 只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策 第七讲 会议结束与后续跟进 圆满结束会议 预留一定时间进行总结 确保议程全部完成 及时结束会议 会后活动 自上而下逐级向非与会者传达信息 制订行动计划以完成分配给您的任务 确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度 制订下次会议的议程 会后跟进 作为参会者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯的形成 参会者会后跟进的内容 拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相 回顾 考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划 负责跟进 如有需要找高层协助如计划进行顺利 取消下次会议会议之后检讨得失 总结提高 主持人会后自我评定问卷 一 在开会中有没有人误解过我的意思 我有没有在别人谈话时跳到其他话题 有没有在会前让员工了解会议的内容 面对别人说话的时候我是不是很紧张 处理说话紧张最好的方式 排练 主持人会后自我评定问卷 二 是否遇到只有我说话而没人参与 谈话结束后是否确认别人明白了我的意思 在分派工作时大家是否都看着我而不提问 我总会把事情的前因后果呈现给别人吗 我是否提前考虑把复杂的问题用通俗的方法表达出来 我是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗 改变旧时的习惯 写下想改变的习惯写下你的目标列出习惯带来的问题列出改变习惯的好处奖励自己坚持21天回顾新的习惯行为 任何技巧只有不断实践 反复练习 成为习惯性行为后才能产生应有的效果 把技巧变成习惯及行为 成功源于良好的习惯 会议管理的黄金法则 1 发布 通知会议日程 2 按时到会 按时开会 按时散会 3 有备而来 4 始终切中主题 不要偏离议事项目 5 不轻易打断别人 倾听以便理解 6 次日发布会议备忘录 通过的决策 7 清楚了解下列各点 做出了什么决定 由谁负责 要求何时完成 第八讲 现场互动与答疑 案例研究 会议情节 喷漆工段长约翰决定召开一次班组长会议 与会者 菲尔 皮特 辛迪和史蒂夫 讨论当前的一些问题 会议将在下班后举行 约翰 本次会议我想讨论的仍是上周提出的问题 向你们通报现有的实际情况 我也愿意就未来发生事情与你们交换看法 会议结束时 我希望我们能制定一个行动计划来完成下几周必须完成的一些任务 包括查看无绒工服 采用两种新油漆 以及如何准备迎接新成员的欢迎会 大家知道 我们总是处于车间的污染环境之中 我们要保证所有员工感觉穿上新工作服很愉快 对员工的感受你们现在有什么看法 史蒂夫 好的 我没有听到什么抱怨 但从另一方面来说 我也没听到什么正面的反馈意见 菲尔 我部门的员工感到工作服很合身 衣服上的拉链使更换衣服快多了 约翰 辛迪 您感觉怎么样 辛迪 我确实不太清楚 像克里斯一样 我也没有听到什么抱怨 皮特 目前的质量问题让我忙得不亦乐乎 没有时间考虑这些问题 续 约翰 好的 从你们讲的情况来看 好象缺乏具体的信息 你们是否同意征求每位员工的意见 然后在下次会议中报告具体情况 菲尔 这个建议不错 设计成问卷形式怎么样 约翰 好主意 其它人有何看法 全体 很好 这样能节约时间 约翰 菲尔 你来负责此事怎么样 菲尔 好的 没问题 之后 约翰继续讨论其它问题 好的 我们下一步要做的事情是 收集皮特表格中的具体信息 并在下周的例会上汇报有关情况 我们对下周两种油漆颜色的准备工作已达成一致意见 你们有必要就所有相应措施与学员一起制定计划 还要与培训协调人再举行一次会议 具体时间定在周五17 00 你们同组员商量一下 看他们是否有空参加下周四的欢迎会 请在本周四下班前告诉我有关情况 下一次班组长会将于下周的同一时间举行 案例研究 会议情节 小组讨论 1 会议的目的是什么 2 会议的前因后果是什么 3 会议的预期结果是什么 4 列出议事项目5 约翰的领导才能如何 什么方面有效 无效 活动 会议备忘录 以下是工段长和经理每周工作总结例会 经理克里斯要求大家作笔记 会议开始后 克里斯便开始讨论议事项目 克里斯 大家好 本周我们的产量只达到了预定产量的89 任务没完成的主要原因是什么 约翰 周四下午机械手出现故障 因此我们至少少生产了十辆汽车 克里斯 我们采取了哪些对策 彼得 维修班长 我正在编制下周的维护日程安排 下周二就可以修复 玛丽 我那条生产线供料出了故障 2个多小时内就有几次暗灯呼叫信号 材料部正在调查故障的原因 我也会继续追问 下周一就能有结果了 克里斯 大家知道 我们计划在下周末增产10 你们看完成这个目标有没有什么问题 罗伯特 我班组的几个人正在休假 今天史蒂芬又请了病假 他要三周后才能拆掉石膏 恐怕我得需要几个人手帮忙 克里斯 好 其他几位也看看你们的人员情况 如果能抽出人手 就通知一下罗伯特 另外 最迟下星期一下班前把你