Excel 在财务中的应用.doc

项目1 制作领（付）款凭证创建工作簿和工作表项目1 制作领（付）款凭证创建工作簿和工作表知识要点q Excel的功能简介q 认识Excel的工作界面及自定义工作界面q 工作簿和工作表的基本操作q 工作表中数据的编辑及管理q 窗口的操作项目展示：制作领（付）款凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计人员根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务进行整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。本项目创建的“财务单据样式”工作簿及“领（付）款凭证”效果如图1-1所示。图1-1 领（付）款凭证样式项目制作任务一：创建财务单据样式工作簿操作步骤：（1）启动Excel，进入Excel工作界面，系统会自动创建工作簿Book1。（2）鼠标指向工作表标签Sheet1，右击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，如图1-2所示。图1-2 工作表标签快捷菜单（3）将工作表Sheet1重命名为“领付款凭证”，用同样的方法将工作表Sheet2重命名为“股票记录单”，如图1-3所示。图1-3 重命名工作表任务二：制作领（付）款凭证操作步骤：（1）调整行高和列宽。鼠标指向行（列）分隔线上，向下（右）拖曳，可以调整行高或列宽，如图1-4所示；接着再调整其他行或列的行高和列宽。图1-4 调整行高或列宽（2）合并单元格。选择单元格区域B1:G1，单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮，合并单元格，如图1-5所示，然后再合并其他单元格。图1-5 合并单元格（3）设置边框。选择单元格区域B3:G6，单击“格式”工具栏上的“边框”按钮，如图1-6所示，添加边框效果。图1-6 设置边框（4）选择B1单元格，输入文本，单击“格式”工具栏上的“下划线”按钮，添加下划线，如图1-7所示，然后再输入其他单元格中的文本数据，最终效果如图1-7所示。图1-7 输入文本任务三：保护工作表并保存工作簿操作步骤：（1）取消网格线。执行“工具”|“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡，在“窗口选项”选项组中取消选中“网格线”复选框，如图1-8所示，单击“确定”按钮。图1-8 取消网格线（2）保护工作表。选中C2、D3等所有需要填写数据内容的单元格，右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“保护”选项卡，取消选中“锁定”复选框，如图1-9所示，单击“确定”按钮。（3）执行“工具”|“保护”|“保护工作表”命令，在弹出的“保护工作表”对话框的“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码；取消选中“选定锁定单元格”复选框，如图1-10所示，单击“确定”按钮。 图1-9 设置“锁定”复选框 图1-10 保护工作表（4）保存工作簿。单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中选择保存位置，并命名工作簿为“财务单据样式”，单击“确定”按钮。知识链接1.1 Excel的功能简介Excel是微软办公套装软件Office的一个组成部分，是一款性能优越的电子表格软件。Excel不仅能够胜任各种表格的制作和数据统计，而且具有强大的图形、图表、数据分析、检索和管理功能，同时还能利用宏功能进行自动化处理。由于其含有丰富的财务、统计和数据库的函数，并具有强大的图形图表功能，因此被广泛地应用于会计、统计、管理、金融财经等众多领域。Excel问世于1985年，到了Excel 2003版时，其版面美观、使用方便、操作简单、功能齐全。Excel 2003新增内容包括信息权限管理功能、信息检索、共享工作区、改进的统计函数、对XML的支持、并排比较以及智能文档。1.2 Excel的工作界面双击桌面上Excel 2003的快捷图标，或通过“开始”菜单都可以启动Excel 2003，进入工作界面，如图1-11所示。编辑栏菜单栏标题栏工具栏单元格工作表标签任务窗格行列号工作表区状态栏图1-11 工作界面（1）标题栏标题栏位于窗口的最上端，其左边显示所打开的Excle的文件名，右边是3个控制按钮，分别是“最小化”按钮、“最大化”按钮和“关闭”按钮。（2）菜单栏菜单栏位于标题栏下方，其中包括“文件”“编辑”“视图”“插入”“格式”“工具”“数据”“窗口”“帮助”9个菜单项。（3）工具栏Excel提供了“常用”、“格式”、“绘图”和“边框”等多种工具栏。启动Excel时，在菜单栏的下方自动显示“常用”和“格式”工具栏。执行“视图”|“工具栏”命令，可以显示或隐藏其他工具栏。（4）编辑栏位于“常用”和“格式”工具栏下方，用于显示当前选定的单元格的名称，以及单元格中的内容或公式。（5）工作表区位于窗口的中央，是Excel的工作区域，由单元格组成，用于创建、编辑和管理工 作表。（6）单元格单元格是Excel运算和操作的基本单位，用来存放输入的数据。每个单元格都有一个固定的地址编号，由“列标+行号”构成，如A1。选中的单元格显示为黑色边框，称为活动单元格。（7）工作表标签窗口底部的工作表标签显示工作表的名称。单击相应的工作表标签，可以切换工作表。创建新工作簿时，Excel会自动生成3个工作表。（8）状态栏状态栏位于窗口的底部，可以显示当前有关的各种信息。（9）任务窗格任务窗格位于工作表区的右侧，利用任务窗格可以快速执行一些操作，如新建工作簿、搜索文件等。1.3 自定义工作界面在使用Excel的过程中，可以根据需要将命令或工具控件设置成更适合自己工作的形式，以使操作更方便。Excel提供了自定义工作界面的方法，可以将工具栏或菜单设置得更具个性化。1.3.1 显示/隐藏窗口控件执行“视图”|“任务窗格”（或“编辑栏”“状态栏”）等命令，如图1-12所示，可以显示/隐藏任务窗格（或编辑栏、状态栏）等。执行“视图”|“工具栏”|“*”命令，如图1-13所示，可以显示/隐藏各种工具栏。图1-12 显示/隐藏任务窗格图1-13 显示/隐藏工具栏1.3.2 窗口控件的显示方式初次运行Excel2003时，“常用”工具栏和“格式”工具栏显示在同一行，此时可能没有足够的空间显示所有的工具按键，单击工具栏选项按钮，再单击所需要的工具按键，可以选择未显示的工具，如图1-14所示。单击“分两行显示”按钮，可以将“常用”工具栏和“格式”工具栏分两行显示，如图1-15所示。图1-14 选择未显示的工具用鼠标指向工具栏左边，当光标变为形状时，拖曳鼠标可以移动工具栏至任意位置，如图1-15所示。当窗口控件置于窗口四周边框时，称为入瓮显示方式，如图1-15所示；将窗口控件移动到离开四周边框时，称为浮动显示方式，如图1-16所示。图1-15 以入瓮方式显示工具栏图1-16 以浮动方式显示工具栏1.4 工作簿的基本操作1.4.1 工作簿的概念工作簿是Excel产生的数据文件，用来处理和储存工作中的数据，其文件扩展名是.xls。工作簿就好比一本书，书中的每一页就是工作表。一个工作簿中有3张默认的工作表，用户可根据需要添加新的工作表，一个工作簿中最多可以添加255张工作表。图1-17 “新建工作簿”任务窗格启动Excel后，系统将自动创建一个空白工作簿，其默认的名称为Book1，在Excel工作界面标题栏中可以看到工作簿名称。创建工作簿后，可以对工作簿进行新建、保存、关闭、保护、共享等操作。1.4.2 新建空白工作簿操作步骤：（1）执行“文件”|“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图1-17所示。（2）在“新建工作簿”任务窗格中，单击“空白工作簿”超链接即可新建一个空白工作簿。新建空白工作簿还可单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，或按Ctrl+N快捷键，均可快速建立一个空白工作簿。1.4.3 根据模板新建工作簿根据模板新建工作簿，可以快速完成专业电子表格的创建，节约用户的设计时间。操作步骤：（1）执行“文件”|“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格。（2）在其中单击“本机上的模板”超链接，弹出“模板”对话框。（3）选择“电子方案表格”选项卡，在列表框中选择需要创建的工作簿模板，如 图1-18所示，单击“确定”按钮。图1-18 “模板”对话框（4）系统将自动创建一个“年度考勤记录”工作表，如图1-19所示。图1-19 “年度考勤记录”工作表1.4.4 保存工作簿对工作簿进行编辑操作后，需要将其保存起来，防止数据丢失或方便以后的使用。方法：执行“文件”|“保存”命令，在弹出的“另存为”对话框中选择存放工作簿的文件夹，输入工作簿的文件名，如图1-20所示，单击“保存”按钮即可。保存过的工作簿进行修改再次保存时，系统会直接将保存的内容存进该工作簿中，而不会弹出“另存为”对话框。如果想更改文件的保存路径，执行“文件”|“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在其中设置路径再进行保存。图1-20 “另存为”对话框1.4.5 关闭工作簿对工作簿的编辑操作完成后，需要将其关闭。通常关闭Excel文件有两种方法。方法1：在Excel的工作界面中，单击菜单栏右侧的“关闭”按钮即可关闭工作簿。方法2：执行“文件”|“关闭”命令，关闭工作簿。1.4.6 打开工作簿操作步骤：（1）启动Excel程序，执行“文件”|“打开”命令，弹出“打开”对话框。（2）选择 “财务单据样式”工作簿，如图1-21所示，单击“打开”按钮，即可打开“财务单据样式”工作簿。图1-21 “打开”对话框打开工作簿的方法有多种，用户还可以打开“我的电脑”，找到工作簿，双击打开。1.4.7 共享工作簿Excel提供了共享工作簿的功能，用户将工作簿共享在网络当中，允许多用户同时编辑，以提高工作效率。共享工作簿的操作步骤如下：（1）打开准备共享的工作簿，执行“工具”|“共享工作簿”命令，弹出“共享工作簿”对话框，如图1-22所示。图1-22 “共享工作簿”对话框（2）在“编辑”选项卡中选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复 选框。（3）单击“确定”按钮，即可共享工作簿。将工作簿设置为“共享工作簿”后，若想撤销共享，执行“工具”|“共享工作簿”命令，弹出“共享工作簿”对话框，在“编辑”选项卡中取消选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框即可。1.4.8 保护工作簿如果想保护工作簿中的内容不被他人查看或修改，用户可以设置密码来保护自己的工作簿。操作步骤：（1）打开需要保护的工作簿，执行“工具”|“保护”|“保护工作簿”命令，弹出“保护工作簿”对话框。（2）选中“结构”和“窗口”复选框，在“密码”文本框中输入密码，如图1-23所示，单击“确定”按钮。（3）弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入设置的密码，单击“确定”按钮即可，如图1-24所示。 图1-23 输入密码 图1-24 确认密码（4）撤销保护。执行“工具”|“保护”|“撤销工作簿保护”命令，在弹出的“撤销工作簿”对话框中输入设置的保护密码，单击“确定”按钮即可。1.5 创建工作表1.5.1 Excel的数据类型工作表是Excel电子表格的重要组成元素，工作表的创建涉及管理工作表、数据的输入、查找和替换等，掌握了这些工作表的基本操作后，才能轻松地制作出所需的工作表。工作表是以单元格为基本存储单位，每个单元格可以存放数值、文字、公式等数据。常用的数据类型如表1-1所示。表1-1 单元格常用数据类型类 型范 例说 明数值3.14在单元格中自动左对齐文本Excle 2003在单元格中自动右对齐日期2011年9月14日用连字符分隔日期的年、月、日，例如2013-6-5时间16:45用冒号分隔时间的时、分、秒，例如6:25:40货币12345以货币符号开头公式=A1+B2+C3以等号开头1.5.2 在单元格中输入数据图1-25 输入数据在Excel中，数值、文字可以直接在单元格中输入，输入内容同时显示在单元格和编辑栏中，如图1-25所示。1.5.3 填充数据序列在工作表中输入具有一定规律的数据序列时，只需要先输入一个或两个数据，再利用Excel的自动填充功能即可快速填充其他数据。1利用填充手柄填充序列操作步骤：（1）在单元格A1中输入数据，将鼠标指向单元格A1右下角的填充句柄，此时光标变为+形状，如图1-26所示。图1-26 填充句柄（2）按住鼠标，向右或向下拖曳到数据序列的最后一个单元格，如图1-27所示。图1-27 拖曳填充句柄（3）释放鼠标，完成数据填充的操作，如图1-28所示。图1-28 相同数据填充效果2以序列方式填充数据操作步骤：（1）在单元格区域中填充相同数据后，单元格区域右下角的填充句柄下将出现“自动填充选项”按钮，如图1-29所示。图1-29 “自动填充选项”按钮（2）单击“自动填充选项”按钮，在弹出的下拉菜单中选中“以序列方式填充”单选按钮，如图1-30所示；数据填充效果如图1-31所示。图1-30 选中“以序列方式填充”单选按钮图1-31 以序列方式填充3按步长填充数据序列操作步骤：（1）在单元格A1、B1中输入数据5、10，步长为5；选中单元格A1、B1，将鼠标指向单元格B1右下角的填充句柄，当光标将变为+状时，如图1-32所示。图1-32 输入数据（2）按下鼠标向右或向下拖曳到数据序列的最后一个单元格，如图1-33所示。图1-33 拖曳填充句柄（3）释放鼠标，完成数据填充的操作，如图1-34所示。图1-34 按步长填充数据序列4利用菜单命令填充数据序列操作步骤：（1）在单元格输入数据，选中要填充数据的区域，如图1-35所示。（2）执行“编辑”|“填充”|“序列”命令，在弹出的“序列”对话框中设置参数，如图1-36所示。 图1-35 选择数据区域 图1-36 设置序列填充参数提示：步长值是相邻单元格中数值的增量。步长值不一定都是整数，可以是小数或负数。（3）单击“确定”按钮，填充效果如图1-37所示。5自定义序列单元格的填充还可以根据Excel中定义的序列，执行“工具”|“选项”命令，弹出“选项”对话框，在“自定义序列”选项卡中可看到系统内置的自定义序列，如图1-38所示。 图1-37 填充效果 图1-38 自定义序列1.5.4 在单元格中输入公式公式的输入要以“=”开始，其后跟表达式，其中表达式要以单元格的地址来代替单元格中的数据，如图1-39所示，公式的具体用法将在项目3中详细讲解。图1-39 输入公式1.6 单元格的基本操作初建一个工作表后，往往不能完全符合用户的需要，可以随时对工作表做进一步的编辑，如插入或删除单元格、合并与拆分单元格、调整工作表的行高与列宽等操作。1.6.1 单元格的插入与删除方法1：选中单元格，右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，如图1-40所示。在弹出的“插入”对话框中选中合适的单选按钮，如图1-41所示，单击“确定”按钮，即可在工作表中插入所需要的行或列。 图1-40 快捷菜单 图1-41 “插入”对话框删除单元格时，在快捷菜单中选择“删除”命令，在弹出的“删除”对话框中选中适当的单选按钮即可。方法2：鼠标指向行号或列标处拖曳，选中一行（列）或多行（列），右击，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，可直接插入与所选行（列）数相同的行。鼠标指向行号或列标处拖曳，选中一行（列）或多行（列），右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，可直接删除所选的行（列），如图1-42所示。图1-42 删除多行提示：鼠标指向行号（列标）处，一直按Shift键再单击，可以选择连续的多行（列）；一直按Ctrl键再单击，可以选择不连续的多行（列）。1.6.2 单元格的合并与拆分选中单元格，单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮，如图1-43所示，可以合并单元格；选中已合并的单元格，再次单击“合并及居中”按钮，可以拆分合并后的单元格。图1-43 “合并及居中”按钮1.6.3 调整行高与列宽方法1：鼠标指向行号拖曳，选中一行或多行，如图1-44所示，执行“格式”|“行”|“行高”命令，在打开的“行高”对话框中输入数值，如图1-45所示；单击“确定”按钮，即可设置新的行高。 图1-44 选中多行 图1-45 “行高”对话框 提示：鼠标指向列标拖曳，选中一列或多列，执行“格式”|“列”|“列宽”命令，在弹出的“列宽”对话框中输入数值，即可设置列宽。方法2：将鼠标指向要调整行的两行交界处，当指针变成形状时，拖曳鼠标即可调整行高，如图1-46所示。用同样的方法可以调整列宽。图1-46 拖曳改变行高 提示：按住Ctrl键可以选择不连续的多行（列），将鼠标指向其中两行的交界处，当指针变成形状时，拖曳鼠标即可调整行高或列宽。1.7 工作表中数据的修改与删除1.7.1 单元格内容的修改方法1：单击要修改数据的单元格，直接输入新的数据后按Enter键，即可覆盖以前的内容。方法2：双击要修改数据的单元格，移动光标，可以对单元格内的数据进行部分删除和输入。1.7.2 单元格内容的删除方法1：单击需要删除数据的单元格，按Delete键。方法2：单击需要删除数据的单元格，执行“编辑”|“清除”|“内容”命令，可清除数据；执行“编辑”|“清除”|“格式”命令时，可清除单元格的格式。1.8 数据查找和替换利用Excel的查找和替换功能，可以方便地对较大的工作表进行数据查找和修改。 Excel的查找和替换功能可以使用通配符，用问号“？”代替任意字符，用星号“*”代替任意字符串。1.8.1 查找数据操作步骤：（1）打开“薪资管理”工作簿，选择“员工薪资表”工作表，如图1-47所示。图1-47 员工薪资表（2）执行“编辑”|“查找”命令，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“王丽”，如图1-48所示。图1-48 输入查找内容（3）单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动定位到该单元格，如图1-49所示。图1-49 查找结果提示：查找时也可以选择查找全部，所有和查找内容相同的结果都会显示在“查找和替换”对话框里。1.8.2 替换数据操作步骤：（1）在“员工薪资表”工作表中，执行“编辑”|“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，将“王丽”替换为“王敏”，如图1-50所示。图1-50 替换数据（2）单击“查找下一个”按钮，查找到要替换的内容，再单击“替换”按钮即可完成替换。1.9 管理工作表在Excel中，一个工作簿可以包含多个工作表，管理工作表主要是针对工作表进行插入、移动、复制和删除等操作。1.9.1 选择工作表要想对某工作表进行操作，必须先选择它。选择工作表的几种情况如下：1选择单个工作表打开工作簿，单击要使用的工作表标签即可。选中的工作表标签以白色背景显示。2选取相邻的多个工作表在工作簿中单击第一个工作表标签，再按Shift键并单击最后一个工作表的标签。3选取不相邻的多个工作表在工作簿中单击第一个工作表标签，再按Ctrl键并逐个单击需要选择的工作表标签。1.9.2 插入工作表根据操作需要，可在当前工作表之前或之后插入新的工作表。操作步骤：（1）右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，如图1-51所示。（2）在弹出的“插入”对话框中选择“工作表”，如图1-52所示，单击“确定”按钮，即可插入新的工作表。 图1-51 快捷菜单 图1-52 插入工作表1.9.3 重命名工作表在Excel中，工作表的名称可以根据需要进行重新命名。操作步骤：（1）右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令。（2）此时需要重命名的工作表标签呈高亮度显示，如图1-53所示。（3）在高亮显示的工作表标签上直接输入所需要的名称，然后按Enter键即可，如 图1-54所示。 图1-53 高亮显示工作表标签 图1-54 重命名工作表提示：双击需要重命名的工作表标签，也可以对工作表进行重命名。1.9.4 移动工作表在Excel中，可以对工作表的位置进行改变。操作步骤：（1）鼠标指向需要移动的工作表标签，如Sheet1，按住鼠标左键不放，此时该工作表标签左上角显示一个黑色小三角形，表示工作表将定位的位置，如图1-55所示。（2）沿着标签栏拖动鼠标，用小三角形来定位工作表所要移动的位置，如图1-56所示。 图1-55 按住鼠标左键 图1-56 移动工作表（3）达到指定位置后松开鼠标即可，如图1-57所示。图1-57 工作表的新位置1.9.5 复制工作表当需要复制工作表时，可以选择要复制的工作表，然后按住Ctrl键的同时在该工作表标签上按住鼠标左键不放进行拖动，当拖动到所需的位置后松开鼠标即可，如图1-58所示。图1-58 复制工作表1.9.6 删除工作表对于不需要的工作表，可以将其删除。选择需要删除的工作表，执行“编辑”|“删除工作表”命令，即可将工作表删除。1.9.7 隐藏工作表如果工作表中的数据不需要显示，可以将该工作表隐藏起来。选择需要隐藏的工作表，执行“格式”|“工作表”|“隐藏”命令，即可将该工作表隐藏。当需要查看隐藏的工作表时，执行“格式”|“工作表”|“取消隐藏”命令，在打开的“取消隐藏”对话框中选择需要显示的工作表，然后单击“确定”按钮即可。1.9.8 保护工作表若工作表中的数据只可让别人查看，而不允许修改，此时可对工作表进行保护。操作步骤：（1）选择需要保护的工作表，执行“工具”|“保护”|“保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，如图1-59所示。（2）选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框；在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码；在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选中前面两个复选框，如图1-59所示，单击“确定”按钮。（3）打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入密码，对前面输入的密码再次确认，如图1-60所示，单击“确定”按钮。（4）对保护的工作表进行更改操作时，系统将弹出提示框，如图1-61所示，提示需要撤销工作表的保护后才能进行修改。（5）撤销工作表的保护，执行“工具”|“保护”|“撤销工作表保护”命令，打开“撤销工作表保护”对话框，如图1-62所示，输入设置的保护密码，单击“确定”按钮。 图1-59 设置密码 图1-60 确认密码图1-61 保护提示图1-62 撤销工作表保护1.10 窗口的操作有时在工作中会同时对几个工作表进行操作，这时可以对窗口进行划分，把几张工作表放在同一个窗口中。1.10.1 新建窗口一个工作簿中的两个工作表需要进行数据查看对比时，可以新建一个窗口，同时