KIS专业版90实操案例手册.doc

KIS专业版9.0实操案例手册 本期概述 . 本文档适用于KIS专业版9.0 . 学习完本文档以后，您将了解KIS专业版9.0整个操作流程，熟悉各业务部门在系统中的角色，掌握各个模块的基本操作。 版本信息 . 2006年11月20日 V1.0 编写人：KIS项目组 版权信息 . 本文件使用须知 著作权人保留本文件的内容的解释权，并且仅将本文件内容提供给阁下个人使用。对于内容中所含的版权和其他所有权声明，您应予以尊重并在其副本中予以保留。您不得以任何方式修改、复制、公开展示、公布或分发这些内容或者以其他方式把它们用于任何公开或商业目的。任何未经授权的使用都可能构成对版权、商标和其他法律权利的侵犯。如果您不接受或违反上述约定，您使用本文件的授权将自动终止，同时您应立即销毁任何已下载或打印好的本文件内容。 著作权人对本文件内容可用性不附加任何形式的保证，也不保证本文件内容的绝对准确性和绝对完整性。本文件中介绍的产品、技术、方案和配置等仅供您参考，且它们可能会随时变更，恕不另行通知。本文件中的内容也可能已经过期，著作权人不承诺更新它们。如需得到最新的技术信息和服务，您可向当地的金蝶业务联系人和合作伙伴进行咨询。 著作权声明 著作权所有 2006 金蝶软件（中国）有限公司 。 所有权利均予保留。 目 录 第一章 系统初始化 . 3 1.1 新建账套 . 3 1.2 用户管理 . 6 1.3 基础资料 . 10 1.4 初始化 . 20 1.5 启用系统 . 34 第二章 业务系统 . 37 2.1 采购管理 . 37 2.2 销售管理 . 51 2.3 仓存管理 . 64 2.4 应收应付 . 78 2.5 存货核算 . 89 第三章 财务系统 . 102 3.1 固定资产 . 102 3.2 工资管理 . 111 3.3 财务处理 . 122 3.4 报表与分析 . 136 3.5 出纳管理 . 148 第四章 期末处理 . 156 4.1 业务系统 . 156 4.2 财务系统 . 162 4.3 出纳系统 . 167 第一章 系统初始化 系统初始化是指企业账务和业务的基础资料设置和启用账套时期初数据的录入。本章主要讲述了KIS专业版在使用前的初始化工作建立账套、基础设置和初始数据录入等操作，为以后更好使用KIS系统打下基础。 1.1 新建账套 案例目的 当完成实操案例的学习之后，您将能够做以下事情： . 了解账套的概念 . 掌握新建账套的基本操作 背景 概 念： 账套是企业进行日常业务操作的对象与场所，也就是说我们日常的操作都是在某个账套中进行的，它用于储存企业凭证、账簿、报表、固定资产资料、工资资料、往来资料等各项业务数据。 应用背景： 账套是企业进行日常业务操作的对象与场所，也就是说我们日常的操作都是在某个账套中进行，它用于储存企业凭证、账簿、报表、固定资产资料、工资资料、往来资料等各项业务数据。本节主要讲述了KIS专业版系统的准备工作，是KIS专业版系统使用的第一步，其设置尤其重要。 功能介绍 新建账套：企业业务活动的管理都是在账套中开始进行的，安装软件后必须建立一个账套来存放业务活动资料。通过新建账套功能输入必要信息即可以短时间内建立一个账套。 案例 金华电子有限公司，电子制造销售企业。记账本位币为人民币，保留两位小数位，使用自然月份会计期间。2006年9月购买金蝶KIS专业版9.0，10月份进行初始化并启用账套。 * （1）、单击屏幕左下角【开始】【程序】【金蝶KIS专业版】【账套管理】，进入账套管理登录界面。初次登录时系统默认用户名为Admin，密码为空，单击确定即可。如下图1-1-01： 应用流程 图1-1-01账套管理登录 （2）、在账套管理登录界面直接单击“确定”按钮，进入账套管理界面。选择操作按钮下的“新建账套”进入新建账套窗口。如下图1-1-02： 图1-1-02新建账套 （3）、在“新建账套”界面，结合案例要求，录入相应的账套信息，单击确定即可。如下图1-1-03： 图1-1-03录入账套信息 注意 “*”标注的地方为必须信息。账套号和数据库路径可以选择默认信息，也可以进行修改。 * 总结 本节中结合案例对账套管理模块中的新建账套进行了详细的讲述。在KIS专业版中，账套管理模块除了新建账套外，还为用户提供了账套收缩、账套注册、账套删除、账套备份、账套恢复、账套升级等强大的账套管理功能。为系统管理员维护和管理金蝶KIS账套提供了一个方便的操作平台。 思考 账套管理模块，掌握除了新建账套外的账套收缩、账套注册、账套删除、账套备份、账套恢复、账套升级等账套管理功能。 *1.2 用户管理 本章目的 当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情： . 掌握新用户组和新用户的建立 . 掌握用户的授权 背景 用户管理是对账套使用者的管理，包括新增用户，删除用户，用户授权。在账套建好之后，就需要根据企业的实际情况，设置相应的操作人员并赋予适当的权限，以便系统的操作方便和管理。 功能介绍 新增用户、删除用户是对账套使用者的管理，而用户授权是为了系统的安全性，根据企业的实际需要，对每一个用户进行具体权限的设置。权限的设置既要达到权力约束的目的，又要追求简化，以实用为宜，太过细致的权限也会使性能受到影响。 案例 金华电子有限公司部门设置有：财务部、办公室、采购部、出口部、营销部、功放车间、音箱车间、DVD车间、信息部。其中各业务操作人员及权限分工如下表： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料(2)用户授权清单 * （1）、在【用户管理】界面，选择【新建用户组】，如图所示，在“用户组名”输入财务部，在“说明”中输入财务部，点击确定。重复操作，依次建立案例列表中的用户组。如下图1-2-01： 应用流程 图1-2-01 （2）、在【用户管理】界面，选择【新建用户】或右键选择【新建用户】，弹出“用户属性”窗口。在用户页签中输入用户姓名张林，在密码栏中输入密码，选择用户组页签设置所隶属的用户组，如下图： 图1-2-02 图1-2-03 （3）、重复步骤，依次添加案例列表用户即可。 （4）、进行授权。以用户张林为例。在“用户管理”窗口中，选择“张林”，单击工具栏中“功能权限管理”。在“用户管理权限管理”窗口，根据案例中的资料在权限组中进行选择，选择各项权限后，单击“授权”按钮。完成权限设置后，关闭该窗口即可。如下图1-2-04： 图1-2-04 （5）、重复操作步骤（4），依次将案例列表中各操作人员进行授权。 （6）、上述（4）和（5）实现的是快速授权，即对系统的查询权和管理权。详细授权，即根据明细功能进行授权，可以在“高级”权限进行设置，单击“高级”，系统弹出具体的权限列表，可以对每一具体业务功能的增加、删除、修改、查询等进行授权，选择其中要授权的功能，单击“授权”即可。 提示 如果是属于系统管理员组的用户，则拥有所有系统的操作权，因此不必再对此进行授权。 注意 在新建用户前，要先新建用户组，这样方便于设置的时候对用户所在的组进行设置。 * 总结 用户管理是对账套使用者的管理，系统设置了系统管理员组，该组具有最大限度的操作权限，可以操作系统的所有功能，查询所有的数据和报表。系统管理员除外，其他各组的权限都同USERS组一样，可以通过权限设置对其进行明细授权。 思考 *问：普通用户在哪里修改自己的用户密码。 答：【基础设置】【用户管理】中，光标定位在自己用户名上，选择“用户管理”下的属性，调出“用户属性”，可以修改密码。 1.3 基础资料 本章目的 当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情： . 掌握系统参数的设置 . 掌握系统基础资料的设置 背景 基础资料，就是在系统中使用的各种基础数据的总称。包括用户在录入凭证或者录入单据时，需要输入一些业务资料信息，如科目、币别、商品、客户、金额等等信息。对于这些经常使用的基础数据，为了便于进行统一的设置与管理，我们提供了基础资料管理功能。 功能介绍 基础资料设置和初始数据录入是应用KIS系统进行日常业务处理所必需进行的，包括账务和业务资料的设置，这里的每一步设置都关系到启用系统后对应模块的操作，是为后面更好地使用软件打下基础，因此基础资料的设置是相当重要的。 案例 （1）、系统参数资料如下：人民币为记账本位币、小数位为2、财务启用期间为2006年10月，并设置使用往来业务核算，往来业务使用编号；出纳期间为06年10月并且与总账对账不平时不允许结账；业务模块启用期间为06年10月，不允许负结存、存货采用分仓核算、库存更新方式采用审核后更新、暂估处理采用单到冲回、审核与制单可以为同一人、启用双计量单位、启用合计栏显示数据合计、启用只能修改本人录入的单据、启用结账检查未记账单据、启用采购最高限价预警、应收预警天数10天、应付预警天数20天、启用库存总量高于等于最高或低于等于最低库存量给予提示、启用保质期预警及负库存时提示。 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（1）基础设置清单 （2）、其他基础资料 会计科目： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（4）会计科目表 币别： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（3）币别表 凭证字： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（5）凭证字表 计量单位： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（9）计量单位表 客户： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（12）客户明细表 部门： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（6）部门明细表 *职员： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（7）职员明细表 仓库： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（8）仓库明细表 供应商： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（13）供应商明细表 组装件： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（16）组装件BOM表 物料： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（10）物料明细表 物料辅助属性： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（11）物料辅助属性表 （1）、在KIS专业版9.0主界面，选择【基础设置】-【系统参数】，选择“系统信息”页签，输入案例中的资料信息。人民币为本位币，小数位2位，“确定”后，不允许修改。如下图1-3-01： 图1-3-01 （2）、选择“会计期间”页签，进行会计期间的设置。KIS专业版9.0支持两种会计期间的定义方式，即自然年度会计期间和自定义会计期间。本案例采用自然年度会计期间，启用期间2006年10月。点击确认会计期间设置完毕。如下图1-3-02： 应用流程 图1-3-02 （3）、选择“财务参数”页签，输入案例中的资料信息，包括初始参数和财务参数以及固定资产参数，根据企业实际业务选择相应的参数。如下图1-3-03： 图1-3-03 （4）、出纳参数和业务参数的设置同财务参数，需要注意的是启用年度和启用期间一经设定后，是不允许修改的。另外出纳和业务系统的启用期间不能早于财务系统启用期间。 （5）、完成参数设置后，接下来进行会计科目、币别、凭证字、计量单位等基础资料的设置。在KIS专业版9.0中系统预设了“企业会计制度科目”和“小企业会计制度科目”两种标准模板，企业可以根据实际情况选择相应的模版引入会计科目。会计科目引入后可以继续对科目属性进行设置，包括是否选择数量金额辅助核算、增加明细科目、下挂核算项目等。一个会计科目最多可以同时挂四个核算项目。如下图： 图1-3-04选择模板 图1-3-05会计科目引入 图1-3-06会计科目新增 图1-3-07会计科目挂核算项目的设置 （6）、币别。在基础资料的币别界面进行币别的设置。但是要注意选择是固定汇率还是浮动汇率，如下图1-3-08： 图1-3-08 （7）、凭证字。根据案例要求，直接在凭证字的设置界面，录入“记”字即可，如下图1-3-09所示： 图1-3-09 （8）、计量单位。新增计量单位前要先新增计量单位组，接下来再新增计量单位组对应的计量单位。需注意的是，每一个计量单位组里有且只有一个默认计量单位，默认计量单位的换算率必为1。如下图1-3-10： 图1-3-10计量单位组新增 图1-3-11新增计量单位 （9）、核算项目。以部门为例，在基础资料核算项目中，选择部门后单击一下右侧空白处，再点击工具栏上的“新增”按钮，进入核算项目新增界面。录入代码、名称等信息，保存即可。如下图1-3-12： 图1-3-12 （10）、客户、部门、职员、仓库、供应商的设置类似部门，按照新增操作步骤依次录入案例中基础资料。 （11）、物料的设置相对比较复杂，要进行基本资料和物流资料的设置，如下图： 图1-3-13物料-基本资料 图1-3-14物料-物流资料 （12）、物料辅助属性。物料辅助属性类别有基本类和组合类之分，基本类是指单一的辅助属性，如颜色、尺寸等；组合类则由两个或两个以上的基本类组成，新增组合类前必须先进行相应基本类的新增。组合类属性设置完后再进行物料的辅助属性设置。如下图： 1-3-15辅助属性基本类新增 1-3-16基本辅助属性值新增 1-3-17组合类辅助属性设置 1-3-18物料辅助属性设置 （13）、组装件BOM。KIS专业版9.0支持多级组装，也就是我们常说的嵌套组装。注意组装件的属性必须是组装件，子件的属性可以是外购、自制和组装件属性。这里的组装BOM和物料结构清单是有区别的，不能用于生产领料，无法完成生产领料的配套处理。组装件BOM设置完后要审核并设置为使用状态，这样在日常进行组装的时候，可以直接调用。如下图： 1-3-19组装BOM设置 1-3-20多级组装BOM设置 提示 （1）、会计科目的禁用要在启用财务系统之后才可进行操作，已有业务发生的会计科目不能删除，只能禁用。 （2）、如果计量单位组中有明细的计量单位，必须先将计量单位删除，才能删除计量单位组。 注意 输入科目代码时，二级科目和一级科目之间需要用英文字符中的“.”隔开。 * 总结 基础资料是整个系统在操作中共同使用的基础数据，是各系统绝对不可缺少的资料，一旦不全或错误将会导致软件无法正常使用，同时基础资料也是软件使用的前提，其中系统参数又控制着后面的业务和财务操作。因为有些参数一经设置后就不允许修改，所以在设置的时候要小心谨慎，确保各项设置的准确，为后续的操作打好基础。 思考 1、问：怎样设置自定义会计期间？ 答：单击“设置会计期间”按钮，不选择“自然年度会计期间”，可以选择12期或13期，然后进行手工设定右侧期间的开始时间即可。 *2、问：单据录入中价格小数位的控制？ 答：如果是专用发票，其控制在【基础设置】【系统参数】【业务参数】中“专用发票精度”参数控制，如果是其他单据，如入库单和普通发票，其单价小数位是由物料属性中的单价精度控制。 3、问：采购发票中携带的税率从哪里获得？物料属性还是供应商资料？ 答：KIS专业版9.0中采购发票中携带的税率从供应商资料中获得，而非物料属性。 4、问：核算项目意义？ 答：核算项目与会计科目连用，其功能相当于公用的明细科目，弥补明细科目设置过多不利运行等缺陷。 1.4 初始化 本章目的 当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情： . 掌握财务系统初始数据录入 . 掌握业务系统初始数据录入 . 掌握出纳系统初始数据录入 背景 企业在启用账套之前，除刚成立的公司外，任何企业都存在初始数据信息。如果为年中启用，也必然存在累计发生数据。为了保证数据的完整性、准确性，则要进行初始数据录入。 功能介绍 初始化工作是启用软件的基础，关系着数据的准确性，初始化工作尤为重要。完成了新建账套、系统设置、基础资料设置等基础设置后，接下来要进行的就是初始数据录入、确保初始数据准确、完整的录入后可以结束初始化、启用账套，进行日常业务的处理。 案例 按照下表录入金华电子有限公司财务初始数据： 一、科目初始数据 请参见：实操案例附表资料2.初始资料（1）科目初始数据明细表 二、固定资产初始数据 请参见：实操案例附表资料2.初始资料（2）固定资产初始数据明细表 三、存货初始数据 请参见：实操案例附表资料2.初始资料（3）存货初始数据明细表 四、应收应付初始数据 请参见：实操案例附表资料2.初始资料（1）科目初始数据明细表（1.4应收账款、1.6应付账款、1.7预付账款、1.8预收账款） * 一、科目初始数据录入 、【科目初始数据】是录入科目初始数据的窗口。我们可以根据科目余额表对应录入，初始余额的录入应区分币别进行录入。在“初始余额录入”窗口的下拉列表框中，选择不同的货币币种进行初始余额录入，先选择“人民币”录入，由于金华电子公司年中启用账套，因此初始数据不仅要录入各个科目的期初余额，还需录入截止至账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益类科目的实际损益发生额。如下图1-4-01: 应用流程 图1-4-01 设有核算项目的科目不能直接录入其初始数据，必须点击“科目初始数据”界面“核算项目”列的“”，调出“核算项目初始余额录入”窗口，按照各个核算项目明细录入初始数据。如下图1-4-02： 图1-4-02 设置了核算项目的同时，并启用了往来业务核销的会计科目，也不能直接录入其初始数据，必须点击“科目初始余额”界面“核算项目”列的“”，调出“核算项目初始余额录入”窗口后，点击“业务编号”列的“”，调出“核算项目初始余额录入往来业务”窗口，按业务编号一笔一笔的录入往来数据。如下图1-4-03： 图1-4-03 如果科目核算外币业务，并有初始数据或累计发生数据，则要选择外币，本案例中涉及“美元”和“港币”，在“科目初始数据”界面，通过币别下拉菜单选择相应的币别后录入初始数据。如下图1-4-04： 图1-4-04 、由于损益类科目的结转包括账结法和年结法情况，对于采用账结法，损益类科目结转后，余额为零，但是对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额，系统就无法取到，因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保证有关业务资料数据的准确。如下图1-4-05： 图1-4-05 、科目初始数据录入完成后，要进行试算平衡，只有科目初始数据试算平衡后才能正常启用账套。首先要在“币别”下拉选项中选择“综合本位币”，单击“平衡”按钮，或选择菜单查看.试算平衡，系统弹出“试算平衡表”窗口对数据进行试算平衡，显示“试算结果平衡”后，可以结束科目初始数据的录入工作。系统进行试算平衡时是将所有的账务数据合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完成之后才能够进行总账数据的试算平衡。因为日常业务有外币发生，所以试算平衡是针对综合本位币数据的试算平衡；且遵循会计恒等式和复式记账的关系平衡借方和贷方数据。如下图1-4-06： 图1-4-06 二、固定资产初始数据录入 A、基础设置 在录入固定资产卡片之前，可以先进行固定资产类别等基础资料的设置。固定资产类别等基础信息可以在固定资产模块进行设置，也可以在固定资产初始数据录入新增卡片的同时进行设置。 （1）、资产类别。按固定资产的形态和特征在资产类别中分别设置机器设备、运输设备、办公设备和其他设备四大类。选择【初始化】【固定资产初始数据】，在新增固定资产卡片界面，点击“资产类别”旁边的“”按钮，调出固定资产类别定义窗口。如下图1-4-07： 图1-4-07 在固定资产类别定义窗口。通过“新增”进行类别的设置，包括该类别预设折旧方法、使用年限、净残值率等的设置，在新增固定资产卡片时选择了类别后，以上设置可以由系统自动带出。如下图1-4-08： 图1-4-08 需注意的是在固定资产类别中，关于折旧有三个互斥的选项：选择时，卡片上的固定资产完全由使用状态类别的属性决定是否提取折旧；当固定资产类别是房屋及建筑时，按会计制度规定不管使用状态，必须计提折旧，可以选择，此时，使用状态类别中关于折旧的设置是不起作用的；第三个选项主要用于土地，以及不是固定资产，又视同固定资产管理的器具等。当然，此时使用状态类别中关于折旧的设置是不起作用的。如果所有的固定资产都不需要计提折旧，可以通过【基础设置】【系统参数】【财务参数】【固定资产参数】中选择“不折旧（整个系统）”。 （2）、变动方式。变动方式是指企业固定资产新增、减少或变动的方式。每个企业应根据自己的实际情况，结合管理需要进行设置。系统已设置了增加、减少、其它等三大默认类别。如果在结束初始化后，要求系统对固定资产变动业务自动生成相应的记账凭证，我们就需要对变动方式进行具体的设置，如对方科目、凭证字等。变动方式设置，可以在固定资产模块进行，也可以通过初始化录入卡片时“变动方式”旁边的“”按钮调出的窗口进行维护。如下图1-4-09： 图1-4-09 （3）、使用状态。在KIS专业版中，固定资产的使用状态采用系统默认的状态。我们也可以根据实际自己定义，进行新增或修改。固定资产的使用状态将可以决定固定资产是否计提折旧，一般在用的固定资产要计提折旧，未使用的固定资产不提折旧。也有特殊的，比如房屋及建筑，无论是否使用均要提取折旧，土地则一定不提折旧。如下图1-4-10： 图1-4-10 （4）、折旧方法。KIS专业版的固定资产系统提供了自动计提折旧和分摊折旧费用的功能。这里我们采用系统预设折旧方法不变。系统根据会计准则和会计学原理，共预设了六种折旧法，包括直线法和加速折旧法的静态方法和动态方法，能分别针对无变动的固定资产和变动折旧要素后的固定资产计提折旧。进入固定资产系统后，单击【折旧方法】，就可以进入“折旧方法定义”界面，进行折旧方法的查看。 B、初始卡片录入 完成上述基础资料的设置后，我们可以根据固定资产手工账的信息进行固定资产初始数据的录入。包括有基本信息、部门及其他、原值与折旧、初始化数据。如果是年初启用的账套，则不会有“初始化数据”这个页签。 （1）、在“卡片及变动新增”窗口“基本信息”选项卡中，“入账日期”是指入金蝶账套的日期，必须在启用期间以前的一个期间，则从启用期间开始计提折旧。系统是由入账日期来确定卡片的期间，如果是启用期间及其以后的卡片则相当于录入初始化后的卡片。其他项目根据实际情况填列。如下图1-4-11： 图1-4-11 （2）、“部门及其他”主要是为固定资产计提折旧和进行费用分摊提供依据的，因此需要设置使用部门、固定资产及累计折旧的核算科目、折旧费用的核算科目等。使用部门和折旧费用分配可以是单一部门，也可以是多个部门共同分摊。如下图1-4-12： 图1-4-12 （3）、“原值与折旧”页签中，原币金额为计提固定资产折旧的原价，也有外币核算的功能，在币别里选择外币，然后手工填入汇率；本币金额会根据原币金额*汇率计算后自动填列；入账原值=年初原值+本年原值调增-本年原值调减；购进原值与购进累计折旧是固定资产卡片的一个补充资料，针对购入的是非第一次投入市场的固定资产而设的，不影响固定资产卡片的计提折旧；预计净残值是根据固定资产类别中的净残率与原币金额自动计算填列；减值准备根据实际情况填列；而净残值也由系统自动计算填列；折旧方法一般从类别中自动携带过来，可以根据实际情况进行选择。如下图1-4-13： 图1-4-13 （4）、固定资产卡初始化数据是针对年中启用的账套才有的，年初启用的账套是没有这个页签的。值得注意的是这里有一个参数选项：该固定资产现已报废，此选项是针对固定资产已经报废，或者是年初未清理而启用期间以前已进行清理的资产，如果是这两种资产就需要将这个选项勾上，启用账套后不论该固定资产是否有净值都不参与计提折旧。如下图1-4-14： 图1-4-14 参考上述操作，完成案例中剩余固定资产初始数据的录入。 三、存货初始数据录入 （1）在基础资料中我们完成了业务系统基础资料的录入工作，下面将结合案例进行存货初始数据的录入。选择【初始化】【存货初始数据】，单击进入存货初始数据的录入窗口。因为在业务参数中，我们选择的是分仓核算，所以此处初始数据录入分仓库进行录入，如下图1-4-15。 图1-4-15 （2）、单击“原材料仓”，系统显示了在“存货属性”中设置默认仓库为“原材料仓”的所有存货项目。录入橡胶水的结存数量及金额。因为启用期间不是在第一期，所以还要输入本年累计收入和本年累计发出。启用保质期管理的物料，要相应录入入库日期和生产/采购日期，保质期（天）根据物料属性中的设置，系统自动带出。如下图1-4-16： 图1-4-16 （3）、当存货的计价方法为加权平均法、移动平均法时，初始数据可以直接录入，如果计价方法为先进先出、后进先出、分批认定法，则在录入初始数据时必须通过双击绿色的“批次/顺序号”进行录入。系统根据期初金额、期初数量、本期收入、发出的金额和数量，自动计算年初金额和数量。如下图1-4-17： 图1-4-17 注意不允许录入负单价的数据，否则系统给出如下提示： （4）、依次对半成品仓，产成品仓的存货进行初始数据的录入，需要注意的是，如果某个物料是组装件，则在本系统中不能直接进行初始数据的录入，系统会有如下提示，因此需要将组装件拆成子件再进行初始化数据的录入。 （5）、对账。对账功能是KIS专业版提供的一种核对功能，是将存货的期初数据按所属科目汇总，并将汇总数据与总账核对。对账是存货初始化和科目初始化的接口。对账表中的科目初始数据一定要和科目初始数据保持一致，需要注意的是在物料属性中的存货科目要对应设置，如果设置有误，则将会影响对账表中数据。 （6）、入库和未核销出库。初始化数据除了期初数量、金额以外，还包括一些初始化之前未收到采购发票的暂估入库单、未核销出库单即未开销售发票的销售出库单，此项的目的是当系统启用后能和实际业务一致，并在收到采购发票或开除销售发票时进行后续业务的处理。根据案例中资料录入暂估入库单和未核销出库单，并录入暂估成本和出库成本，审核后才能正常结束业务初始化。如下图： 图1-4-18 图1-4-19 四、应收应付初始数据录入 期初建账时应收应付初始数据设置从属于业务系统，可以在业务系统启用前进入应收应付初始化界面完成应收应付初始化。业务系统启用后默认应收应付系统启用，如果需要修改应收应付初始数据需要反启用业务系统。 在进入应收应付初始界面后，可以选择客户和供应商来分别录入应收和应付的期初数据。首先选择“客户”，进行应收账款初始余额的录入，点击“新增”，输入客户代码，录入期初余额，若录入正数，则计入应收款，录入负数，则计入预收款。重复此操作，完成客户初始数据的录入。如下图1-4-20： 图1-4-20 选择“供应商”页签，依此录入供应商的期初数据。供应商的期初余额，若录入正数，则计入应付款；录入负数，则计入预付款。如下图1-4-21： 图1-4-21 需要注意的是，此处客户和供应商的期初余额需要和财务模块的科目余额表中对应科目保持一致。具体来说，就是应收账款、预收账款、应付账款、预付账款4个科目中，客户的期初余额=应收账款-预收账款；供应商的期初余额=应付账款-预付账款。如果此处金额不保持一致，会造成财务和业务系统中数据差异。由于用户科目设置可能不使用核算项目而直接使用明细科目来记录往来单位，造成数据无法比对，所以此处没有专门的财务与业务的数据检查功能。 五、出纳初始数据 出纳系统的初始化主要包括现金、银行存款、企业未达账和银行未达账。可以采用从总账导入数据或者直接录入初始数据。注意：银行账号不能为空；如果存在未达账，准确录入未达账后要进行平衡检查，否则不能结束初始化。如下图1-4-22： 图1-4-22 提示 （1）、存货属性如果是组装件的话，不能直接录入初始数据，建议将其拆成子件的方式变通录入初始结存数；KIS专业版中的组装是指即时组装，通常用于要进行出库，但是没有库存而进行的即时组装，组装后直接出库。因此一般组装件不存在库存结存数； （2）、应收应付模块包含在业务系统中，启用业务系统的同时，即已启用应收应付模块； （3）、出纳初始数据中银行账号不能为空，否则不能结束初始化。 注意 （1）、在科目初始数据录入中，只需输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。对于上级科目数据，系统会自动进行汇总计算； （2）、如果有外币业务，应在综合本位币状态下查看是否试算平衡； （3）、存货初始数据不允许录入倒算为负单价的数据。 * 总结 本节主要讲述了财务、业务系统和出纳系统在使用前的初始化工作。即初始数据的录入。财务系统的初始化，包括“科目初始数据”、“固定资产初始数据”和“现金流量初始数据”；业务系统主要包括有“存货初始数据”、“暂估入库单”、“未核销出库单”和“应收应付初始数据”；而出纳系统初始化时，在“初始数据录入”界面中，包括单位的现金科目、银行存款科目的期初余额、累计发生额的引入和录入，银行未达账、企业未达账初始数据的录入，余额调节表的平衡检查、综合币的定义等内容。 思考 1、问：在结束初始化后，对组装件该做如何处理？ 答：组装一般指即时组装，多用于要发货，发现该产品没有库存而进行的即时组装，组装后马上发出，一般情况下不存在结存。如果初始化时确实存在组装件，要拆分后录入初始数据，结束初始化后进行组装即可。 2、问：应收应付模块初始数据如何核销？ 答：如果是发票已经收到或开出，初始数据中已经记入应收账款或应付账款的余额，结束初始化后，收到款项时需要生成类型为预收类型的收款单和类型为预付类型的付款单，然后进行核销即可；如果初始化时是预收或者预付的款项，收到或开出发票时直接录入发票，在核销中进行核销即可。 *1.5 启用系统 本章目的 当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情： . 熟悉结束初始化、启用系统的操作 . 了解反初始化 背景 在初始数据录入完毕，并核对正确之后，就可以启用系统了，即结束初始化，进入日常的业务操作。 . 功能介绍 结束初始化是进行日常业务操作的前提，虽然在未结束初始化状态下，也可以录入单据，但是不能进行审核等操作。结束初始化才表示各个系统开始正式启用，启用系统是初始化的最后一步。 案例 金华电子公司完成初始数据录入，检查无误后结束初始化，启用系统。 * （1）、财务系统启用。 初始数据试算平衡和现金流量数据符合钩稽关系之后，在“启用财务系统”窗口选择结束初始化，系统提示启用成功后就可以进行日常业务处理了，此时我们也可以将全部数据打印出来保存、备查。 （2）、业务系统启用。 应用流程 系统初始化完成后，需要执行启用初始化，将初始化设置状态转为日常操作状态。在“启用业务系统”窗口，选择结束初始化，如下图1-5-02： 图1-5-02 应收应付模块是和业务系统一起启用的，在业务系统启用后，应收应付的初始数据也不允许修改了，如果想修改期初数据，需要反初始化业务系统。 （3）、出纳系统启用。 科目维护完成，所有的银行存款科目的余额调节表都平衡后，可以选择“启用出纳系统”，初始化账套的启用时间和引入的总账科目及其余额的时间应一致。 注意 在启用业务系统之前，最好在【账套管理】中将该账套进行备份，以防由于种种原因造成启用，从而给业务处理带来不便。在执行启用业务系统操作时，必须保证单据已审核才能启用。 思考 问：在结束初始化后，发现业务系统初始数据录入有误，怎么处理？ 答：通过反初始化后修改初始数据后重新结束初始化。 *第二章 业务系统 KIS专业版9.0业务系统涉及采购、销售、仓存、应收应付、存货核算五部分内容，本章主要结合案例讲述了业务系统的具体处理方法和基本操作。 2.1 采购管理 案例目的 当完成实操案例的学习之后，您将能够做以下事情： . 掌握采购物料各种业务的具体操作 . 熟悉暂估入库业务的处理流程 . 了解采购系统与其他系统的接口 背景 概 念：采购管理系统，是通过采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 应用背景：在企业的采购业务中，一般分为现销和赊销两种类型，因为质量或其他原因有时也会发生退货。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，但是基本流程是一致的，都是采购订单入库单采购发票，发票与入库单钩稽后进行入库核算。因为企业的实际业务比较复杂，处理的过程也各不相同，我们可以根据实际情况进行调整。 功能介绍 采购订单：是企业采购部门交给供应商作为订货依据的单据。是采购订货业务工作中非常重要的一个管理单据，通过订单可以直接向供应商资料订货并可查询订单的收料情况和订单执行情况。 采购入库单：是仓管人员收货入库的凭证。它是体现库存业务的重要单据，外购入库单是货币资金转为储备资金的标志，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。 采购发票：采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。采购发票是采购管理的关键操作，它涉及采购成本，是采购管理与存货核算的接口。采购发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁。 发票与入库单钩稽：钩稽的实际意义是采购发票与外购入库单的核对，钩稽的主要作用是进行实际成本的匹配确认，最后通过外购入库核算后，使外购入库单的成本与采购发票保持一致。 相关报表：在日常业务处理完毕后，我们可以通过账簿报表去查询已录入的单据或分析采购的开展情况。 * 案例 1、采购价格资料： 请参见：实操案例附表资料1.基础资料（14）采购价格资料表 2、2006年10月5日，收到蓝天配件公司开过来的8月25日发生采购业务的采购发票，含税单价1000元。付款日期为11月10日，10天预警。 3、 2006年10月6日，因为质量问题，退回8月25日采购的木箱10个，本日即收到蓝天公司开过来的退回发票。 4、2006年10月8日，金华电子和蓝天配件公司签订采购订单：钉子820,000千克，含税单价150元，批号11；橡胶水500,000千克，含税单价200元；喇叭46