企业如何选择招聘管理软件(V20).pdf

选择选择招聘管理招聘管理软件软件 需要互联网思维 需要互联网思维 作者 李炯明 雇得易 首席执行官 许多企业越来越重视招聘管理 驱动招聘经理或人力资源总监们重视招聘管理的原因很多 一方面来 自外部人才争夺的激烈化 招聘并雇用到合适人才越来越困难 另外一方面是企业内部管理效率与质量的 需要提升 招聘流程化 内部协同 资源内部分享等因素 什么是招聘管理软件什么是招聘管理软件 招聘软件英文是 Recruitment Software 或者 Recruiting Software 狭义上的招聘软件仅指 ATS Applicant Tracking System 候选人跟进系统 或者是 RMS Recruitment Management System 在中国 从事与招聘相关的创新 总是被问到与招聘网站 51JOB 等有什么不同 招聘软件是企业招聘业务流程管理 的应用软件 将企业招聘需求计划 职位编辑 发布 管理 人才库管理 候选人筛选 面试 测评 评 估 背景合适 聘用 以及企业官方招聘主页 Career Site 第三放招聘服务 猎头 招聘外包服务等 接入 候选人登录 公司业务部门登录并参与到业务协同集成业务管理平台 能够有效地提升企业招聘效率与聘用质量的招聘软件 一方面要求与主流招聘网站接口 实现招聘职 位发布与管理的同步 另外一方面要与主流 e HR 软件 例如 SAP HCM Peoplesoft 用友 金蝶等接口 另外不管是部署还是在线的招聘系统都希望能够与公司的 OA 系统接口 方便面试信息流动 企业使用招聘软件几种企业使用招聘软件几种途径途径 目前中国企业使用招聘管理软件的比例不高 根据我们对中国上市企业调查 大约 2 5 的企业正在使 用招聘管理软件 而美国企业使用招聘软件的普及程度非常高 已经高达 76 调查同时显示 中国企业 85 的招聘经理 人力资源总监们希望使用招聘软件来提高企业的招聘效率 招聘的响应速度 以及企业人 才库建设 面试甄选与人才评估的流程化 目前中国企业在使用招聘软件与欧美企业有很大观念上的差异 95 的美国企业使用第三方独立软件供 应商的招聘软件 包括购买软件和在线使用 而中国企业偏向自主开发或者购买软件自行部署 一方面是 中国企业比较自信自己对业务流程的理解与把握 另外一方面是该类软件供应商比较少 市场上几乎很难 找到合适的招聘软件 对于一些大型 IT 企业选择自主开发 传统行业大型企业通常是自己定义产品及需求 然后外包给专业 性的软件开发商 第三类企业是直接从市场上购买标准软件 部署在企业内部网的服务器上 第四类是在 使用 在线招聘管理软件 也就是我们通常所指的 云招聘 Cloud Based Software 这类企业有越 来越多的趋势 写这篇文章的直接驱动原因是 招聘兄弟会 计划按照 众包模式 撰写一本关于招聘方面的书 帮主向 我下派任务 另外 日常工作中与很多企业的 HR 们打交道 发现他们在选择招聘管理工具时 大多数人在 这方面的知识是零碎的 不系统的 希望本文对他们有所帮助 招聘工具是用来解决企业招聘管理业务的软件 它融合了企业招聘管理知识 软件工程以及互联网的用户 交互与体验等多方面的 Know How 因此要非常专业性地选择到合适的招聘工具 还不是一件非常容易的事 情 企业应用软件普遍存在的现象 购买看功能 吐槽是性能 骂娘是交互 如何选择招聘管理如何选择招聘管理软件软件 招聘招聘系统系统的功能是否够用 的功能是否够用 企业购买招聘管理工具一定是 业务驱动 的 企业发展到一定阶段 对外部人才需求大幅增加 招 聘渠道多样化 企业内部招聘团队 人员 也规模化 招聘效率需要提高 招聘进程需要管理 招聘业务 内外部需要协同 这些业务驱动了企业需要一套招聘管理工具 因此 当你们在选择招聘管理系统工具 时 一定先要分析自己业务管理目标是什么 招聘系统能否帮助提高效率 招聘系统能否帮助提高效率 引进招聘系统工具最终的目的是改善企业招聘业务活动 提高业务管理水平 能够通过这个招聘工具 获取具体的业务数据来衡量招聘管理目标 例如招聘效率是否提高 招聘成本是否降低 招聘周期是否下 降等等 能否通过这个招聘工具实现我的招聘业务管理 它不只是一个工具帮助分发职位 收集简历 发 发面试通知而已 招聘系统能够帮助招聘系统能够帮助实现业务管理 数据化 实现业务管理 数据化 更好实现业务管控 降低风险 更好实现业务管控 降低风险 大多数企业只关注业务本身 以及招聘活动具体的业务数据 而忽略的招聘活动的 改变 事实上 需要通过招聘工具来获取具体的数据 并衡量招聘管理的有效性 而不是让整个招聘团队处于被动应对位 置 招聘工具能否帮助你获得相关的数据 当然能够帮助你直接产生数据分析报告那就更好了 以上属于两个最基本的目标 我们到底需要什么样的功能特性 基本功能基本功能是招聘系统的是招聘系统的 骨架 骨架 这些基本功能否帮助实现校园招聘 内部推荐 猎头招聘 一般网络招聘 广告 网络搜索 招聘人 员主动搜索 内部招聘调配等业务的管理 公司在不同阶段 对招聘业务形式的依赖是不一样的 例如互 联网公司对 IT 人才的争夺是非常激烈的 猎头招聘是常态化的 不可或缺的手段 内部推荐对于多数企业 而言都是重要的招聘形式 引进招聘系统 HR 们都比较容易理解需要什么样的功能模块 这些功能模块是如何运作的 他们在选 型时 对这些问题的投入时间是最多的 甚至进行试用 隐性隐性功能功能是是招聘系统的 血液 招聘系统的 血液 人力资源部门在引进招聘系统工具最容易评估基本功能与模块 但是对一些 隐性的功能 缺乏评估与判 断能力 如果说基本功能时骨架的话 那么这些隐性的 辅助性功能就是血液了 在这里 我对辅助性 隐性的功能列举一些范例 用户之间用户之间沟通沟通协同能否 协同能否 非结构化非结构化 吗 吗 例如 Recruiters 创建了一个 面试事件 发出了一个面试通知 由于面试官或候选人的原因 这个 面试不得不更改 如何更改呢 重新创建一个面试 还是用户任何一方在系统内变更自己的计划 其 他方都可以实时知晓并容易确认 很显然是第二种功能 更满足需求 如果是第一种 就不得不依赖 Recruiters 创建很多面试 不得不进行大量线下的沟通 招聘系统如果具备第二种功能特性 才是真 正意义上的互联网软件 才是真正意义上的 Engagement System 互动性系统 系统消息引擎功能强大吗 系统消息情景化 多样性吗 系统消息引擎功能强大吗 系统消息情景化 多样性吗 招聘系统的消息功能强大吗 通过什么方式传递给用户 这些隐形的问题都非常重要 原则上真正互 联网的软件 没与各用户行为都可以获得 机器响应 都可以通过系统消息与用户进行必要的互动 这些消息都可以通过电子邮件 微信 或系统内传递给用户 消息系统不强大的在线软件 一定很难使用起来 能否许可能否许可第三方第三方服务服务 或或功能功能 接入 接入 衡量一款在线招聘系统成熟度 还要评估它是否是 开放性集成架构 能否将第三方的服务 功能集 成进来 例如 你选择的招聘系统能否将第三方的人才测评 背景调查 在线问卷 在线考试等等第三方 服务接入进来 很显然 没有一款在下系统是 全能 的 能够开发所有的功能与服务 因此是否开放 能够快捷地接入第三方服务 是衡量一个招聘系统成熟指标之一 Tips 大多数企业在选择招聘工具时 都会将招聘业务及业务管理的需求做简要的分析 并在 EXCEL 中进行分类 需要招聘 工具供应商对这些业务管理功能进行 功能满足度的自我评估 招聘流程 招聘流程 是否满足你企业是否满足你企业当前使用场景当前使用场景 在评估了招聘工具的功能 相对 满足之后 其次是评估 流程管理 的满足性 我们经常定义的招 聘流程主要包括 需求计划 职位创建 职位分发 候选人收集 筛选 面试 测评测试 评价 聘用 聘用审核 入职 这是最基本的 端到端 的招聘活动流程 招聘流程管理满足性需要审视以下五个问题 首先首先 我们需要我们需要管理管理哪些流程节点 哪些流程节点 招聘系统工具的流程是否完整 或者重要的流程管理是否具备 理想的情况下 企业都希望所有用户 Recruiters Line Managers Executive Members 能够通过这个系统工具完成各自的业务活动的处理 但事实上 这点很难做得到 例如 你们 CEO 在纸质的 录用审批表 上签字习惯了 你突然 要求 TA 登陆系统或者点开一个链接 不需要登录 去审批一个 录用审批表 很显然 作为招聘的妹纸 我胆小 臣妾做不到 因此并不是每一家企业客户都需要 完整的流程 其次 我其次 我们需要将哪些流程与公司内部的系统融合 们需要将哪些流程与公司内部的系统融合 很多大型企业都有比较成熟度饿内部应用系统 例如 OA ERP e HR 系统等等这些重量级的传统应用 为了满足部分 Line Managers 业务部门经理 面试官 Executive Members 高管层 他们仍然保留在传统 的内部应用系统上处理业务 往往提出外部招聘工具与自己的系统进行对接 从而缩减了对招聘系统的 流 程节点 的需求 例如招聘需求计划创建 审批 聘用函创建 审批等等这些流程系统通过传统的 e HR 系 统来完成 第三第三 每个流程节点的用户是 每个流程节点的用户是固定固定的的 还是必须弹性 还是必须弹性吗 吗 这个问题是很多企业在选择招聘管理工具时忽略的问题 不同的企业 HR 与业务部门人员的分工的确存 在不同 即使是 Recruiters 招聘专员 在不同公司也存在职责上的差异 前者问题是 Recruiters 与业务部 门之间的分工导致招聘系统必须 弹性 例如有的企业是业务部门人员直接 筛选 求职者 甚至是业务 部门人员直接 安排面试 的 这在零售业店经理等业务角色上司空见惯 后者问题是不同 Recruiters 之 间的分工差异导致招聘系统必须 弹性 例如有的 Recruiters 只负责创建职位 发布职位 筛选 面试 等 但是一旦候选人进入 拟聘用 阶段 需要转移给其他 Recruiters 用户来完成相关的招聘流程 第四 每个流程节点是否可以第四 每个流程节点是否可以便捷地便捷地授权 移交给其他用户 授权 移交给其他用户 这个问题也是一个隐藏性的问题 发生在招聘业务团队比较大的公司 当你的招聘团队超过 10人以上 什么长期出差 休产假 因为临时性项目调动等等 不得不将该 Recruiters 的工作 移交 给其他 Recruiters 用户 这种工作移交是否快捷 便捷 甚至能否做到 一键式 切换 第五 业务流程 是 系统配置 还是 用户驱动 第五 业务流程 是 系统配置 还是 用户驱动 传统的本地化部署软件不存在这个问题 但是在 多租户 的云应用软件 一个系统有 N 多企业在租 赁使用 这就是一个非常 纠结的问题 例如 传统的应用软件 例如 OA 或者 e HR 系统 在实施阶段 就完成了系统流程配置 但是 在需要满足 N 多企业客户使用的云端软件 这点很难实现 另外 云端应 用软甲是高度 互联网化 的软件 它更主张 用户选择 用户驱动 例如 某一个职位的候选人被录用了 Offer 审批的流程是事先系统配置好的呢 还是 Recruiter 根 据这个职位的特点 选择 用户对象 业务经理 总监 HR 部门总监等等 创建一个 并行 或者串行 的 Offer 审批事件 显示后者更合适云端招聘系统 但是现实中 很多企业的 HR HRIS 或者 IT 部门 仍 然 固守 在第一种模式上 太复杂 系统配置 导致的结果是 招聘系统的 可用性 很低 在企业内部推动使用变得非常困难 这也是为什么很多企业购买了某些在线招聘系统 始终推动不起来的重要原因之一 有哪些重要用户 有哪些重要用户 是否需要关注他们的使用体验 是否需要关注他们的使用体验 企业级的招聘系统 很显然用户不只是 HR 部门的同学 重要的用户还包括面试官 业务部门人员 管理层 需要做各种审批行为的用户 求职者 内部员工 参与内部人才推荐 外部招聘顾问 例如猎 头 等等 因此 在选择招聘系统时 不能只是一味地关注 Recruiters 用户的可用性 便捷性 而忽略了 其他用户 根据我们的经验来看 如果面试官不能够很好地参与使用 招聘系统 的 那么这家公司招聘系统要 很好地推动使用就会非常困难 Recruiters 自己 SOLO 是 自嗨 不起来的 在选择招聘系统时 针对面试 官有哪些启示呢 面试官不太喜欢使用用户名 密码等方式登录 最好是免登陆 需要下载第三方 APP 大多数面试官也做不到 需要行政干预的 都不是互联网化的方式 越来越多的面试官趋向于使用手机来处理面试 评价等业务 移动化是大趋势 招聘系统出了内部用户之外还有外部用户 最主要是求职者与第三方招聘服务机构 求职者的体验非 常重要 在互联网高度发达的时代 所谓 酒香不怕巷子深 那种粗暴的客户体验已经不使用了 事实上 不好的用户体验会导致一个求职者中途放弃 职位申请 我们需要关注哪些求职者体验呢 注册与登陆系统的简洁性 创建简历的便捷与高效性 最好控制在 30 分钟以内 大多数主动求职者能够容忍 必要的反馈与互动驱动 各种通知 消息的传递给求职者的方式以及实时性 可达到性 选择选择在线在线招聘管理招聘管理软件软件的六的六大误区大误区 过于强调功能的完整性过于强调功能的完整性 很多企业在选择招聘系统时 特别喜欢比较多家系统供应商的 功能完整性 经常会说 XXX 公司的产 品功能非常强大 事实上 系统的功能能否满足你所需要 能够帮助你解决关键招聘业务管理 这些功能 是否刚性需求 这些功能一旦部署之后在你公司的使用频率如何 这才是重点 过于强调流程的 可配置性 过于强调流程的 可配置性 这是传统企业应用软件思维的 痼疾 很多菜鸟喜欢将传统 工作流 概念带进 SaaS 服务模式的企 业在线招聘管理系统 事实上 SaaS 模式的在线招聘系统应用几乎类似于通用性的 Web 应用 传统应用软件 与大规模用户的 Web 产品在用户交互体验上有什么本质差异呢 大量企业用户同时使用 每一个功能需要 对任何一家客户有通用性 必须在前端可以满足用户的 自定义与选择性 而不是所谓复杂繁琐的 配置 过多的 可配置性 或者配置性太重 是导致有些厂商的招聘系统根本使用不起来的原因 似似而非的安全问题似似而非的安全问题 对业务数据的安全与隐私的关注 这是必须的 过多的顾虑 例如担心在线系统平台运营商盗用自己 的简历数据 要求将简历同步到自己本地封闭孤立的 e HR 系统 做大量没有意义的个性化开发 这也是一 个误区 云招聘系统这个行业在中国也有 5 6 年时间了 到目前为止还没有出现过此类问题 很多人总是 喜欢将数据 例如简历 同步 备份 复制到自己的内部应用系统 认为这是安全 其实这是一个认知上 的误区 云端的安全机制比一般企业内部系统更安全 另外 将数据同步到本地之后 破坏了数据的可用 性 例如通过系统消息引导求职者更新简历 将新的职位精准推送给过往的求职者等等 与企业现有应用系统 过度融合 与企业现有应用系统 过度融合 对于大企业而言 采用 云端服务 企业本地应用 融合的方案是最佳的实践 如何在项目初期使方 案 轻装上阵 而不是一开始系统很复杂 实施起来很困难 过度融合 也是一个误区 还没有开始使 用 就开始定义很多 融合要求 例如 将招聘计划发送到 OA 中去审批 将聘用发送到 OA 中去审批 同步 e HR 中的部门与组织架构数据 将所有业务数据传输到 e HR 系统 并在本地产生数据报告 我们主张敏捷性以及逐步演进 方案初期最好能够 轻装上阵 这样才可以确保项目实施的成功性 而不是一开始就重度耦合 在使用过程中 逐步与本地现有系统对接 只专注只专注 HRHR 使用的便利 使用的便