财产保险股份有限公司个人信用贷款保证保险档案管理规定(终).doc

中国财产保险股份有限公司个人信用贷款保证保险业务档案管理规定第一章 总 则第一条 为实现个人信用贷款保证保险（以下简称：助贷险）业务档案工作的标准化、规范化、现代化管理，提高档案工作质量，维护档案的安全与完整，充分发挥档案的信息咨询作用，不断提高档案的社会效益和经济效益，根据中国财产保险股份有限公司档案管理办法、人保助贷险业务操作流程、人保助贷险理赔指引等相关制度，结合助贷险工作实际，特制定本规定。第二条 本规定所称档案，是指助贷险经营活动和管理工作中直接形成的，具有保存和利用价值、经过整理的各种门类和载体的历史记录。包括文书档案、保险业务档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案、审计档案、合同档案等。第三条 助贷险经营活动和管理工作中形成的各种门类和载体的档案，均属于中国财产保险股份有限公司全宗。其最终处置权属于中国财产保险股份有限公司。涉及助贷险的各级机构应根据本规定管理本单位的助贷险档案。第二章 档案工作管理体制、机构及职责第四条 助贷险业务档案工作实行系统垂直管理体制。相关各级机构的档案管理人员负责对本辖区内的助贷险业务档案工作进行统一规划和管理。第五条 助贷险业务档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理，确保各门类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。第六条 相关各级机构必须建立健全助贷险档案工作机制，为档案工作提供充足的人员保障。第七条 各级机构档案管理的主要职责：（一）总公司信用保证保险事业部个人信用风险业务管理处1.负责针对助贷险业务的档案工作实行统一领导和标准化管理；2.负责对各级相关机构助贷险档案工作进行指导、监督和检查；3.负责对总公司助贷险各类文件、资料的整理和归档；4.负责在制定业务管理规定或操作流程时，加入归档管理的环节，实现有效的闭环管理；5.协助总公司档案管理部门负责总公司助贷险各种门类和载体档案的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁。（二）省市级分公司信用保证保险产品线1.负责对辖区内的助贷险业务档案工作进行指导、监督和检查；2.协助所属本级分公司负责本级公司各类档案的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁。（三）助贷险专营机构1.负责每单业务的档案收集、归档、保管等相关操作；2.负责按照小额信贷系统提示完成档案影像上传工作。第三章 档案工作人员及职责第八条 地市级及以上公司档案工作人员的岗位职责： （一）负责收集、整理、保管、统计本级机构助贷险的全部业务档案；（二）负责统一管理本级机构助贷险各种门类和载体的档案；（三）负责参加档案的鉴定、移交、销毁工作；（四）负责对各类档案整理、归档及所属单位的档案工作进行指导、检查、督促；（五）负责编制各种检索工具，积极开展档案编研及多角度、高层次、全方位的档案利用工作； （六）负责对接收的档案及时进行核对验收，并做到有序存放，妥善保管，方便查找；（七）负责定期检查档案保管状况，对破损、变质档案及时进行修补和复制；（八）负责严格执行保密规定，不断完善档案工作制度，改善档案保管条件，确保档案的完整与安全。第九条 助贷险专营机构的档案管理职责（一）展业岗及团队经理1.根据承保政策要求，收齐客户投保资料； 2.对资料的安全性负责，严格执行资料保密制度；3.不得违规使用、外泄客户资料信息，客户信息或数据；4.不得在专营机构内或与其他专营机构共享；5.不得将客户投保资料信息卖予他人或同行业公司；6.不得发生任何违反销售员品质管理的行为。（二）服务运营岗 1.负责助贷险文件资料的收集、整理、保管工作；2.严格遵循投保资料的处理时效；3.妥善保管待处理投保资料及待移交档案资料；4.对资料的安全性负责，严格执行资料保密制度。（三）专营机构经理1.对各环节投保资料处理流程及时效进行监控；2.执行资料抽查制度；3.对资料的安全性负责，严格执行资料保密制度。第四章 业务档案的整理第十条 根据统一领导，分级管理的原则，总公司、省级分公司、地市级分公司单列全宗，所形成的档案分别由本公司保管。区县及以下机构不单列全宗，实体档案可上交地市分公司进行统一管理，也可存放在本单位档案库房，如存于本单位档案库房保管时，需按照地市分公司分库房进行管理，所有形成的档案目录需上交所属地市公司备案。各级机构档案的移交、销毁应履行审批手续。第十一条 立卷归档工作的基本分工是：专营机构经理立卷，地市级及以上档案工作人员负责指导、督促、检查。归档范围内的档案不得分散保存在个人手中。第十二条 人保助贷险各类单证资料的整理与系统上传（一）投保资料的整理 1.展业岗负责收集客户申请资料，收集资料清晰、齐全后填写团队资料交接清单。要求展业岗在当日将申请资料移交到团队，如遇客户原因不能及时搜集资料的，可由服务运营岗保管，待资料收集齐全的两个工作日内将申请资料移交至专营机构，若两个工作日仍无法将资料收集齐全，则由服务运营岗将资料移交至专营机构作取消处理。申请资料需严格按照专营机构资料交接清单中规定的顺序进行整理。2. 投保申请被拒绝或取消后在对应客户的申请资料专营机构资料交接清单上备注均“拒绝”或“取消”原因及日期，确认资料无误后签字移交给专营机构经理，其签收后将其放入防火资料柜保管。（二）成功放款的贷款资料的整理 风险管理岗与客户签订保单后，服务运营岗将该客户的保单等资料进行整理，并将相关资料移交给银行。银行与客户签订合同，将用印后的合同资料移交到专营机构,服务运营岗接收合同资料后3个工作日内将其与申请资料一并进行整理，将合同资料放在申请资料的后面，填写专营机构资料交接清单并签字确认。连同客户资料一并放入文件袋，当日移交给专营机构经理做好移交登记，专营机构经理将成功放款的贷款资料放到防火资料柜里面保管。 （三）合同的客户联资料的整理 未领取的合同的客户联资料由服务运营岗做好整理登记。移交时，需认真填写贷款档案移交清单，交由专营机构经理放到防火资料柜里面保管。 （四）退保客户资料的整理 服务运营岗将退保客户资料按下列顺序摆放：客户身份证复印件；银行卡/存折复印件；贷款结清证明（提前还款）；保险单/保单遗失声明；退保批单；特殊客户情况说明。整理完毕后移交专营机构经理，专营机构经理将资料放到防火资料柜里面保管。（五）提前结清档案的整理客户提前结清，服务运营岗应及时从合作银行经办支行获取贷款结清证明（提前结清）、账户还款记录及还款流水，并连同上述退保客户资料及时完成整理工作。（六）理赔档案的整理 理赔档案的整理需严格遵循以下顺序摆放：索赔申请书、保单原件或复印件、贷款合同复印件、贷款结清证明（理赔）、借据/出账证明复印件、代偿债务确认书原件、账户还款记录或还款流水，债权转移证明或赔款收据、其他相关资料。（七）影像资料的上传1.贷前影像资料的上传请遵照审核政策，包括投保人各类证明材料、投保单、保单、贷款用途声明书、客户声明书以及线上业务中的征信查询授权委托书。以上资料通过承保系统上传。2贷款发放后影像上传资料包含如下类型：（1）贷款发放资料：借款合同正本、借据、其他资料。（2）提前结清资料：贷款提前结清证明，提前结清客户联系情况记录单，还款凭证、盖银行公章的账户还款记录或流水等。（3）理赔结清资料：索赔申请书，代偿债务与权益转让确认书，理赔结清贷款证明，还款凭证、盖银行公章的账户还款记录或流水、提前结清客户联系情况记录单等。以上资料通过小额信贷系统上传。第五章 业务档案资料的移交第十二条 贷款资料的移交每周星期一服务运营岗整理上周收到的贷款资料(包括成功放款的贷款资料及拒绝/取消资料)移交到市分公司（计划单列市、杭州、广州市分公司移交到市分公司信保部，其他地级市分公司移交到其档案管理部门）的档案管理员（以下简称“市档案管理员”），移交时，需按照不同的档案类型分类认真填写贷款档案移交清单并将清单电子版本邮件发至市档案管理员。第十五条 合同的客户联资料的领取与移交 服务运营岗在取得贷款合同当日通知客户，客户可在接到通知之日起一个月内,任一工作日至专营机构领取合同资料，资料领取后，需填写合同的客户联领取清单，并交由专营机构经理放到防火资料柜里面保管。如在规定时间内仍未领取的，则将资料移交至市档案管理员托管。 服务运营岗在每月第五个工作日之前将存放的合同客户联档案统一进行整理，将合同的客户联领取清单和未领取的合同的客户联资料移交到市分公司。移交时，需认真填写贷款档案移交清单，并向市档案管理员发送邮件，邮件中需列明移交档案清单和移交日期。如若合同的客户联已超过领取期限并归档至市档案管理员，客户后续仍需领取，为不影响客户权益，由市档案管理员将合同的客户联提供给客户 ，同时填写合同的客户联领取清单，由客户本人在清单上签字确认。 第十六条 客户退保客户资料的移交 每月第五个工作日之前，服务运营岗整理上月的退保客户资料，填写贷款档案移交清单，确认无误后移交到市档案管理员。 第十七条 业务档案资料的移交检查 移交时，需按照不同的档案类型分类填写贷款档案移交清单，并向市档案管理员发送邮件，邮件中需列明移交档案清单和移交日期。档案与贷款档案移交清单应使用文件袋密封，在封口处添加封条并加盖专营机构经理的签章，由服务运营岗将资料送交至市档案管理员，市档案管理员核对无误后在贷款档案移交清单上签字确认。 市档案管理员在接收各类档案资料时，应确认文件袋与封条是否有破损，同时检查封口处是否有专营机构经理的签章，接收的档案与贷款档案移交清单内容是否一致。如果发现有破损及文件缺失，市档案管理员应与服务运营岗联系，并督促团队在五个工作日内将缺失文件补齐，在未确认补齐相关文件之前，本次移交不成功。在档案的传递过程中发现有任何被拆阅的痕迹，市档案管理员应拒绝签收并及时与服务运营岗联系，待问题调查清楚后，确认没有问题方可进行签收，否则不予接收。确认无误后市档案管理员要在五个工作日内签收并且通过邮件给团队回执。 第六章 业务档案资料的保管第十八条 人保助贷险业务各项单证的保存（一）成功放款贷款资料的保存 市档案管理员将业务档案进行编号、装盒，放入指定密集档案柜归档。并采取相关安全防护措施以保障档案的物理安全。 1.成功放款的贷款资料档案的存档编号规则 险种代码-归档年度专营机构代码-保管期限-件号 （1）险种代码：例如BBW、BBR； （2）归档年度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年；（3）专营机构代码：总部批复的的内部8位专营机构代码；（4）保管期限：归档文件的保管期限； （5）件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。编制件号时，同一年度、同一保管期限的归档文件按档案盒只编一个顺序号，件号不得重复。 2.归档文件应按件号顺序装满档案盒，同一年度、同一保管期限的归档文件可放在同一档案盒内。 （二）合同的客户联资料的保存 设置专门保存合同的客户联资料的档案盒，将专营机构移交的合同的客户联领取清单和合同的客户联资料连同贷款档案移交清单一并放到档案盒中。 （三）拒绝/取消资料的保存市档案管理员接收“拒绝/取消”资料后，直接将专营机构移交的贷款档案移交清单和“拒绝/取消”资料一并归档放入档案室，无需放入档案盒。 （四）退保客户资料的保存 设置专门保存退保客户资料的档案盒，将退保客户资料和贷款档案移交清单一并存放到档案盒中。 （五）理赔档案的保存 设置专门保存理赔资料的档案盒，将理赔资料和贷款档案移交清单一并存放到档案盒中。 第十九条 业务档案的借阅 1市档案管理员依据相关部门的利用需求，向公司内、外部各单位提供档案利用。相关利用人员须对档案信息保密，未经许可，严禁向其他无关人员及同业透露；2.档案借阅需进行申请，申请通过后由市档案管理员组织进行资料调取，资料调阅需填写档案借阅记录表。第二十条 保险柜资料的保管 （一）专营机构防火资料柜的摆放和应用1.防火资料柜应摆放在客服区，不允许摆放在公共区域； 2.防火资料柜应用于有价单证、客户资料、印章等重要物品的存放，不允许存放任何私人用品。 （二）防火资料柜钥匙及密码的管理 1.防火资料柜的钥匙需由专营机构经理/服务运营岗双人分别保管；2.当钥匙保管人离职或休假时，应将保管的钥匙授权移交给指定服务运营岗，并且通过防火柜钥匙交接登记表确认双方交接事宜； 3.当原钥匙保管人或新的有权保管人到岗后，代理保管人应及时归还钥匙，并在原有防火柜钥匙交接登记表上确认钥匙归还事宜； 4.应严格执行资料保密制度，对资料的安全性负责。 （三）关于防火资料柜的其他安全规定 1.防火资料柜钥匙保管人应妥善存放资料柜钥匙，禁止随意将钥匙放置公共区域； 2.资料柜门不能随意敞开，不得将钥匙长时间插在资料柜或大门上。 第七章 业务档案的保存期限与销毁第二十一条 业务单证的保存期限 （一）成功放款贷款资料档案、退保档案、理赔档案和合同的客户联档案的保存期限为十五年，该期限起始日期以签订合同的日期为准。 （二）拒绝/取消档案的保存期限至少为三个月，该期限起始日期以该笔贷款申请被拒绝或者取消的日期为准。 第二十二条 档案鉴定工作要在各级公司档案管理部门的领导下，由有关部门共同组成鉴定小组，对确定销毁的档案要形成鉴定工作报告，填写拟销毁档案清单，呈报省级（地市）分公司主管总（副）经理审核批准后，方可进行销毁。第二十三条 档案销毁要履行严格的审批手续，并送指定地点进行销毁。销毁时必须有两人监销。监销人员应在销毁清册上签字，严防档案遗失和泄密。第二十四条 市分公司应在每月15号之前集中销毁已过保管期限的档案。第八章 业务档案资料管理的监控第二十五条 专营机构档案资料的监控 （一）专营机构经理对服务运营岗档案管理工作进行定期抽查；1.投保资料处理的准确性。专营机构经理检查服务运营岗是否根据不同的产品类型按制度进行标准操作； 2.资料的完整、准确性。专营机构经理检查客户资料是否一致，并且完整、清晰、无破损；3.资料整理的时效。专营机构经理检查服务运营岗是否按时完成各个环节的指定工作。 （二）检查频率 专营机构经理每周进行一次抽检，以减少业务操作差错率，确保各个环节的及时衔接。 （三）抽检数量 每次对每位服务运营岗经办的成功放款贷款资料至少抽查2份，其他类资料至少各抽查1份。检查完成后，专营机构经理填写资料抽查表。 第二十六条 信保部档案资料的监控 （一）市档案管理员核对专营机构移交的资料进行定期抽查。 1.市档案管理员核对移交资料与实际档案数是否相符； 2.市档案管理员检查专营机构移交的资料是否完整、清晰、无破损；3.市档案管理员对专营机构移交资料的时效进行控制，检查所有资料是否准时移交。 （二）检查频率 市档案管理员根据不同的产品类型，每月对移交的资料进行抽检。 （三）检查数量每次至少对1家专营机构进行检查，成功放款贷款资料至少抽查2份，其他类资料至少各抽查1份。 第二十七条 档案资料的借阅监控 （一）市档案管理员在出借资料时填写档案借阅记录表，市档案复核员对归档资料的借阅规范和流程进行抽检。1.市档案复核员确认借阅申请是否通过有权限领导审批同意；2.市档案复核员检查归还的档案资料是否完整、清晰、无破损； 3.市档案复核员检查借阅资料是否及时归还，市档案管理员是否定期追踪提醒。 （二）检查频率 市档案管理员根据档案出借日期定期追踪。市档案复核员每月进行一次抽检，确保资料及时回库。 （三）检查数量 所有出借的档案资料均需按时检查。检查完成后，市档案复核员在档案借阅记录表上签字确认。 第九章 奖励与处罚第二十八条 奖励与处罚（一）对在档案的收集、整理、保护、提供利用等方面成绩显著、为人保助贷险业务档案管理工作做出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。（二） 有下列行为之一且情节严重的，对直接责任者给予行政处罚：1.将应当归档的文件资料据为己有，拒绝归档的。 2.明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。 3.档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员、档案利用者因玩忽职守，