会议要素-会议时间.ppt

1 5W1H原则 Why目标 What议题 When时间 Who与会者 Where会址 How为了实现会议目标进行的会议保障相关工作 第二章会议要素 开会时间 4 开会时间 时间的步伐有三种 未来姗姗来迟 现在像箭一般飞逝 过去永远静立不动 一个人可以学会更有效地使用多种管理工具 以便在同样多的时间里使自己更加富有成效 一寸光阴一寸金 寸金难买寸光阴 5 6 会议时间有三种含义 A一是指会议召开的时间 B二是指整个会议所需要的时间 天数 C三是指每次会议的时间限度 7 以下几个会议在什么时间召开比较合适 工作周例会职工代表大会农业生产大会 周五下午 年初 根据生产的季节性召开 8 确定开会时间的依据 1 需要2 适宜3 议题的时效 9 开学典礼 开学一周之内召开 10 教师节座谈会 9月10日之前1 3天内 11 会议时间管理 1 做好会议议程 日程的计划管理2 时间管理 四象限 法3 考虑不确定性 12 1 做好会议议程 日程的计划管理 会议议程 是对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰地表达出来 它是为完成议题而作出的顺序计划 即会议所要讨论 解决的问题的大致安排 会议主持人要根据议程主持会议 拟定会议议程是秘书人员的任务 通常由秘书拟写议程草稿 交上司批准后 在会前复印分发给所有与会者 会议议程是会议内容的概略安排 它通过会议日程具体地显示出来 会议日程 是指会议在一定时间内的具体安排 一般采用简短文字或表格形式 将会议时间分别固定在每天上午 下午 晚上三个单元里 使人一目了然 如有说明可附于表后 会议日程需在会前发给与会者 会议日程是根据议程逐日作出的具体安排 它以天为单位 包括会议全程的各项活动 它是与会者安排个人时间的依据 会议日程表的制定要明确具体 准确无误 会议议程 样式1 13 中国展览会组织者业务交流会议程表会议主席 陈峰中国展览组织者专业委员会秘书长参加人员 中外展览会组织者研讨议题 1 异地办展的注意事项2 国产品牌展览会的国际化战略3 参展商参展知识培训的必要性与操作难点4 专业观众组织与数据库保密问题5 如何让展览会网站与展览会自身实现互动6 大型展览会的风险控制问题7 中国展览组织者专业委员会介绍 会议议程 样式2 14 15 会议日程 16 课堂练习 天地酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9 00在公司总部的三号会议室举行 主要讨论以下问题 销售二部经理的人选 东部地区销售活动的总结 上次会议记录 销售一部关于内部沟通问题的发言 下季度销售目标 酒店销售人员的招聘和重组 请编制以上会议的会议议程 17 天地酒店销售团队会议议程表酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9 00在酒店三号会议室举行 1 销售二部经理的人选2 东部地区销售活动的总结3 上次会议记录4 销售一部关于内部沟通问题的发言5 下季度销售目标6 酒店销售人员的招聘和重组 18 天地酒店销售团队会议议程表会议名称 酒店销售团队会议会议时间 2014年5月25日星期一上午9点会议地点 酒店三楼会议室举行会议议程 1 宣布议程2 说明有关人员缺席情况3 宣读并通过上次会议的记录4 东部地区销售情况总结5 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言6 公司销售人员的招聘和重组7 销售二部经理的人选8 下季度销售目标 19 安排会议议程的原则 尽量避免安排重复的环节和重复的内容严格规定发言时间合理衔接各个环节 20 重要 21 重要 不重要 紧急 不紧急 马上执行 制定计划 不必理会 交由下属完成 2 时间管理 四象限 法 有关时间管理的技巧 大约可以分为高 中 低三个层次 低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录 在忙碌中自行调配时间和精力 中层次的管理技巧强调行事历与日程表 反映时间管理已注意到规划的重要性 高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理 按轻重缓急进行优先解决 22 3 考虑不确定性 第一是为每件计划都留有多余的预备时间 第二是努力使自己在不留余地 又饱受干扰的情况下 完成预计的工作 这并非不可能 事实上 工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些 第三是另准备一套应变计划 23 为意外事件预留充足时间 波扬公司准备在本市的黎明大酒店召开大型的新产品定货会 参加的有本单位 外单位的人员 总经理让秘书部门负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 而公司没有放映机 租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐 会议召开的时间是8月9日上午十点整 而资料放映的时间是十点十五分 刘小姐打电话给租聘公司 要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大酒店的会议厅 9日上午 会议开幕前 波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作 刘小姐一看表 呀 已经九点五十分了 放映机还没有送到 刘小姐马上打电话去问 对方回答机器已送出 眼看着各地来宾以陆续进厂 刘小姐心急如焚 24 被遗忘的国歌 做两手准备 一次某地党代表大会的开幕式上 会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌 虽然得到补救 但终是一件憾事 并受到批评 事情发生的过程是 会务组会前起草的 大会开幕式程序 送审稿 中列有 奏 或播放 国际歌 的一项 大会秘书处一位负责人审稿时 拟把此项放在大会闭幕式时进行 于是把此项目在开幕式的程序中删掉了 后来大会秘书处主要负责人定稿时 又把该项圈了回来 会务组的同志 凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序 而对后来又被圈了回来一事 未加注意 因此对于在大会开幕式上 奏国际歌 一项事前未做准备 当主持人在大会上宣布 奏国际歌 时 无法奏出 一时形成了冷场 幸好会务组长急中生智 立即上台挥拍领唱 这样才圆了场 会后领导同志说 这一事故该予以批评 吸取教训 但在关键时刻能得到及时补救 这是好的 这一点值得表扬 25 每次会议 会前都应充分做好准备工作 以保证会议能顺利进行 上面提到的例子 事前如能做好以下几点 是可以避免事故发生的 1 统一领导 加强信息交流 上下协调行为 如会务组的同志会前能主动掌握大会程序的最后定稿 就可避免工作疏漏 2 会务工作 在会前应按会议议程 程序逐项做好准备 其中有的项目还要有两手准备 如会场的音响设备 应有现用的和备用的两套 万一现用的出了故障 备用的即可接上 确保工作正常进行 上面所提到的奏国际歌的问题是属会场音响的一部分 如能在会前准备好这首歌的唱片或录音带等 急需时就能保证不会失误 3 组织会务的同志 会前 会中都应加强对各项准备工作的督促检查 发现疏漏及时补救 26 27 把问题放进停车场 确保会议按时开始结束 28 提高会议时间管理的有效措施 1 采取时间记录分析法2 会议成本分析制度3 不要把会议场所布置得过于舒适4 试一下站着开会5 让与会者面对大门 时间记录分析法 记录 详细记录自己每周 每月或每季一个区段时间的使用情况 再加以分析综合 作出判断 从而了解哪些时间内的工作是必要的 有用的 哪些是不必要的 无用的 浪费的 加以改进 就可以提高时间的管理和使用效率 分析 1 哪些工作是自己根本不必要做的 结果浪费了多少时间 2 哪些工作应当由其他领导者或管理人员去做 或者由他们去做更合适 而由于自己未能授权浪费了多少时间 3 哪些工作由于安排不合适 而浪费了其他领导者和管理者多少时间 4 哪些工作在过去的记录中就有浪费时间的现象 而这次又出现 浪费了多少时间 29 日本太阳工业公司会议成本分析制度 即每次开会时 总是把一个醒目的会议成本分析表贴在黑板上 会议成本的算法是 会议成本 每小时平均工资 3 2 开会人数 开会时间 小时 公式中 平均工资之所以乘以3 是因为劳动价值高于平均工资 乘以2是因为参加会议要中断经常性工作 损失要以2倍来计算 因此 参加会议的人越多 成本就越高 有了成本分析制度 该公司开会极为慎重 会议效果也比较好 30 美国某一公司的董事长赖福林在科学管理时间资源上 称得上是一位成功的榜样 他每天清晨 点之前准时来到办公室 先是默读 分钟经营管理哲学的书籍 然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段中必须完成的五六件重要工作以及所需采取的措施和必要的制度 接着就是重点考虑一周的工作 他把本周内所要做的几件事情一一列在黑板上 大约在 点钟左右 他在餐厅与秘书共进咖啡时 就把这些考虑好的事情 小至职工的孩子入托问题 大到公司的大政方针和计划 几乎他认为重要的事情都要一起商量一番 然后作出决定 由秘书具体操办 赖福林的时间管理法 极大地提高了公司工作效率 引起了美国各公司的高度重视和赞扬 31 32 课堂练习 该会议时间可以做何优化 聘请兼职教授典礼程序 2 45参加典礼的人员入场3 00校领导 处领导 名誉教授及顾问入场 介绍到会各级领导3