会议财务管理-PowerPointPresentati.ppt

教学提示 重点 会议运营企业的预算编制 难点 会议运营企业的成本控制 第六章会议财务管理 会议财务管理 财务管理 FinanceManagement 定义财务管理是在一定的整体目标下 关于资产的购置 融资和管理 财务管理与经济价值或财富的保值增值有关 是有关创造财富的决策 财务管理是有关资金的获得和有效使用的管理工作 财务管理是对企业的资金进行规划和控制的一项管理活动 我们的问题 个人理财 第一节会议财务管理概述 会议财务管理概述 一 会议财务管理的基本概念会议财务管理的本质是对会议资金的管理 会议资金活动主要包括募集资金 运用和分配资金 二 会议财务活动的特点1 资金活动的第一个阶段发生在会议筹备初期 其表现形式就是筹措资金 资金筹措的渠道各种各样 从事业单位拆借 专业会议组织垫付 企业赞助 业界通常将这些筹措到的资金称为 会议启动资金 2 第二阶段的资金活动主要表现会议启动资金的消耗 筹备期间要购置少量的固定资产 支付会议各种活动费用等 3 第三阶段的资金活动是会议的收入 在临近会议举行的前几个月是会议收入的高峰期 注册费和企业赞助费形成会议的主要资金收入 4 第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出 短短几天将会议收入支出了70 80 从而保证了会议的顺利进行 5 第五阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配 一 会议的财务目标 究竟是 总产值最大化 利润最大化 股东财富最大化 企业价值最大化 经济附加值 EVA 最大化 利益相关者价值最大化 其中之一 还是 利益相关者的利益均衡 个人实现财务目标会议财务管理目标 营利性非营利性 我国会议的特点 经费来源 注册费 目标 收回启动资金 略有结余 二 会议财务活动的特点 会议财务活动的五个阶段 筹集资金 启动资金消耗 会议的收入 资金的支出 剩余资金的分配 实际上也可以分为三个部分 资金的流入 资金的流出 资金分配 三 会议财务管理的内容 一 会议财务计划管理根据我国对举办会议的财务政策法规制定 参照列届会议 遵循资金运行规律 编制会议财务预算 财务预算 财务预算是一系列专门反映企业未来一定期限内预计财务状况和经营成果 以及现金收支等价值指标的各种预算的总称 具体包括 反映资金数额 资金来源 按预算进行的各项支出 1 财务预算使决策目标具体化 系统化和定量化 2 财务预算有助于财务目标的顺利实现通过财务预算 可以建立评价企业财务状况的标准 将实际数与预算数对比 可及时发现问题和调整偏差 使企业的经济活动按预定的目标进行 从而实现企业的财务目标 遵循法规组委会批准内容 资金管理费用管理会议余额处理 二 会议日常财务管理 三 会议财务分析 对财务状况的分析和研究对流动资金的应用和费用开支的分析 检查财务状况和存在的问题 提出切实可行的改进意见 分析的目的就是实现财务目标 四 会议财务管理人员 一 会议财务管理人员 大会主席 司库 管理 分析财务和控制 秘书长 日常财务管理 授权 授权 我国的财务管理制度规定 专职的财务管理人员 我国采取委托 外包 给某个公司的财务部门 二 财务管理人员 五 会议的经费管理 遵循原则 熟悉的财务预算的秘书长 负责全部支出签字 不能改变授权人和其权限范围 不能改变授权人的财务决定 六 财务记账方式 财务制度规定 现金法记账 即当收入实际收到和费用实际支付时才记录下收益和费用 国内会议收费 银行和邮局汇款两种到款入帐 国际会议收费 托收支票的方式 到银行办理 1到6个月时间才能正式进入帐号 现金记账的缺陷 赞助款拖延 借贷记账弥补其缺陷 以利于财务分析 借贷记账法 是以 借 贷 为记账符号 记录经济业务的复式记账法 借贷记账法是复式记账法的一种 通常又全称为借贷复式记账法 它是以 资产 负债 所有者权益 为理论依据 以 借 和 贷 为记账符号 以 有借必有贷 借贷必相等 为记账规则的一种复式记账法 是根据财务活动的历史资料 考虑现实的要求和条件 对企业未来的财务活动和财务成果作出科学可预计和测算 它是财务管理的环节之一 其主要任务在于 测算各项生产经营方案的经济效益 为决策提供可靠的依据 预计财务收支的发展变化情况 以确定经营目标 测定各项定额和标准 为编制计划 分解计划指标服务 财务预测环节主要包括明确预测目标 搜集相关资料 建立预测模型 确定财务预测结果等步骤 第二节会议财务预测 一 财务预测的目的 知道公司的支出与收入到底是多少 了解公司产品的成本到底是多少 了解公司的固定资产到底有多少 了解公司的亏盈状态 知道了这些就可以根据实际情况公司高层才能做出各种决策和战略方向 二 财务预测的基本程序 财务预测财务预测的一般程序 明确预测目标 搜集整理资料 建立预测模型 论证预测结果 财务预测的方法 定性预测法和定量预测法 财务预测一般按以下程序进行 1 确定预测对象和目标 财务预测首先要明确预测对象和目标 然后才能根据预测的目标 内容和要求确定预测的范围和时间 2 确定预测计划 预测计划包括预测工作的组织领导 人事安排 工作进度 经费预算等 3 集整理资料 资料收集是预测的基础 公司应根据预测的对象和目的 明确收集资料的内容 方式和途径 然后进行收集 对收集到的资料要检查其可靠性 完整性和典型性 分析其可用程度及偶然事件的影响 做到去伪存真 去粗取精 并根据需要对资料进行归类和汇总 4 定预测方法 财务预测工作必须通过一定的科学方法才能完成 公司应根据预测的目的以及取得信息资料的特点 选择适当的预测方法 使用定量方法时 应建立数理统计模型 使用定性方法时 要按照一定的逻辑思维 制定预算的提纲 定性预测是通过判断事物所具有的各种因素 属性进行预测的方法 它是建立在经验判断 逻辑思维和逻辑推理基础之上的 主要特点是利用直观的材料 依靠个人的经验的综合分析 对事物未来状况进行预测 经常采用的定性预测方法有专家会议法 访问 现场观察 座谈等方法 在实际工作中 我们应该注意客户信息资料的收集 整理 并予以充分运用 客户信息资料收集的方法主要有 一 询问法询问法是调查人员事先拟定调查项目 确定调查的内容或具体的问题 以某种方式向被调查对象提出 要求给予回答 由此获得信息资料 此种方法是调查的主要方法 适用于基本资料收集和意见征询及预测 分析 询问法又分为几种形式 当面交谈法 电话询问法 邮寄调查法 问卷调查法 二 观察法观察法是由调查人员直接或通过仪器在现场观察被调查对象的行为并加以记录而获取信息的一种方法 它适用于新产品的宣传和促销及跟踪调查 有利于掌握客户对新品的第一感觉和评价 以便及时回馈相关信息 观察法又可分为几种形式 直接观察法 亲身经历法 痕迹观察法 行为记录法 三 实验法实验法是由调查人员将研究的对象置于特殊的环境中 进行有控制地观察 在可控制的条件下 对一个或多个客户进行测验 以测定客户的思想和认识 通过小规模的实验 记录事物的发展和结果 收集和分析第一手信息资料 实验法源于自然科学中的实验求证 适用于新品的开发调研和认定 四 集体思考法集体思考法是调查人员通过讨论的方式来取得完整的信息 社会上的任何一个人总是免不了受自身环境 经历 知识 思维方式等方面限制 即使学识水平较高的人也难免有实践或经验方面的缺陷 集体思考法适用于企业的重大决策和对更大范围客户信息资料的掌握 是科学 民主决策的保证 五 德菲尔法德菲尔法是一种专家调查法 与其他调查法的区别在于 它是用背对背的判断来代替面对面的会议 采用函询的方式 依靠调查机构反复征求各个专家的意见 经过客观分析和多次筛选 使各种不同意见逐步趋向一致 得出客观实际的资料 它适用于企业的重大决策和重要客户信息资料的调查 总之 对客户信息资料收集的方法很多 在具体运用的时候 可根据实际情况灵活采取 有时 也可以把不同的方法结合在一起综合使用 以取得客户最实际 客观的信息和资料 定量预测是通过分析事物各项因素 属性的数量关系进行预测的方法 它的主要特点是根据历史数据找出其内在规律 运用连贯性原则和类推性原则 通过数学运算对事物未来状况进行数量预测 定量预测的方法很多 应用比较广泛的有时间序列预测法 包括算术平均法 加权平均法 移动平均法 指数平滑法 最小二乘法等 相关因素预测法 包括一元线性回归法 多元线性回归法等 要概率分析预测法 主要指马尔柯夫预测法 等等 上述两类方法并不是相互孤立的 在进行财务预测时 经常要综合运用 算术平均法是求出一定观察期内预测目标的时间数列的算术平均数作为下期预测值的一种最简单的时序预测法 加权平均法 亦称全月一次加权平均法 是指以当月全部进货数量加上月初存货数量作为权数 去除当月全部进货成本加上月初存货成本 计算出存货的加权平均单位成本 以此为基础计算当月发出存货的成本和期末存货的成本的一种方法 加权单价 月初结存货成本 本月购入存货成本 月初结存存货数量 本月购入存货数量 5 行实际预测 运用所选择的科学预测方法进行财务预算 并得出初步的预算结果 预测结果可用文字 表格或图等形式表示 6 评价与修正预测结果 预测毕竟是对未来财务活动的设想和推断 难免会出现预测误差 因而 对于预测结果 要经过经济分析评价之后 才能予以采用 分析评价的重点是影响未来发展的内外因素的新变化 若误差较大 就应进行修正或重新预测 以确定最佳预测值 会议财务预测的主要内容 会议规模的预测 会议固定支出预测 会议保本人数的预测公式 保本人数 会议固定支出 注册费 每位代表的可变支出 会议收入的预测 经济环境的预测测试题 某宾馆的茶位价格由8元上浮到15元 举办一个5天会期的1000人会议 仅这一项将增加 支出 二 会议财务预测的主要内容 第三节编制会计预算 一 编制会议预算的目的 编制会议预算能够提供出一个定量的会议财务计划 即反映出的会议固定支出和可变支出是多少 也估算了会议收入是多少 预算反映了最终会议的盈亏 二 会议预算的组成 主要是由会议收入和支出两部分组成 支出项目包括 2 固定支出 申办费用 市场宣传 考察活动 特邀报告人 会议机构活动 会场设备租金 基本办公费用 人工费用 工作人员费用 3 可变支出 餐饮费 印刷费 邮寄费 征文通知 代表用品 服务费 4 預算總結 減去 價格手冊 估計會議人數 歷史數據 計算會議支出 估計會議收入 預算總結 會議組委會批准 三 编制会议预算程序 二 會議固定支出 Fc 三 会议可变支出 四 会议收入 注册费的测算 注册费 会议固定支出 不可预见费 会议人数 每位代表的可变支出FC VC CR DD 会议人数Fc 会议固定收入C 不可预见费Vc 会议可变支出 vc Fc vc vc C 不可预见费约为总支出的5 20 会议经费 不可预见费 五 预算总结 如编制出的预算收入大于支出 这可以通过 如收入小于支出 可需要调整 如何调整需要说明特别说明调整的方法 预算总结中要加上不可预见费 总支出5 10 如少了则需增加注册费 预算编制完成提交给组织委员会审批 如实国际会议则提交给国际组织批准 六 预算调整 一 调整的原因数据变化 预算则需要调整 根本的原因就是注册人数的变化和赞助费用的变化 国内外参会人员之间的比例变化 对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后 1 论文征集结束之后的调整因为论文通知书收到之后 准备参会者申请费用可能不会获得批准 所以与会者与论文通知书的数量有差距2 注册截至后的调整可以准确估算 如注册人数少则需要寻求赞助或降低某项会议活动水准3 突发事件的调整 按国际惯例退款 将大幅亏损 按变化后的数据编制预算 将为组织则提供决策的财务依据 二 预算调整的时机 第四节会议资金管理 一 筹集会议启动资金 一 筹集会议启动资金的意义保证会议筹备活动正常开展 调动积极性体现组织者的筹资和协调能力 二 筹集会议启动资金的原则 1 满足筹备工作的需要保证顺利开展工作所需 时间和数量上保持均衡 2 选择资金成本低的筹资渠道回报率低数额少 使用时间短 借用行政事业费数额大 使用时间长 与专业会议管理机构合作 三 筹集会议启动资金的渠道 1 行政事业费上报主管单位 垫付 会后偿还2 专业会议管理机构垫支大型会议首选的方式 垫付金额 用途 使用方式 还款时间等细节签订合同3 企业的自有资金 从企业税后利润提取 4 企业赞助 适合筹备期短的会议5 银行贷款 商业贷款需要利息 一 会议收入的构成 二 会议收入的管理统一交付大会秘书处统一账号 支出和收入要严格确认同时在时间上严格界定 1 确认会议收入的原则不能使用现金法记账 只能使用借贷发生制记账法 托收汇票和赞助费滞后的缘故 2 异常情况的处理 各级组织机构共同协助 二 会议的收入管理 一 会议成本内容 一 活动费用占整个会议的成本的70 主要分为两个部分 筹备期间活动费用 会议期间活动费用 第五节会议成本控制 我国财务制度规定 2000元以上使用年限在一年以上的劳动资料 商品 为单位的固定资产 会议的固定资产有计算机 传真机 打印机等 三 人工费用兼职工作人员的会议补贴 四 办公费用交通费 通讯费 购买办公用品等 二 折旧费用 二 成本控制的方法 1 建立成本控制信息系统对会议活动的各项成本费用进行控制 三个部分 会议成本标准的输入系统 核算和控制的反馈系统分析和预测系统 2 實行责任成本制按照部门实行成本责任制 把经济责任落实到各个组织机构和会议小组 3 成本监督和检查监督就是防止偏离会议成本标准和预算 检查就是寻找原因 纠正偏离 一 筹备期间的成本控制对固定支出的控制 筹备期间所产生的会议成本主要有 活动费用 印刷和邮递费用占启动费用的70 折旧费用人工费用管理费用有经验的专业会议机构具有重要的作用 三 会议成本控制 二 举行期间的成本控制 占70 节省的重要性会议人数变化大多数是遵循递减规律 司机参加活动的人数总是会比预定的人数减少一些 调整几个项目 1 餐饮费 1 招待会 少于实际参会人数的20 2 闭幕宴会 3 茶歇和午餐 2 会场与设备 1 会场调整 2 同声传译设备 3 影像设备3 工作人员管理 压缩会议时间 精确的短工时间 前多 后少 不住宿 四 会议剩余资金分配 编制会议财务决算报告提交给组织委员会 上缴国际组织 根据协议分成 各组织上缴税收 剩余资金 一 企业赞助科技会议 企业需求 资料发送给与会者 新产品发布会 新产品试用 实验操作等 二 寻求赞助企业 一 会议主要领导人出面 二 会议机构中的工作人员 三 国际组织 四 其他渠道 第六节会议赞助 提供给赞助企业 一 会议的介绍突出对企业产能 技术 市场的