会议组织与策划.ppt

会议组织与策划 问题 1 我们平时主要组织哪些会议 2 我们组织会议的目的是什么 会议中 谁最重要 主持人 发言人 参与人 组织者 目标 从会议组织者的角度了解会议的基本流程明确会议组织中的注意事项和基本原则分享以往会议组织中的得与失 为更好的组织会议做好准备 Contents 会议的基本流程 1 会议组织的注意事项 2 会议组织的基本原则 3 突发事件预防与处理 4 一 会议的基本流程 准备 执行 总结 跟进 会前 会中 会后 1 会前准备 会前准备工作是会议管理的第一步 对会议做出事先安排与充分准备 是实现会议目的的重要条件 无论会议大小 如会前准备充分 就能事半功倍 有备无患 1 会前准备 确认会议的基本信息制定会议计划会场布置提出预防措施 确认会议的基本信息 What 会议主题When 会议时间Where 会议地点Who 参会人员Why 会议目标How howtodo 会议形式howmuch 会议预算 5W2H 制定会议计划 会议议程计划 主题 主持人 议题 发言人 时间会议准备计划 事项 要求 负责人 完成时间 提出预防措施 人预防 迟到 缺席财预防 不足 丢失物预防 不足 丢失 损坏 2 会中执行 根据会议计划完成分配的职责 了解会议需求及时提供方便 观察参会者情绪和反馈 弥补不足之处 认真记录会议内容 以备执行 相互协助 配合解决突发事件 会议中可能出现的问题 3 会后总结跟进 安排参会者相互交流的场所和机会了解参会者的意见和建议 内容 组织 及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中 如会议纪要 会议简报 根进会议决议的根进执行结果反省会议组织中的收获与不足 优点 问题 原因 改善 二 会议组织的注意事项 1场地选择 2会议通知 3会场布置 4进程控制 注意事项 6VIP安排 1 场地选择 根据5W2H明确会议的场地要求城市 区域 会场级别 场地大小 场型 设备 周边环境 根据场地要求和预算列出备选方案场地 联系人 基本信息 价格 优劣势分析 推荐了解周边环境如 客户距离 交通环境 娱乐条件 2 会议通知 通知的基本内容 5W2H表明后勤的关联信息 食宿安排 交通 后勤联系人与会者需要做哪些准备工作 会前再提醒准备工作 日程等 2 会议通知 通知的形式 邮件电话短信Outlook通知的常见附件会议资料日程表 交通图 参与人名单通讯录分房信息 航班及接送机安排 周边活动地点联系方式 3 会场布置 场型的确认资料的准备和确认打印文件 PPT等设备的准备和确认投影 相机 音频线 麦克 白板 笔 其他物品的准备和确认横幅 X展架等宣传品 鲜花 茶歇 几种常见的场型 A 鱼骨型B 课桌式 C U字形 会议的准备和确认 XX会议工作准备单负责人 酒店联系人 时间 地点 会场准备 会议桌 投影仪 4 第三方沟通 对象酒店印刷公司培训公司航空公司 关键点明确要求准确传达信息确认信息到达确认做到确认对口人确认关键时点 充分合作 酒店能提供哪些免费服务 到店的资料发放叫醒服务资料店内的搬运桌牌制作 场地布置 5 进程控制 纪律 设定违规的规则时间提醒 发言时间 休息时间 返回时间午餐确认 留位确认 时间确认物品随检 麦克 纸笔 茶水 关于参会者反应对内容 对环境 如空调冷热 6 VIP安排 会议要求确认鲜花茶点喜好确认饮食要求 饮水偏好 是否抽烟 是否午休 航班要求 日程安排车辆接送 晚餐陪同 出行陪同 房间确认是否安静 视野如何 有无异味 设备是否正常 三 会议组织的基本原则 责任到人 烂笔头 提前 复查 备份 1 责任到人 明确分工 专人专岗人人负责就是人人都不负责 2 烂笔头 原则 好记性不如烂笔头 3 提前 确认时间 人数 留出提前量宁可先预定再取消提前做好预案关键点 资料准备 酒店预定 借款 设备调试 车辆安排 4 复查 自己重复确认换人重复确认关键点 物品准备的重复确认关键信息重复确认 时间 地点 5 备份 备不足 备意外人如 第二个紧急联系人财留出足够的备用金物留余量 以备人员增加 物品丢失及损坏 四 突发事件预防与处理 你曾经遇到过哪些突发事件 突发事件举例 主持人迟到电脑损坏资料缺失突发疾病或意外