高效会议主持（PPT59页).ppt

高效会议主持 1 主讲 简湘晖 背景 2 会议的主要目的就是解决问题 但由于开会技巧不佳或过于频繁 不但无益于解决问题 反而使问题愈趋复杂 频繁的会议与主管层的随意决策 常常是员工的梦魇 员工花太多时间在无效率的会议上 不仅浪费公司成本 也造成工作效率低下 如何能在会议中高效率且有效果地解决问题 是 高效会议管理技巧 的中心议题 3 高效会议管理 4 第一讲会议的意义 目的 种类 第二讲了解会议效率不高的原因 第三讲掌握有效为会议准备的要领 第四讲会议进程控制 重点 第五讲主持人的会议管理技巧 重点 第六讲参会者的守则和责任 第七讲会议记录 第八讲会后跟进 5 第一讲会议的意义 目的 种类 6 1固定的部门会议 2全体会议 如员工大会 3处理突发事件的会议 4一对一会议 会议的种类 7 会议的分类 8 1会议的时间成本 2直接的会议成本 3效率损失成本 会议的成本 9 会议的目的 会议目的就是召开会议的理由 也就是WHY 召开会议前 请先考虑以下几个问题 为什么要召集这个会议 一定要通过开会才能达到这个目的吗 是否有其它的替代办法 10 会议的目的 解决问题 11 高效会议能带来 12 第二讲了解会议效率不高的原因 13 头儿 我们每天开会 许多实际工作都没时间做 是啊 这样下去怎么得了 得开个会研究一下 现象 会议过于频繁 14 现象 开会就是 15 会议常见的问题 会议没有意义 没有必要召开 会议与我无关 不了解为什么要我参加 会上漫谈 不能聚焦议题 总是拖堂 容易扯皮 没有形成结论 不能达成决策 会议决策没有执行 不了了之 会议一言堂 其他人都不发言 气氛沉闷 会议纪律散漫 迟到 早退 玩手机现象较严重等 16 多数会议效率不高的原因 17 第三讲掌握有效为会议准备的要领 18 会议前准备 在正式召开会议之前 将高效会议的8大特征一一列出 并随时检验 充分做好预防性管理 使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议 19 会议前的准备 20 前期准备 会前会 让与会人员了解会议目的 了解关键人物对会议材料的看法 了解关键人物对问题的看法 提醒与会者应做的准备 针对会议目的及形式 设计合理的步骤及流程 结合会议内容 准备会议材料 进行会前沟通 21 第四讲会议进程控制 重点 超时就是失败 22 超时就是失败 时间成本 参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 会议秘书工作 会议服务人员工作时间 金钱成本 开会的时间成本 与会人员平均每小时的工资直接成本 会议设施租用费 会议场地费 旅费 食宿费 文件准备费不定损失成本 23 会议进行的5个基本步骤 有效开场OPEN 澄清观点CLARIFY 展开讨论DEVELOP 形成决策FACILITATE 总结跟进CLOSE 24 高效会议的特征 有效开场 澄清观点 展开讨论 形成决策 营造会议气氛 陈述会议目的 明确会议规则 讲述会议议程 分配会议角色 征询意见 收集点子 权威决策 少数服从多数 归纳共识 感谢参与 发掘可行方案 共识决策 阐述议题背景 展示相关资料和信息 对关键点进行澄清 总结遗留问题 明确分工计划 总结跟进 五个会议步骤 25 一个中心 1 一个中心一个中心是指整个会议的议程 一个中心包括 会议的开始 具体包括 致欢迎词 阐明会议目的 交流会议议程 介绍时间安排 相关规章制度 指定会议记录人 进行会议讨论 可以分为不同的议程 比如议程一 议程二 议程三等 具体包括 分享话题和目标 交流信息 产生主意 做决定 确认行动 总结 结束会议 具体包括 总结 安排下次会议 26 两个基本点 2 两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾 即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪 这两个基本点是最容易被忽视的 但是 它们却是保证会议成败的关键 所以 一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作 会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写 发备忘录 制定跟踪计划 以及安排下次做汇报的人选等 27 第五讲主持人的会议管理技巧 重点 28 责任 营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人 避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度 29 决议 是否形成清晰决议 用足够多的时间检视困难所在 并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣 避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督 彼得德鲁克决议法 30 介绍 彼得德鲁克 31 应对不同与会人员的风格 蝉的症状 讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策 采用非语言性暗示探询 总结 测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言 32 应对不同与会人员的风格 鲨鱼的症状 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 主持人对策 理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断 33 应对不同与会人员的风格 螃蟹的症状 开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡 走神 主持人对策 对开小会者 主持人停止说话或者示意发言者暂停 使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论 然后集中讨论对打瞌睡者 可中间休息5分钟 并加快会议议程 34 特殊问题处理 借口 当谈及一项本应为完成的工作时 与会者会找借口 如 我忘了 这不是我的责任 作为主持人 你可以在这位与会者的同事们面前提醒他 希望他以后完成此项工作 或者将任务转给其他人做 35 特殊问题处理 设伏 有的与会者会试图暗中破坏会议 所以会议未能达到规定的目标 身为主持人 你可以通过揭露她的策略来制止她 如果与会者继续试图阻挠会议 就休会 在极端的情况下 你还可以将发难者逐出会议 36 特殊问题处理 对坑 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度 并挑起争论 作为主持人 你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者 也可以紧扣事实 鼓励与会者以平静的态度进行讨论 或者在不损害反对者的情况下引入幽默 以缓和局面 37 特殊问题处理 冲突 若双方的讨论变的过分激烈 就要求双方暂停 可以等双方平静后再议 同时 使用一种平静的 有分寸的语调 38 特殊问题处理 严重混乱 与会者开始骂人 不守规则 甚至进行人身攻击 将会议搞得混乱不堪 你可以要求大家遵守秩序 或者要求该与会者离开 你也可以休会 而且不确定重新集合的时间 39 对参会者的表情判断 挑衅 愤怒 默许 40 对参会者的表情判断 鼓励 密切关注 41 会议技巧 在办公室召开会议 优点 你的全部参考资料在手边 你的权威性可能得到加强 缺点 可能会有电话干扰 或者有人打扰 42 会议技巧 在会议室召开会议 优点 干扰相对较小 缺点 会务准备负担大 43 会议技巧 在咖啡屋召开会议 优点 气氛轻松 适合于简单沟通 头脑风暴 缺点 不适合于主题严肃 复杂的会议 不利于形成决议 44 座位安排的艺术 座位安排的艺术 45 第六讲参会者的守则和责任 46 参会者的守则 收集信息 积极准备阅读会议议程和相关资料收集发言素材 准备发言提纲 47 参会者的技能 保持开放心态 认真倾听 48 参会者的守则 围绕议题 积极参与礼貌发言 尊重他人 49 会议规范 会议规范是指大家达成共识的会议守则 会议规范主要包括条款 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人 以找出最适宜所有参会人的开会时间 超过1小时的会议应有书面通知 议程表及相关资料 所有与会者都要准备在会上发言 准时开始 准时结束 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任 所有与会者应知道维护别人的尊严 不在会中羞辱别人 这条规则最重要 需特别注意 意见不同是好事 议论才能面面俱到 会议结束后当天 所有与会者应拿到会议记录 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 必要时请第三方监控 以保证会议质量 50 第七讲会议记录 51 会议记录的技巧 重要会议要录音 日后不用的录音等于浪费时间主持人 不要兼任会议记录者工作 会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录内容应包括 标题 会议目标 主席名字 缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 列出会议重点 工作分派情况及完成日期尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者 52 第八讲会后跟进 53 执行跟踪 责任到人 任务责任到人 监控责任到人时间限制 在规定的时间内跟踪任务的完成情况选择合适的跟踪方式闭环管理 54 有效反馈 监控责任人定期将跟踪到的遗留问题进展情况按照合适的方式反馈给会议召集人 与会人员及其他相关人员 反馈方式 如果是例行会议 强烈建议在每次例会开场时回溯上次会议遗留问题进展情况 长期任务 可通过月报反馈 短期任务 可通过周报反馈 任务2责任人 任务1责任人 任务2责任人 55 主持人会后跟进 请大家填写会议评估表针对评估意见采取改进措施联络缺席的同事 询问缺席