函会议纪要.ppt

第一模块常用公文写作 第四节函 会议纪要 HANHUIYIJIYAO 个案分析 小王是万科地产公司办公室新招聘来的文员 某日 办公室副主任老李给她布置了一项写作任务 主题是向南山区国土局申请购买位于蛇口大南山脚下的一块土地 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 小王的拟稿如下 关于购买大南山脚下地皮的请示南山区委 南山区国土局 由于我公司业务发展需要 特向区委和区国土局请求将蛇口大南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司 当否 请批示 万科地产公司2004年10月25日 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 老李认为这是一篇很不规范的文稿 首先文种就不正确 因此打回给小王 让她认真重拟 真是胡来 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 难道请求事项不是用 请示 吗 公文处理中 请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生 虽然它们都有请示的性质 但它们也有明显的区别 主要有以下两点 第一 请示是上行文 函是平行文 第二 请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系 函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 一 函的概念 函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关部门 不相隶属机关 请求批准 答复审批事项时所使用的公文 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 二 函的特点 1 平等性和沟通性 函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作 询问和答复问题 体现着双方平等沟通的关系 2 灵活性和广泛性 一是行文关系灵活 除了平行行文外 还可以向上行文或向下行文 不相隶属机关之间 二是格式灵活 3 单一性 函的内容必须单纯 一份函只宜写一件事项 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 函 三 函的种类 用于不相隶属机关之间互相商洽工作 商洽函 问答函 用于不相隶属机关之间询问 答复问题 请批函 用于请求批准事项 答复审批事项 根据主动与被动 函有发 去 问 函和复函之别 根据形式和规格 函又可分公函与便函两类 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 标题主送机关正文落款与成文时间 函的结构 四 函的写法 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 发文单位 事由 文种 函的标题通常由 组成 衡阳财经工业职业技术学院关于商洽 同志调动工作事宜的函 函的行文对象一般情况下是明确 单一的 所以多数函的主送机关只有一个 但有时内容涉及部门多 也有排列多个主送机关的情况 一 标题 关于请求批准在船山路新大桥头兴建办公营业大楼的函 二 主送机关 深圳市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题请示的复函 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 三 正文 开头 主要用来说明发函的根据 目的 原因等 如果是复函 则先引用对方来函的标题 发文字号 然后再交代根据 说明缘由 主体 说明致函事项 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 做到一函一事 结语 特此函达 特此函商 特此函询 特此函告 请即复函 特此函复 正文 常用 现将有关问题说明 函复 如下 等过渡 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 四 落款与成文时间 单一机关行文不用落款 盖印章生效 公章盖在成文日期上 成文日期要写明年 月 日 用小写汉字书写 位于正文下方偏右 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 思考1 商洽事项的函怎么写 中国科学院电子研究所与电子科技大学在一些项目上有过合作 现想进一步扩大合作关系 拟致函对方商洽有关事宜 这份函该如何写呢 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 中国科学院电子研究所 函 2005 1号中国科学院电子研究所关于建立全面协作关系的函电子科技大学 近年来 我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持 取得了一定的成绩 建立了良好的协作基础 为了巩固成果 建议我们双方今后能进一步在学术思想 科学研究 人员培训 仪器设备等方面建立全面的交流协作关系 特提出如下意见 一 定期举行所 校之间学术讨论与学术交流 略 二 根据所 校各自的科研发展方向和特 对双方共同感兴趣的课题进行协作 略 例文 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 三 根据所 校各自人员配备情况 校方在可能的条件下对所方研究生 科研人员的培训予以帮助 四 双方科研教学所需要高 精 尖仪器设备 在可能的条件下 予对方提供利用 略 五 加强图书资料和情报的交流 以上各项 如蒙同意 建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商 达成协议 以利工作 特此函达 希研究见复 中国科学院电子研究所 盖章 二 五年一月十日 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 思考2 询问和答复询问事项的函怎么写 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 XX市塑料二厂 塑函 2000 11号XX市塑料二厂关于TK一89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函XX市海威企业有限公司 我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤打卡机 两年来使用情况良好 但近来发现打印出现断痕 造成 3 6 8 9 等字难以分辨 估计是打印头断针 我厂曾在我市寻找多家电脑维修站 店 均无此配套的打印头 特发函向贵公司询问 贵公司在我市何处设有该种机型的维修部 应如何送交维修 预计维修费用多少 以及付款方式等 望予告知为盼 特此函达 XX市塑料二厂二 年五月一日 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 XX市海威企业有限公司海XX函 2000 15号XX市海威企业有限公司关于自动考勤打卡机维修问题的复函XX市塑料二厂 你厂1月10日 关于TK 89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函 X塑函 2000 11号 收悉 鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点 我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK 89型自动考勤打卡机 我公司拟在XX市设立维修网点 届时请贵厂给予支持和帮助 特此函复 XX市海威企业有限公司二 年五月五日 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 五 撰写函件应注意的问题 要注意用语把握分寸 无论是平行机关或者是不相隶属机关的行文 都要注意语气平和有礼 不要倚势压人或强人所难 也不必逢迎恭维 曲意客套 复函要注意行文的针对性 答复的明确性 还要注意时效性 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 找出下文的错误 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 公函武汉大学校长办公室 首先 我们以河北省水利学校的名义 向贵校致以亲切的问候 我们以崇敬和迫切的心情 冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题 事情是这样的 最近 我们经与武汉水运学院磋商 决定派4位老师到该院进修学习 只因该院教师宿舍还未修盖完毕 本院教师的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤 我校几位进修教师的住宿问题 虽几经协商 仍得不到解决 然而举国上下 齐头并进 培养人才 时不我待 我校几位教师出省进修学习机会难得 时间紧迫 任务繁重 要使他们有效地学习 则住宿问题是亟待解决的 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 为此 我们在进退维谷的情况下 情急生智 深晓贵校府高庭阔 物实人齐 且具有宽大为怀 救人之危的美德 于是 我们抱着一线希望 与贵校商洽 能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件 但不知贵校是否有其他困难 如有另外的要求和条件 我校则尽力相助 若贵校对于住宿一事能够解决 我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作 如辅导和批改作业等 这样可以从中相得益彰 我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢 以上区区小事 不值得惊搅贵校 实为无奈 望谅解 并希望尽快得到贵校的答复 此致 敬礼 河北省水利学校 公章 一九 年 月 日 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 1 格式不正规首先是标题不规范 作为正式的公文 应该采用公文标题的常规格式 只用 公函 二字作标题 显然不合要求 其次是结语不规范 此函用一般书信的祝颂语作结语 消解了公文的特色 有些不伦不类 2 请求近乎无理发函单位为解决自己进修教师的住宿问题 竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难 这要求近乎无理 合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的 请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出 3 语言不得体 不准确一是没有公文语言的严谨性与简洁性 有些话近乎口语 如 事情是这样的 希望尽快得到贵校的答复 等 二是有些语言分寸失当 有献媚之嫌 如 深晓贵校府高庭阔 物实人齐 且具有宽大为怀 救人之危的美德 三是用词不当 如 宽大为怀 救人之危 相得益彰 还有 我们以校方的名义 等 分析 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 会议纪要 Summaryofmeetings 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 一 会议纪要的概念 用于记载 传达会议情况和议定事项的公文 就是会议纪要 会议纪要无需加盖公章 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 二 会议纪要的特点 1 纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨 议程 决议等整理而成的公文 它是对会议基本情况的纪实 会议纪要必须忠实反映会议的基本情况 传达会议议定的事项和形成的决议 会议纪要的纪实性特点 使得它具有凭证作用和资料文献价值 2 概括性 会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来 它要有所综合 有所概括 有所选择 有所强调 会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出 3 指导性 除凭证作用外 多数会议纪要具有指导工作的作用 它要传达会议情况 会议精神 要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作 落实会议的议定事项 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 会议纪要与会议记录的区别 1 性质不同 会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是法定行政公文 2 功能不同 会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 会议纪要 三 会议纪要的种类 以传达会议情况为主要内容 适用于各种座谈会 经验交流会和学术会议 周知性 议决性 用于记载或传达会议的决定事项 其特点是指导性强 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 标题正文日期 会议纪要结构 四 会议纪要的写法 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 一 标题 会议纪要的标题与一般公文略有不同 因为会议纪要是以会议的名义发出的 而不是以机关的名义发出的 所以会议纪要的标题多是以会议名称 文种两个要素构成 例 全国高校技术创新大会会议纪要 另外 也有采用 事由 文种 格式 如 关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 二 正文 正文分为前言 主体两大部分 1 前言 记述会议的基本情况 包括主办单位 召开会议的时间 地点 会议名称 主要出席人 会议主要议程 成果及评价等 如 2000年1月1日至13日 教育部在北京召开了全国高校技术创新大会 中共中央政治局常委 国务院副总理李岚清向大会发表了重要书面讲话 教育部党组书记 部长陈至立出席大会开幕式并作了重要讲话 副部长韦钰作了大会工作报告和总结 各省 自治区 直辖市教委 教育厅 高教厅 主任 厅长 84所高校校长 教育部科技委正 副主任以及教育部有关部门负责同志出席了大会 大会还邀请国家计委 国家经贸委 科技部 外经贸部 国家税务总局等部门相关司局负责人及部分专家就有关问题作了专题报告 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 二 正文 2 主体 主要写会议研究的问题 会议上达成的共识 会议对与会单位布置的工作和提出的要求 会议上各种主要观点及争鸣情况等等 根据内容不同 写法也有所不同 1 条文式写法 就是把会议议定的事项分点写出来 办公会议纪要 工作会议纪要多用这种写法 2 综述式写法 就是将会议所讨论 研究的问题综合成若干部分 每个部分谈一个方面的内容 较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 二 正文 3 摘记式写法 就是把与会人员的发言要点记录下来 一般在记录发言人首次发言时 在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务 一些重要的座谈会纪要 常用这种写法 由于正文部分内容复杂 多数情况下都需要分条分项撰写 不分条的 也多用 会议认为 会议指出 会议提出 等惯用语作为各层意思的开头语 以体现内容的层次感 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 这次会议的主要任务是要全面学习和贯彻全国技术创新大会精神 认真落实 中共中央 国务院关于加强技术创新 发展高科技 实现产业化的决定 精神 采取积极措施 李岚清副总理的书面讲话 对高等学校的技术创新工作作了重要指示 他强调指出 陈至立部长在讲话中强调指出 韦钰副部长在 全面开创高校技术创新工作新局面 的报告中分析了目前形势 总结了 深入剖析了 针对这些问题明确了高等学校技术创新工作的基本思路 部署当前必须做好的几项工作 会上 代表们对教育部的工作 特别是教育部对大学科技工作的指导工作提出了很好的建议 主要有以下几点与会代表一致认为 这次会议的召开 将为高等学校开展技术创新工作开创新的局面 为构筑国家创新体系 增强自主创新能力和实现中华民族伟大复兴产生积极影响 例文 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 有些会议纪要还有结尾部分 结尾比较简短 通常用来强调意义 提出希望和号召等 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 县长办公会议纪要二 七年七月六日 7月6日 县政府副县长宁渝宽受县长鲍小华委托主持召开了县长办公会议 县政府办公室 贸易局 自来水公司 食品公司 出口肉食加工厂 肉食水产公司的负责同志参加了会议 会议专题研究了食品公司院西居民区供水问题 县食品公司西侧居民区共有居民116户 其中84户居民长期以来依靠食品公司两眼机电井提供水源 由于近年来严重干旱 食品公司已不能正常供应居民生活用水 造成居民吃水难 县政府决定为该地区建设自来水管网 供应居民自来水 经过与会领导认真研究 会议议定 一 关于自来水供水工程建设资金问题 略 二 各司其职 各负其责 全力做好工作 确保工程早日建成 关于资金的筹集问题 责成政府办牵头组织信访办 贸易局 外贸局以及食品厂 出口肉食品加工厂 肉食水产公司 共同做好84户居民思想工作 尽快集够资金施工 由信访办 政府办 自来水公司 贸易局等单位组成信访小组进驻食品公司 公布解决方案 接待群众咨询 关于施工中其它部门取费问题 自来水公司要集中人力 物力 做好施工前的准备工作 资金到位后立即组织施工 并及时搞好施工中的临时供水 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 1怀化市关于几起重大交通事故的 A 通知B 通报C 通告D 公告2 职业技术学院关于增加财政拨款的 A 报告B 请示C 意见D 函3 市高教局关于同意 大学增加财政拨款的 A 通知B 意见C 批复D 函4 长沙市教育局关于2006年度全市高考情况的 A 通知B 意见C 通报D 通告5 职业技术学院关于召开增报专业论证会的 A 通知B 通报C 请示D 报告 思考练习 给下面标题填写文种 B B C C A 衡阳财经工业职业技术学院 第五节函 会议纪要 6 广东省教育厅关于2004年度教育工作座谈 A 请示B 通报C 会议纪要D 报告7 关于整顿教学秩序的 A 通知B 决定C 公函D 通告8 不宜抄送给下级的文件是 A 报告B 请示C 通报D 通知9 转发与批转公文时用 A 通报B 通知C 意见D 通告10 信息产业部与商业部商