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第二章第七节 函会议纪要 1函一 主要知识 一 函的适用范围及特点函 平行机关或不相隶属机关之间互相商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项时使用的公文 具体来说 函的适用范围主要包括四个方面 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性 询问性和答复性公务联系 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项 4 机关单位对个人的公务联系 如复群众来信等 函主要有四个特点 1 平等性和沟通性2 灵活性和广泛性3 单一性和实用性短小精悍 函一般较短小 内容单一 语言简洁明了 有的函只有三言两语 函有公文 轻骑兵 的称誉 二 函的主要类型1 按照文面规格 函可分为公函和便函 公函 按一般公文格式需写上标题 主送机关 正文 落款 也要编上发文字号 既可由机关办文部门按发文统一编号 也可按函件单独编号 便函格式灵活 简便 写法较自由 可不写标题 不编文号 便函不列入正式文件范围 2 按照行文方向 函可分为发函和复函 灵活性 3 按照内容和用途 函可分成三种类型 1 商洽函 2 询问答复函 3 请批 批准函 主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函 以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函 有关机关 单位涉及部门业务工作 需向不相隶属的业务主管部门请求批准 但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文 就应用函 同理 有关主管部门向不相隶属的机关单位批准某些业务事项 例如干部录用 调动 经费拨付等 也应用复函 但在实际工作中 这类函常常误用为请示 报告 批复 比较请示的特点 三 函的结构和写法1 标题 函的标题有多种写法 一种是发文机关 事由 回复函对象 文种如 国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函 这是较重要的复函常用的标题 一种只写事由 文种 省略发文机关 如 关于请求拨款举办 民间艺术节 的函 关于拨款举办 民间艺术节 的复函 前例为发函标题 后例为复函标题 2 正文 发函的正文开头 一般先写商洽 请求 询问或告知事项的依据 背景 原由 事项部分应采用叙述和说明的写作方法 是什么就写什么 要简明扼要 又要交待清楚 要求部分可多可少 如果事项很简单 可同事项写在一段 一气呵成 如果事项较复杂 或要求较多 往往要单列一段甚至分条列项写 不论是哪一种内容 对哪一级 要求的语气都应是谦和的 既不巴结 也不生硬 如果要对方回复 则还要明确提出 请函复 请复 之类结语 复函的正文写法同批复正文写法基本一样 由引语和答复意见两部分组成 引语就是引述来函标题及来函文号 答复意见即针对来函所提出的商洽 询问或请求等问题予以答复 即表示同意或不同意 不同意是什么原因 或应该怎么办 不应该怎么办 或对询问问题做出说明等 常用的结语有 特此函复 此复 等等 商洽函 1 定义 P452 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期3 标题 A 完全式 发文机关 事由 文种B 省略式 事由 文种4 正文 发文缘由 函事项 尾语A 缘由 发函的意义 根据或背景等B 事项 具体事项 要求对方协办的事项和要解决的问题等 尾语 A 采用礼节性用语 常用 恳请协助 不知贵方意见如何 请函告 B 提出希望或要求 商洽函注意事项 用语平和 措词得体 直陈事项 言简意赅 问答函 P45类型 询问函 去函 目的要明确 答复函 复函 目标要集中 结构 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 1 标题 与商洽函一样 2 正文 缘由 事项 尾语A 缘由 说明为什么要去函 复函就先引述对方函的标题 发文字号 表示收悉 B 事项 说明要求主送机关协办的事项 通报信息或要求解决的问题等 C 尾语 询问函 请予复函 盼复 等等 答复函 此复 特此专复 特此函复 等等注意事项 1 单位之间交往应采用 信函式格式 行文 2 单位内部用便函 四 函与请示的区别使用函还是请示 主要依据发文机关与受文机关的关系 函主要用于平级单位之间 不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来 向主管单位请求批准有关事项 主管单位用复函批准请求事项 请示则用于有隶属关系的上下级机关之间 下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项 因此 在使用请示和函时 我们首先要弄清发文机关和受文机关的关系 然后才能确定用什么文种 五 函与批复的区别函有发函与复函之分 复函是用于回复不相隶属机关来函提出的事项 批复则是用来批准答复下级机关的请示 从使用范围来看 函比批复更广泛 使用更灵活 六 函的写作要求1 开门见山 直叙其事 这是函的写作的最基本的要求 函是一种比较简便的行政公文 讲究快捷 所以 函一般写得很简短 应简明扼要 切忌空话 套话 或者含糊其辞 不知所云 2 措词得体 平等待人 函的语言表达非常讲究 必须礼貌 谦和 态度诚恳 对上要尊重 谦敬 但不恭维逢迎 对下要严肃 但不自傲训人 对平行单位 不相隶属单位 要以礼待人 用商量口气 不盛气凌人 总之 语言表达要礼貌 得体 尊重对方 一般不用 必须 应该 注意 等指示性语言 二 阅读与析评 一 商洽函 例文1 关于商请派车运送民工的函 省交通厅 为做好今年的春运工作 及时运送在我省工作的外省民工回家过年 我们组织了民工运送专门车队 但由于我们运力不足 车辆不够 估计不能满足民工的要求 特请贵省派出大型客车20辆 与我省组成运送民工车队 负责运送贵省在我省工作的民工 妥否 请尽快函复 以便办理有关手续 省交通厅 年 月 日 析评 这是一则商洽函 正文的原由部分 开门见山 即陈要旨 继而提出要求 文末一句 语言得体 又暗含催促对方办理的压力 例文2 山东省商业储运公司鲁商储 2007 06号 关于日野FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函山东省汽车贸易中心 我公司于二00七年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FC16SA型六吨卡车15辆 发票两张 号码为0671012 0671022 于二00七年六月二十三日交货 九月中旬正式投入营运使用 该批车使用后 陆续发现前 后轮内侧胎不规则锯齿形磨损 以内侧内边缘为甚 经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验 认定此批车存在严重质量问题 与原供货资料标准不符 我公司已于十一月初暂停止使用 为此 特向贵单位请求 一 于本月三十日前 派员前来检验质量鉴证等问题 二 重新按质论价 赔偿经济损失 或退货 希贵公司讲求信用 按国家有关法律 规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题 此页无正文 附件 一 购车发票两张二 广州市公安局检测站检验书 二00七年十一月十二日 公章 联系人 电话 联系地址 青岛市 路 号山东省 公司汽车队 析评 这是一则商洽索赔的函 正文的事由部分简明扼要地交代了事情的原委 发现的情况 检验认定 采取的措施等 为提出商洽的要求提供了有力证据 要求部分写得有礼有节 要求合理 并提出希望 最后附上附件作为证明材料 写上联系方法 以便联系 此函行文得体 表意明确 周密 二 询问 答复函 例文3 注意文种 省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函各市科委 全省科技工作会议自今春召开至今 已有半年 为了互通情况 并为使我省科技事业更好地为改革开放 为发展社会主义市场经济服务 希针对下列所询问题 将你市有关情况于9月底前报我委办公室 一 省科学技术工作会议后 采取了哪些措施进行贯彻 二 在此半年中 有何科学发明和科技革新 效果如何 三 在开展科学研究和科技交流方面曾遇到过哪些问题 如何解决 现在存在哪些问题 哪些问题需要我们帮助解决 省科学技术委员会一九 年 月 日 析评 这是一则询问函 正文第一句写行文背景 第二句在写明目的 要求之后 将具体事项以分条列项形式写 显得条理清楚 例文4 关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函中华人民共和国驻毛里求斯大使馆 贵馆陈添进领事二000年八月三日给我市外事办的信函收悉 关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市一事 由于时间太急 来不及办理各种手续 无法在九月下旬成行 届时拟以市长名义发一贺电 祝贺波塞雄市建市一百周年 访毛里求斯一事 推迟到年底待牌楼设计方案定下来才出访 届时是否顺访波塞雄市 请贵馆酌定 佛山市人民政府二000年八月二十日 析评 这是一则答复函 行文针对来函询问的问题 谈了困难和处理办法 明确 具体地作了答复 措词得当 言简意赅 三 请批 批准函1 请批函例文 例文5 关于拟录用2006届大中专毕业生的函省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于2006年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请审批 附件 录用审批材料24份 省安全厅二00六年三月二十五日请批函正文 语态得体 文字简洁 先写发函的背景 依据 继而写做法 态度 然后结语提出请求 以附件24份 节约正文篇幅 是个巧妙的处理 2 批准函例文 例文6 关于批准录用 等 名同志为国家公务员的函省安全厅 你厅 关于拟录用2006届大中专毕业生的函 国安政 2006 18号 收悉 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于部分省级机关从2006年应届高校 中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知 的规定 经考试 考核合格 批准录用 等 名同志为国家公务员 特此函复 附 录用人员名单 省人事厅二00六年三月二十九日 评析 批准函正文 引叙来函 作为复函背景 依据 批准项作为复函重点 依据明确 态度鲜明 文章以 特此函复 作结 此函行文简练准确 文字语气合乎批准机关身份 附 字后应加 件 字构成 附件 三 分析比较题下面是一份函的两种写法 试分析比较哪一种写法更恰当 恰当和不恰当各表现在哪些地方 关于请 商厦准备经保工作经验材料的函 市商业局 你局 商厦狠抓安全保卫工作 成绩突出 经市综合治理办公室同意 我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会 请 商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验 请速通知该单位 于12月中旬将此材料报送我局 处秘书科 写作要求附后 此致敬礼 市公安局一九 年十一月二十日关于商请 商厦准备经保工作经验材料的函 市商业局 经市综合治理办公室同意 敝局12月下旬召开全市经保工作经验交流会 据悉 贵局 商厦狠抓安全保卫工作 取得了突出的成绩 拟请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验 如蒙同意 恳请通知该单位 于12月中旬将经验介绍材料送敝局 处秘书科为盼 市公安局一九 年十一月二十日 病文1 关于联系教师进修的函 大学教务处 首先让我们以 市公关学校的名义 向贵处表示衷心的感谢 过去为我校办学给予了很大的帮助 目前我校又面临一个很难解决的问题 原来事情是这样的 我校开办不久 师资力量很差 决定派 位年轻教师到贵校旁听进修一年 我校与有关部门多次商量 但 位教师进修住宿问题 至今也没有得到解决 提高教学质量的关键是师资 为提高我校教育质量 恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题 但不知贵处是否有什么困难 如果需要我校给贵处办什么事情 请尽管提出 我校会竭力去办 再说一句 贵处如能解决我校进修教师住宿问题 我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意 致以崇高的敬礼 市公关学校 印章 一九 年 月 日 2会议纪要一 主要知识 一 会议纪要的适用范围及特点 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要原作为内部文件使用 1987年以后 才作为正式行政公文 会议纪要根据会议 会议文件和其他会议资料分析归纳写成 它既可上呈 又可下达 被批转或被转发至有关单位遵照执行 使用广泛 它的主要作用是沟通情况 交流经验 统一认识 指导工作 会议纪要反映的内容比较复杂 可以是会议情况 议定事项 有时议而未决的事项也可以反映 以起一定的参考作用 会议纪要主要有三个特点 1 纪实性 纪实性是会议纪要的基本特点 也是撰写会议纪要的基本原则 会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项 不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要 2 提要性 会议纪要是会议的要点 不是会议记录 不能有闻必录 平铺直叙 而是必须对会议繁杂的情况内容进行综合 概括整理 即概括出主要精神 归纳出主要事项 体现出中心思想 使人一目了然 易于把握 人 议程 观点 共识 决定 决议 3 约束性 会议纪要一经下发 便要求与会单位和有关人员遵守 执行 在这一点上 会议纪要与党务决议基本一致 只不过比决议的规范性 严肃性程度低 二 会议纪要的主要类型和作用1 根据会议性质的不同 会议纪要可以分为两类 办公会议纪要和其他会议纪要 办公会议纪要用以传达由机关 单位召开的办公会议所研究的工作 议定的事项和布置的任务 要求与会单位和有关方面 有关人员共同遵守 执行 其他会议纪要指专门工作会议 专题讨论会 座谈会 学术研究会等会议形成的纪要 这类纪要 有的起通报会议情况的作用 使有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神 有的具有指导作用 它所传达的会议精神 可对有关方面的工作予以指导 2 根据写法的不同 会议纪要又可分为条项式 决议式 纪要 综合式 概述式 纪要和摘要式纪要三种类型 三 会议纪要的结构和写法会议纪要由标题和正文组成 在结构格式上与其他公文不同的是 会议纪要不用主送单位和落款 成文时间多写在标题下方 会议纪要不盖公章 1 标题 会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成 例如 全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要 有的会议纪要的标题还可写上召开会议的单位名称 有的标题由正标题和副标题构成 正标题反映会议的主要精神和内容 副标题写会议名称和文种 例如 探讨新时期文学的发展 中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要 2 成文日期 3 正文 会议纪要的正文由导言 主体和结尾三部分组成 1 导言 2 主体 主体是会议纪要的核心部分 它根据会议的中心议题 按主次 有重点地写出会议的情况和成果 包括对工作的评价 对问题的分析 会议议定的事项 提出的要求等等 主体的写法一般有三种 一是条项式 二是综合式 三是摘要式 3 结尾 结尾一般写对与会者的希望和要求 也有的会议纪要不写专门的结尾用语 四 会议纪要的写作要求1 掌握会议的全部情况 2 抓住要点 突出会议主题 3 文字简洁明快 4 注意与会议记录的差别 会议纪要以会议记录为基础和依据 表现会议的主要内容 会议记录则是如实记录 会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书 不对外公布 会议纪要则在一定范围内公布传达 作为正式行政公文使用 会议纪要报送上级时 会议主办单位需另拟一份报送报告 与会议纪要一并报上 二 阅读与析评 例文1 绵阳市人民政府会议纪要绵府纪要 1997 18号 严厉打击制贩注水猪肉会议纪要1997年4月3日下午 在市政府二会议室 向正副市长主持召开了严厉打击制贩注水猪肉的专题会议 参加会议的有 市政府副秘书长李有全 姜涛 市府财办副主任张德怀 市技术监督局局长张克勤 副局长李方侠 市公安局副局长张梁 市工商局副局长杨纯忠 市卫生局副局长辛林平 市物价局副局长段启华 市畜牧食品局纪检组长邓方培和市中级法院办公室副主任赵永华等 现将会议议定事项纪要如下 一 进一步提高认识 加强组织领导 二 完善制度 规范行为 三 加大打击力度 四 加强宣传 五 各级政府 各有关部门要加强信息交流 各尽其职 密切配合 务求将此项工作抓紧 抓实 抓出成效 记录整理 殷剑川 发 各县 市 区 人民政府 高新区管委会 市政府有关部门 送 市委办公室 市人大常委会办公室 市政协办公室 市中级法院 市级各新闻单位 共印80份 析评 这是一篇条项式会议纪要 正文导言部分介绍了会议主题 会议时间 地点 主持人以及出席人 文种承启语之后 分条列项写会议议定的五个主要精神 全文层次清楚 内容充实 例文2 省人民政府办公厅关于食糖储备工作会议纪要 一九 年 月 日 一九 年 月 日 省政府办公厅召集省经委 贸易厅 财政厅 工商银行研究了省级食糖储备问题 秘书长 同志主持会议 参加会议的有 等同志 现将会议确定事项纪要如下 一 当前食糖资源短缺 供应紧张 为保证我省市场消费和轻工食品生产正常进行 加强对食糖的调控能力 一致同意建立省级食糖储备制度 二 省级食糖储备暂安排2吨 由省糖酒茶叶公司落实货源 三 食糖储备资金6000万元 由省糖酒茶叶公司自筹500万元 省工商银行贷款5