会议工作与实训教材课件.ppt

会务工作与实训 某天 某单位召开一个大型会议 办公室秘书小张忙碌几天 自认为会务安排一切就绪 只等会议开幕 没想到 会议一开幕 小张就被当头棒喝 在会议主持人宣布大会开始之后 接着就是 全体起立奏国歌 等到台上台下全体肃立后 喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌 而是那低沉的国际歌 会场一下子就乱了起来 小张立即冲上台去关了机 可国歌的磁带就是找不到 台上台下足足站了几分钟 会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头 指挥会场合唱国歌 临时的变动 让与会者没有准备 雄壮的国歌被唱得没有格调 主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张 小张感到十分害怕 事后 单位领导对办公室秘书们说 你们是单位的门面 稍有不慎 影响很坏 会务工作不到位 不仅干扰了会议 而且影响了单位的声誉 办公室秘书都是马大哈 还谈什么企业素质和管理水平 分析 这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致 导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事 它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱 影响了会议秩序和会场气氛 也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感 对于会议组织者来说 这一突如其来的情况 也会使会议的主持者陷入被动 影响会议进程 这件事告诉我们 会议筹办是一个系统工程 必须环环相扣 步步落实 反复检查 不能出差错 任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果 因此作为会议的筹办人员必须认真负责 扎实细致 责任到人 请描述一次你亲自参加的会议 根据你所看到的现象 分析会议的成败 一 会务实训任务与目标 会议是一种目的性强 组织有序 以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动 是行政管理的重要手段 它具有集思广益 制定决策 交流信息 研究问题 协调关系 传达指示 布置工作 表彰先进 鼓舞士气等各种目的和功能 办会是秘书的常规性工作 办会能力的高低 会议安排和服务的好坏是衡量秘书工作绩效的重要指标 通过会议工作的实训教学 要使学生能够对各种会议的策划 筹备 组织和安排的内容和工作流程有充分的认识 并能够掌握办会的基本要求和方法 二 会务实训的条件 会议实训室设计会议智能化集中控制系统远程视频会议设备 b双屏 远程视频会议效果图 会议智能化集中控制系统图 三 实训流程 四 实训方式与要求 实训室实训主要以情景实训和上机实训为主 在情景实训中 学生要发挥自己的主观能动性 通过具体的任务来驱动实训 学生要自己收集案例 编写角色脚本 进行角色分配和团队组建 指导实训教师会给学生提供相关的案例 帮助同学们完成案例收集 情景模拟和分析评点上机实训主要是让学生通过反复操作电脑 复印机 传真机 扫描仪 刻录机 投影仪 数码相机 VCD机 录音机 录像机 扩音器 视频会议设备等 掌握组织筹备会议常用设备的规范操作程序和基本维护技能 会议工作的综合性较强 学生通过实训培养综合办会能力 会议的策划与筹备 一 会议策划的主要知识与流程 1 相关知识会议策划的立项需明确6个W 即Who 谁 是会议的参加人员 What 什么 是会议合适的类型 When 什么时间 开会合适 Where 在 什么地方 开会 Why 为什么 开会 和How 怎样 处理具体的会务工作 会议的立项过程中 需逐步地明确如何找到会议的目标参会人员 如何确定最终的参会人数 立项后的可行性研究 策划方案的可行性研究是一项十分重要的工作步骤 可行性研究既要考虑该会议的环境和目标公众的适应性 又要考虑本单位财力的适应性和效益的可行性等问题 在人 财 物等方面的可行性条件都要予以统筹考虑 策划方案要经过严格的论证 策划方案草拟后 需要由会议策划委员会进行论证 论证就是一个决策的过程 2 策划方案的选择方法 定位式优选法 即从各种方案中优选出上 中 下三策 对其风险和收益进行比较 重点完善最优化的方案 轮转式优选法 即对各个方案逐一进行分析和论证 对每个方案的优点和不足进行修正和完善 优点移植法 即对各个方案的优点进行集中 在某个比较成熟的方案中移植其他方案的优点 以弥补其不足 3 案例讨论 中国 学会于2008年7月在北京 饭店召开了 中国太阳能资源开发与利用峰会 吸引了国内外诸多研究机构和企业的关注 此次会议的规模初步确定为500人左右 大会邀请了美 日 英等10个国家的代表团参会 请为此次会议设计一份报名表 要求能够体现参会组织是否参加展览 是否提交论文 是否进行成果展示 是否需要会议安排食宿 是否需要预定返程机票或车票 是否发言以及是否需要同声传译设备等 二 会议策划的组织构架 1 相关知识组织结构的层次和规模在一定程度上决定了会议的层次和规模 会议的组织机构一般要包括 大会组委会成员名单 大会主席 大会副主席若干 大会秘书长 副秘书长若干 大会顾问若干 拟邀请嘉宾若干等 在会议筹备方案中要确定会议工作机构的分组与原则 并明确工作小组的负责人 要责任到人 分工合作 工作机构要建立定期例会的制度 以便不断完善会议筹备方案的不足 会议工作机构通常包括 会务组 秘书组 文件起草组 组织组 接待组 宣传报道组 财务组 安全保卫组等 会议的组织和管理会前准备 成立TEAM组 组织落实 成立工作团队组 会议机构的分工要分工明确 责任到人 各司其责 加强沟通能够协调 经常汇报 二 会议各个组织服务小组所需表格设计 设计会议的报到表设计会议的签到表格设计会议住宿分配表设计会议的照相座位排序表设计会议的文件签领表设计会议财务缴费表 三 会议筹备方案的拟写 在网络上寻找大 中 小三种会议类型的6 9个会议筹备方案 并对这些筹备方案进行修改和完善 分析教材案例中方案的不足 根据老师的要求每个学生拟写2 3个会议筹备方案 会议议程的制定决定了会议的效率和能否顺利做出决定 XX电视机生产公司将要召开总经理办公例会 研究传统彩电生产规模应扩大还是缩小 请以小组为单位讨论分析该会议议程安排的问题并提出修改意见 会议文本的准备 一 会议通知的拟写 通知的正文包括会议名称 会期 会议的详细地址 时间 会议议题和联系方式等 会议名称要具体 日期 时间 场所要准确无误 议题要尽量详细具体 以供参会人员事先做好准备 有附加资料时 要写明资料名称及页数 会议通知需交上司审阅 批准 会议通知常采用口头通知 电话通知 计算机传送 即以电子邮件的方式通知 和书面通知等几种形式发送 二 会议通知的发放管理 除了非正式会议和每日例会之外的所有会议 均应正式打印会议通知 再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员 以示正规和郑重 有几个人参加的非正式会议 可用多种方式进行 如先发传真或打电话 随后再寄备忘录或信函 也可先发电子邮件 再通过电话或回复电子邮件确认 一些会议 如股东会议 在发送通知时应按规定的会议规则行事 发通知的同时应附上一份代理委托书 其它类型的会议如无法出席 也应在必要时授权代理 以保证通过决议时有所需的法定人数 如果有预备议程 事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况 应随信寄发一份 对书面通知的地址 邮编一定要填写正确 装信封和邮寄时应注意不要错装 漏装或漏寄 通知的封筒应醒目标出 会议通知 字样 会议通知的发放管理 需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片 上面注明本公司地址 邮编 电话 发信人姓名 以便对方有时间考虑并能及时回复 对于经常参加某类会议的部分人员 可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签 以免重复打印 对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 不管以什么方式发出会议通知 都应抓住确认回复环节 以确保会议信息能够按时 完整地传达到与会者 可将会中使用的有关票证 入场券 代表证 汽车通行证 座次号 编组名单 就餐证和乘车证等 与会议通知一并发出 如果某些与会者对会议地址不熟悉 应附加一份说明或回执单 要求与会者告知具体的到达和返程日期 并标明到达会址的汽车 火车等交通工具线路 三 会议纪要的拟写 会议纪要是根据记录 会议文件及有关活动的材料 用准确而精练的语言综合反映会议的基本情况 阐述会议的主要精神的书面材料 会议纪要的结构由三部分组成 版头 由会议名称和文种组成 正文 正文一般由会议概况 包括会议时间 召开地点 主持人 参加人员 领导同志 会议议题等 会议精神 如会议的主要情况 需要解决的问题及解决办法 讨论的结果及今后的任务 会议的决定事项和结语组成 会议结尾一般是发出号召 提出贯彻落实会议精神的希望 末尾 如下级下发单位 印发机关和日期等 在纪要行文中 可根据会议的不同内容 交替使用 会议认为 会议提出 会议决定 等惯用衔接用语 四 会议简报的拟写 重要的连续性会议 多是一日一报 以利领导机关掌握会议进程 大型会议 党代会 人代会 政协会等 往往按组 团分别编写简报 以便沟通情况 交流信息 时间较短的重要会议 也要编写简报 会议简报 其写法更是灵活多样 可以采用报道法 归纳法 排比法 摘录法等反映会议情况或会议主要信息 会议记录与会议纪要的主要差异 性能不同 会议记录是记载会议进程和会议发言以备查考的事务文书 侧重于发挥原始凭证作用 会议纪要则是国家法定公文 具有现实执行效用和约束力 内容不同 会议记录是与会议同步形成的实录文书 具有原始和详实的特点 会议纪要是在会议文件基础上整理摘编而成的 是会议内容系统而简要的反映 表现形式不同 会议记录的格式 由单位自定 会议纪要则有规范的格式要求 并且与其他公文略有不同 表达方式不同 会议记录是对发言者 所发之言 的再现 尽可能保持 原汁原味 会议纪要采用记叙为主 说明为辅的形式 运用准确 严谨 简明的语言 记载和反映会议的主要精神和议定事项 两者的利用方式不同 五 会议文件的印制与分发 文字型的纸张材料 会议文件的用纸统一使用国际标准的A4纸张 版心的位置可以根据每个会议的具体需要来确定 至于文件的字号也可以根据会议的具体情况来统一制定一个标准 行距 字距 字体 排列形式 排列顺序 版心尺寸等等 都可以根据每个会议的具体情况具体定 图象与声音材料 图象与声音材料作为文件来保存的时候 最后还会还原成文字型的材料 商务会议文件的拟制过程来说 前期的文件筹备十分重要 因为好的开始对于一个商务会议来说就成功了一半 商务会议文件的类型主要包括 会议通知书 会序册 会议的议程安排 会议方案 会议欢迎词 开幕词和闭幕词 会议讲话稿 会议备忘录等 会议文件的印制和分发也是十分重要的工作 会议之前准备的文件在与会者报到之时就分发给大家 还有一些文件如会议纪要或会议简报等文件 可在会议进行的过程中随着会议的进行程度随时印制随时发放 会议之后的文件 需要与会者离会之时需要的文件 应在会议结束之时整理印刷分发给与会者 会场选址与布置 内部会议室的预定大中型会议的会址选择视频会议场地布置检查会场布置 一 大中型会议的会址选择 根据以往的办会经验 应先从报纸 杂志 广播和网络的广告中获取信息 也可通过同事 朋友提供的信息在市郊寻找几家宾馆或会议中心 这些会址要尽量远离闹市区 位置要安静封闭 环境最好依山傍水 空气清新 通过电话 传真 网上等方式让入选的3 4家宾馆或会议中心提供报价表 包括会议室 客房 餐饮等方面的报价表 并问清相的折扣比例 再进行比较 在此基础上选择一 两家会议中心或宾馆 入选的场地应是会场大小与会议规模相符 各种会议设备齐全 食宿方便 价格适中合理 娱乐设施齐全 环境封闭安静 然后与之进行具体的洽谈 会场的大小应与会议规模 主题相符 场地要有良好的设备配置 如投影仪 多媒体设备 电子白板 扩音设备等 在此之前一定要亲自去实地看看 参观一下客房和餐厅 品尝一下饭菜 亲眼看一下会场设施 检查一下环境和卫生 再做决定 要注意一下会议地点有无充足的停车位 并在回来后画出会议地点的详细路线图将两处会址的租借费用 环境交通状况 客房 餐厅 会议室等各方面的情况和报价细目表用报告的形式上报公司领导 由领导定夺用哪一处 二 会场座次安排 日常工作会议 圆形 椭圆形 长方形 马蹄形 T字形 三字形 六角形 八角形 回字形中型会议 而字形 倒山字形 半圆形大型茶话会 团拜会星点形 众星拱月形 主席台座次安排 依职务高低和选举结果会议主持人的位次主席台座次的审核台签的摆放 中小型会议场所的布局 大型会场的布局 会议的预算与成本控制 一 会议的经费预算会议经费的主要来源包括 与会者交费 参展商交费 联合主办单位交费 广告商与赞助商的捐助 公司资金划拨 出版与会议内容相关的出版物 提供旅游等附加服务 会议主要的经费支出包括 文件资料费 邮电通讯费 会议设备和用品费 会议场所租用费 会议办公费 会议宣传费 食宿补贴费 交通费以及不可预见的临时性开支 对会议经费的管理要突出成本意识 加强成本控制和预算控制 案例讨论 红光总公司将于2008年6月20日召开在 构建企业和谐劳动关系研讨会 会期一天 届时 总公司将邀请劳动法专家 工会代表和政府相关部门的领导一起探讨在新劳动法实施的背景下如何处理好劳动关系问题 原预计参会人员将达到300余人 实际到会400人 该次会议的与会者每人交费1000元 预计联合主办单位交费5万元 实际交费5万元 预计宣传广告费2万元 实际3万元 预计会议组委会办公费5万元 实际6万元 承办单位的支出和报酬20万 实际20万 预计设备费3万元 2万元 预计营销3万元 实际4万 预计食宿交通费5万元 实际3 5万 临时支出1 5万元 请分别计算预算收入与预算成本 实际收入与实际成本 预算利润和实际利润 计算预算成本收益率和实际成本收益率 说明会议的实际赢利性如何 二 会议预算的调整 预算调整是指不改变预算总额 将预算额在不同时间或不同部门之间的相互增减 在预算执行过程中 可以由于管理的需要和其他不可因素的变化 在部门之间调整预算 但必须保证调整后的结果在会议结束后与总体预算相持平 有时在举办会议之前就已经将预算调整计划在内 明文规定了调整金额在若干元之内 可以部门之间相互协商而不必经上级审批 调整金额在某区间内 须报预算管理办公室审核 在大于某区间时 报会议策划委员会审核 在预算追加 减 后 均应形成新的追加 减 后预算表 注明追加时间 第几次追加 具体执行时间并编写追加说明 新预算另行编制 原预算另行保存 做为会议终了时预算考核的参考资料 三 会议成本的审核与控制 由具体的会议操作部门提交预算执行报告 由公司领导或会议的组委会定时定期召开会议预算控制例会 做到层层授权 层层控制 强调自我管理和监督 注重质量 减少不必要的浪费 在预算执行过程中要加强对具体环节的管理和监控 建立损益平衡表 经常对各项会议的财务指标进行分析和监测 会议接待安排 会议的餐饮安排 会议的住宿安排 会议交通安排 会议参观娱乐安排 一 会议的餐饮安排 会议的餐饮服务直接关系到与会人员的身体是否健康和精力是否充沛 因此 在会议餐饮安排上要力求干净卫生 周到全面 餐饮服务是会议的组织方和承办会议地点方需要进行协商的重要部分 包括不同数量的早餐 午餐 晚餐和招待会 要根据会议经费预算来协商 会议的承办方要认真做好餐饮的预算 采购 烹调 就餐安排等工作 在饮食安排上在干净卫生的前提下 力求美味可口 品种多样 尽量照顾到不同国家 不同民族与会人员的饮食习惯 风俗 禁忌 照顾到不同地区和口味人们的需要 菜单安排不可过咸 过辣 过甜 过酸 一 会议的餐饮安排 事先要准备好干净的饮食用具 提倡实行自助餐制和分餐制 如果会议餐饮服务使用就餐券 组织方和承办方要事先协商由谁负责收取餐券 注意照顾到因开会或服务工作误了用餐的人员 应预留一些饭菜 有会间 茶歇 的 要注意提供足够的茶点做好饮茶水和饮料的供应 参会人数较多的会议一般应提供矿泉水 会议期间应配备必要的专职医护人员 如发现出现因饮食 饮水和环境卫生等原因造成的突发情况要及时予以处理 二 会议的住宿安排 大中型会议由于与会人员多 会期相对较长 一般需租用招待所 宾馆 饭店 会议中心等 在选择住宿的招待所 饭店 宾馆 会议中心之时 要充分考察其基本设施是否齐全 安全性如何 价格是否合理 地点是否方便 环境是否安静 整洁 然后综合考虑选择 要是由与会者自己支付住宿费 就需选择几家价格 条件不等的招待所 饭店 宾馆或者是同一家宾馆不同的标准的客房供其选择 如果由主办方支付费用的 则需按其职务标准安排住房 除了部分嘉宾和主办方的领导 其他与会人员的住宿标准应相近 涉外会议的住宿要安排在有涉外接待资格的酒店 宾馆 其房间物品配置应有洗发香波 香皂 牙膏 洗手液 沐浴液 漱口液 发胶 香水 浴衣 浴帽 吹风机 防晒霜 针线包等 具体安排住宿时 要根据与会人员职务 年龄 健康状况 性别和房间条件综合考虑 统筹安排 二 会议的住宿安排 年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳 通风 卫生条件较好的房间 注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间 也不要把有打呼噜习惯的与会者和睡觉较轻的人员安排在一处 可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明 请与会者自己选择预定 预定住宿地点的工作一定要打出提前量 预定数量上 略有富裕 在会议客房的入住和退房服务中要讲求效率和服务的周到 对与会者有可能提前入住或延迟退房 而承办地点在接待上有困能的 要事先在相关会议通知上注明 与酒店讨论承办协议 确定全部会议场地 包括每个房间的名称及可供使用的时间 餐桌座位安排 视听器材以及其它设备的图表都应将有关内容附于签订的协议书之后 确定保证的客房间数 应列出参会者大多数人员的到达和离去日期 房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期 确定由旅馆提供的免费商品和服务 例如会议室及其布置 特别装饰 欢迎会的音乐和酒 飞机场接机 特别的娱乐活动 工作人员伙食 电影放映员及其他额外人员 确定任何特殊设备安装或改装 是否要增加特别人员 服务或设施 并明确开支怎样负担 确定预定和开票手续 包括组织方为宾客承担财务责任的限度 列明应向参加者个人直接收取的费用 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或最后期限 协议还应规定酒店需及时通报重要变动信息的内容 四 会议参观娱乐安排 赢利性商务会议的主办方经常利用会议期间的娱乐项目吸引与会者 这种情况下的娱乐安排必须有较高的质量和足够的吸引力 娱乐活动的成本应包括在会议预算中 并事先进行审核 安排会议娱乐活动应尽量与会议主题密切联系 不要只是单纯的娱乐 娱乐活动的时间安排和内容安排事先要精心设计 不要临时凑合 在选择会议地点时应考虑到办会地点能否为与会者提供娱乐服务 有无基本的娱乐设施 安排与会者参加娱乐活动 一般事先要提供活动安排表 以便使与会者了解活动的内容和时间安排 现场表演涉及到舞台的准备与布置 桌椅的摆放 化妆室的提供 费用的收取等 到会场附近的景点游玩 需要安排车辆 注意安全 如果全家人都参加会议 应考虑与会代表们的配偶及其子女们在会议期间的活动安排 注意事项 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 餐饮方面住宿问题车辆问题参观娱乐问题 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 原则 会议检查 会期 规模 名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备会场布置情况会议保卫 会议应急方案 人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题行为问题住宿 餐饮 医疗 交通 通讯 标准 稳定 可靠 迅速 娱乐 值班 会议的组织和管理会务的实施 开会期间 开会期间的工作 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件 商务会议的信息工作 会议信息的搜集 会议信息的利用 会议信息的传递 会议信息的加工 一 会议信息的搜集 会议信息搜集的主要渠道 向全体与会人员搜集文件 向会议的领导人 召集人和发言人搜集文件 向有关的工作人员搜集文件 并搜集各种会议记录 召集各团组联络员碰头会 汇总情况 搜集会议代表的发言稿 书面建议等 商务会议信息的搜集方法 召集能够提供信息的人开会 提供书面材料 通过个别约见有关人士 当面向他们搜集信息 小型会议结束时 由秘书人员在会场门口随时搜集 对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员 及时采取个别催退的方法 按清退目录收集 大中型会议文件的搜集 可事先印发会议文件清退目录 要求每位与会者在会议结束时 根据目录整理好要清退的文件 统一交至会议秘书处 或由各组秘书收齐后交给秘书处 限时交退 搜集会议工作人员手中的文件 可采取下发会议文件搜集目录的方法 限时交退 信息搜集的要求 会议信息搜集过程实际上是深入会议活动 了解会议情况 掌握会议信息的过程 齐全 及时 准确 有效是商务会议信息搜集的基本要求 二 会议信息的加工 会议信息加工是利用一定的科学规律和方法 根据信息的特点 对搜集到的大量的会议信息进行鉴别 分类 存储 综合处理 使信息系统化 有序化 综合化 会议信息筛选的过程就是其价值的判断过程 必须有明确的目的性 针对性和价值观 信息的筛选要善于鉴别 善于比较 善于分析 严格把关 严格选择 重点选择有实际利用价值的信息 会议信息的筛选要运用科学的态度与科学的方法进行 认真遵循真实性 典型性 科学性 前瞻性的原则会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同 将信息分成各个类别 使信息条理化 便于存放和查找 提高信息利用的效率 会议信息分类可根据会议的性质 形式 规模 内容 范围等角度划分 会议信息不仅要分类 而且必须正确 合理地分类 注意科学性 客观性 逻辑性和实用性 会议信息内容丰富 服务对象多 进行科学地排列存放 能够便于查找和利用 会议信息的排列方式可分为 按时序 重要程度 文种 议程顺序 问题 时间等方式排列 经过排列的文件信息要按统一方法编号 固定其在文件夹内的次序 便于查找利用 文件夹内文件信息 只要有图文的纸面均编为一页 页号编在正面的右上角和背面的左上角 要避免重编或漏编 二 会议信息的加工 会议信息的存放要求包括 便于管理 便于反映客观实际 便于利用 会议文件的存放方法包括 一个会议设一夹 按信息形成阶段设夹 按时间阶段设夹 按专题 名称设夹 按信息的性质分类设夹等 经过筛选和整理后的商务会议信息 要成为最具使用价值的信息 还需要进行综合 实现信息资源的整合 形成可供直接提供有效利用的信息 会议信息的综合方法主要有 归纳法 是将某一主题的有关会议信息加以集中 然后全面 系统深入地进行综合归纳和分析 以求完整 准确地说明会议某方面的情况 报道法 借用新闻报道的形式 在开头部分 先将要反映的会议内容概括为一段精炼的导语 然后从不同的侧面报道讨论的内容 摘录法 将发言人的发言摘要整理编排而形成信息材料 排比法 将发言的内容按一定次序排比编写 分析法 进行信息加工提炼要善于运用各种分析方法 开发出深层次的会议信息 三 会议信息的传递 会议活动的过程就是信息传递交流的过程 无论是会前 会中还是会后 都在进行信息的传递 当面获得信息 直接交流或反馈信息 以实现信息的价值 使信息成为会议组织的前提 会议管理的基础 会议决策的依据 会议传递的各种载体 会议口头传递方式主要有面谈和电话 采用会议口头传递信息方式 可以有效提高会议效果 更好地促进与会者之间的交流 具有直接 迅速 方便的优点 但是信息不易储存和跟踪 一旦出现传递障碍 很可能误事 特别是信息在传递过程中受接收者个人原因的影响容易失真 有时甚至产生误解 会议书面传递方式包括 会议通知 会议备忘录 会议记录和组织会议的书面报告等 书面传递方式能充分 完整地表达信息内容 将有关事宜交代得清清楚楚 方便与会者交流信息 减少情绪 他人观点对信息传递的影响 避免信息的失真 给接收者留有相当大的思考余地 让其充分理解信息 因为通过书面传递可以 多次复制及远距离传递 在正式传递之前能反复修改 更加严密 逻辑性强 方便储存和利用 利于长期保存 有形展示 确保提高管理效率 声像传递有两种形式 一是将讲话事先制成录音或者录像 然后在会议上播放 二是对会议发言和会场内的真实情况进行录音 录像 作为书面会议信息记录的重要补充 以便日后提供利用 像传递能形象地表示信息 直观地再现信息 可以完整地传输与会者的发言内容 使一些重要讲话和精彩的报告原汁原味地保存下来 具有真实性 生动性和感染力 收到其他信息传递方法达不到的效果 用传真的方式传递会议文件信息 速度快且不受时间的限制 能接收和发送手写 打字 打印的会议文本和图形信息 既能避免文件在邮寄过程中丢失 又可以迅速及时地让与会人员收到信息 但难以保证信息的机密性 只能发送给有传真机的单位 电子邮件传递是将会议有关信息 用E mail的方式发给所有与会人员 其特点是 信息传输迅速 减少用纸及发送纸面邮件的费用 能发送图表 照片等各种类型会议信息 并将信息同时发送到多个邮箱 但由于发送信息容易 导致信息量大 易使人们淹没在电子邮件中 四 会议信息的利用 利用信息 策划会议 使会议的策划建立在一定的基础之上 但要避免脱离实际 生搬硬套以往的会议形式 要在参考以往会议信息的基础上 针对本次会议的目的与任务 实事求是地做好会议策划工作 利用信息 把握到会情况 与会人员的到会情况对于会议各项安排和活动十分重要 要熟悉到会情况 利用获得的到会信息 做好会议工作 通过会议签到 搜集到会者人数 缺席者人数和名单 让会议主持者及时了解具体的准备情况 让会务后勤部门准确把握与会者到会情况 做好相应的安排 特别是大 中型会议 到会人数多 情况复杂 必须准确把握到会情况 以便对可能发生的各种意外情况及时采取应急措施 利用信息 进行情况反馈 对与会者向会议提交的建议 议案或提案 必须及时搜集 整理 慎重处理 并迅速汇总呈送给会议主持者和主席团 以便按规定的成序进行审议和处理 广泛征求与会者的意见 建议和要求 并将搜集的有关情况及时进行综合处理 分类向领导汇报 以便对具体问题予以解决 利用信息进行会议沟通 要充分利用信息 实现有效的沟通 如发出会议通知 提前让与会者和有关单位做好会议准备 与特邀领导 专家学者 知名人士等贵宾联系 并根据反馈信息对各项具体事务做好安排 根据会议需要 与电视台 报刊等传播媒介联系 做好宣传准备 根据会议需要 与有关要视察 考察 参观的单位联系 以便具体安排有关事项 利用信息进行催办 会议形成的文件信息 是会议取得的重要成果 是会议精神贯彻落实的重要依据 利用信息加强催办 可以使领导全面了解会议精神的贯彻落实情况 了解办理过程中出现的新情况 新问题 并根据实际需要采取必要的措施 及时解决会议事项办理中遇到的困难和问题 第八章商务会议的视听设备 一 会议视听设备租用 借助先进的多媒体会议视听设备 不但使会议信息的生成 采集 存储 处理 加工 传送和输出方式发生改变 更能够满足各种现代化活动的需求 会议先进的视听设备构成的主要部分有 会议管理系统 投影系统 大屏幕显示系统 音响系统 视频会议系统等 会议管理系统包括 选举 表决系统 同声传译系统和会议讨论系统 选举 表决系统可以根据不同会议的需要 可以配置带选举 表决的会议系统 表决时 与会代表只需按下自己面前设备上的表决键 表决结果就会显示在主席机的LCD屏上 或通过CCU和DCN软件显示在会议室的其它大屏显示设备上 同声传译系统可以作为需要进行国际交流 多民族交流的场合 专业会议多功能厅应配备一流的数字会议 同声传译系统 以便于进行多种语言现场实时交流 会议讨论系统可在中大型团体会议交流场合进行使用 因会议发言者众多 为了便于会议管理 同时又使每个人方便发言 需要使用会议讨论发言系统 在会议场所内 每位与会代表面前都有一个代表设备 装有话筒 只需按动操作面板上的按键便可以控制自己话筒开关状态 实现申请发言等功能 一 会议视听设备租用 投影系统包括会议用投影系统包括投影机 投影仪 屏幕 电子白板 等离子超薄电视和录像机等多种设备 大屏幕显示系统与音响系统 大屏幕投影显示专为会议而生 它特别适合多人的场合 大屏幕显示系统能够显示更多的信息 实现信息的共享 而且能够很好地结合图文播放 使会议生动而直观 视频会议系统根据应用的网络通信技术不同 连接方式有以下几种 ADSL视频会议系统 通过ADSL视频会议系统与远端的人们进行会议联系 通用性强 目前全球 全国ADSL网络很普及 所以开通极为容易 就和打电话一样方便 数字专网视频会议系统 通过DDN 卫星 微波等数字专网与远端的人们进行会议联系 图像质量可达到DVD品质 MPEG2 适用于要求较高的场合 如军队 公安 科研 媒体 高级政府部门 大型企业等 IP局域网视频系统 通过局域网与网络内的人进行会议联系 图像质量可达到DVD品质 MPEG2 适用于有较好局域网的企事业单位 普通电话视频会议系统 通过普通电话进行视频会议联系 图像质量尚可 对要求不高的企事业单位及个人可以基本满足 二 远程视频会议设备的准备 视频会议属于同步会议 利用视频设备 通过微波线路或卫星线路 播送主会场和各个分会场的活动景象 与会者在不同的地理位置上 在同一时间内参加会议 视频会议的特点是 实现了声音和图像同时传送 与会者虽然远隔千里 但能听到与会者发言的声音 看到对方发言时的表情以及发言时所展现的文字 图表 图像 打破了空间的限制 分散在各处的与会者不受地域的限制 能够通过现代化的通信技术 围绕共同的议题参加会议 节省时间 费用 与会者在不同的地方 同一个时间进行交流 大量节省了旅途时间和交通 食宿 印刷会议文件的各项费用 有利于更多的人员参加会议 交流效果较好 高质量的声音和清晰的画面 使每一位与会者都有身临其境之感 更有利于双向交流 收到良好的会议交流效果 视频会议局限 视频会议的初始准备时间较长 而且初始投入成本较高 对视频会议设备的硬件条件和技术条件要求很高 同时 没有面对面会议形式所具有的互动效果 因而交流不够深入广泛 远程视频会议设备的准备 视频会议信息工作的要求 视频会议效率高 投入也大 必须高标准 严要求 踏踏实实做好会务工作 提前发出开会信息和分发文件信息资料 对主会场和分会场都要精心布置 会场的环境要安静 清洁 主会场和分会场要悬挂会标 突出会议的主题 同时便于电视宣传报道 提前设置与检查会场信息传输设备 视频会议设备要求较高 要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场 又能把各分会场的信息反馈给主会场 会场内可以配备高速传真机 以便同时传送文件 场内会议设备要落实专业技术人员调试 检测 会议期间要有值班维修制度 及时解决技术上的故障 确保会议顺利进行 做好会议信息准备 与面对面会议相比 视频会议时间紧 能够发言的人数少 发言的时间相对长 为了提高会议的成效 对会议讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效沟通 如电话 文件 小型会议等 成熟之后再在视频会议上通过 采用先集中后分散的形式 为了减少租用通信线路的时间 在议程安排上 先集中开大会 然后由分会场各自举行会议 汇总情况信息 会后 各分会场要将本会场的情况整理成书面报告呈交主办单位备案 远程会议的设备检查 选择承办视频会议的电信服务公司 远程会议筹备方案拟定后 应预先了解能够为远程视频会议提供电信服务的公司 并与之联系 深入了解对方的业务范围 服务方式 收费情况等 并提前一周与电信服务公司预约 明确提出自己的要求 并提前将下列内容告诉电信服务公司 此次会议的日期 会议起止时间 会议参加人数 与会者的电话号码 主持人姓名和号码等 设置并检查会场信息传输设备 视频会议设备要求较高 要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场 又能把各分会场的信息反馈给主会场 会场内可以配备高速传真机 以便同时传送文件 场内会议设备要落实专业技术人员调试 检测 会议期间要有值班维修制度 及时解决技术上的故障 确保会议顺利进行 提前寄发文件 会议上要审议的文件 会议程序 议程以及有关信息 会前通过传真或电子邮件传给与会者 以便他们有时间准备会议讨论 三 会议设备的维护 由于视听设备比较昂贵 因此有必要派专人负责会议视听设备的使用和安全工作 包括登记设备的出入 正确操作设备以及在会议前后保证设备在会场中的安全 例行维护的工作范围是 视听设备使用前检查全部电源 将需要用到的耗材准备好 认真填写设备使用操作记录 操作过程中出现异常现象时 要作详细记录 并及时进行维修 工作人员还应准备一些应急的设备配件 如空白磁带 彩色粉笔 钟表 保险丝 贴纸标签 空白透明幻灯片 空白录像带 备用灯光及一些基本工具 如十字螺丝刀 一字螺丝刀 开口钳 锤子 装有新电池的手电筒 等 四 会议设备的调试 在需要使用视听设备的会议之前 有必要对多媒体投影 电子白板和幻灯片放映等进行预演 以确保相关人员都清楚地知道操作的过程 通过预演 人们可能会发现讲台 灯光 投影机等需要重新布置等类似问题 在布置会场之前 人们还需要弄清会议中电源插座的位置 因为安装设备时可能需要一些额外的接线 经过精心的策划 人们可以在布置会场时尽量减少地面的接线 先进的技术使视听设备比从前要求更多的电力 会议承办者可以就使用多媒体设备时电流的类型和电量与会议地点的人员协商 摆放会议设备要充分考虑到会议场所空间 每个会场都有其自身的特点 在使用视听设备的时候必须被充分考虑 有柱子的会场通常被认为不适合使用视听设备 设备使用和维护人员在使用之前 应仔细阅读 使用说明书 熟悉机器的构成及可拆卸部件 使用时则要严格按照 使用说明书 的要求进行操作 会议的主持人和发言人 一 会议主持人主持会议的技巧秘书主持团队小型会议应善于营造和谐气氛 当严肃与害怕弥漫在会议中时 参会人员就很难畅所欲言 要鼓励参会人员发言 主持人除了应尽可能少发言 避免暗示何为其偏好的意见外 更重要的是要营造和谐的气氛 当参会人员的发言流露出批评和不满时 主持人要避免露出不悦或接话反击 否则就很难让会议有和谐的气氛 主持会议要坚持按照会议议程进行 议程是让与会者对要讨论的事项有心理准备 也方便在讨论每个议题告一个段落时 检查有无该议而未议的地方 另一方面 也让与会者对会议流程有清楚概念 可避免讨论失去控制 主持人要正确总结讨论内容 在会议进行时 主持人有必要在讨论每告一个段落时 将结果做一次总结 总结完毕后 主持人再宣布下一个阶段的讨论 总结的目的也是使会议能照既定的方向进行 并避免忽略任何有建设性的意见 主持人要善于引导发言者解释令人困惑的发言 有些发言者可能不善言辞 或喜欢用专用名词 发言内容常常让人一头雾水 令其他参会人员只能 臆测 这种情况常常使发言原意被扭曲 因此 当主持人发现有让人困惑的发言 而又没有人提出质疑时 就应立刻对此人做出回应 要追问到当事人能把确切的意思讲出来为止 一 会议主持人主持会议的技巧 主持人要尊重少数人的意见 避免会中意见一面倒的情况 有时少数人的意见会在日后被证明才是对的 主持人要使参会人员了解到 即使不同意他人的看法 也要尊重他人发言的权利 主持人的工作就是要在当少数人意见被压制时 尽可能让他们多发言 毕竟少数人所提出的反向思考 有时对提高决议质量很有帮助 主持人要减少与议题无关的争辩与讨论 无关的争辩指的是 发言者情绪化地要他人承认其想法是错误的 这样就会产生不必要的争端 当这种情况发生时 主持人要立即打断他的发言 说明其争辩的内容与讨论无关 但是若其争辩的内容没有离题 则可鼓励继续辩论下去 因为这样反而对于了解议题的优劣有正面帮助 主持人还要善于在会议进行过程中保持中立态度 其职责应是尽力协助参会人员以客观态度议事 而不是暗示参会人员何者为其满意的意见 因此 主持人在主持人和发言中要坚持客观中立的态度 不要掺杂个人意见 二 会议主持人如何控制会议进程 会前控制的主要内容 明确会议的目的 议事日程 与会人员 召开会议的时间和地点 会议种类和应发散的文字材料 会中控制的主要内容 创造和谐的会议气氛 宣布开会 控制议程 鼓励讨论 总结发言 控制人员发言 做出决议 确定行动和责任 闭会 会后控制的主要内容 回顾会议情形 评价会议进展情况和结果 确信全体会议成员均已理解会议内容 三 秘书如何做好讨论 作为会议成员 秘书要明确会议目 会议程序 与会人员是否积极参与讨论 与会人员能否充分发表自己的见解等问题 作为与会者 秘书要严格遵守参会的基本规则 不迟到 不早退 不随意进出会场 不交头接耳 不精神涣散 将精力集中于会议讨论 明确会议的目的 努力为自己的论点提供有力的佐证 就事论事 不要就人论事 当遇到尖锐分歧时 能力寻求其他解决方法 当会议矛盾比较尖锐时 适时转移话题或要求主持人暂时休息 四 秘书如何促成会议决议的形成 会议决议的作用 会议决定或决议的事项 如果需要通知有关部门经理知晓的 秘书部门应该负责催办 同时 应将在实际贯彻执行中所得到的结果 引起的反应以及造成的影响等情况 反馈给主管领导者 会后