高效会议主持技巧.ppt

高效會議主持技巧 HLP徐啟中2004 11 16 零 关于会议 FunnyMeeting MeetingFunny 好多会 每周开周会 每月有月会 随时检讨会 年底是年会 开会 开会 不开怎么会 本来就不会 开了就变会 有事要开会 没事也开会 好事大家分 出事大家推 上班没干啥 一直忙开会 大会接小会 精神快崩溃 大小事不干 通通作外推 问我啥本领 专长是开会 上午有早会 下午有午会 下班不能走 还有个晚会 赴会要实时 小心选座位 最好靠边边 以免遭口水 虽然在开会 谁也不里谁 有人忙协调 有人无所谓 主席一上台 自称大掌柜 扯东又拉西 全凭一张嘴 内容没准备 听来活受罪 差了十万八 大家还说对 关于会议 根据AMA AmericanManagementAssociation 美国管理协会于2003年对20余个开发国家 超过12 000名主管所进行的一项研究报告指出 各企业主管平均每周花在会议时间 至少占了1 4的总滞留公司时间公司规模愈大 愈高阶 上述时间比率愈高不到1 10的主管认为过去所进行的会议是有效率的不到1 10的主管认为这现象 不需要重视初步推估平均每天全球约有八千万个会议召开一家拥有500位职员以上的企业 平均每月花在会议上的 人力成本 不含用品费 水电费 耗损费等附加开支 约15万美元 120万人民币 PS 会议成本计算公式 会议成本 2ABT CA 与会成员平均之 每小时平均工资 通常为全公司员工平均工资 实薪 的3倍B 参与会议之人数T 开会经历的时间2 由于会议引起经常性管理 业务工作停顿而产生损失C 会议实际费用 交通费 场地成本 用品耗损 水电等附加开支 试算您部门可能发生之 周 会议成本 关于会议 续 会议的成本平均而言 组织花费 全年薪资费用的7 15 在会议上中级主管花费35 的时间在会议上高级主管花费60 的时间在会议上 根据美国史丹大学Dr J R Kelly所领导的组织行为研究团队 调查指出 正常营运公司之员工48 5 的时间花在进行会议正常营运公司之员工97 6 的时间花在执行会议的决议86 9 的员工觉得会议流程还有5 以上的精进空间74 3 的员工觉得会议引导能力的强化是刻不容缓的83 6 的会议领导者觉得会议参与者的会议修养 认知急需加强88 1 的员工认为开会 参与会议 是件苦差事会议占据之时间 正比于职位的等级会议领导能力的高低 正比于升迁机率的高低 您认为呢 关于会议 续 壹 新世纪会议新认知二 会议的新时代精义三 会议的功能与目的 一种动态过程 一种为了达到 特定目的 而进行的动态过程 一种为了 节省时间 提升效率 以达 特定目的 的动态过程 新世纪 会议 的精义 二 会议的定义 狭义 三个人在一起 进行15分钟以上的聚会 为了通知为了跨部门协调为了收集意见为了订定目标为了因应紧急状况为了解决问题为了计划或作策略为了作决定为了得到承诺为了获得结果 三 会议的功能及目的 1 一般性功能 目的 2 策略 附加 性功能 目的 为了人才培育为了测试共识为了试炼领导能力为了了解组织脉动为了突破组织惯性为了革除专家愚昧为了铲除团体思考为了排除执行停滞 综合结论 以 节省时间 提升效率 为宗旨 的动态过程来达成 一 一般性目的二 特殊性目的三 策略性目的 贰 成功会议的关键与带领一 成功会议的定义二 会议成功的关键与操作重点 一 成功会议的定义 在设定的会议时间内 完成会议的程序 并达成预设的会议目的 二 成功会议之关键与操作重点1 会议目标设定之原则之一 SMART 会议目标范例比较 制程质量改善VS 2005第1Q开始前良率提升至97 二 成功会议之关键与操作重点1 1 会议目标设定之原则之二 PROBE 会议目标范例比较 2005年CostDown务必达成50 VS 第4Q突破目标15 与NO 1部门绩效奖金夺取 KEY 提前提供具体检核窗体数据 进行差异管理流程 引导突破再行动意愿与承诺 宣达会议此类会议的目的是主要在重大的决策 或告知相关的人员 由于没有文书转达的误解 并能立即解答疑问 检讨会议此类会议的目的在控制各部门工作进度与质量 同时也让与会人员了解其它单位的现况 二 成功会议之关键与操作重点2 会议种类的选择方向与执行要点 KEY 预先宣达會后之后续动作目的 预判 设计可能的Q A 对焦认知与共识 KEY 评估 确认协调属性 TaskorPeople 规划 邀约协调关键助力人士与会 协调会议此类会议主要因为部门间利害发生冲突 或者需要众多单位配合实施 所以召开会议 解决问题会议此类会议的目的在集思广益 共商可行的办法 收集意见会议此类会议的目的在获得与会者的意见 KEY 提前列举 提供FOCAL POINT 运用Pb S 工具 发生发现发觉问题一并解决 KEY 提前提供意见方向 要点 责任分派 规划并告知原委 程序与可能之后续计划 二 成功会议之关键与操作重点2 会议种类的选择方向与执行要点 续 二 成功会议之关键与操作重点3 效益式会议流程模组 I 目标导向式会前会议规划 任务分派与通知 V 结论 决议 行动计划产出 执行约定 III 策略性 激励性议程进行 II 会议开始 背景 目标 程序说明与 boundary 约定 IV 各项主议程进行 主席引导 发问 施放灵感激发素 与会者发言 议论 VII 会后会 执行追踪 VI 临时动议 议论结论 决议 行动计划产出 执行约定 散会宣布 从事交谊活动 外界之干扰 与会者离题 主席离题 让没有必要留在会场之与会者留在现场 数据不充足 却贸然下决策 少数人垄断会议 与会者之间交头接耳 与会者不表明真正感受或意见 与会者之间争论 与会者与主席争论 视听器材发生故障 与会者欠缺热心 会议超出预定时间 主席未能归结会议之成果 欠缺会议记录 不对决议事项进行追踪 不对会议之成败进行检讨 不解散已达成任务之委员会或工作小组 与会者对会议感到不满 参 成功会议的运筹谋划会议规划通则 规划会前 中 后确认事项二 会议规划 议程规划注意事项三 会议规划 六大与会者遴选规划方向 1 规划开会前确认事项 确定出席者知道会议主题清楚标示各个主题讨论目的规划 确认出席名单及人员出席可能状况预判 可能 不可出席者应预先取得主席同意 并指定代理人出席者知道每人在会议中所担任的任务必要的会前规划与进行确认会议资料预先发放会议中各议题之 可能解决方案 诱鸟 施放准备确认会中可能用上之 灵感激发素 准备完成 一 会议规划通则 规划会前确认事项 2 规划开会进行流程 宣布开会的内容 宣布方式 时间配置报告出席的人数 宣布方式 时间配置报告会议的议程 宣布方式 时间配置宣读上次会议记录 宣布方式 时间配置报告上次决议案执行情况 宣布方式 时间配置宣布 确认本次会议之各项BOUNDARY 时间配置进行本次会议预定讨论事项 进行方式 时间配置预判 灵感激发素 施放时机 施放方式 时间配置预判会议可能延展事项与准备 进行方式 时间配置临时动议 进行方式 时间配置宣读决议事项 进行方式 时间配置宣布散会 时间配置 一 会议规划通则 规划开会进行流程 3 规划开会后工作事项 会议内容校对会议内容呈报对象会议内容确认作业流程会议记录分发作业与建文件会后会进行会后行动事项展开与成效追踪 一 会议规划通则 规划会后工作事项 那些地方可能会出现问题 这些问题存在多久了 目前情况发展的趋势或程度的后果 分析诊断问题症结 有什么解决方案 有没有需要施放 诱鸟 议程规划与进行策略 策略鼓励性议程一般性议程敏感性高议程敏感性低议程重要性议程紧急不重要议程分配每个议程讨论时间讨论进行时可能发生问题点 解套方式准备以下几个思考点 二 议程规划注意事项 一 对会议目标及成果拥有 关键性同意权 的人 该被告知 并被要求参加 二 对达成会议目标有 关键性帮助 的人 该被要求参加 三 该斟酌邀请对达成目标有 关键性冲突 的人 四 善于做客观判断 勇于表达己见 或有高度沟通意愿的人 该优先于爱发表情绪性言论 沉默寡言或主观性强的人 五 与会者的职别阶层应尽量拉近 六 一般会议的与会人数该控制在十人以内 否则必耗时良久 且不易获得具体的 突破性的结论 815原则 三 六大与会者遴选规划方向 肆 成功会议的运作与领导一 会议主席开场技巧二 会议主席发问技巧三 会议主席聆听技巧四 会议主席冲突处理技巧五 会议主席决议技巧七 会议主席结束会议技巧 建立可自由发言的气氛使与会人员的关注力得以集中详细说明主题及目的明确表示会议的预定程序须通知全体人员的事项 主席的开场白应力求简短扼要 其内容如下 士气鼓舞 今天的会议议题将是大家非常感兴趣的 会议主题 今天的议题是 召开背景 为甚么要请大家来讨论这个议题是 会议目标 今天的会议期望能达到 会议程序 今天的会议将如何进行 一 会议主席开场技巧 重点指引 参考 准时开始开场白及说明会议的重要性及议程规划议程协议及其它游戏规则取得大家的同意 支持并遵守会议的议程防止不切实际的期望和隐藏的议程确定在开始前解决重要的反对理由方便当有人在会议中离题时 引导他们回到议程当所有人同意变更会议计划时 方可改变议程询问及鼓励参加者 是否期望订定一些游戏规则以促进会议的效能 一 会议主席开场技巧 应注意事项 今天请大家来此的目的是希望能透过跨部门数据分析找到A产品的改善流程重点 今天的会议希望先由财务部为我们解说明年预算编列的一些改变 再请各部门提出明年度超过五十万的新计划重进行讨论及表决 我认为依列出来的项目找出优先级会比较容易 现在我们用复式投票法 每人不只一票 来找出最重要的前三个问题 各位有没有不同意见 一 会议主席开场技巧 传统开场范例 创新效益开场设计六大技巧 1 就地取材 例 今天温度高达40度 所以咱们趁热追击 60分钟内完成会议任何不主动参与者 就是会议延迟 热垮大家的全民公敌 2 最新信息 例 第2Q之绩效奖金与部门绩效竞赛 最新消息是 3 八卦内幕 例 昨晚我看到公司某位同仁 挽着一位女生 酷似阿妹 4 引经据典 例 K Y 说 会议的最重要精神是 5 问题引导 例 对于本部门costdown的三大指标方向 有谁知道 6 幽默开场 例 老婆严重警告我 今天傍晚的会如果开超过6 30 就要罚洗她的内衣裤一个礼拜 所以拜托大家帮帮忙 一 会议主席开场技巧 创新效益开场范例 发问的目的 鼓舞参与 引出意见 深度对焦发言 问时机 发问的种类方向 以回答方式区分封闭式问句 目前市场有多少竞争厂商 开放式问句 你认为这种产品可用在哪些市场 以回答对象区分征求式 有谁可以针对这个议题提出看法 指定式 小张请你说说你的看法 发问应注意的原则先用征求式而后用指定式给予答复者思考的时间多使用开放式问句 少用限定式问句发问首重引导 二 会议主席发问技巧 发问通论 全心聆听效果最好 善用距離聆听技巧 3R聆听效益法则 Repeat Re write Re Organize 三 会议主席聆听技巧 聆听重要招术 全身皆为聆听器官 四 会议主席冲突处理技巧 议事冲突观念澄清 四 会议主席冲突处理技巧 议事冲突ExtraTip 3F情绪VS 事件焦点处理法则 决议的四种方法 主管决 一切由你决定 过半数决或多数决 与会者投票决定 共议决 所有参与者可以支持的结果 代议决 选一群人来作决议 五 会议主席决议技巧 决议模式 结束会议与后续行动展开及追踪 使用结论式的问题说明什么样的结论 可以视为这次会议的结果 下一个步骤是什