研究生信息系统使用说明-综合 - 杭州电子科技大学经贸学院(2).doc

研究生信息管理系统使用说明(院系使用网络版)杭州电子科技大学2010年7月研究生信息管理系统使用说明(院系使用网络版)一系统介绍关于本系统研究生信息管理系统是一个集基本数据输入、基本编码管理和基本数据统计以及数据的修改、浏览、查询和打印等功能为一体的信息管理系统。本系统采用C/S结构和B/S结构相结合的方法编程，采用Microsoft公司的SQL server数据库作为服务器数据库，中文Windows作为系统运行环境。系统界面设计友好、操作方便、特别是采用了代码和模糊输入相结合的方法，数据输入效率大大提高，数据统计方便。本系统带有大量报表打印文件，为用户的数据打印输出提供了方便。同时，这些报表可由用户自行修改以达到更满意的效果。本系统的所有字段名均为中文，系统中的数据库查询、浏览条件设置窗口操作简便，可将任意字段组成任意条件进行有关对象的数据库记录查询、浏览。本系统共由“硕士基本档案”，“培养计划查询”,“教师档案”，“成绩登记”，“成绩查询”，“开课教师管理”，“学位申请”，“选课管理”，“中期考核”，“数据打印”，“数据统计”和“系统维护”等模块组成。二. 运行环境 本系统适应目前使用的各种机型，能运行中文Windows的各种微机。如扩大内存容量和提高CPU速度将获得更好的使用效果。三. 安装和启动系统 1. PC终端软件安装 院系所版可以直接从FTP服务器的专门目录下载，将服务器上YXSYJS目录下的文件拷到本地机器的根目录，并下载自己院系目录中的文件覆盖YXSYJS目录中的同名文件即可。启动点击YXSYJS.EXE文件即可启动本系统也可以在桌面上建立快捷键选择快捷键运行。本系统的用户由学校研究生处管理，进入开始页面后，从用户选择框中选择用户，在下方的文本框中输入密码，按回车，如果用户和密码通过验证，即可正式进入系统。四.模块功能介绍学生基本档案维护学生网上制定个人培养计划学生个人培养计划制定完成从专业培养计划中选课 新学期学生从个人培养计划中选课学生成绩库信息浏览学生版选课操作流程从全校性开课目录中选课系所审核、确认、转库教师网上登记成绩新学期学生从全校开课目录中选课研究生信息管理系统院系所版的功能是对学生和教师输入的某些信息进行维护和管理。学生进入学校后一个重要的内容是制定个人培养计划，并按照计划选课，上课。院系所版可以检查本学院学生的选课情况和成绩登记情况。同时可以管理本学院所开的课程。对课程的上课时间，上课地点，主讲教师进行管理。当学生选课以后，本版本可以对本学院所开的课程，如果主讲教师没有顶的话，可以通过“临时库信息处理”菜单下拉条的“授课教师替换”模块选择主讲教师，也可以对已经确定的教师进行替换。41 系统菜单4.1.1 文件菜单(F) 文件子菜单由关闭(C)，保存(S)，另存为(A)，还原(R)，页面设置(U)，打印预览(V)，打印(P)等部分组成。关闭(C) 可关闭当前的运行窗口。保存(S) 可保存修改后的报表文件。另存为(A) 可将报表文件另存为别的文件名称。还原(R) 可将修改过的文件还原为原来的样子。页面设置(U) 可设置打印报表的页面和选择打印纸张的大小。打印预览(V) 可在报表正式打印前进行打印模拟显示。打印(P) 可将报表的内容通过打印机直接打印出来。4.1.2 编辑菜单撤消(U) 撤消最近一次所做的操作。重做(R) 重复撤消操作前的动作。剪切(T) 移去目前选择的内容。复制(C) 复制目前选择的内容。粘帖(P) 插入最后一次所选复制或剪切的内容。选择性粘帖(S) 选择性地插入最后一次所选复制或剪切的内容。清除(A) 清除当前页面上的全部内容。全部选定(L) 选定当前页面上的全部内容。查找(F) 打开查找条件设定窗口，设定查找的内容并查找。再次查找(G) 对已设定的查找内容继续查找。替换(E) 对已查找到的内容进行替换。4.1.3 表菜单本菜单用于处理数据库表的操作。 字体（F） 字体选择。 转到记录（G） 将记录指针转到满足条件的记录号。 追加新记录（N） 在数据库尾部追加新记录。 切换删除标记（T） 切换记录的删除标记。 追加记录（A） 追加来自其他数据库的记录。 删除记录（D） 在当前记录加上删除标记。 恢复记录（E） 去除当前记录的删除标记。 彻底删除（M） 对已标上删除标记的记录彻底从数据中删除。 替换字段（R） 取代字段的内容。 调整字段大小（S） 调整字段的大小位置。 移动字段（V） 移动字段的位置。 字段重索引（X） 对已建索引的字段进行重新索引操作。4.1.4 报表菜单 本菜单包含用于创建和修改报表的命令。“报表”菜单命令标题/总结(T) 显示“标题/总结”对话框，可以指定是否将“标题”和（或）“总结”带区包括在报表中。数据分组(G) 显示“数据分组”对话框，可以创建数据组并指定其属性。变量(V) 显示“报表变量”对话框，可以创建报表中的变量。私有数据工作期(P) 在一个私有工作期中打开报表使用的表，这样它们将不受其他报表、表单或程序的影响。单击此命令将它们打开或关闭。快速报表(Q) 自动将选定字段放入一个空的“报表设计器”窗口中，该命令提示选择一个表，并显示“快速报表”对话框，可以选择字段及字段布局。运行报表(R) 显示“打印”对话框，使您可以将报表传送给打印机。运行报表不会改变表、索引或备注字段中的数据。415 奖励惩罚 可对学生的奖励、惩罚信息进行管理。 奖励信息 对学生的奖励信息进行维护管理。 惩罚信息 对学生的惩罚信息进行维护管理。4 415 选课 该菜单包括“开课目录”查询，“学生选课”情况查询，“考试日程安排”，“授课教师替换”（替换课程的主讲教师），“课程表编制”和“教学日历查询”等模块。教学日历将由教师通过教师版直接将信息输入服务器，研究生信息管理系统使用者都可以看到有关的信息。 416 成绩库处理 该菜单包括“成绩库转库”和“成绩库导出”两各模块。 “成绩库转库”的功能是当任课教师把本学期听课学生的考核成绩输入后，可以打印一份课程成绩单。任课教师签字后到学院秘书处提交成绩单，秘书可以通过本系统的“成绩库转库”模块审核输入的成绩，通过审核后可以将该课程的记录从临时成绩库转入成绩库，经转库后，任何人均不得修改。4.1.7 缴费贷款可对学生的缴费、贷款信息进行管理。缴费信息管理 对学生的缴费信息进行维护管理。贷款信息管理 对学生的贷款信息进行维护管理。4.1.8 培养计划可查询专业培养计划和个人培养计划。培养计划 对各专业的培养计划信息进行浏览、查询。个人培养计划 对个人的培养计划信息进行浏览、查询。4.1.9 学位申请可对“学历教育申请硕士学位”，“同等学力申请硕士学位”和“申请硕士专业学位”等内容进行输入，查询和打印等。 4.1.10 教师信息 对教师的基本情况,任课情况,指导学生,科研情况，发表论文，出版著作，获奖，申请专利等信息进行查询和审核。教师档案 对教师的基本档案进行维护管理。任课情况 对教师的任课情况进行维护管理。指导学生 对教师指导研究生的信息进行维护管理。科研情况 对教师的科研项目情况进行维护管理。发表论文 对教师已发表的论文信息进行维护管理。出版著作 对教师已出版著作信息进行维护管理。获奖情况 对教师已获奖的信息进行维护管理。申请专利 对教师已申请专利的信息进行维护管理。4.1.11 学生成果科研论文 查看学生发表论文的情况出版著作 查看学生出版著作的情况获奖成果 查看学生获奖情况申请专利 查看学生获专利情况4.1.12 中期考核开题报告 查看学生输入系统的开题报告信息，输入考核评语读书报告 查看学生输入系统的读书报告信息中期考核 对学生输入的信息进行检查和考核，并输入评语4.1.16 系统维护可进行其他有关内容维护的操作。学生注册 对学生的注册信息进行管理。学生密码维护 管理学生的上网密码。密码设置 设置目前使用者的密码。建立基本代码库建立专业培养方案建立学生基本档案学生网上制定个人培养计划学期临时选课库建立学期开课目录库学期临时成绩库学生成绩库信息浏览、报表打印数据统计研究生管理工作流程学生网上选课系所审核、确认、转库教师网上登记成绩学生网上申请答辩系所审核、确认答辩信息维护学校审核学位委员会审核授予学位毕业离校研究生报名研究生录取4.2 主要系统模块说明 4.2.1 开始界面选择用户，输入密码4.2.2 硕士基本档案硕士基本档案是对硕士研究生的基本数据信息进行修改、浏览、查询和打印的场所。操作方法 进入本系统后，选择硕士基本档案图标即可进入硕士基本档案数据处理窗口。第一次进入后的默认数据库年份是当前计算机的年份，以后进入系统的年份由上一次退出系统前的年份决定。如需要调用其他年份的数据库，直接在年份字段输入四位数年份即可。在基本信息输入窗口的上部有12个按钮。前面4个是记录移动按钮。第5个是记录定位按钮，第6个是记录查询按钮，第7个是打印报表选择按钮，第8、9两个按钮分别具有双重功能，在浏览记录状态，这两个按钮分别是新增记录和修改记录按钮。当其中的一个被按下以后，这两个按钮自动会转为保存记录和恢复记录按钮。第10个按钮是删除当前记录按钮。第11个按钮是退出硕士基本档案处理窗口，第12个是获得在线帮助按钮。右边的插入照片bjzp按钮是用于插入照片到数据库。照片文件要求选用jpg格式，这种文件占用的容量比较小，一般一张照片占8K左右。4.2.3 专业培养计划在专业培养计划模块可以将各个培养类别的专业培养计划输入到专业方向培养计划库中，数据库名称为“硕士培养计划”。为了保持培养计划的历史内容，培养计划以年为单位建立，以前建立的培养计划可以复制到当年，然后再进行内容调整。有两个模块可以进行培养计划维护，模块1可以直接从课程代码库中挑选课程组织专业方向培养计划，该模块操作简单，效率很高。模块2可以对已组织好的专业培养计划的各门课程进行具体内容的修改、维护。4.2.4 个人培养计划模块在个人培养计划模块可以浏览、修改学生已制定的个人培养计划内容。学生可以通过“学生WEB版”在规定的时间内网上自行维护。学生个人培养计划维护界面4.2.5 成绩登记模块 学生在每个学期结束前的规定时间内，通过“学生WEB版”的“学生网上选课”模块，将下学期要上的课程从其个人培养计划中转入“研究生学期选课库”，选课的内容可以从自己的培养计划中挑选，也可以从学校的开课目录中挑选课程。当选课结束后，校级版使用者可以通过系统维护的“学期选课库转入学期成绩登记库”按钮，将已选的课程全部转入“研究生学期成绩库”，一旦转库结束，学生就无法再修改选课的内容，但学生可以进行选课内容、上课地点和考试时间的查询。如果学生需要修改选课内容可以向学校管理部门提出申请，由管理部门的老师通过“校级使用版”进行修改。在学期结束时，由任课老师通过“教师web版”，系所秘书通过“系所使用版”或校级管理人员通过“校级使用版”的相应模块将学生的成绩登记入库。原则上各开课教师负责登录成绩。操作：选定成绩登记图标即可进入成绩登记界面。在“按课程名称显示空成绩记录”选择课程。可以仅显示还未登记成绩的记录。在“按课程名称显示全部记录”选择课程，将显示该课程的全部记录。当输入某记录的考核日期后，按F11按钮可以将已输入的日期保存，到下一条记录需要输入相同的日期时，按F12可以复制该日期到考核日期字段。4.2.6 成绩管理模块通过本模块可以浏览和打印学生成绩的总体情况.4.2.7 成绩库转库通过该模块可以对任课教师输入的成绩进行审核，通过审核后可以将课程记录转入研究生成绩库。此时，任课教师已经无权再对成绩记录进行修改。4.2.8 教师基本信息 通过该模块可以输入、修改、浏览和打印教师的基本信息。教师的基本信息也可由教师通过教师使用版在网上自行维护。4.4.9 数据信息统计模块 通过该模块可根据不同的要求对已有的数据库进行统计。其主要内容有 导师基本情况统计 主要对已本学院教师基本情况进行统计。 导师年龄情况分段统计 主要对本学院教师根据性别、职称进行年龄分段统计。 学生基本情况统计 主要对本学院研究生的基本情况进行统计，并显示结果。 分专业学生基本情况统计 主要对本学院研究生以专业为单位进行统计，并显示结果。 学籍异动情况统计 主要对本学院研究生的学籍异动情况进行统计，并显示结果。 导师指导学生情况统计 主要对导师的指导研究生情况进行统计，并显示结果。 学年开课情况统计 主要对学年的开课情况进行统计，并显示结果。 各科选课情况统计 主要对即将开课课程的选课情况进行统计，并显示结果。0 各科成绩情况统计 主要对已开课的课程成绩情况进行统计，并显示结果。1 全体成绩情况统计 主要对全体学生考试成绩进行统计，并显示结果。2 学科科研成果统计 主要对研究生的科研成果情况进行统计，并显示结果。3 导师科研成果情况统计 主要对导师的科研成果情况进行统计，并显示结果。 操作：进入本系统后，选择数据统计图标即可进入统计项目选择窗口。首先，选择统计项目， 然后输入数据库年份并选择在校或毕业生库中的硕士生，博士生或硕博士选项。最后，选择确认键即可进行所选项目的统计，并显示统计结果。 4 数据信息打印 通过该模块可以直接打印学生的基本情况、考试成绩等有关报表。 操作：进入本系统后，选择数据打印图标将弹出数据打印项目选择窗口。首先，在左上方打印项目选项中选择其中的一个选项，系统的默认项是最上面的一项。如需改变可用鼠标选择。然后，输入数据库年份，最后，选择硕士或博士按钮可进入数据打印报表选择窗口。 数据打印报表选择用鼠标在报表项目表中选择所需打印的报表文件（在报表项目表中，左边是报表文件名，不包括扩展名。右边是报表文件的中文意义）。左下方是模拟显示和报表打印选项，如选择模拟显示，当选中确认按钮时，打印报表的模拟结果将显示在屏幕上。如选择报表打印，打印信息将送往打印机。在模拟显示和报表打印选项的右边是限定条件(F) 和 While 条件设置选项。如选中其中一项将会弹出For 或 While 条件设置窗口。该条件的设置与基本档案中的定位和统计中的统计限制条件设置相同。5 硕士在校生学位信息处理 学历教育申请硕士学位信息处理模块可以用于输入、查询和打印在校生申请硕士学位人员的基本情况。当启动该模块后，系统将进入信息输入窗口。 在该模块基本信息输入窗口的顶部中间有一排按钮，其功能包括记录移动、记录增加、记录数据修改、记录定位、记录数据浏览、查询，数据打印，记录删除和退出信息处理窗口等。 操作方法 进入本系统后，选择硕士在校图标即可进入数据库基本信息处理窗口（见图2），默认年份为系统存储的年份，在该窗口的年份字段输入年份可以调用相应年份的数据库。 在校生申请硕士学位人员基本情况数据输入窗口，主要包括学生的基本信息，本模块中的籍贯、政治面貌、民族、大毕院校、大毕专业等项目均可通过直接输入，代码输入等方法来完成这些字段的输入。 在进行添加、修改记录操作时，底部提示行有按 / 和回车键可重复上一记录的字段内容提示的字段均可按/ 和回车键复制上一记录字段的内容。日期字段按年，月，日输入，其中小于10的月和日需在其数值前加0，例1999年3月3日，应输入19990303。 基本数据处理窗口的顶部有12个按钮，当鼠标停留在这些按钮上时都有中文说明显示。当进入窗口时的初始状态是浏览状态。此时，对各字段作任何改动都不会对数据库表进行任何操作，只有当选定新增或修改按钮后，才能激活存盘和复原按钮，并按存盘按钮后才能将新增或修改的内容正式信息存入数据库，否则将恢复原状。 窗口顶部的第1个按钮是将显示记录定为第一条，按第2个按钮是向后退一条记录，按第3个按钮是向前进一条记录， 按第4个按钮是显示最后一条记录， 按第5个按钮是记录定位。按此键后，可设置需定位记录的条件，如满足条件的记录存在，则在窗口中马上可以看到该记录的全部内容。按第6个按钮可激活浏览查询条件设置窗口，在该窗口的函数区域有四类函数选择条。其中，字符代表字符型函数，数学代表数学型函数，逻辑代表逻辑型函数和日期代表日期型函数。当用鼠标点中右边的三角形按钮时，将出现下拉函数选择表，从中选择需要的函数后，该函数将跳入中间的FOR 表达式编辑窗口。然后，用鼠标在选中的字段名上快点两下，该字段将进入已选函数的括号中，FOR 表达式编辑窗口也可直接编辑表达式内容。当完成表达式编辑后，按OK键，For条件表达式设置完成。按第7个按钮可激活数据打印报表选择窗口，按第8个按钮是新增记录按钮，按第9个按钮是修改记录按钮，按第10个按钮是删除当前记录，按第11个按钮是获得帮助信息，按第12个按钮是退出当前模块。6 同等学力申请硕士学位信息处理同等学力申请硕士学位信息处理模块可以用于输入、查询和打印申请硕士学位人员的基本情况。当启动该模块后，系统将进入信息输入窗口。7 For条件设置窗口该窗口的函数区域有四类函数选择条。其中，字符代表字符型函数，数学代表数学型函数，逻辑代表逻辑型函数和日期代表日期型函数。当用鼠标点中右边的三角形按钮时，将出现下拉函数选择表，从中选择需要的函数后，该函数将跳入中间的FOR 表达式编辑窗口。然后，用鼠标在选中的字段名上快点两下，该字段将进入已选函数的括号中，FOR 表达式编辑窗口也可直接编辑表达式内容。当完成表达式编辑后，按OK键，For条件表达式设置完成。8 浏览、查询条件设置窗口第一行：数据库：在该区域可选择已经调入内存的数据库。索引次序：对已选定