中小企业货币资金内部控制存在的问题与对策3稿.doc

中小企业货币资金内部控制存在的问题与对策摘要：企业货币资金的内部控制是企业内控的一个重要组成部分，货币资金控制的好坏直接关系到企业的生存、发展、获利。内部控制的主要目的是实现企业货币开支的合理、合法和货币回收的安全可靠，货币资金失去有效控制是现在中小企业普遍存在的问题，在实际工作中，常由于内部控制制度不健全、执行不到位而造成货币资金管理发生失误甚至被贪污或挪用的现象，因此必须建立和完善企业货币资金内部控制制度，提高会计管理水平。关键词：货币资金、内部控制，内部控制制度一、货币资金内部控制的重要性货币资金是以货币形态存在、企业所有资产中流动的资产，其无可替代的支付能力，它已成为保护国有资产安全的重要目标。由于货币资金是企业最常见的偿债方式，所以加强货币资金支付的管理控制，对于提高货币资金周转速度和使用效益具有重要意义。 货币资金是企业的血液，企业的启动和发展必须靠足够的资金来解决，如果一个企业没有资金或者是资金不足，再好的计划、项目，都是空想，再好的投资活动都有可能中途搁浅。因为充足的资金是企业经营活动顺利进行的重要保障之一，起着根本性作用。企业之所以在运转，完全是因为资金在不停的流动。资金不足，会使一些管理者无法根据市场的变化积极应变，无法采用那些实际而又有效地方法来用对现实中面临的各种问题，如何筹措、使用、调节、盘活企业资金，使资金在市场经济中保值增值，顺畅循环并对其加强管理，已成为财务工作者面临的一个重要课题。总之，货币资金是企业进行生产、经营等一系列经济活动中最基本的要素，资金管理贯穿于企业整个生产经营的始末，具有举足轻重的作用，资金管理是财务管理的集中表现。只有抓住资金管理这个中心，采取行之有效的管理和控制措施，疏通资金流转环节，才能提高企业经济效益。因此，加强资金的管理及控制具有十分重要的意义。内部控制制定、执行的科学与否，直接关系到企业能否实现战略目标，内部控制要求单位将近期利益与长远利益结合起来，在单位经营管理中努力做出符合战略要求、有利于提升可持续发展能力和创造长久价值的策略选择；它要求结合自身所处的特定经营、行业和经济环境通过健全有效的内部控制，不断提高营运活动的盈利能力和管理效率；单位通过内部控制保证信息质量真实可靠，这有利于管理层做出科学的决策和对营运活动及业绩的监控并且有利于提升单位的诚信度和公信力维护单位良好的声誉和形象；良好的内部控制，应当为资金权完整提供扎实的制度保障；守法和诚信是单位健康发展的基于内部控制有效地制定和执行将为企业保驾护航。二、货币资金内部控制存在的问题货币资金的内部控制是企业为了维护资产完整, 保证会计信息和财务活动合理合法, 实现经营目标, 在企业内部建立的各项制约机制。货币资金是企业资产的重要组成部分, 是其中流动性最强的一种资产, 它具有交换和流通的手段, 又可以当作财富来储蓄, 极具被挪用和侵吞性, 因而建立良好的货币资金内部控制制度尤为重要。中小型企业由于所有权和经营权密切相关, 加上规模小、业务收支频繁, 会计核算简单, 会计人员素质不高, 制度不健全,货币资金就可能失去有效控制。在实际工作中主要表现在以下几个方面：（一）货币资金收支方面存在的问题货币资金收支存在的问题主要表现在现金收支业务和银行存款收支业务。1.现金收支业务方面的问题（1）更改凭证金额，虚构报账内容。 会计人员利用工作之便，趁机“刮、涂、抹”原始凭证上的金额，贪污相应款项或大量挪用资金。（2）收款不开任何收据 出纳或收款人利用经手的现金收入的机会，在收入现金时既不给付款方开收据或发票，也不报账和记账，而是直接将现金占位己有。（3）票据联次内容不一致。 出纳或收款人员常常利用职务之便，在开票时利用套写或假复写的方法，如将票据一、二联次分开填写，导致发票联与记账联内容不一致，从而贪污差额款。（4）销毁票据、盗用发票。 会计或出纳人员销毁现金收入的票据，从而将票款私吞，或用盗取的发票向客户开票，重复收款或报销。（5）现金收入与支票收入对冲。 出纳或收款人员在收到现金后不及时存入银行，在收到相同金额的支票时把支票入行，然后把现金收入的出账联凭证和支票的送行单一起入账，而支票收入的出账凭证不入账，现金则挪用。出纳或收款人员采取这种张冠李戴的方式，经常一支票未到账为借口一达到挪用现金的目的。2.银行存款收支业务方面的问题 （1）涂改银行对账单 企业记账人员同时负责银行对账单的领取和银行余额调节表的编制、这就容易出现私自涂改银行对账单的行为，从而侵吞企业资金。（2）私自提现。 会计或出纳人员私自签发现金支票，用于提现或购买商品、物品，不留存根、不记账，将所提现金或所购商品、物品据为己有。（3）私自背书转让、出借支票。财务人员将转账支票、汇票及银行本票私自转让给其他单位，或将支票借给他人用于结算，允许他人使用本企业开设的银行账户为其办理转账业务，从中谋取私利。（4）多头开户、公款私存。 会计人员私自用企业印章在他行开设存款账户，对收进的款项存入私设的户头，等期末在存入单位账号，将私存期间的利息据为己有，（二）岗位分离方面存在的问题 在很多企业中，岗位分离方面存在的问题较为严重。像一人身兼数职、单位会计人员定期轮岗要求几乎没有落实的现象层出不穷。银行对账单的传递工作都是由出纳一人完成，并且企业的银行存款余额调节表由出纳人员来编制。甚至有的单位的出纳人员除了担任现金收付、银行存款的存取等本职工作外，同时还兼保管会计凭证、账簿及所有的会计印章等工作；有的会计也收取现金，一个人办理货币资金业务的全过程。有的单位会计、出纳一人兼。这就无形给有关人员公款私存、私自放贷款获取利息提供了机会。（三）授权批准方面存在的问题 在授权批准实施这一方面，大部分企业还是遵守了企业资金收支内容都要经过相关授权部门审核批准的滚定。这也表明货币资金的审批权限控制在企业管理中受到了重视。但是还有部分企业并非依靠内部控制来警醒授权审批而是主要依靠“一支笔”进行审批。特别是在一些中小企业，由于它们机构小，往往是领导一个人说了算。“一支笔”审批主观随意性，有的就滥批“人情债”，使一些不合理、不合法的开支得到报酬。还有的是同一笔经济业务，不同的人来报销有不同的结果。领导权过于集中，弱化了其他人员的审核，甚至有的就形同虚设。 （四）票据印章管理方面存在的问题大部分企业从形式上看，票据与银行印鉴分置良好。但是在实际实施中企业常常会出现因贪图工作便利，将印签交给一个人进行操作，即形式上印鉴已分离，但在实际使用印鉴时并没有尽职尽责地对应支付的票据进行严格审查后在盖章，致使携巨款潜逃的现象时有发生。在支票的管理方面包括领用登记、核销手续、空白支票的使用，空头支票、远期支票的开具与使用的等。企业在规范控制上符合标准率的都不高，集中体现在采购过程中领用空白支票的使用情况比较严重。有些单位对购入的票据没有设备查簿登记，直接交由使用部门使用。使用部门对票据的领、用、存也没有进行严格的管理，致使有关人员受到现金不上交、不入账，出现侵吞公款等不法现象。如：身为公司主办会计，不仅不为公司管好资金账目，反而利用职务便利，私吞公司79万元公款用来满足个人私欲。2010年1月8日，这个胆大的“家贼”邓某被山东省庆云县检察院以职务侵占罪批准逮捕。 邓某，男，45岁，案发前任庆云县某公司财务主管兼主办会计。自2008年3月至12月期间，邓某利用保管公司财务章、现金支票、总经理私章的便利，先后13次利用公司现金支票从银行支取现金65万元，除部分现金存入其个人银行卡内，其他现金均用于包养情人、出入高档酒店和KTV娱乐场所、购买奢侈物品及日常开销。为掩盖犯罪事实，邓某于2008年11月份在待摊开办费和在建工程项目中做空账63万余元。同时，邓某还利用公司客户往其个人开立账户上汇款的便利，私自截留16万元，并在未做账的情况下将其中14万余元用于个人挥霍。 2009年3月6日至9日，公司总经理张先生要求邓某支付某公司30万元原料款。邓某见侵吞公司资金的行为将要暴露，便谎称自己从公司挪用了40万元借给朋友。被公司责成追回借款后，邓于3月14日以追要借款的名义离开公司。5月6日，邓某与公司失去联系，公司遂向公安机关报案。2009年11月18日，公安机关对邓某进行网上追逃。12月1日，邓某在山东省平原县一网吧内被抓获归案。三、货币资金内部控制出现这些问题的原因(一)内部控制制度体系不完善 目前，一些单位对建立内部控制制度不够重视，内部控制制度残缺不全或有关内容设计不够合理。比如在不相容职务分离原则上，一些单位在编制人员少的情况下，没有增配人员，使得一名财务人员常常身兼数职，容易对货币资金业务的某个环节拥有绝对的处置权。类似行为得不到有效的监督，就容易造成管理上的漏洞。(二)单位领导或主管人员滥用职权部分领导干部或主管人员置内部控制规章于不顾，将自己的行为凌驾于内部控制制度之上，必然会使业务经办人员屈从于外部压力，绕过必要的程序和环节，违规办理业务，致使内控制度失效。(三)具体业务经办人员素质不高 如果人员安排不当，不具备相应的管理知识和能力以及较高的思想道德品质， 也会影响内控制度效力的有效发挥，不能及时杜绝风险的发生。四、货币资金内部控制改进的措施（一）建立货币资金内部控制制度1.建立不相容职务岗位分离制度。不相容职务是指企业里某些相互关联的职务，如果集中于一个人身上，就会增加发生差错和舞弊的可能性，或者增加了发生和舞弊以后进行掩饰的可能性。这是中小企业建立相互约束机制的基础。就会计部门来讲，出纳和会计这两个职务，不能由同一人担任，即：出纳只负责货币资金的收付、保管各种空白收据、支票、发票等，不能兼任会计审核、会计档案保管和登记债权、债务、收支、费用等分类账、总账的工作，应该根据分工原则，尽量地将涉及到现金的业务由不同的人员来完成，避免只由一个人去办理货币资金业务的全过程。如果企业的确人手有限，也应保证实行钱账分管，即管钱的不管账，管账的不管钱。此外，中小企业还应该注意以下几种职务之间的分离：授权批准职务与执行业务职务，业务经办职务与财产保管职务；财产保管职务与会计记录职务。 2.建立授权审批制度，各司其职，杜绝一条龙作假的现象。 货币资金支出审批手续的规范化、制度化，既可减少某些不必要的支出，也可以防止侵吞和挪用行为发生。具体可以包括：（1）授权权限，即审批人应当根据批准制度的规定，在授权范围内进行审批；（2）授权批准程序，企业的有关部门或个人在用款时，应当向审核人（会计主管）提交支款申请书，注明款项的金额、用途、支付方式等，并应附有关的合同或送货清单、签验货证明等。审核人应对该申请的真实性、合法性进行审核，并核实该笔业务的手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等，对不符合规定的支付申请，审核人应当不予办理；接下来，审批人（企业负责人）应当对审核后的支付申请批复，最后交给出纳人员办理支付手续。 当然，在这一整个过程中，必须要具备一个主要的前提，那就是除了要建立不相容职务岗位分离制度以外，还应当加强企业的内外部监控。 3.建立健全的货币管理制度。 （1）做好企业的资金收支预算企业的生产经营活动，主要是通过货币资金的流通（流入与流出）来实现的。编制资金收支预算的目的，就是要按照企业的生产经营要求，对企业的货币资金流入流出先做一个预先的安排，尽可能使企业保持畅通的资金渠道，从而保证生产经营的正常运作。 （2）合法地办理现金收支业务 中小企业应该针对企业自身的特点和会计人员的设置情况，对经济业务采取一系列措施和方法，建立一套符合实际情况的资金收支业务流程，以保证会计记录的真实性、完整性和正确性，同时，也使货币资金业务的会计处理更为程序化和规范化。 收入货币资金的途径，一是通过银行，二是直接收取现金。由于通过银行收款的业务受到银行的直接监督，起到了外部控制的作用，客观上能够减少和堵住货币资金收入业务中的漏洞，企业只需把重点放在银行票证的管理与银行的及时核对上，就能有效地保护货币资金的安全。因此，货币资金收入业务的内部控制制度设计，主要是现金收入业务。 一般情况下，企业的现金收入主要靠销售货物取得现金和回收欠款取得现金。由销售货物取得现金，多数是那些零星销售行为，凡发生这类收现金的业务应该先由出纳开具收款凭证（收据或发票），再传递到会计那里加盖财务专用章，出纳再根据收款凭证的顾客联收取现金。业务发生后，收取的现金应于当日存入本企业的银行账户，存单回执应由会计人员复核签字，并附上收款凭证的入账联，尽量在当天进行账务处理。回收欠款业务也可以参照这个程序来办理，总之，就是要使开票和收款工作分离，且不论采用什么方式收取现金，在强调原始凭证作用的同时，都必须充分利用账簿的功能，按规定及时登记现金日记账和现金总分类账，并加强两者之间的核对工作。 中华会计网 目前，许多企业办理财务开支大都先由企业负责人审批后，再由会计审核记账，我认为，企业开支的原始凭证不合法、不规范、白条入账、贪污挪用等违法会计行为屡禁不止，一个很重要的原因就是这种“自上而下”的票据审批程序造成的。如果将这个程序的顺序调整一下，先由会计人员对原始凭证的真实性、完整性、合法性进行审核，再经企业负责人审查该笔开支是否与经营业务有关，是否同意开支，变“事后监督”为“事前监督”，这样才有利于发挥会计的监督职能，及时有效地打击违法行为。 4.建立票据与印章的管理制度。 票据和印章的管理对一个企业来讲是货币资金业务得以正常进行的保证，有了票据和印章，就可以支配企业的货币资金运动。所以，企业应当明确各种票据的购买、保管、领用、注销等环节的职责权限和程序，并设置专门的登记簿进行记录：购入票证时及时登记，妥善保管；详细登记用途；领用时必须按编号顺序使用；防止空白票据的遗失和被盗用。同时，还要加强对银行预留印鉴的管理，在实际操作中，一般是由出纳保管空白支票和个人私章，财务专用章由会计或其他授权人员保管。严禁只由一个人保管全套银行印鉴和空白票据。 5.加强对会计人员的法制教育，提高会计人员的业务水平。 企业的经营活动离不开人这个主体，要保证货币资金的安全和运作畅顺，就必须保证货币资金业务岗位人员的素质。企业的会计人员必须要有会计从业资格证，这是对从事会计工作人员的最起码的要求。对货币资金岗位的人员进行定期换岗，并应当鼓励会计人员多学习相关知识，定期参加后续教育，不断提高业务水平。 （二）检查监督制度的执行力度 建立相应的内部审计制度，是检查监督企业货币资金内部控制制度的一种特殊形式。它是企业内部经营活动和管理制度是否合理、合法和有效的独立评价机构，在某种意义上讲也可以称为是对其他内部控制的再控制。中小企业出于管理成本的考虑，一般不设置专门的内部审计部门，所以中小企业的内部审计控制，可以定期聘请注册会计师对企业的账目进行审核，看是否存在错误和营私舞弊的现象。在日常的工作中，应该加强以下两点的控制： 1.对现金实行突击盘点。 据了解，许多中小型企业只在年末（每年的12月31日）进行一次现金的定期盘点，由出纳盘出现金的实存数额，会计复核，并与总账的现金数额进行比较，看二者是否一致，然后填制（现金盘点表。中小企业的老板应该重视对现金的内部控制，采取经常性的突击盘点，并且增强会计人员的责任感，把这件事情落实到位，及时发现和处理现金收支保管中存在的问题。这样，现金的安全才能得以保障。 2.加强对银行日记账与银行对账单的核对，同时对未达账项的真实性进行核查。 在银行存款业务方面，主要是由会计人员每月末对银行日记账和银行对账单进行核对，并且应该在与银行对过账的前提下，才出会计报表。如发现日记账与银行对账单的余额不相符，应尽快查找不符原因，并编制银行存款余