2.物资.备品配件采办计划及工作程序.doc

海洋石油富岛股份有限公司物资.备品配件采办计划及工作程序1. 计划程序1.1. 需求计划1.1.1. 申报单位1.1.1.1. 技术装备部：负责申报、汇总、审核备品备件及材料消耗年度需求计划、备品备件及材料大修需求计划、技改技措物资需求计划、设备更新计划、月备品备件消耗需求计划（包括电气、仪表、机修的备品备件）。1.1.1.2. 各生产车间、各维修车间和各行政管理部门负责申报月消耗材料计划。1.1.1.3. 产品销售部采办部：负责申报经公司有关部门及领导签批过，按储备定额执行的物资需求计划。1.1.2. 申报格式按海洋石油富岛股份有限公司“关于统一备件材料需求计划申请表格式”的要求（FDQC 10008）文件执行。1.1.3. 审批流程申报单位（车间）领导签字部门总经理签字。不符合该审批流程的需求计划不能进入采办程序。1.1.4. 申报时间1.1.4.1. 月需求计划，在每月的25日以前报产品销售部采办部。1.1.4.2. 年需求计划，在每年的10月25日前报产品销售部采办部。对于还没有进行国产化替代的备品配件，由于订货困难、加工及运输周期长，各申请部门要考虑将该需求计划列入到年度需求计划中。115 符合第1.1.3款要求的需求计划统一报送产品销售部采办部。1.2. 采办计划1.2.1. 物资采办计划编制1.2.1.1. 由采办部统一汇总所有需求计划。1.2.1.2. 采办部经理或副经理将汇总后的需求计划按物资分类分配给主管该业务的计划员。1.2.1.3. 计划员需认真核对需求计划的各项内容，查阅当月库房结存、在途物资、当年已提计划、已签订或即将签订的合同与订单，在此基础上确定出采购量和采购项目。1.2.1.4. 计划员应根据所掌握的市场信息、供应商信息及相关技术资料，会同提出计划需求部门确定采办渠道，需要国外原主机制造厂才能提供的物资，计划员应在处理情况栏内注明“由进出口部询价”。1.2.2. 报出时间1.2.2.1. 月采办计划，在每月的5日前报请各相关部门领导和公司总经理审批。1.2.2.2. 年采办计划，在每年的1月15日前报请各相关部门领导和公司总经理审批。1.2.3. 审批流程产品销售部领导签字相关审批部门总经理签字公司总经理签字。不符合该审批流程的采办计划不能进入采办程序。1.2.4. 计划员收到批准的采办计划后应及时将“由进出口部询价”的项目清单列出交进出口部。1.2.5. 采办计划备案经过公司总经理签批同意执行的采办计划原件交计划财务部备案。采办计划复印件和需求计划原件留采办部存档备案。1.3 特批计划不适用本计划、采办程序。2. 采购2.1. 采购原则2.1.1. 竞争原则：每个采购合同都应向至少三家厂商或供应商询比价，少于三家应作出说明。2.1.2. 公平原则：应给资格预审合格并有兴趣报价（或投标）的供应商提供公平竞争环境。2.1.3. 质量优先原则：在处理质量、交货期和合同价格的关系时，应将质量放在优先地位，确保所采购的材料、设备及备件完全符合现场安装的技术要求。2.1.4. 限价采购原则：在符合质量优先原则的前提下，应努力将每个合同价格控制在概算确定的采购限价范围内，如果出现超限价的情况，应及时作出详细的分析说明并报计划财务部、公司主管领导，批准后方可签订采购合同。2.1.5. 零星采购原则：单次采购价值在壹万元左右的低值易耗品和消耗材料，可在市场上直接采办，但必须坚持“货比三家，比值比价”的原则2.1.6. 分包采购原则：采办部计划员应按物资属性分专业分包采办。2.1.7. 招投标原则：凡是符合公司招投标规定，满足招投标要求的物资，按招投标办法进行采购。2.2. 采购程序2.2.1. 询价2.2.1.1. 计划员按专业类别编制统一的询价单，选择技术优良，服务质量好的供货商询价。2.2.1.2. 在采办计划处理情况栏内注明有“由进出口部询价”的项目，分别由进出口部直接向主机制造厂询价，采办部计划员向能提供该产品的国内代理商或中间商询价。2.2.1.3. 进出口部将收到的报价单送采办部计划员作比价分析。2.2.2. 比价及确定供应商2.2.2.1. 采办部计划员将收到的报价资料（包括进出口部反馈回来的报价单），从质量、性能、价格等方面进行比较，优先选择技术优良，价格合理的供货商。2.2.2.2. 对于目前暂由国外原主机制造厂提供的备品配件，采办部计划员应根据所收到的报价（包括进出口部询来的），结合掌握的市场信息及相关技术资料，提出是否采用性价比更高的替代品牌或者安排国内测绘加工的工作联络单，会同有关申请部门确定。2.2.2.3. 通过比较，如果用人民币进行结算较合适的由采办部签订人民币结算合同。反之，则转由进出口部签订外币结算合同。2.2.3. 合同审批2.2.3.1. 确定供货商及结算方式后，由采办部计划员起草人民币结算合同，进出口部起草外币结算合同。2.2.3.2. 按海洋石油富岛股份有限公司合同管理办法报批合同。2.2.4. 合同执行2.2.4.1. 人民币结算合同由采办部负责款项支付、跟踪供货进度、及时催交、提货、售后服务联系。2.2.4.2. 外币结算合同由进出口部负责款项支付、跟踪供货进度、及时催交、提货、安排报关及商检、售后服务联系。3. 物资检验、入库及合同结算程序3.1. 检验3.1.1. 人民币结算合同物资到货后由采办部计划员会同保管员开箱。3.1.2. 外币结算合同物资到货后由进口部经办人委托商检会同采办部计划员、保管员共同开箱。3.1.3. 采办部计划员根据开箱内容，填写委托检验单发往相关检验部门。3.1.3.1化工原材料、油品及化学药品及玻璃器皿由公司中心化验室检验。3.1.3.2机械设备、机械备件（包括机修加工）由技装部检验。3.1.3.3金属材料、工具、阀门等由机修部检验。3.1.3.4电器设备和材料、仪器仪表设备和材料由电气部、仪表部检验。3.1.3.5标准件、通用备件、杂品、管件、五金交电、其它材料等由库房保管员和计划员联合检验。3.1.4. 检验合格的物资由采办部计划员办理入库手续。3.1.5. 检验不合格的物资，人民币结算合同由采办部计划员负责联系供货商更换或退货，外币结算合同由进出口部经办人联系供货商更换或退货。3.2. 填写入库单3.2.1. 到货经检验合格后的物资，一律由采办部相关计划员填写入库单送库房保管员签字交接（如属外币结算合同则由进出口部合同经办人向采办部相关计划员提供合同物资明细价格和合同执行过程中所发生的相关费用金额）。3.2.2. 保管员核对入库单与货物是否相符，如相符则签字入库；否则不得入库。3.3. 合同结算3.3.1. 人民币结算合同由采办部计划员持入库单（经部门领导签字、采办部计划员签字、保管员签字）、对外付款申请单（经部门领导签字、经办人签字）到财务办理合同结算。3.3.2. 外币结算合同由进出口部经办人持入库单（经部门领导签字、采办部计划员签字、合同经办人签字、保管员签字）、对外付款申请单（经部门领导签字、经办人签字）到财务办理合同结算。3.4. 质保金3.4.1. 对于留有质保金的合同，该物资（产品）在质保期内若无异常，由合同经办人持相