word中的批注和修订.doc

您可将批注 (批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。)插入到文档的页边距处出现的批注框 (批注框：在页面视图或 Web 版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例如批注和所做修订。使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和批注，并对其做出反应。)中。也可从视图中隐藏批注。如果不希望在审阅文档时显示批注，必须通过删除文档中的批注来清除它们。要了解文档中是否仍有批注，请单击“审阅”选项卡上“修订”组中的“显示标记”。插入批注您可键入批注。在 Tablet PC (Tablet PC：运行 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 的计算机。使用 Tablet 笔，您可以直接在屏幕上写字，还可以执行鼠标的功能。也称为 Tablet 计算机。) 上，可插入声音批注或手写批注。键入批注1、选择要对其进行批注的文本或项目，或单击文本的末尾处。2、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。 3、在批注框中或在“审阅窗格”中键入批注文本。注释 要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应。插入声音批注如果您的计算机是 Tablet PC，则可以录制声音批注。声音批注作为声音对象添加到批注框中。在首次添加声音批注前，您需要将“插入声音”命令添加到“快速访问工具栏”。1、单击“Microsoft Office 按钮” ，然后单击“Word 选项”。 2、单击“自定义”。3、在“从下列位置选择命令”下的列表中，选择“所有命令”。4、在命令列表中，单击“插入声音”，然后单击“添加”。要将声音批注添加到文档中，请执行下列操作：1、在“快速访问工具栏”上，单击“插入声音” 。 2、在打开的对话框中，单击开始按钮并录制声音批注。3、当录制批注完成时，按停止按钮并关闭对话框。4、如果 Microsoft Office Word 显示一条消息，询问是否要更新声音对象，请单击“是”。要收听录制的批注，请右键单击批注框，指向“录制机文档对象”，然后单击“播放”。注释 有关录制和编辑声音对象的其他信息，请参阅您的声卡和麦克风的文档。插入手写批注如果您的计算机是 Tablet PC，则可在文档中插入手写批注。墨迹将添加并显示在批注框中。1、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。 2、在批注气泡中撰写批注。删除批注要快速删除单个批注，请右键单击该批注，然后单击“删除批注”。要快速删除文档中的所有批注，请单击文档中的一个批注。在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“删除”下的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。删除特定审阅者的批注1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。 2、要清除所有审阅者的复选框，请指向“审阅者”，然后单击“所有审阅者”。3、再次单击“显示标记”旁的箭头，指向“审阅者”，然后单击要删除其批注的审阅者的姓名。在“批注”组中，单击“删除” 下的箭头，然后单击“删除所有的显示批注”。 注释 此过程会删除您选择的审阅者的所有批注，包括整篇文档中的批注。提示 您也可通过使用审阅窗格审阅和删除批注。要显示或隐藏审阅窗格，请单击“修订”组中的“审阅窗格”。要将审阅窗格移动到屏幕底部，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。更改批注如果批注在屏幕上不可见，请单击“审阅”选项卡上“修订”组中的单击“显示标记”。 1、单击要编辑的批注框的内部。2、进行所需的更改。注释如果批注框处于隐藏状态或只显示部分批注，您可以在审阅窗格中更改批注。要显示审阅窗格，请在“修订”组中，单击“审阅窗格”。要使审阅窗格在屏幕底部水平显示而不是在屏幕侧边垂直显示，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应。添加或更改批注中使用的姓名1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“更改用户名”。 2、单击“个性化”。3、在“对 Office 副本进行个性化设置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写。注释您键入的姓名和缩写将由所有 Microsoft Office 程序使用。对这些设置所做的任何更改会影响其他 Office 程序。当对要用于您自己的批注的姓名或缩写进行更改时，仅会对更改之后的批注产生影响。不会对在更改姓名或缩写之前文档中已存在的批注进行更新。在此输入你刚刚申请的金山通行证的用户名、密码和验证码，确定后提示“您已经成功登录”，再确定后出现“权限”对话框，在输入框中输入你要授权的金山通行证用户，如果要授权给多个用户则在多个用户名之间用半角分号（;）隔开，完成后点确定，记得在设置权限后要至少将文档存盘一次哦（支持保存为.wps格式和.doc格式）！至此，加密过程完成，怎么样，是不是很简单呢？测试二：用WPS 2005打开加密文档第WPS 文字 2005打开刚才生成的文档，出现“金山权限管理”对话框（图4），确定后输入金山通行证的用户名、密码和验证码，点击“登录”后，出现“您已经成功登录”提示，点“确定”后，如果你的通行证在文件加密时设置的列表中，则会顺利打开文件，如果不幸没有在列表中，则会提示“您没有允许打开文档的凭据，是否选择其他用户来打开文档”。点“是”后再次出现登录通行证对话框，点“否”后直接退出。需要指出的是，除了列表中的通行证用户外，用加密时登录的通行证也可以顺利打开文档。图3测试三：用WORD打开加密文档用WORD 2000专业版打开上面生成的加密文档时，会显示如下信息：“对此文档的权限当前受到限制。只有使用WPS Office 2005 或更高版本才能打开该文档。”（图6），即无论是是否拥有授权的金山通行证，都无法用WORD打开用KRM加密的文档。图4另外，当试图用Windows Xp自带的写字板打开KRM加密的文档时，会出现与WORD一样的提示。而用记事本打开时，则完全是一堆乱码。补充： 1、由于金山通行证是基于互联网的验证机制，因此，以上操作必须接通互联网的情况下才能实现。而在脱机状态下，则既无法给文档加密，也无法打开加密的文档。 2、要解密的话，则只需再点击一次“(自由访问)的权限”按钮，并去除“限制对此文档的使用权”选项前面的对勾即可。当然，操作完后必须至少存盘操作一次。 结论：相对于传统的单纯密码加密方式，KRM加密基于金山通行证，如果要破解，必须同时获得合法的通行证和通行证密码，使得破解难度成几何级数增加，确实能较好地保护我们的文档。 您可使用Word文档保护来限制审阅者可对您的文档进行修订的类型。让审阅者插入批注和修订1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。2、在“保护文档”任务窗格中，“格式设置限制”下，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击“设置”来指定审阅者可应用或更改哪些样式。3、在“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框。4、在编辑限制列表中，单击“修订”。(这包括批注以及插入、删除和移动的文本。)注释 对于不同的保护功能集，使用 Active Directory 目录服务，单击“限制权限”以使用信息权限管理。5、在“启动强制保护”下，单击“是，启动强制保护”。6、要为文档指定密码，以便只有知道该密码的审阅者能够取消保护，请在“新密码(可选)”框中键入密码，然后确认此密码。要点 如果您选择不使用密码，则所有审阅者均可以更改您的编辑限制。只让审阅者插入批注1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。当您与其他用户共享文档时，您可以跟踪修订，以便准确了解他们添加和删除的内容。然后，您可以确定是接受还是拒绝他们的修订，可以逐项甄别，也可以一次全部确定。如果审阅者分别用不同的文档返回他们的修订，您可以将所有修订内容合并到一个文档中，然后进行复查。如果您想记录对文档所做的修订，则可以将一个文档的不同版本保存在同一文档中。在文档中使用修订功能可让您在修订文档时不会丢失原文内容。在修订时，Word 将用不同于原文的颜色显示修订过的文字，并使用修订标记（如下划线）将修订后的文字与原文区别开来。为了保持文档布局，Word 还会在文档页边空白处的批注框内标识所做的修订及其类型（如删除）。默认情况下，Word 用下划线标出插入的文字并改变它的颜色。对于任何修订的文字，Word 还会在其左边的页边空白处显示一条垂直修订线，以帮助您找到文档中的修订内容。若要打开修订跟踪，请右键单击任一工具栏，单击菜单上的审阅以显示审阅工具栏，然后单击跟踪修订按钮。现在您所做的任何修改都将带上修订标记。注意：若要在编辑时关闭修订跟踪，请单击审阅工具栏上的跟踪修订按钮。当修订功能打开时，在文档底部的状态栏上将出现“修订”字样。关闭修订功能后，“修订”字样将变灰。如果修订标记会分散注意力，您可以在修订时不在屏幕上突出显示修订内容。若要隐藏修订标记，单击审阅工具栏上的跟踪修订按钮（如果需要的话），以启动跟踪修订。单击显示以便审阅向下箭头，然后单击最终状态。完成对文档的操作之后，单击显示以便审阅向下箭头，然后单击显示标记的最终状态，以查看文档中标识的修订。除了显示以便审阅列表可以改变您是否能够看到标识的修订外，您还可以使用显示列表来选择在文档窗口中看到的修订类型。在审阅修订时，您可以逐项接受或拒绝修订，也可以一次接受或拒绝所有修订。当您接受一项修订时，Word 将删除修订标记。如果修订删除了文本，它还将从文档中删除此文本。如果修订插入了文本，它将在文档中留下新文本。当您拒绝修订时，Word 将恢复原来的文本。若要审阅修订内容，您可以使用审阅工具栏。您可以通过使用下一处修订和前一处修订按钮逐项审阅修订。然后使用接受修订或拒绝修订按钮来响应修订。若要一次接受所有修订，可单击接受修订向下箭头，然后单击接受对文档所做的所有修订。若要一次拒绝所有修订，可单击拒绝修订向下箭头，然后单击拒绝对文档所做的所有修订。如果您想记录对文档所做的修订，则可以将一个文档的不同版本保存在同一文档中。当您将不同的版本保存在 Word 中时，由于 Word 只保存各版本之间的差异部分，而不是保存每个文档的完整副本，因此还可以节省磁盘空间。在保存文档的数个版本之后，您可以回过来审阅、打开、打印和删除较早的版本。您也可以让 Word 在您每次关闭文档时都保存一个文档版本，这一点对于您需要记录何人何时对文档做了修改的情况下十分有用，比如法律文档就需要这样。若要在每次关闭文档时都保存一个版本，请使用文件菜单上的版本命令打开文档名 中的版本对话框，然后选中关闭时自动保存版本复选框。 跟踪 Word 文档中的修订1. 启动 Word 或切换到 Word。 2. 在标准工具栏上，单击打开。打开对话框将出现。 3. 在打开对话框中，找到并选中您要跟踪修订的文件。单击打开。 4. 在视图菜单上，指向工具栏，然后单击审阅。审阅工具栏将出现。 5. 在审阅工具栏上，单击跟踪修订。现在您做的任何修订都将带上修订标记。提示：当跟踪修订功能打开时，跟踪修订按钮将显示蓝色的边框，并且在状态栏上突出显示“修订”字样；当跟踪修订功能关闭时，跟踪修订按钮将不显示边框，且状态栏上的“修订”字样变灰。 做修订并添加批注在打开修订功能后，若要对文档进行修改或向文档添加批注，请按照下列步骤操作： 1. 如果文件中有不再需要的文本，可选中此文本并按 Delete。Word 会插入一个标注，说明修订的类型和内容。例如，如果您删除“the quick brown fox”这段文字，您将会看到标有如下内容的标注：已删除：The quick brown fox。注意：如果看不到标注，可能是因为您在普通视图中查看文档。请切换到页面视图以查看标注。为此，请单击视图菜单上的页面。 2. 将鼠标指针悬停在删除的文本上。除标注外，Word 还使用屏幕提示来标记删除内容。如果您将鼠标指针悬停在删除的内容上，屏幕提示会告诉您修订者的姓名、修订的时间以及修订的类型。在此情况下，屏幕提示将显示已删除。 3. 如果您需要向文件中添加文本，可单击想要文本出现的位置，然后键入文本。Word 将以不同颜色的字体插入新文本。在修订功能打开时，每个修改人所使用的字体颜色都是不相同的。 4. 将鼠标指针悬停在添加的文本上。 屏幕提示会告诉您修订者的姓名、修订时间以及修订的类型。在此情况下，屏幕提示将显示插入。 5. 在插入菜单上，单击批注。如果您先选中了文本，然后插入批注，Word 将用大的彩色括号标记选中部分。如果在插入批注时未选中文本，插入位置将用彩色竖线标记。在文档的页边空白处将出现一个标注。此标注描述了您所做修订的类型和内容。例如，如果您向文档添加一个备注或批注，标注的内容是批注：接着出现备注或批注文本。 6. 将鼠标指针悬停在添加的批注上。 屏幕提示会告诉您修订者的姓名、修订时间以及修订的类型。在此情况下，屏幕显示将显示批注。 7. 在审阅工具栏上，单击显示，然后单击审阅窗格。审阅窗格将出现在 Word 窗口的底部并带有题注：主要文档修订和批注。对于每一处添加、删除或批注，您都会看到修订人的姓名、修订的时间以及修订的类型和内容。审阅并接受或拒绝修订若要审阅并接受或拒绝您或其他审阅者对文档的修改，请按照下面的步骤操作： 1. 按 CTRL+HOME 将插入点移动到文档的开始处。 2. 在审阅工具栏上，单击下一处修订。将选中文档中的第一处修订。 3. 在