Project的操作与运用.doc

Project的操作与运用 Microsoft Project (或 MSP)是一个国际上享有盛誉的通用的项目管理工具软件，凝集了许多成熟的项目管理现代理论和方法，可以帮助项目管理者实现时间、资源、成本的计划、控制。Microsoft Project 不仅可以快速、准确地创建项目计划，而且可以帮助项目经理实现项目进度、成本的控制、分析和预测，使项目工期大大缩短，资源得到有效利用，提高经济效益。是专案管理软件程序由微软开发销售。软件设计目的在于协助专案经理发展计划、为任务分配资源、跟踪进度、管理预算和分析工作量。第一版微软Project 为微软Project for Windows 95，发布于1995年。其后版本各于1998, 2000, 2003和2006年发布。本应用程序可产生关键路径日程表虽然第三方ProChain和Spherical Angle也有提供关键链关联软件。日程表可以以资源标准的，而且关键链以甘特图形象化。另外，Project可以辨认不同类别的用户。这些不同类的用户对专案、概观、和其它资料有不同的访问级别。自订物件如行事历、观看方式、表格、筛选器和字段在企业领域分享给所有用户。一般Project使用步驟可以分为以下几步 1 输入项目基本信息；2 输入任务名称、任务持续时间、建立任务间的逻辑关系；3 检查网络逻辑关系；4 输入资源数据、费用数据；5 保存进度计划和基础数据；6 检查工期和成本目标是否符合要求，不符合则进行调整和优化；7 将最优计划设置为基准计划；8 打印计划报告(网络图、横道图、资源负荷图)；9 开始实施项目，并分别在7、8、9、10月底各进行一次跟踪和控制 MS Project是一个经典的项目管理工具，它以使用简单、易用得到广大项目管理人员的肯定。但在实际工作中很多项目管理人员并没有将MS Project的功能与项目管理的精髓进行结合来指导项目进度计划的制定，结果导致做出的项目进度计划“看上去很美”。为什么每个项目都要先制定项目进度计划？因为项目进度计划的制定可以使项目经理、高层经理、客户、业主等所有项目干系人对项目的结果充满信心，在项目未开始前就可以看到项目的结果。因此，项目管理人员制定的项目进度计划一定要准确并具有可执行性，否则项目进度计划就成了空谈，直接导致项目进度计划不停的变更或弃之不用，最终造成项目失控。在使用MS Project制定项目进度计划时，很多项目管理人员通常只做2件事：创建任务，给任务添加资源。就算项目的任务都经过了WBS分解，而且项目结束时间也符合要求，那么这样的项目进度计划仍然可能不具备实际的可操作性。在此必须强调的是：使用MS Project时不能只看Gantt图，还必须使用“Resource Usage资源使用情况视图”来验证项目计划的合理性和可操作性。例如某项目需要3个项目成员在10天内完成一个工程，项目经理制定的进度计划如图1所示。当看到这份进度计划时，任何人都不会觉得有什么问题，大家都觉得项目势必是成功的。 图1 某项目进度计划Gantt图 但实际情况却不是如此，项目管理人员如果打开MS Project的“Resource Usage资源使用情况视图”就会发现项目进度计划中存在非常严重的问题。如图2所示，红色方框的区域是该项目成员没有工作任务；蓝色椭圆区域是项目成员要不工作量不足，要不工作量大的连加班都不可能完成。通过MS Project提供的这2个视图就可以体现制定项目进度计划的精髓：“不但要在合理的时间内完成项目，而且在资源使用时达到平衡的效果”。 图2 Resource Usage图 除了以上2个视图外，MS Project还提供了制定项目计划非常有用的一些小工具。 设置关键路径：打开【Format】【Gantt Chart Wizard】菜单，如图3所示，MS Project可以自动生成项目进度计划的关键路径，关键路径上的任务会使用红色进行标示。关键路径的设置对于项目经理监控项目是非常有用的。 图3 设置关键路径 多项目间资源共享：多项目共享某个资源的情况在实际工作中是非常常见的，例如：美工会参与多个项目的UI设计。但公司又没有使用Project Server，那么该如何对项目的共享资源进行合理使用呢？打开【Tools】【Resource Sharing】【Share Resources】菜单，如图4所示，可以将其他项目的进度计划中资源使用情况与本项目进行合并，这样就可以对项目资源进行有效的使用和平衡。 图4 共享多项目资源MS project是基本的项目管理分析软件，可以对大多数项目进行时间控制和资源安排，有着强大的功能而且可以找到在项目在资源和时间上的瓶颈，但是制定一份合理、有效的项目进度计划却是个复杂的过程。他牵扯到对需求的WBS分解、项目规模的估算、资源能力的识别、资源日历的定义、任务时间的估算等诸多环节，这些环节中需要使用到不同的知识、工具和方法，MS Project只是这个环节中使用到的