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excel应用的小技巧Excel中让人郁闷的减法公式输入在使用Excel时，有时需要输入像“6-2”这样的减法公式，我们遇到这种情况也很多。如果在一个单元格按正常的输入“6-2”结果显示的是“6月2日”；如果把此单元格格式设置为数字，显示的是“38505”。在Excel中，输入第一个数字减去第二个数字时，其系统会判断是否符合日期的格式（如：6-2），其中第一个数字是月（或日），第二个数字是日（或月），如果有这样的日期，就自动显示为某月某日，如果不符合日期格式（如：6-31），即显示此式子。如果要显示“6-2”这样减法公式，可以分两个（或三个）单元格输入，比如在A1单元格输入6，在A2单元格中输入-2。另外的一种方法是：在式子前随便输入一个文字（如：96-2），并将此文字设置与底色相同（如：将9设置为白色），这样打印出来就是6-2了。郁闷的问题也就可以解决了。更简单方法 再说Excel中数据输入中国电脑教育报2005年第12期F5版的郁闷的减法公式输入文中动用了单元格拼接和添加无关文字两种方法来解决Excel自动将用户输入的“6-2”变成日期“6月2日”的问题，虽然构思巧妙，但根本没有必要这么麻烦，其实有更简单的解决方法。选定单元格(可以是多个单元格)后选择菜单“格式单元格”，或直接在单元格上单击鼠标右键后选择“设置单元格格式”，在打开的“单元格格式”窗口中单击“数字”选项卡，在“分类”中选定“文本”并“确定”即可(如图所示)。之后在设置过的单元格中输入内容时Excel就不会自动把减法公式文字“6-2”变成日期“6月2日”了，而是保持原本的文本模样。还有一种方法，就是在输入内容的前面加上一个英文半角的单引号，可以告诉Excel将单引号后的内容作为文本处理，单引号本身并不会被打印出来。除了输入“6-2”、“2005-6-2”这样可转换为对应日期的内容会被Excel自动理解为日期外，常见的电话号码尤其是11位的手机号码以及不含字母“x”的身份证号码输入时也会被Excel自动理解为数字，由于位数多，会被自动变为科学记数法的形式，要想保持正确的格式，上面的两种方法就是解决之道。在单元格中文本默认是左对齐的，而包括日期在内的数字都默认是右对齐的，从这一点可以直观地看出差别。注意：单元格的内容在强制变回文本时其值可能会发生变化，如日期变成相对于1900年1月1日的天数、身份证号码的后几位被科学记数法舍为0等，需要留意加以订正，以免产生差错。动态表头 Excel中动态表头的制作很多老师都用Excel来管理学校的各种表格(包括出勤表、加班表、工资表等等)，这些表格的标题基本上是由单位名称加年份、月份和表格名称组成的。每隔一段时间打印这些表格时，都要将所有表格标题中的部分内容(如单位名称、年份或月份)重新进行更改，表格少还无所谓，如果要改动的表格数非常多，操作时不仅繁琐，而且容易出错。如果我们能做一个动态表头，将所有标题需要变动的部分做成单元格的引用，只要改动一处，所有的标题将一起跟着改变，这样就方便多了。 1制作表格标题初始化界面图1为了操作方便，我们先插入一张新工作表，命名为“初始化”。在C7单元格中输入“请输入单位名称：”的文字提示，这样D7单元格可用于输入单位名称。接下来右击工具栏，选择“窗体”命令，打开“窗体”工具栏。在C9单元格中输入“时间：”，D9单元格用于显示标题中的年份。单击“窗体”工具栏中的(微调框)按钮，在紧靠着D9单元格后绘制一个微调框对象。类似地，在紧靠着F9单元格后面再绘制一个微调框用于调整表格标题中的月份。在E9和G9单元格中分别输入“年”和“月”字，并设为右对齐。最终效果如图1所示。右击“微调框1”，选择“设置控制格式”命令，此时会打开“对象格式”对话框，切换到其中的“控制”选项卡(如图2所示)。在“当前值”框中输入一个默认的年份如“2005”，在“最小值”和“最大值”框中输入年份的上限和下限，“步长”为“1”，在“单元格链接”框中输入要显示年份单元格的绝对地址如“$D$9”，设置完成后，单击(确定)按钮，这样微调框1和D9单元格就链接好了。类似地，可以将“微调框2”和F9单元格链接起来，要注意的是最大值和最小值受到月份本身的限制。2设置表格标题 图2打开“加班记录”工作表，在表格标题位置处输入公式“=初始化!D7&初始化!D9&年&初始化!F9&月份&加班记录”，按回车键(此时还不能看到最终效果)，设置好标题的格式。类似地，只要稍作改变就可以将其他表格的标题一一制作好。3调试表格标题以上操作完成后我们就可以来调试了。回到“初始化”表中，输入学校名称并选择某年某月(如图3所示)，此时返回到其他工作表中，我们就可以看到完整的表格标题了(如图4所示)。图3大家不难发现，只要我们在一开始制作表格时将这些工作做好，以后要更改标题就可以一劳永逸了。需要注意的是，用日期函数也可以让标题根据系统时间自动改变，但不方便调整到之前的某个年份或月份。图4Excel中快速输入相同特征的数据在用Excel进行输入数据的过程中，我们经常遇到一些相同特征数据的输入，比如学生的学籍号、准考证号、单位的职称证书号等，都是前面几位相同，只是后面的数字不一样。如果一个个依次输入，既麻烦又枯燥无味，还容易出错。是不是有简单的方法，只输后面几位，前面相同的几位让计算机自动填充呢？下面笔者就介绍两种方便可行的方法。笔者以我校的学籍号为例，学籍号共10位数字（例如前面都是252303）。 方法一 假如要输入的数据放在A列，从A2单元格开始输入学籍号后面几位数字，依次输入A3、A4等，所有的数据输入完毕后，在B2单元格中输入公式“=252303&A2”然后回车，这样B2单元格的数据在A2的基础上就自动加上了252303。鼠标放到B2位置，双击单元格的填充柄（或者向下拉填充柄），瞬间B列全部加上了252303，至此所有的数据都改好了。 方法二 1. 选定要输入共同特征数据的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框（也可依次选择“格式单元格”菜单命令打开）。2. 选择“数字”选项卡，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在“类型”下面的文本框中输入2523030000（注意：后面有几位不同的数据就补几个0），单击确定按钮即可。 3. 在单元格中只需输入后几位数字，如“2523034589”只要输入“4589”，系统就会自动在数据前面添加“252303”。另外也可以先输入数字，再选中单元格区域设定数据格式，可以得到相同的效果。快速查找:轻松标注表格中的无效录入数据图1为单位第一季度的加班统计表，领导让会计室小卜统计出来好计发加班费以调动职工的积极性，小卜花了一晚上时间终于把全厂2000多名职工的加工统计表搞出来了，实在累得够呛，再也没有精力校对了。他让我想想办法能不能把超出范围的错误数据快速找出来，由于单位规定，每人每月的加班时间不得超过90小时(出于职工的健康着想)，我给他介绍了下面的两种办法：图为：某单位第一季度的加班统计表1使用条件格式选中表格中的数据区域(从C列到F列)，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，在弹出的“条件格式”的对话框的“条件1”列表中选择“公式”，在其右侧的文本框中输入公式“=or (c190)”(如图2)，单击“格式”按钮，此时弹出 “单元格格式”对话框，切换到“字体”选项卡，将文字“颜色”选择为“红色”，完成设置后依次单击“确定”按钮返回到数据表格中，浏览一下表格，是不是看到超出范围的数字已经被标注了红颜色，这样改起来就方便多了。图为：单击“格式”按钮2利用数据有效性圈释无效数据 一般情况下，在录入数据之前设置数据的有效性可避免录入超出指定范围的非常规数据，但数据录入完成后设置数据的有效性有什么作用呢？通过下面的介绍大家就会明白了。选中表格中需要设置有效性的数据区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，按图3所示进行相应的设置，单击“确定”按钮返回数据表中(此时表格的数据中看不到有什么变化)。图为：数据有效性右击工具栏打开“公式审核”工具栏，单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮，此时我们会发现表格中的无效数据都被清清楚楚地标注出来了(如图4)。 图为：圈释无效数据提示：以上两种方法都可以轻松地标注表格中的无效数据，这些无效数据只要修改到指定的范围内，标注就会同时被取消，不会影响数据的分析和打印。Excel：用条件格式让行列更清晰在利用Excel处理一些较多数据的表格时，经常会看得眼花缭乱，搞不好就会错行错列，造成麻烦。这时我们非常希望行或列间隔设置成不同格式，这样，看起来就不那么费劲了。当然，逐行或逐列设置是不太可取的，太费功夫。其实，利用条件格式可以很轻松地完成这项工作。方法是：先选中数据区中所有单元格，然后单击菜单命令“格式条件格式”，在打开的对话框中，在最左侧下拉列表中单击“公式”，然后在其右侧的输入栏中输入公式：=MOD(ROW(),2)。然后单击下方的“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡，指定单元格的填充颜色，并选择“边框”选项卡，为单元格加上外边框，然后一路单击“确定”按钮。如果我们希望在第一行不添加任何颜色，那么，您只需要将公式改为：“=MOD(ROW()+1,2)”就可以了。如果能间隔两行添加填充颜色而不是如图所示的间隔一行，那么，只需要将公式改为“=MOD(ROW(),3)=0”就可以了。如果要间隔四行，那就将“3”改为“4”。以此类推，简单吧？您也可以尝试在公式中“ROW()”的后边加上“+1”或“+2”等，看看结果有什么不同？如果我们希望的是让列间隔添加颜色，那么只需要将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到目的。提示：本例所用主要有下面几个函数：1. MOD(numberdivisor)：返回两数相除的余数。结果的正负号与除数相同。其中Number为被除数，Divisor为除数；2. ROW(reference)：Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。本例中省略reference，那么Excel会认定为是对函数ROW所在单元格的引用；3. COLUMN(reference)：与ROW(reference)一样。只不过它返回的是列标。为Excel加装快捷的公式保护器在Excel中出于保密需要，通常不希望使用者查看和修改公式。你可以利用Excel锁定、隐藏和保护工作表的功能，把公式隐藏和锁定起来。但如果按照常规方法设置会比较麻烦，而利用Excel的宏，在工具栏上添加一个“保护公式”的按钮，需要隐藏和锁定公式时，只要轻轻一按即可完成保护。 制作宏为了使此宏对所有工作簿有效，需要将其保存到“个人宏工作簿”中。第一步:执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，见图1所示。图1第二步:单击右侧“保存在”下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“个人宏工作簿”选项，确定进入录制状态。第三步:单击“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮，退出录制状态。注意:前面的操作是为了在Excel中添加“个人宏工作簿”。第四步:按下AltF11组合键进入VBA编辑状态(见图2)，在左侧依次展开“VBAProject(PERSONAL.XLS)”、“模块”选项，双击下面的“模块1”。第五步:用下面的代码替换右侧编辑区域中的代码:Sub 保护公式()ActiveSheet.Unprotect (123456) 解除对工作表的保护Cells.Select 选中整个表格Selection.Locked = False 解除锁定Selection.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23).Select 选中包含公式的单元格Selection.Locked = True 添加锁定Selection.FormulaHidden = True 添加隐藏ActiveSheet.Protect (123456) 保护工作表，并设置密码ActiveSheet.EnableSelection = xlUnlockedCells 让锁定单元格不能选中以下代码用于保存文件If Left(ActiveWorkbook.Name, 4) = Book Theny = InputBox(请输入保存文件名称:)z = InputBox(请输入文件保存路径:)ChDir zActiveWorkbook.SaveAs Filename:=z & & y & .xlsElseActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.Path & & ActiveWorkbook.NameEnd IfEnd Sub输入完成后，关闭VBA编辑窗口返回。小提示上述代码中，“保护公式”为宏名称，在实际输入时可以更换为其他名称。代码中，英文单引号及其后面字符是对代码的解释，在实际输入时可以不输入。代码中的密码(“123456”)请根据实际需要修改(需要保持前后的一致)。添加按钮在工具栏上添加一个宏按钮，方便随时调用。第一步:执行“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框，见图3所示。图3第二步:切换到“命令”标签下，在“类别”下面选中“宏”选项，然后将右侧“命令”下面的“自定义按钮”选项拖到工具栏上合适位置上。第三步:右击刚才添加的按钮，在随后弹出的快捷菜单中,选择“总是只用文字”选项，并将“命名”后面的字符修改为“保护公式”(见图4)。图4第四步:再次右击上述按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框(见图5)，选中刚才制作的宏“保护公式”，确定返回，并关闭“自定义”对话框。图5以后，工作表中的公式编辑完成后，单击一下工具栏上的“保护公式”按钮，包含公式的单元格全部被锁定，不能进行选中、编辑和查看等操作，安全可靠。拿什么拯救你:受损的Excel文件不管我们怎么小心，还是避免不了Excel文件被损坏，将受损文件弃之不顾实在可惜，还是要想办法急救一下。1、转换格式法这种方法就是将受损的ExcelXP工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式;一般情况下，大家要是可以打开受损ExcelXP文件，只是不能 对文件进行各种编辑和打印操作的话，那么笔者建议大家首先尝试这种方法，来将受损的ExcelXP工作簿转换为SYLK格式来保存，通过这种方法 可筛选出文档中的损坏部分。2、直接修复法最新版本的ExcelXP具有直接修复受损文件的功能，大家可以利用ExcelXP新增的“打开并修复”命令，来直接检查并修复ExcelXP文件中的 错误，只要单击该命令，ExcelXP就会打开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损 文件的情况。3、偷梁换柱法遇到无法打开受损ExcelXP文件时，大家可以尝试使用Word程序来打开Excel文件，这种方法是利用Word直接读取Excel文件功能实现的，它 通常适用于ExcelXP文件头没有损坏的情况，下面是具体的操作步骤:(1)运行Word程序，在出现的文件打开对话框中选择需要打开的Excel文件;(2)要是首次运用Word程序打开ExcelXP文件的话，大家可能会看到“Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否 现在安装?”的提示信息，此时大家可插入Microsoft Office安装盘，来完成该功能的安装任务;(3)接着Word程序会提示大家，是选择整个工作簿还是某个工作表，大家可以根据要恢复的文件的类型来选择;(4)一旦将受损文件打开后，可以先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行“表格”/“转换”/“表 格转换成文字”命令;(5)在随后出现的对话框中选择制表符为文字分隔符，来将表格内容转为文本内容;(6)在Word菜单栏中依次执行“文件”/“另存为”命令，将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件;(7)运行ExcelXP程序，来执行“文件”/“打开”命令，在弹出的文件对话框中将文字类型选择为“文本文件”或“所有文件”，这样就 能打开刚保存的文本文件了;(8)随后大家会看到一个文本导入向导设置框，大家只要根据提示就能顺利打开该文件，这样大家就会发现该工作表内容与原工作表完全 一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。Excel技巧:学籍管理中自动生成年龄在学生的学籍管理中，经常要录入学生的身份证号、出生年月日、年龄等信息。如果能利用Excel的函数功能，便可以使录入的学生身份证号自动生成出生年月日和年龄，既方便，又可减少录入出生年月日、年龄的差错与繁琐。 正确录入身份证号 由于身份证号有18位，而默认的数字录入只可正确显示前15位，而后3位显示为0，因此可用下述方法之一操作。 1. 在英文标点的状态下，先输入引号“，”再输入身份证号或学号（如图1）。 2. 首先选中需录入身份证号的单元格，在“格式单元格”的命令菜单中选“数字”选项，在分类项里单击“文本”，再录入身份证号。这样，既可解决18位以上身份证的显示问题，又可解决以0打头的学号显示问题。 生成出生年月日 利用DATE函数，返回代表特定日期的系列数。语法：DATE(Year,Month,Day)。参数Year可以为一到四位数； Month代表每年中月份的数字；Day代表在该月份中第几天的数字。 利用MID函数，返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。语法：MID(Text,Start_Num,Num_Chars)。参数Text是包含要提取字符的文本串，文本中第一个字符的Start_Num为 1，以此类推；Start_Num是文本中要提取的第一个字符的位置；Num_Chars指定希望MID从文本中返回字符的个数，如果Num_Chars是负数，则MID返回错误值“#VALUE!”。 如图2所示，G列为身份证号，F列为出生年月日，在F2单元格中输入公式“=DATE(MID(J2,7,4),MID(J2,11,2),MID(J2,13,2)”，即可根据身份证号生成出生年月日。只要拖动填充柄就可以完成其他学生的数据。 生成当前所需年龄 利用DATEIF函数，计算两个日期之间的天数、月数或年数。语法：DATEDIF(Start_Date,End_Date,Unit)。Start_Date为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期； End_Date为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期；Unit为所需信息的返回类型。 利用TODAY函数，返回当前日期的系列数。语法：TODAY( )。如图2所示，G列为身份证号，E列为年龄，在E2单元格中输入公式“=DATEDIF(G2,TODAY(),Y)”，这样就可根据当前计算机中的日期，自动计算出学生的实际年龄，而且每次打开文件时计算机都自动更新其数据。如果需要计算某日的实际年龄，只要修改系统的时钟后，再打开文件也可自动完成。用VBA实现Excel打印成绩通知单准备工作 为便于理解、记忆，将工作表的名称分别更改为“考试成绩”、“通知单”。在“考试成绩”工作表中是每个学生的考试成绩A1至K64，在“通知单”工作表中建立一个空白表格，作为成绩通知单模板，如图1所示。 图1编写代码 1. 进入VB编辑环境，依次点击“工具宏Visual Basic 编辑器”。 2. 定义触发事件。鼠标双击“工程”窗体中的“通知单”工作表，窗体右侧就出现了对应于该工作表的一些事件。选择响应“激活工作表”动作的事件activate，在窗体右侧的代码区域就出现了worksheet_activate()过程。接下来要做的就是在这个过程中添加代码了。 3.为事件添加代码如下： Private Sub Worksheet_Activate() Dim i As Integer 循环变量 For i = 1 To 100 If Sheet1.Cells(i, 1) = Then 如果“考试成绩”工作表的考号中没有内容，则退出循环 Exit For End If sbegin = (i - 1) * 5 + 1 send = i * 5 dbegin = i * 5 + 1 dend = (i + 1) * 5 确定复制、粘贴“通知单”格式区域的起止行，5为复制区域的行数 Sheet2.Range(Cells(sbegin, 1), Cells(send, 11).Copy _ Destination:=Sheet2.Range(Cells(dbegin, 1), Cells(dend, 11) 将(Cells(sbegin, 1), Cells(send, 11)区域中的格式拷贝到(Cells(dbegin, 1), Cells(dend, 11) Cells(sbegin + 3, 1).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 1).Value Cells(sbegin + 3, 2).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 2).Value Cells(sbegin + 3, 3).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 3).Value Cells(sbegin + 3, 4).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 4).Value Cells(sbegin + 3, 5).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 5).Value Cells(sbegin + 3, 6).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 6).Value Cells(sbegin + 3, 7).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 7).Value Cells(sbegin + 3, 8).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 8).Value Cells(sbegin + 3, 9).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 9).Value Cells(sbegin + 3, 10).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 10).Value Cells(sbegin + 3, 11).Value = Sheet1.Cells(i + 1, 11).Value 将“考试成绩”工作表的数据填入“通知单”相应位置 Next i End Sub 检验成果 进入工作簿，按下“通知单”工作表，即可得到所有学生的成绩通知单了（如图2）。 Excel表头斜线设置秘技本文所介绍的方法仅限于最简单的斜线表头，即只有两个标题的斜线表头。 技术要点：使用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡设置斜线，使用“对齐”选项卡结合空格键调整文字位置。 具体操作步骤如下。 1 .单击 工作表的的A1单元格，输入斜线表头的内容，比如本例中有两个标题“项目名称”和“日期”，先输入“项目名称”，然后按快捷键 Alt+ 回车键，这样可以在单元格内向下换行，再按 Alt+ 回车键一次，输入“日期”。 2.按Ctrl+ 回车键，这样可以在不离开该单元格的情况下选中该单元格。这时的单元格应如图1所示。 图1 选中A1单元格 3.按快捷键Ctrl+1 ，打开“单元格格式”对话框。 ( 如果在单元格上单击右键，然后从弹出的快捷菜单中选择命令“设置单元格格式”，也能打开该对话框，但使用快捷键会更快一些。 ) 4.在 “单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，然后单击如图2所示的左斜线按钮。 图2 单击左斜线按钮 5.在 “单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，将文本的水平和垂直对齐方式都设置为“两端对齐”，如图3所示。设置完毕，单击“确定”按钮，可以看到如图4所示的效果。 图3 设置单元格对齐方式 图4 出现斜线 6.观察表头中的文本，显然项目名称的位置不是很合适。双击A1单元格，将插入点定位到“项目名称”左边，并按两次空格键，让“项目名称”的位置向右一些。按Ctrl+ 回车键离开编辑状态并选中A1单元格，如果发现“项目名称”换行了，可以通过调整该列的宽度将其调整到合适为止，同样可以调整行宽，使表头的大小变得合适。当然，也可以改变表头中文本的大小。最后我们可以得到如图5所示的表头斜线效果。 图5 最终的表头斜线效果 巧用 办公软件 Excel 轻松计算跳远得分具体操作是这样的：课前建立“班跳远成绩及分值表”，输入姓名、性别，“跳远项目标准”依据教学大纲输入评分标准。在D3单元格中输入“=IF(C3=男,VLOOKUP(B3,$F$3H$31,2),VLOOKUP(B3, $F$3H$31,3)”，向下填充至最后一个单元格（如图所示）。 体育测验课上，丈量完学生的跳远成绩后，在该学生对应的“成绩”单元格内输入数值后敲“回车”键，“得分”马上出来了解析 Excel 中的阅读完整性问题Excel中的阅读完整性问题主要表现在屏幕显示和打印输出两个方面。为了全面分析Excel中阅读的完整性，首先我们来看一个例子：如图1所示“教学工作量统计表”，管理部门根据该统计表为教师发放课时津贴。 但是由于数据量大、窗口小，图中只显示了部分数据，出现了阅读完整性问题。如图2所示，这是在打印“教学工作量统计表”时出现的情况，在默认页面设置情况下，全部数据需要打印在8页上，图中显示的是第7页，显然，仅凭这页数据内容，无法理解这些数据的含义，同样出现了阅读完整性问题。 图1 图2 屏幕显示中的解决方法 1. 全屏显示 操作方法：选择“视图/全屏显示”命令。这时整个屏幕上除了必需的菜单栏、行标、列标和工作表名称外，屏幕的其他绝大部分都被用来显示数据。 2. 改变“显示比例” 操作方法：选择“视图/显示比例”命令打开“显示比例”对话框，在对话框中提供了对显示比例的多种选择，其中“恰好容纳选定区域”可以对数据细节显示效果进行折中，保证了阅读的完整性。 3. “拆分”工作表 在Excel中，可以根据需要将窗口水平“拆分”成左右两个窗格，或垂直“拆分”成上下两个窗格，或同时在水平和垂直两个方向上将窗口“拆分”成四个窗格。水平“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定列，选择“窗口/拆分”命令；垂直“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定行，选择“窗口/拆分”命令；双向“拆分”操作方法：在欲拆分位置选定单元格，选择“窗口/拆分”命令； 特别注意：“拆分”后的每个窗格都可以通过滚动条定位到所希望的数据位置，拆分工作表并不是将工作表中的数据分割成多个部分，而是在完整的工作表上开设了多个观察孔，从任意一个窗格中都能查看到工作表的全部数据。因此，“拆分”工作表常用于阅读数据时进行相互参照。 4. 冻结窗格 冻结窗格同“拆分”工作表类似，也可以在水平方向、垂直方向或双向同时进行冻结。方法与“拆分”类似，这里不再赘述。“冻结窗格”后，冻结位置上方的行和左边的列将不再参与滚动，在发生滚动时，为工作表中的其他数据提供参照，从而保证了阅读完整性。 打印中的解决方法 打印中的阅读完整性问题主要表现在两种情况，第一种是当数据打印在多页纸上时，数据自身的完整性被破坏，从而造成阅读完整性问题；第二种是当数据打印在多页纸上时，某些页上的数据因缺少必要的参照信息（标题行或标题列），从而造成阅读完整性问题。 Excel首先提供了一个面向完整性的视图形式，称之为“分页预览”。在“分页预览”方式下，可以非常方便地指定打印区域、设置分页位置，避免不适当的分页割裂数据间的逻辑联系，解决了可能由此引起的阅读完整性。其次，Excel提供了“页面设置”，在“页面设置”中可以通过简单设置保证阅读完整性。第三，提供了与“分页预览”和“页面设置”紧密配合的“打印预览”功能，用屏幕模拟打印输出，对可能产生的阅读完整性问题，及早发现、及时处理。 下面，就打印中可能出现的阅读完整性问题，重点介绍Excel中通过“页面设置”提供的一些处理方法。 1. 让数据适应页面 操作方法：选择“文件/页面设置”命令。在“纸张大小”设置列表中，可根据当前需要或现有纸张情况选择纸张类型，然后视工作表数据和纸张符合情况通过“方向”选择用纸方向，数据和纸张的符合可以通过“缩放”设置进行调整，一种方式是按照“缩放比例”，使打印数据符合到当前纸张上；另一种方式直接着眼于希望打印的页数，通过“调整为”将打印数据强行符合到当前纸张的宽度和高度上。这两种方式都通过牺牲绝对尺寸，保证了阅读完整性。 2. 让参照信息完整 本文图2所示的阅读完整性问题，产生的原因是缺少理解这些数据所必需的参照信息，也就是数据顶端的标题行和数据左端的标题列，如果能把这些参照信息补进来，问题就解决了。针对这种情况，Excel提供了强行重复参照信息的功能保证阅读完整性，可以通过页面设置中的“工作表”设置实现。操作方法：在“打印标题”设置区域，将“顶端标题行”设置为1行到4行（$14）；将“左端标题列x”设置为A列（“姓名”）到B列（“组”），打印预览效果如图3所示。对比图3和图2可以看出，这里的阅读完整性问题得到了圆满解决。而且图3中的第一行和左端的两列作为参照信息，是仅在生成打印预览或者生成打印数据时由Excel自动生成的，这些信息并没有被添加到工作表中。 图3 简单操作 复杂的编号也可以轻松填在单位工作的时候，经常会遇到输入一些复杂编号的事情。比如输入员工的工号和身份证号等等。这些编号，往往前面的几位数字是固定的，而后几位数字则是按照正常的排序进行编号。如果我们手工输入这些复杂编号，那当然会很麻烦，而且还很可能会出错，所以，应该想办法让这些事情变得简单些。 1在Excel中输入这类问题在Excel中可以说是易如反掌。比如要将如WK200304001这样的编号输入到B2B300单元格区域中。其中，前面的WK200304是固定的，后面有数据则是正常编号。那么，我们应该先选中B2B300单元格区域，然后，点击菜单命令“格式单元格”，打开“单元格格式”对话框，点击“数字”选项卡。在左侧的“分类”列表中选择“自定义”，然后在右侧“类型”下文的输入框中输入“WK20030400#”(引号不必输入)，确定，如图1所示。图1如此设置以后，输入编号时，我们只需要在B2至B4单元格中分别输入1、2、3，那么就可以得到合乎要求的WK200304001样的编号了。选中这三个单元格，将鼠标定位于填充句柄，向下拖动至B300就可以完成自动填充了。2在Word中输入 相比之下，在Word中输入类似的复杂编号就没有Excel这么灵活了。不过，要简化输入过程还是完全可以做到的。首先点击菜单命令“格式项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。点击其中的“编号”选项卡，选中其中除“无”以外的任意一种编号方式，这样，对话框下方的“自定义”按钮就可以使用了。点击“自定义”按钮，打开如图2所示的“自定义编号列表”对话框。在最上方的“编号格式”输入框中删除原有内容，再输入“WK200304”(引号不必输入)。点击“编号样式”下拉按钮，在列表中选择“01，02，03”样式，并可以在右侧的“起始编号”处指定起始编号，设置效果可以在下面的“预览”中实时看到结果。完成后点击确定，就可以得到第一个编号了。在其后方输入相应的内容后按回车键，则可以自动出现“WK20030402”号码。其它依此类推。图2不过，用这种方法完成输入的缺点也是显而易见的。那就是如果我们的数据比较多，而最后几位又要求位数固定，那是不容易做到的。所以，如果遇到这种要求，不妨在Excel中先行输入，然后再复制粘贴到Word中来。使用工作区一次打开多个Excel工作簿许多人在使用Excel时，可能会同时使用多个工作簿进行工作。每次开机时，如果按普通的方法将这几个工作簿一个一个地打开，特别是当这些工作簿分散于不同的分区或不同的文件夹中时，这项工作就会比较费劲，日久天长，自然不胜其烦。 其实，使用工作区，可以实现一次性打开多个Excel工作簿，下面介绍具体的操作方法。一、在工作区中保存工作簿1、先将所有平时工作要用的工作簿在Excel中打开，关掉任何不想保存到工作区中的工作簿。2、从“开始”菜单中，选择命令“保存工作区”。3、在弹出的“保存工作区”对话框中，选择一个保存的位置，并输入一个文件名。如果希望能够快速打开这个工作区文件，可以将它保存到桌面上，如下图所示。二、使用工作区一次性打开多个工作簿选择菜单命令“文件|打开”(或按快捷键Ctrl+O)，从弹出的“打开”对话框中找到上面保存的工作区文件，将其打开。如果工作区文件保存在桌面上，则可以直接双击该文件将其打开。Excel中用内置序列功能快速输入员工姓名先将员工姓名输入到一列(行)连续的单元格区域中，然后选中他们，执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框(如图)，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮将其导入到序列中，确定返回。以后，只要输入序列中某个员工的姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可输入该员工后续的姓名了。注意：序列定义好了以后，原来工作表中输入的员工姓名可以删除；此序列对所有的Excel工作簿文档都有效。在“自定义序列”标签，我们可以看到所有的“内置序列”。Office超强技巧连载Excel打印技巧没有打印机一样可以打印预览在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”“设置”“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。打印指定页面一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页（或某几页）有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍！只要选择“文件”“打印”（不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来），打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面的方框中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。首行重复打印当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来只需在“打印标题顶端标题行”文本框中输入：:类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。表格也缩印有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在Word中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”“页面设置”，再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。打印选定区域选定需要打印的区域，执行“文件”“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”“打印区域”“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”“打印区域”“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。打印不连续的单元格（区域）如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10），然后选择“文件”“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上）。如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。打印不连续的行（或列）有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。将公式打印出来如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。一次打印多个工作表在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。让每一页都打印出标题行一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：:（这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入），确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。异地打印Excel表格如果某台电脑（A电脑）没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑（简称B电脑）上却没有安装Excel，可这样操作：先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel工作簿，调出“打印内容”对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名（如a.prn）后，再按“确定”按钮。然后将a.prn（保存在“我的文件”文件夹中）文件拷贝到电脑B中，在DOS状态下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目录中，执行“copy a.prn lpt1”命令，即可将Excel工作表打印出来。让工作表居中打印有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选择“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可；如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。自动避开错误值打印当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“空白”，这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来，而是只打印空白单元格。打印公式原形首先，需要在工作表中将公式显示出来才行，在“工具”“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。然后选择“文件”“打印”，接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。调整打印机的分辨率单击“文件”“打印”，在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮，然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如360点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。以草稿方式打印以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。以单色方式打印如果工作表中有很多彩色格式设置，那么要采用单色打印的方式，这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。不让表头到表格中有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。这时，可以选取表格中需要打印的区域（记住不要选择表头），然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。快速打开打印机窗口Excel XP具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。此时，只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执