QCK P 4.2-2007_2文件和资料控制程序.doc

程序文件文件和资料控制程序版本/修订状态B.0文件编号Q/CK P 4.2-2007页 数9/9文件和资料控制程序1 目的确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。2 范围本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料之控制。3 引用文件 质量管理体系策划程序 质量记录控制程序 新产品开发控制程序4 术语和定义体系文件：一级文件；二级文件；三级文件（管理作业指导书、技术文件、外来文件、行政文件）；四级文件的总称。一级文件：质量手册。二级文件：程序文件。三级文件（管理作业指导书）：包括管理人员用操作说明书、经营计划、各种规章制度等。三级文件（技术文件）：指本公司内部编制的产品图纸、技术规范、材料规范、设计数据、零件图、过程流程图、工艺规程、材料定额、工时定额、FMEA、控制计划、设备文件、工装图纸及验收要求、检验规程、技术文件更改单、本公司与供应商签订的技术质量协议等。三级文件（外来文件：）顾客或公司外所输入的图样与资料（工程标准/技术标准、技术条件、协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等）或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家标准）等。三级文件（行政文件：）国家各级机关、公司内部行政管理用的文件。四级文件：表格/表单、记录等5 职责5.1 文件制作、修订、补发、废止之申请：相关部门。5.2 文件之编制、审核、批准：5.2.1 一级文件：品质部主管编制，管理者代表审核，总经理批准；5.2.2 二级文件：各相关单位编制，各部门主管审核，管理者代表批准；5.2.3 三级文件：各相关单位编制，各部门主管审核，主管副总经理批准；5.2.4 记录表单：随二、三级文件一并审核；5.3 文件发行、回收、销毁、保管：品质部负责一级、二级文件的管理及三级文件中管理作业指导书的管理；技术部负责技术文件和外来文件的管理。5.4 外部文件与资料由技术部接收在两周内评审后并登录，然后将其分发到所需要的相关部门，原稿由技术部存档保管；如需将其转换为公司内部文件时，其制、修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三文件之编制、审核、批准的规定进行。6工作流程和内容：工 作 流 程工 作 内 容 说 明责任部门相关文件使用表单6.1 体系管理文件体系管理文件编制、修订/废止申请6.1.1 体系管理文件的编制、修订/废止申请：质量手册由品质部组织编制；程序文件由品质部组织，与质量体系要素有关的各职能部门分别负责编写；作业指导书由各业务部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编制。质量手册和程序文件的修订/废止由品质部负责，作业指导书的修订/废止由编写单位负责。品质部/文件编制、修订提出部门GB/T18305标准；APQP手册；PPAP手册；FMEA手册；SPC手册；MSA手册；顾客特殊要求；过程分析；组织机构图;文件编制控制程序。受控文件清单；文件更改申请。审 核 NO YES6.1.2 体系管理文件的审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件由部门主管审核；作业指导书由部门主管审核。文件编制、修订提出部门/管理者代表、部门主管文件编制控制程序。编号6.1.3 体系管理文件的编号： 体系管理文件文号的编制按附件执行；发行编号由品质部文件管理员顺序编写。文件编制、修订提出部门/品质部文件管理员文件编制控制程序。 批 准 NO YES6.1.4 体系管理文件的批准、颁布：质量手册由总经理批准；程序文件由管理者代表批准；作业指导书由主管总经理批准。体系管理文件批准后颁布。注：记录随一、二、三级文件审批、颁布。文件的修订重复6.1.1。品质部文件管理员/总经理、管理者代表、主管总经理文件编制控制程序。回收分发A销毁6.1.5 体系管理文件分发、回收和销毁 A分发：质量手册和程序文件颁发至所有部门和管理层；作业指导书按文件编制部门批准的分发单位（附件：文件分发号规定及文件发放范围一栏表）发放，以确保文件的更改和现行修订状态得到A.品质部文件管理员文件发放/回收记录；收文记录；部门受控文件清单工 作 流 程工 作 内 容 说 明责任部门相关文件使用表单识别；并在所发放的文件上加盖“受控”印章，品质部应确保在使用处可获得适用文件的最新有效版本，同时相关部门应确保所发放的所有文件保持清新和易于识别。B回收：将作废的体系管理文件建帐签收，并在所回收的文件上加盖“作废”印章。C销毁：将签收的作废体系管理文件销毁。B.品质部文件管理员C品质部文件管理员B文件发放/回收记录；C文件销毁申请单A归档保存6.1.6体系管理文件的存档保管：体系管理文件一份作为档案保存，一份作为资料保存供借阅；对已作废尚有查考作用的文件需加盖“仅供参考”章保存。品质部文件管理员电子文件和电子档案管理规定电脑、光盘、移动硬盘或U盘6.2技术文件技术文件的编制/修订、废止申请BCA6.2.1 技术文件的编制、修订、废止： 技术文件由主管技术人员编写。 技术文件的修订和废止由技术人员提出修订/更改和废止申请；设计文件和工艺文件的更改按技术文件更改规定执行。当影响顾客的装配、成型、功能、耐久性或性能的要求时，要办理顾客批准手续，必要时进行生产件批准。 为确保能按顾客要求的时间表对其所有的工程规范得到有效管制，公司技术部门和相关部门必须在5日内对顾客所有的工程规范和更改单进行评审（评审的结果由相关评审部门将其记录于“顾客工程规范评审记录表”内）、分发和实施/执行及其变更通知，并对在生产过程中实施日期的每项记录按记录控制程序进行保存、归档等作业，包括对所有有关文件的更新（如：当这些工程规范的更改影响PPAP时，技术部门应及时对PPAP相关资料和记录进行更新）。技术部/技术主管技术文件更改规定技术文件登记表；技术文件更改评估通知单；顾客工程规范评审记录表工 作 流 程工 作 内 容 说 明责任部门相关文件使用表单BC审核NOYES6.2.2 技术文件的审核： 技术文件的审核按技术文件签审规定执行技术部技术文件签审规定 编 号6.2.3 技术文件的编号： 技术文件编号按产品图样及设计文件编号方法、工艺文件编号方法、工装编号方法执行。技术部产品图样及设计文件编号方法、工艺文件编号方法、工装编号方法批 准NO YES6.2.4 技术文件的批准：技术文件的批准按技术文件签审规定执行技术部/总工程师技术文件签审规定回收分发鉴 定销 毁D6.2.5 技术文件的分发、回收： 技术文件按附件（文件发放范围一栏表）加盖“受控”章发放技术文件并登记在文件和资料发放登记表中（技术文件试制是加盖“试制用”章，批量生产时加盖“生产用”章，技术文件定期评审时加盖“复核”章并标明年、月同时加盖使用单位章），以确保文件的更改和现行修订状态得到识别和确保在使用处可获得适用文件的最新有效版本，同时要求相关部门对所发放的所有文件保持清新和易于识别。外协、外购用技术文件的发放： 产品外协、外购需用技术文件时，由负责产品外协、外购的主管人员提出申请， 经单位负责人签字审核，技术部负责人审批；复制完成的技术文件加盖“外协用图”章后发申请部门，并登记。产品外协、外购用技术文件涉及更改时，如果需要，由外协、外购单位提出申请，技术部更改后的技术文件发“申请单位”，由该单位将其发送给供应商。技术部图样及技术文件复制发放回收管理方法文件发放/回收记录工 作 流 程工 作 内 容 说 明责任部门相关文件使用表单6.2.7 技术文件的销毁： 对于作废文件，回收后除查考或凭证作用加盖“仅供参考”/“作废”章保存外，其余销毁；对保存到期的文件和资料在销毁前应重新鉴定。技术部图样及技术文件复制发放回收管理方法文件销毁记录D归档保存6.2.8 技术文件的归档保存：长期对我公司生产和管理具有指导和查考、凭证作用的文件和资料，各有关职能部门应及时整理编目，不定期向技术管理部档案馆归档移交，建立文件和资料档案。技术部/各部门6.3 电子文件、档案的管理： 电子文件、档案的管理按电子文件和电子档案管理规定执行。文件主管部门6.4 外来文件:外来文件经技术部长批准后方可使用，资料管理员每半年要对外来标准进行检索。资料检索要加盖检索章，并标记检索日期。资料管理员保存外来资料检索记录外来文件的发放和管理按本程序6.1.5和6.2.5执行外来文件登记表；外来资料检索记录7. 文件借阅 文件借阅分别按文件类别填写体系文件借阅、复制记录或技术档案、资料查（借）登记薄经归口管理部门批准后执行。品质部/技术部文件借阅、复制记录；7. 附件：一、二级文件分发号规定编号部门/岗位编号部门/岗位编号部门/岗位011121021222031323041424051525061626071727081828091929102030文件发放范围一栏表部门文件名称总经理管理者代表副总经理副总工程师办公室品质部技术部经济运行部市场部财务部三车间四车间五车间筹建办质量手册程序文件体系类三层次管理文件经营计划产品图纸材料规范零件图过程流程图工艺规程材料定额FMEA控制计划工时定额设备文件工装图及验收要求检验规程技术文件更改单国家标准（产品）行业标准（产品）顾客资料附件 体系文件编号规定质量手册的编号组成如下： 企业标准代号公司名称代号体系文件代号手册编号版次。例如：Q/CK G -2007表示企业标准(Q)；重庆汽车空调器有限责任公司（CK）；质量手册代号（G）；年代号（2007）。 程序文件的编号组成如下： 企业标准代号公司名称代号体系文件代号程序文件在质量手册中章号文件编码顺序号。例如：Q/XL P 4.2-2007表示企业标准(Q)；重庆汽车空调器有限责任公司（CK）；第二层次程序文件（P）；第4章（4）；第二个程序文件（2）；年代号（2007）。 管理作业文件的编号组成如下： 企业标准代号公司名称代号体系文件代号程序文件在质量中章号程序文件编码顺序号管理作业文件顺序号年代号。例如：Q/XL W 4.2.1-2007表示企业标准(Q)；重庆汽车空调器有限责任公司（CK）；管理作业文件代号（W）；第4章（4）；第二个程序文件（2）；第二个程序文件的第一个作业文件；年代号（2007）。质量记录编号组成如下： 质量记录代号记录在质量手册中的章节号程序文件号(管理作业文件号)质量记录顺序号。例如：R-4.1-01表示质量记录（R）；第4章第1个程序中的第1个记录表格。R-4.1.1-01表示质量记录（R）；第4章第1个程序第一个管理作业文件中的第1个记录表格。8记录：序号记录编号记录名称使用部门备注1R-4.2-01受控文件清单品质部2R-4.2-02技术文件登记表技术部3R-4.2-03外来