如何召开高效会议贰.ppt

如何召开高效会议 承接人 赵磊 课堂约定 一 保持空杯心态 三 将手机调整为静音 二 不要吝惜您的掌声 定义 组织中的相关人员 就某个议题 在指定的时间 指定的地点 进行面对面讨论 形成某种结论或决议 意义 会议的过程体现企业的管理水平和员工的素质 是企业最基本的管理技能 要素 主持人的组织 会前 参与者的状态 会中 决议的落实 会后 了解会议 小调查 1 开会有用么 2 你喜欢开会么 开会有用么 注意 这是理想状态 目标 让我们的会议变 快 变 准 在白领中 会议恐惧症已经不是个新词儿了 对于现在很多商政人士而言 在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事 似乎每天都有开不完的会 2011年 中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心 对2223人进行的一项调查显示 53 6 的人表示自己在日常工作中参加的会议过多 具体而言 57 4 的人每星期平均开会2次以上 受访者中 40 8 的人是企业职员 30 的人是事业单位员工 12 9 的人是政府机关工作人员 另外 只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义 而剩余的大多数白领均表示厌烦开会 甚至有人为此变成职场 恐会族 实际情况是 为什么会这样 会议为什么低效 会议结束后 未对形成的决策或待完成的工作指定责任人 时限并进行追踪 这样的会议也几乎是无任何意义的 低效会议有哪些成本 一家公司会不会开会 决定了该公司的竞争优势 一家公司开会的效率与执行 决定了该公司全面管理的效率与执行 会议是公司管理的必备工具 而会议的成本则常常被忽略 请看 文山会海 的成本是 时间成本 参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 正式会议时间 会议休息及耽搁时间 而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例 大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束 而且 会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎 从而降低了我们非开会时间的工作效率 金钱成本 开会的时间成本 与会人员平均每小时的工资 场地费 设施费 文件复印费 交通费 茶水费 餐饮住宿费等的成本 效益成本 参会人员若不用参加会议 那么在这段时间可以为公司带来的效益 机会成本 开会过程中 因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等 机会成本 该如何提高会议效能呢 正式进入本次培训的主题 如何召开高效会议 3 3 7法 3种思考 3WayOfThinking 3个原则 3Principles 7条规定 7Rules 一 会前思考 思考会议的必要性 最大限度地减少会议 是否有能够与其他会议合并或委托的方法 是一定要召开的会议吗 不能由自己决定吗 没有更好的方式吗 不能减少参加者吗 不能减少会议频率 时间和资料吗 不能进行更为妥帖的运作吗 不能与其他会议一起召开吗 不能通过权限委托来解决吗 加入其他会议中就不是好的内容吗 第一个原则 第二个原则 第三个原则 确定不召开会议的工作日 将会议时间尽量缩减 将会议记录整理成一张纸 第一条规定 要求严格遵守时间 最大限度地减少时间浪费 第二条规定 在会议材料中写明投入会议的经费 避免不必要的浪费 第三条规定 将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人 第四条规定 明确会议目的 不要转移到其他主题上或者成为闲谈或谈论 第五条规定 事先分发会议资料 在参加会议之前进行讨论 以顺利召开会议第六条规定 为了防止以某个特定的人为主进行发言 要让所有参加者发言 并且相互尊重所发表的意见 第七条规定 为了尽可能地减少会议录 仅记录形成决议的事项并进行保存 1 筹划会议 3 选定参加者 二 会前准备 筹划会议 为了开成高效率的会议 首先应当进行彻底的会议准备 明确目的 制定计划 整理资料 通知开会 布置会场等 会议主持者在会议开始之前 应当立足于5W1H这6条原则进行事先讨论 Why What Where When Who 寻求为什么必须召开这个会议 是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认 对议题是否符合会议目的进行检查 对会议时间如何 是否很好地遵循时间进行确认 让适合议题的人出席会议 How 对如何得出符合议题的结论进行讨论 5W1H 不仅如此 会议主持者在举行会议的过程中应当检查的事项很多 有如下方面 确定好会议的目的和类型了吗 确定好会议的议题 日期 时间了吗 确定好会议参加者了吗 具备会场和各种备置用品了吗 准备好要分发的资料了吗 充分修饰会议前半部分了吗 会议顺利地进行了吗 充分概括出结论了吗 得出令人满意的结论了吗 并不是仅仅会议主持者必须进行会议准备 会议参加者也有要准备的事项 充分确认会议目的和议题 以自身的经验 知识或信息等为基础 就议题进行协商 对议题进行分析 讨论其中的问题是什么 试着寻求问题的解决对策 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动 自己完成资料的准备和草稿 如有必要 也复印一下其他人的资料 对会议事先进行公告 如果必须召开会议 就应当在1 3天内预先通知 以便做好会议事项的准备工作 应当记入事前通知的项目 会议名称和目的会议主题 讨论项目和会议类型召开日期 开始时间和结束时间召开地点主持者姓名参加者名单 对会议参加者进行选择的条件 相关性 让具有决定权的人参加即使是其他部门的人 如果与会议有关系 也让其参加让对会议主题存在强烈疑问的人参加 主持会议是最具挑战性的工作之一 成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责 遵守会议议程 所有参加者一起相互合作 这才是真正地召开会议 大部分会议无法实现所定的目标 马马虎虎地结束 这是因为主持者在玩忽职守 会后 我又该执行哪些后续工作呢 开会过程中 我应守住哪些原则 为了珍惜自己及团队的时间 也为了提高决策品质 减少资源内耗 管理者应以身作则 率先以专业的会议运作技巧来提高会议的价值 在发起及安排会议时 我该考虑哪些因素 我应如何控制才能创造均衡发言 身为主持人如何应付干扰 引导会议按议程进行 面对争辩时 我应主动做出哪些回应以化解僵局 当会议产生无序讨论时 如何处理 先主动停止发言 请对方总结以条列式提出论点针对差异点逐条讨论 先尊重 再转延至会后或会尾拉回主题 指定其他人发言 引导回归议程 面对争辩的回应 1234 了解会议主题 长时间地发表偏离主题或远离主题的谈话 了解会议参加者 人员不同 讨论的层面也不同 准备适当的资料准备可证明自己意见的资料 口说无凭 给别人一个理由 绝对不要迟到 会议参与者有十个人 你迟到10分钟的损失就是100分钟 会议主持者应当事先预见会议进行方向 以免讨论偏离方向 而且要进行一连串的设问 三 会议现场控制 在会议中争论绝对不合适鼓励思想冲突制止感情冲突 举例 IBM日本公司会议禁用语 绝对要避免进行傲慢的 炫耀权力的发言 如果带入了上下级关系 职位低或年龄小的职员的独特想法就可能被埋没 在会议中必须认同并尊重这样的事实 对方有发表自己意见的权力 即使对方发表的意见违背了常识 也要尊重其意见 这时会议气氛才能够活跃起来 为了成功地召开会议 与陈述意见同样重要的是 倾听 倾听的表示有很多种 比如发出声音 用眼神表达 用体态语言表达等 在体态语言中 点头 是表达热忱必不可少的方式 试着以 的话 是有可行性的 这一方式进行表达 这种亲近方式 会形成建设性的 互相协助的会议气氛 受到称赞的人为了对别人的关心予以回应 会变得更加意气风发 而欲望强烈的人为了听到更多的称赞 也会变得更加努力 这样 会议气氛会变得亲切和睦 工作效率也必然会上升 四 会后跟进 1 会议纪要在24小时内整理成文并发至