04内部沟通管理规定.doc

温州航宇标准件制造有限公司文件编号： HY/QW-4-XZ版 次： A/0页 次： 第1页 共3页文件名称： 内部沟通管理规定发行日期： 2005/6/281.目的建立沟通的渠道，确保与质量管理体系有效性有关的信息得到沟通，以及收集和分析适当的数据，以确定管理体系的适宜性和有效性，并识别可以实施的改进。2.范围 适用于本公司部门之间、上下之间、同级人员之间等各级岗位信息的沟通。3.职责 3.1总经理是信息沟通的决策者，决定和主持召开全局性的重要会议，签发公司内部文件，回复下级部门的工作请示。 3.2管理者代表在总经理的委托下，负责主持和协调质量管理体系运行过程中各部门的信息沟通。3.3各部门和车间负责人负责本部门的信息沟通工作，并就需协调的工作与同级部门或上级沟通。3.4职工负责对工作中发生异常情况随时与部门主管沟通。3.5质量部负责统筹公司对内、对外相关数据的传递与分析、处理；统计技术的选用、批准、组织培训及检查统计技术的实施效果。3.6行政是传递内外信息的归口部门。4.工作程序4.1请示汇报4.1.1请示汇报范围，对超出本岗职责权限范围需要得到主管批准后才能进行的工作应及时向主管请示，对质量体系运行中存在的问题及改进建议应及时向管理者代表汇报。4.1.2请示汇报方式，可根据有关情况的轻重缓急选择口头汇报或书面汇报方式，书面汇报记录应保留存档。4.2会议沟通4.2.1行政由主任主持，根据需要不定期召开，办公室应做好会议记录，并要求参加会议的人员签到。4.2.2合同评审会议由销售部主持，各部门负责人参加评审合同的适宜性、合理性、对是否执行合同进行评定。4.2.3生产计划安排由生产部主持,技术改进信息会由技术部主持，车间主任及相关部门参加，针对产品技术改进、生产进度的布置、设备维护、安全文明生产等与车间及相关部门进行沟通。4.2.4质量分析会由质管部主持，不定期召开，会议将根据内、外部质量信息反馈情况组织相关部门参加，与责任单位进行沟通、处理。4.2.5部门或车间内部会议，由负责人根据需要召开，搞好与本部门内人员沟通，为发挥员工的积极性创造性提供条件。4.3文件沟通4.3.1对公司内重大的决策，可以以文件方式发放厂各部门、车间，完成与各部门的沟通。4.3.2对公司内、外质量信息方面的问题，可通过质量信息反馈单向有关部门通报与沟通。4.4外部信息4.4.1政策、法规、标准等；4.4.2地方政府机构检查的结果及反馈；制 文： 审 核： 核 准：温州航宇标准件制造有限公司文件编号： HY/QW-4-XZ版 次： A/0页 次： 第2页 共3页文件名称： 内部沟通管理规定发行日期： 2005/6/284.4.3市场、新产品、新技术发展方向；4.4.4相关方（如顾客、供方等式）反馈及投诉等。4.5内部信息4.5.1日常工作，如质量目标完成情况、检验试验记录、内部质量审核与管理评审报告及体系正常运行的其他记录；4.5.2存在、潜在的不合格，如质量问题统计分析结果、纠正预防措施处理结果等。4.6紧急信息，如出现突发事故等。4.7其他信息，如员工建议等。4.8数据可采用已有的质量记录、书面资料、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式。5.信息的沟通5.1最高管理层的沟通最高管理层应每月一次就质量管理体系的运行情况，过程绩效进行汇总，讨论、决策，对重要信息的沟通，应及时进行。5.2部门之间的沟通生产部、质量部、技术部、销售部等各部门工作中的有联系的部分，对质量管理体系的运作进行协调。5.3顾客意见及投诉的内部沟通5.3.1各部门均应受理顾客意见和投诉，由相关部门作出意见，重要信息向最高管理层报告，并组织评审、处置。对处置结果应予记录，以不断满足顾客的要求实现质量改进。5.3.2公司每月召开一次工作例会，使最高管层与中层管理人员沟通，并检查上一次工作会议后决定，意见的执行和效果情况，以便开展下一轮PDCA循环。5.4沟通方式可用会议、电话、文件传递、座谈会、布告栏、数据分析（见本章5.5）等形式。5.5数据的收集、分析与处理5.5.1对数据的收集、分析与处理应提供如下信息：a) 顾客满意和（或）不满意程度；b) 产品满足顾客需求的符合性；温州航宇标准件制造有限公司文件编号： HY/QW-4-XZ版 次： A/0页 次： 第3页 共3页文件名称： 内部沟通管理规定发行日期： 2005/6/28c) 过程、产品的特性及发展趋势；d) 供方的信息等5.5.2外部数据的收集、分析与处理5.5.2.1质量部负责质量技术监督局、认证机构和监督检查结果及反馈数据的收集分析；技术部技术标准类数据的收集分析，并负责传递到相关部门，对出现不合格项，执行纠正和预防及持续改进程序。5.5.2.2政策法规类信息由行政部及相关部门收集、分析、整理、传递。5.5.2.3销售部及其他相关部门积极与顾客进行信息沟通，以满足顾客需求，妥善处理顾客的投诉，执行纠正和预防及持续改进程序的有关规定。5.5.2.4各部门直接从外部获取的其他类数据，应在一周内用信息联络处理单报告质量部，由其分析整理，根据需传递、协调处理。5.5.3内部数据的收集、分析与处理5.5.3.1质量部依照相应规定传递质量方针、质量目标、管理计划、内审结果、更新的法律法规、标准等的信息