Word文档编辑方法.doc

word 文档编辑方法4.6.1 设置纸张大小、方向和来源通常情况下,在对文档进行格式化之前,就要考虑好准备使用多大尺寸的打印纸输出,使用哪一种页面方向以及什么类型的进纸设备等。1. 选择纸张大小和方向Word提供各种打印纸张的大小,也提供自定义选项设置特殊的纸张大小。另外,Word还提供两种页面方向：纵向和横向。操作方法：选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,在此对话框中选择“纸张大小”标签。2. 指定纸张来源在Word中,根据所用打印机的能力可以为要打印的文档选择一种纸张来源。有些打印机只有一种纸张来源,而有些打印机有好几种纸张来源。例如,典型的激光打印机有两种纸张来源：手动送纸和纸盒。操作方法：选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,在些对话框中选择“纸张来源”选项卡。4.6.2 设置页边距Word设置的页边距与所用的纸张大小有关。页边距是文本区到页边界之间的距离,也称页边空白。能否看到页边空白,取决于当前的视图方式。在普通视图下,看不到页边空白。在页面视图方式下,可以看到与打印结果相同的页边空白。1. 使用标尺设置页边距在页面视图或打印预览中,可以通过在水平标尺和垂直标尺上拖动页边距线来设置新的页边距。如果要使用标尺设置页边距,可以按照以下步骤进行：1) 选择“视图”菜单中的“页面”命令切换到页面视图下,或者选择单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮切换到打印预览方式下。2) 将插入点设置在要改变页边距的节中。如果文档没有分节,则将改变整个文档的页边距。3) 将鼠标指针指向标尺的页边距线,鼠标指针将变成双向箭头。4) 按住鼠标左键拖动,并显示一条点划线以表明新的边距将落到何处。5) 拖到适当的位置后,松开鼠标左键。2. 精确设置页边距如果要精确设置页边距,可以按照以下步骤进行：1) 选定要改变页边距的文本,或者将插入点置于要改变其页边距的节中。2).选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,出现“页面设置”对话框。3) 单击“页边距”选项卡,如图4.6.1图4.6.1 “页边距”选项卡4) 在该对话框中,选择下列操作要改变边距的大小,请在“上”、“下”、“左”、“右”框中输入页边距尺寸。 要建立将在纸张两面打印的文档,请选中“对称页边距”复选框。选中该复选框后,“左”和“右”变为“内侧”和“外侧”。内侧和外侧页边距在奇数页和偶数页上正好相反。要产生装订用的边距,请在“装订线”文本框中输入一个值。1) 在“应用于”框中,选择要应用新页边距设置的文档范围。2) 单击“确定”按钮 。3. 字符数与行数在中文Word 97中,你可以设置每行中的字符数以及每页中的行数等。一般地,采用“使用默认字符数”,Word会根据纸张大小、字体大小来决定每页的行数和每行的字符数。当要改变时,选择“指定每页中行数和每行中的字符数”或“每行中的字符数”选项;在“字体”、“字号”、“栏数”列表框可以更改文档的字体和进行分栏操作。4.6.3 设置节格式在Word中,可以将文档分成多个节,每节都可以根据需要设置成不同的格式。如果整个文档采用统一的格式,则不需要进行分节。如果要在文档中的某一部分采用不同的格式设置(如页边距、纸张大小和方向、分栏排版、页眉和页脚、页码和格式、位置和顺序以及行号等),就需要创建一个新的节。Word用分节符分开每一节。在普通视图中,分节符显示为横跨屏幕的双虚线。Word将节的格式保存在分节符中。1. 插入分节符在建立新节时,整个文档是一节。当要改变部分文档中的格式时,可以创建新节。1) 将插入点设置在要建立新节的位置。2) 选择“插入”菜单中的“分隔符”命令,出现如图4.6.2所示的“分隔符”对话框。图4.6.2 “分隔符”对话框3) 通过单击“分节符”组框中的单选按钮,选择要插入的分节符类型。选择“下一页”选项,将在新的一页开始节。选择“连续”选项,将在同一页开始节。这适用于在同一页上以不同的栏数创建版面。选择“偶数页”选项,将在一个新的偶数页上开始节。选择“奇数页”选项,将在一个新的奇数页上开始节4) 单击“确定”按钮,即可在当前位置插入分节符。在普通视图和大纲视图中,将出现横跨页面包含“分节符”字样的双点线。同时,状态栏的“节”指示器将指出当前所在的节。在创建新节时,它会采用前一个已存在的节的格式。只有分别重新进行格式设置时,才会使每个节的格式不同。2. 删除分节符如果要删除分节符,可以将插入点移至分节符的开始处或者选定该分节符,然后按Del键。4.6.4 设置行号对于说明书或法律合同这样的文档,为了便于查阅,可以为其添加行编号。设置行号后,就可以引用文档中的指定行。除表格、脚注、尾注、图文框、页眉以及页脚中的行之外,Word可以为每一行添加行号。行号出现在页左边的空白处或分栏文本的左边。编号可以从1或其他数字开始,可以在每行出现或只在某些行出现。1. 添加行号如果要添加行号,可以按照以下步骤进行：1) 将插入点置于添加行号的节中。如果文档没有分节,则行号将添加到整个文档中。2) 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,出现“页面设置”对话框。3) 单击“版面”选项卡,出现如图4.6.3所示的对话框。然后单击“行号”按钮,出现如图4.6.4所示的“行号”对话框。图4.6.3 “版面”选项卡图4.6.4 “行号”对话框4) 选中“添加行号”复选框,然后设置以下一些选项。如果不是从1开始编号,请在“起始编号”框中输入需要的行号。如果要指定行号与正文之间的距离,请在“距正文”框中输入一个数值。如果要按一定间隔打印行号,请在“行号间隔”框中输入所需的增量。如果要指定Word重新开始编排行号,请从“编号方式”框中选择所需的选项。5) 设置完毕后,单击“确定”按钮。2. 删除行号如果要删除行号,可以按照以下步骤进行：1) 将插入点置于要删除行号的节中。如果文档没有分节,将删除整个文档中的行号。2) 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,再选择“版面”选项卡。3) 单击“行号”按钮,出现“行号”对话框。4) 清除“添加行号”复选框,然后单击“确定”按钮。4.6.5 设置页眉和页脚页眉和页脚通常指文档每一页顶部或底部的文字和图形。页眉和页脚给用户提供一个简单的方法在文档的每页中重复标识信息。在整个文档的每一页中可以重复页眉和页脚,也可以在不同的页中设置不同的页眉和页脚。用户可以为奇数页和偶数页分别设置不同的页眉和页脚,也可以为文档的首页及后续的页分别设置不同的页眉和页脚1. 创建页眉和页脚创建页眉和页脚的操作步骤如下：1) 选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,出现如图4.6.5所示的页眉区和“页眉/页脚”工具栏。图4.6.5 页眉区和“页眉/页脚“工具栏2) 单击“格式”工具栏中的“两端对齐”按钮,将插入点移到页眉区的左侧。3) 输入文本。如果想对输入的文本进行排版,可以象对Word的其他文本那样,改变其字体、字号和字形等。4) 按两次Tab键,将插入点移到页眉区右边的右对齐制表位位置,然后输入文本“第”。5) 单击“页眉/页脚”工具栏中的“插入页码”按钮,即可在插入点处插入页码,然后输入文本“页”。6) 由于插入的页码为“1”,我们想使用“一”格式,请单击“页眉/页脚”工具栏中的“页码格式”按钮,出现如图4.6.6所示的对话框。图4.6.6 “页码格式”对话框7) “数字格式列表框中选择“一、二、三”,然后单击“确定”按钮。8) 如果要切换到页脚区,请单击“页眉/页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮,然后输入文本。9) 回到文档,请单击“页眉/页脚”工具栏中的“关闭”按钮或者双击主文本区。2. 在首页和奇偶页上创建不同的页眉或页脚如果要在首页、奇数页和偶数页上创建不同的页眉或页脚,可以按照以下步骤进行：1) 选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。2) 单击“页眉/页脚”工具栏中的“页面设置”按钮,出现“页面设置”对话框,并选中“版面”选项卡,如图4.6.3所示。3) 要在奇偶页上创建不同的页眉或页脚,请选中“奇偶页不同”复选框,然后单击“确定”按钮。要在首页上创建不同的页眉或页脚,请选中“首页不同”复选框,然后单击“确 定”按钮。4) 单击“页眉/页脚”工具栏中的“显示上一个”按钮或者“显示下一个”按钮,移到文档或节的首页页眉或页脚中。5) 创建要显示在首页上的页眉或页脚。如果不想在首页上显示页眉或页脚,可以删除页眉区或页脚区中的内容。6) 单击“页眉/页脚”工具栏中的“显示下一个”按钮以及“在页眉和页脚间切换”按钮,将插入点移到页眉区或页脚区,然后创建要在文档或节的奇偶页上显示的页眉或页脚。7) 要返回到文档中,请单击“页眉/页脚”工具栏中的“关闭”按钮。3. 在同一文档中创建不同的页眉或页脚要为文档不同的节设置不同的页眉或页脚,请先创建文档,然后将文档分成许多节。在一节中插入页眉或页脚时,Word将在文档的所有节中插入该页眉和页脚。可以中断节之间的链接,以便创建不同的页眉或页脚。具体操作步骤如下：1) 单击节中任意位置,该节中包含的页眉或页脚将与前一节中的页眉或页脚不同。2) 选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。3) 单击“页眉/页脚”工具栏中的“与上一节相同”按钮,以便断开当前节中的页眉和页脚与上一节的链接。要删