有效会议的召开.ppt

sir1018 首席咨询佘敬原 有效会议的召开 智航咨询 方法论系列课程之 段秘书 从 说起 总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议 什么是任务 什么是结果 一到九段秘书给出了不同的答案 1 2 3 4 5 6 7 8 9 引子 发通知 1 只接受任务 叫做什么就做什么 Email Phone Board 满足部分期望 1 一段秘书 发会议通知 然后准备相关会议用品 并参加会议 二段秘书 2 确认下明天的会议 好的 2 抓落实 三段秘书 3 会前30分钟提醒与会者参会 对临时不能参加会议的人 立即汇报给总经理 保证总经理在会前知悉缺席情况 以便临时调整 重检查 四段秘书 4 四段秘书才基本算是称职 勤准备 满足期望 满足期望 五段秘书 5 了解会议的性质及议题 将相关资料发给与会者 这样的秘书比较讨上级 细准备 六段秘书做记录 6 做好详细会议记录 有时还需做录音备份 6 七段秘书发记录 7 发给与会人员 将会议记录 7 八段秘书定责任 8 将会议确定的任务 一一落实到责任人 定期跟踪各项任务的完成情况 并及时向总经理汇报 向主管方向迈进 九段秘书 9 把上述过程做成标准化的 会议 流程 形成不依赖于任何人的会议服务体系 下一个行政主管就是 做流程 1 2 3 4 5 6 7 8 9 结论 基本完成 出色完成 超额完成 新手 成手 高手 9 只有可 复制 的结果才是 好 结果 九段秘书 九种结果 开会是商界中最昂贵的一种交流活动 会议的成本 无效会议的表现 开会前没有通知与会者相关事宜 致使会议拖沓而无成效 会议主持人缺乏影响力 说服力 被参会者牵着鼻子跑 无法达到会议意图 参会者发言混乱 既不知如何表意 又不知如何引退 致使会议失败 会议地点设在经理办公室 致使会议被频繁打断 无法正常进行 必须出席会议的人未到 通知来的是一些可有可无的参加者 会议安排在即将就餐的时间 每个人都饥肠辘辘 无心开会 浪费时间效果欠佳劳而无功 原因 目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确 有效会议的管理技巧 会前准备 会中控制 会后评估 1 会前准备 会前要问的问题 制定一个POP 目的 结果 计划 1 将演示和讨论分开来 2 只有在演示过程中允许澄清问题 3 向与会者提出需要深入思考的问题 你同意 不同意哪些观点如何改进提议提出了哪些新问题 1 解释会议的重要性 2 给出足够的准备时间 3 给出清楚的指示 如阅读 分析等 4 强调要在会前完成 5 只布置那些你确定会上要用到的任务 6 计划好在会上运用这些已完成任务的过程 会前任务 签到后的交流阶段价值非凡 为整个会议奠定了 积极推动 5分钟非正式谈话时间 两人一组讨论预定议题 所有与会者交流业务关注点和好消息 所有人必须参加争论应对事不对人 制定程序规定参会者在会上如何表现 使会议始终重点突出 按时开始和结束一次只有一个话题 保密性对会议进行评估 活页挂图使会议重点突出 保持会议过程的可视性和人情味 活页挂图 满足期望 满足期望 如果可能 将参会者说的话都记下来 让不同的人来充当书记员 保持所有的信息都可视化 用挂图 当加入自己的想法时 要与小组商量 诠释别人想法时要征得人家同意 划出并利用特定区域 用不同的颜色 打印出来的图表要清晰 2 会中控制 不同类型的会议 流程也不尽相同 会议流程 提建议 怎么样 帮助性行为 建设性 将张三的想法建立在 寻找信息 请描述 寻求不同方案 李四 你认为怎么样 提供信息 这是我的报告 帮助性行为 不同意见 我不同意李四的意见 因为 给出意见 我认为 总结 概括一下这个问题 尝试理解 我听到你说 帮助性行为 鼓励 说说关于这个问题的更多想法 尝试达成共识 有多少人同意 协调 我们同意什么 检查表现 我们团结的程度如何 帮助性行为 消除紧张 之所以幽默是因为 设定标准 我们需要做出决定 通过 诠释 我听到你说的是 常见问题 短话长说 独占发言 人身攻击 时间不足 为反对而反对 离题 争功诿过 争议 抱怨 常见问题 处理纠纷 1 2 3 4 承认人的情感不可能被真正排除在会议之外 所以应让其公开表达 首先要理解别人 然后再寻求别人的理解 再次集中讨论最初的主题或目标 保持中立 尊重人们表达情感的权利 并鼓励他们表达出来 处理感情可以遵循的方式 如何对付违规行为 问题出现以前就制定规则 并不时提到它们 对抗违规行为 认同帮助性行为 对屡次违规的人进行单独谈话 对违规行为有大家认同的反对方式 希望所有参会者都对会议进程负起责任 利用非语言交流手段 解决争议的办法 认识到争议是团队工作中自然而然不可避免的一个方面相互同意决议是人们想看到的结果领会对方的观点从认识问题转移到解决问题就一个问题提出几个方案倾听 共识的达成 共识 协议 支持 共识就是对经小组同意作出的决策或将采取的行动表示支持的一种心理状态 达成共识的方法我已听到并理解你的立场你已听到并理解我的立场决定并没有牺牲我的价值观和道德我能支持被提议的决定 运用达成的共识来决定团队职能