有效会议 (2).ppt

有效会议 大多数的企业在会议里决定其基本走向 花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 每天都在开会 您会开会吗 调查发现 在浪费时间的事情列表上 会议总是居于首位 因为会议通常都没有很好的组织和召开 店长会议一年所需花费14 12 3 6 3024 课程目标让管理者充分意识到有效会议的重要性提高店例会的效果和效率提升业绩能力 课程内容何为 有效会议 连锁店会议的基本类型如何开好一个店例会 为什么要开会 会议的目的 发布信息 收集信息作出决定达成共识解决问题以上三项的综合 必须依靠集思广益才能解决的问题 按常规步骤来不及决定的事情 需要作出决定的事 发生重大变革和实行新方法时 会议对参加者具有训练价值和激励作用 或容易在会议上接受的决定 开会的理由 为什么要开会 连锁店会议的基本类型按时间频率 一月经管会 本节重点要讲解的 二日常例会 晨会 碰头会 信息性会议举行这类会议是为了向与会者传播信息 它可以采用讲话或上课的形式 也可以通过电话 电视 幻灯等形式 虽然也进行一些讨论 可能提出问题 但它着重于向与会者提供信息 征求意见会当领导人想通过其他人的设想和意见来帮助决策时 就要召开这种会议 通常是领导提出问题 征求雇员们的意见 了解雇员会怎样应付局势 按会议内容 解难会解难会议要求在会上摆出事实以供参考和讨论 并找出解决问题的办法 这种会议一般要展开自由活跃的讨论 在解难会议上 要给予大家出谋划策的权利 即使他们的解决办法并不是最好的 但这是由他们通过的 并将由他们来执行 新设想会议新设想会议的目的是提出新设想 引导大家提出新的观点意见 目的不在于采取行动 面貌一新于开发今后可能有用的新计划和设想 没有目的性 形成多中心会议 开会只是为了走形式 主持人会前没准备 而且缺乏引导控制会议的能力 开会者缺乏效率观念 不准时参加 重复 重复内容发言 众多陪会者重复表态 对于许多问题反复研究 却不能形成决议 汇报不得要领 像流水帐 低效会议 开了几个会 为会议花掉多少时间 因为开会达成几项共识 因为开会完成几个结论 因为开会加了多久的班 因为开会失去多少关键时刻 因为开会耽误多少工作 算算看 你一周内总共 终结无效率的浪费 管理您的会议 一 会前准备 明确会议举行的目的合理安排会议时间3 邀请适当的人出席4 准备背景资料5 设定会议议程 1 明确举行会议的目的 信息传播共享 动员激励 问题解决和决策制定 2 合理安排会议时间 不要迟到浪费时间等于浪费生命 浪费别人的时间等于谋财害命 不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排 有些人可能因此不能出席会议 还会导致召集部门 人 的威信下降 严格按照议程进行 不要超时 1 参会人员的选择 知情者 决策参与者 执行者 重大关系人 3 邀请适当的人参会 2 预约参会人员 找出最适宜所有参会人的开会时间 会议通知 目的 时间 地点 有用的信息提前发布到公告栏里 提前发放会议资料 让与会者做好准备 会议结束2 3天内 所有与会者应拿到会议记录 4 准备背景资料 5 制定议程 1 列出团队会议的目标 2 为会议制定规则 3 确定与会者名单 4 确定会议召开的时间 地点和持续时长 5 指定会议角色 议程实例 练习 请制定一个会议议程 写在白板上 并进行点评 二 会中控制 1 开场白 欢迎词 讲明会议背景及目的 宣布会议议程 制定纪律规则 开场白示例 首先 欢迎各位按时与会 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响 使得本月的营收目标达标率只有70 因此今天召开会议主要讨论两大问题 第一就是如何刺激原市场的买气 第二讨论新市场的扩展计划 首先将营运部熊建银经理为我们说明目前市场状况 再由各位一起讨论 然后各区市场督导会一一提出配合方案 最后由行政助理整合后提出执行方案 本次会议的进行时间预估为1 5小时 希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡 能够产生一套完整有效的业绩提升计划 大家加油 要掌握会议节奏和控制会议 2 会议主持人职责 营造和谐气氛 严格按照议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者厘清不假思索的想法 尊重少数人的意见 避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 会议中的常见问题 短话长说 独占发言 人身攻击 时间不足 为反对而反对 离题 争功诿过 争议 抱怨 常见问题 小组讨论 作为会议主持人 面对以上问题 您有什么对策 人身攻击 对双方进行安抚 重申议事规则 重提主体进行讨论 离题 兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论 请他做归纳或替他做归纳 事先请将规则讲清楚 发言限定时间 常见问题的对策 争议 暂停该项议题 容后再议 参与第三者的意见 将双方意见列表比较 进行不记名投票 重整双方意见提出新的方案 重申共同利益 抱怨 同情其不满的情绪 归纳其不满的原因 寻求解决的方法 独占发言 主持人制止其行为 说明规则强制执行 唠唠叨叨 清楚其具体的想法 不要粗鲁打断 对发言予以认可 时间不足 选择重要的议题进行讨论 限制发言人数 可事先登记 限制发言时间 征求与会人意见 是否挪到下次会议 争功诿过 主持人应制止不当的发言 并给予其适当的肯定 引导组织成员彼此说出对方的优点 让大家都能受到适当的肯定 为反对而反对 请他提出更好的对策 引导他思考是否有考虑周全 不断施压 不参与发言 设置暗桩 带动与会人员的热烈参与 有抛砖引玉的效果 主动出击 适时发问 塑造发言机会 且予以正向的肯定与鼓励 有效倾听与良好沟通 3 与会者的责任 发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个重点 口齿清晰 陈述有力 一针见血 音量适当 解释方式让人易懂 口吻要自信 在要点处可稍加大音量 注意倾听 4 会议记录要点 时间 地点 与会人 议题 重要发言 行动方案 会议决策或结论 完成时限 执行追踪检验 会议记录的技巧 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主语 动词 形容词 明确数字 运用关键词 列点说明 可了解发言重点 归纳出主题方向 一言以蔽之 三 会后追踪 会议记录发放 执行督促 按会议决议追踪检验 准备下阶段会议 课程回顾 情景模拟 第三部分 有效会议的方法 高效会议清单 1 提高会议效率的清单 会议准备 会议目的明确 与会人选合适 会议地点确定 所需会议资料已经准备就绪并可用 已按时发出会议通知 会议通知应包括如下要点 会议目的 待讨论的日程要点 会议地点 会议开始 结束时间 与会者应作的准备 会议主持人 主持会议 与会议安排在时间上保持一致 鼓励与会者 让与会者充分交流他们的观点 确保不偏题 总结会议要点 确保已做出了决定 谁 是什么 什么时候 与会人员 按时到会 认真倾听并尽力理解别人的发言 不要打断别人的发言 创造一种开放的 创造性的氛围 清晰地交流 井井有条 切中要点 会议记录 计时考勤 记下谁在何时做了何事 会议结论 行动方案 会后及时下发 成功会议的黄金规则 发布 通知会议日程按时到会 按时开会 按时散会有备而来始终切中主题 不要偏离议事项目不要打断别人 倾听以便理解次日发布会议备忘录 通过的决策清楚了解下列各点 做出了什么决定由谁负责要求何时完成 如何开好一个店例会 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 会议的准备工作 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 一明确会议的议题二每个议题的时间控制三收集事实和数据资料 支持议题的阐述四会议的行政安排 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 一明确会议的议题 常规店例会的内容每月业绩分析案例分享宣讲公司新政策 活动和计划制定 任务分解团队激励重申上次店例会工作内容 同期上期数据对比分析 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 常规店例会的罗列顺序每月业绩分析 首位 案例分享 点燃兴奋点宣讲公司新政策 活动和计划制定 团队激励 末尾 点燃兴奋点重申上次店例会工作内容 回顾 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 二每个议题的时间控制管理者宣讲时间店长讨论总结时间可控性分析 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 常规店例会的时间分配每月业绩分析15m案例分享10m宣讲公司新政策和决定15m团队激励10m重申上次店例会工作内容10m 三收集事实和数据资料 支持议题的阐述案例业务员业务特点分析本周单店业务总结历史同期业务水平比较上月业务水平比较同一商圈其他连锁店 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 四会议的行政安排 时间和地点安排和通知注意事项 着装 携带工具 简单纪律 与会人员的确定值班人员的选择 根据内容而定 三如何开好一个店例会 会议的准备工作 小组讨论一 做一个店例会的准备计划本次会议的议题有 工资改革月业绩分析案例培训店长晋级 三如何开好一个店例会 会议进行中 会议纪律 主持人提前抵达会议地点处理迟到现象延迟会议的补救办法提醒关闭所有通讯设备所有问题的提出都通过主持人 三如何开好一个店例会 会议进行中 保证任何讨论与议程有关重复与会者提出的动议 并保证每个人都听到和理解读出消极信号辨别积极信号评估气氛维持秩序 会议的节奏控制 三如何开好一个店例会 会议进行中 会议的前言部分按时召开会议开会的原因需要大家提供哪些帮助介绍议程 三如何开好一个店例会 会议进行中 会议的主体部分讲解信息或讨论问题通过开放式提问使员工参与鼓励说出问题或信息示范或进行活动 三如何开好一个店例会 会议进行中 会议的总结对会议进行总结对达成的共识进行复述设定追踪方法及期限进行检查用正面积极的话语结束会议按时结束会议 表示你能尊重员工的其它职责 三如何开好一个店例会 会议进行中 提醒一 提供与会者发表个人意见和建议的机会利用议程控制会议步骤和时间围绕会议议题 避免离题维持会议秩序 排除会议干扰评估会议气氛 调整会议节奏 提醒二 不要在个别人或个别问