办公用品管理.doc

1.0目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的使用，控制费用开支，本着勤俭节约的原则，根据公司的实际情况，特制定本制度。2.0 范围适用于本公司办公用品的使用和管理。3.0职责3.1各部门经理负责本部门所需办公用品的汇总、申报、领取及使用控制。3.2采购部负责办公用品的盘点、汇总、采购、统计、存档及使用监管等工作。3.3财务部负责办公用品采购计划的审核，依据审核的票据办理款项支付手续。3.4总经理负责办公用品领用计划、采购计划的审批及付款申请的审批。4.0内容4.1办公用品的分类办公用品按使用性质分为低值易耗品、高值保管品。低值易耗品包括打印纸、笔、信封、信纸、胶水、胶带、订书针、资料袋、文件夹、档案盒、订书机、计算器等；高值保管品包括电脑、照相机、打印机、碎纸机、文件柜、办公桌椅等。受本制度约束的办公用品包括低值易耗品、保洁用品以及用于前厅接待的诸如纸杯、纸杯座、茶叶、茶杯等物品。高值保管品属于公司的固定资产，其申购、采购、使用等过程不完全或不仅限于本制度的约束。4.2办公用品的申领4.2.1 申报办公用品实行每月申报一次，各部门经理或负责人根据本部门及其员工下月的办公需求，填写办公用品领用计划，在每月28日前交到采购部办公处，过期则不予办理采购手续。4.2.2 注意事项每月申报的办公用品应具体注明使用人，且申购数量不能超过月周期的使用量。各部门的办公用品和办公设备不能一同申报。根据各部门的常规使用数量，对于申购频率过高、使用数量过多的物品，采购部有权拒绝汇总到材料采购计划表上，即不予采购，以避免铺张浪费的行为。4.2.3牵制办法为了避免铺张浪费的行为发生，明确办公用品的使用人和使用数量，采购部除了对各部门每月的发放记录进行存档，还要在采购前对各部门的办公用品剩余数量进行盘点，建立办公用品管理台账，以核对是否有重复申购或申购数量过多的情况，若存在则向申购人询问原因和用途，确定需要增加使用量后方可购买。4.3办公用品的采购采购部将各部门的办公用品领用计划呈报总经理审批。根据审批结果，按照物料采购程序，询价比价后制定材料采购计划，经财务部审核、总经理审批后实施采购。4.4办公用品的入库与发放办公用品采购完成，货物运送到达后，其入库与发放应严格履行手续。采购员将所有物品进行清点，填写物料入库单，与物流部仓库管理员核对物品规格、数量、种类、包装无误后，双方即可在相应栏目下签字。同时采购部将各部门的办公用品领用计划转交物流部，由物流部填写低值易耗办公用品发放记录，完成发放工作。办公用品领用计划与物料入库单由物流部与采购部各留一份存档。4.5办公用品的使用根据下月办公需要，各部门每月末向采购部提交办公用品领用计划，由采购部实施采购，个人不得私自购买，否则不予报销费用，特殊情况除外。严禁员工将办公用品挪作私用，员工离职时将所领物品退回，（消耗品退回剩余部分）。涉及公司机密的文件、表单、笔记记录本等应严加保管，一经发现走漏将追究个人或部门责任，按情节轻重由行政人事部给予批评、警告、严重警告、处罚等。本着节约的原则使用办公用品，避免不必要的浪费。各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，应多次查阅无误后方可打印；回形针、长尾夹等不得随