如何做好员工档案管理.doc

如何做好员工档案管理 身为企业的人事管理人员，应该要做好员工的档案管理。下面就随一起去阅读如何做好员工档案管理，相信能带给大家帮助。 如何做好员工档案管理 1、要遵循档案管理一般规律。 员工的档案虽然具有特殊性，但它也是档案的一种，所以应遵循档案管理的一般规律。比如说，员工档案应有纸质档与电子档两种，存放应有专门的档案保管场所与设备，如铁门、铁窗、铁锁及防火、防潮、防盗、防鼠虫等等基本设施，设置空调、去湿、灭火等设备。 档案应包括个人基本情况、个人简历、各类学历、资格证书、奖励证书，工作和学历证明、婚育证明、人事任免、调岗、调级通知单、员工绩效考核表、岗们绩效指标承诺书、奖惩结果、党团员证复印件、合同协议，身份证、工资卡、社保卡，员工入职登记表，员工关键事件登记表等内容。 以及员工档案如何查阅，应保留多久，员工离职后又如何转移，或者说保留多久后即可销毁，等等。 2、要落实责任制。 员工档案是员工在企业工作和生活历程的真实记录，是企业历史的一部分，单位领导要加强对档案管理工作的检查、指导、督促，及时发现问题、解决问题。要结合实际不断完善各项档案管理制度，狠抓落实。要加强员工档案管理人员队伍建设，选择为人忠厚老实、工作扎扎实实、作风严谨细致、认真坚持原则的人员担任；要定期组织培训业务知识，帮助档案管理人员掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平。 要制定相对完善的员工档案管理制度，对目的、意义、职责、定义、管理流程、审核权限、情况处置、奖惩标准等进行较为具体而详细的规定；要落实检查制度，督促各项制度落到实处。 3、要发挥好信息技术优势。 现代条件下，信息化技术高度发达，员工档案管理要切实运用好信息技术优势，一方面，对员工档案实施计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料输入计算机，通过相应的技术处理，把文字、图片、声像资料等转变成数据资料，实现员工档案的纸质与电子数据并存。 另一方面，要在基础数据不断完善的前提下，通过数据库系统梳理、提炼各类数据，为企业领导决策提供数据依据。 4、要跳出档案看档案。 员工档案管理工作，不能仅仅停留在档案管理员的层次上来看问题，要站在企业发展的层面来看待，比如说，企业要申报高新技术企业，对拥有高学历的人员比例是有要求的，那么当公司领导需要这方面的数据时，档案室应能够迅速提供相应的数据；比如说企业准备提拔一批优秀的复合型人才，那么档案室应能够迅速提供曾经在不少于3个专业岗位上任职人员的有关情况，以及他们在不同岗位上受到的奖惩情况。同时，档案管理者应定期提供企业内符合退休条件的人员数量，预估退休高峰期、人员招聘高峰期等等，为企业领导的科学决策提供更多、更好、更有效的数据支持。 总之，做好员工档案管理工作，虽然比较枯燥、无聊，但只有真正干一行、爱一行、钻一行，你总会发现工作的乐趣，找到为企业创造价值的机会，同时，企业也会给予你更多的成长机会与发展平台。 档案管理工作的作用： 档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。 进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。 档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。 档案管理工作的现状： 1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。 档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息成果，这制约了档案信息电子化的进程。 2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。 档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。 3、档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。 4、档案信息管理人员的素质有待提高。 实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人