差旅制度.doc

出差管理及差旅费报销制度一、适用范围1、 本制度适用于_各公司所有员工。2、 为实现公司整体利润目标，有效降低采购成本与管理成本，明确境内境外差旅费用支出标准和差旅工作流程，特制定本规定。3、 境内出差指因公到国内各地区（不含台湾、香港、澳门）的出差；境外出差指因公到中国境外各地区和台湾、香港、澳门的出差。连续出差天数（出差天数计算方法：返回日期-出发日期）小于30天按照本制度执行，大于或等于30天的连续出差按照中长期外派人员差旅补贴制度或长期外派人员差旅补贴制度执行。4、 差旅费用包括境内境外差旅工作中涉及的城际交通费（飞机、火车、轮船、长途汽车）、往返或换乘交通费（飞机场、火车站、轮船码头、长途汽车站）、异地市内交通费（含租车费）、住宿费、员工餐费补贴、客户礼品费用、异地通讯费、签证费、及其他工作直接发生的费用。本规定中一切费用标准均以人民币为单位。5、 为保证公司业务正常运转，规避风险，建议以下人员避免同一时间乘坐同一航班：总裁、CTO、CDO、CFO、高级副总裁；3位及以上的高级副总裁或副总裁；同一业务中心半数以上的经理级员工或骨干员工；同一部门半数以上的员工。二、差旅管理原则请全员加强出差管理，坚持以下原则：1、 相关负责人应根据工作客观需要，有计划、高效率地根据工作客观需要安排出差，严格、合理控制出差次数、人数和时间，提高工作效率，达到预期工作目标。2、 员工出差期间必须保持手机畅通，与其主管上级保持联系，遇到非职责权限范围内的事情，应及时请示主管上级。3、 员工出差期间应维护公司形象和利益，不得做有损公司形象和利益的事情，杜绝假公济私、绕道返回、利用工作时间办理私事等现象。4、 员工出差途中如遇生病、意外事故或因工作实际需要必须延时，须通过电话向主管上级申请批准，不得借故延长。未经批准的延时按旷工处理。5、 如在出差途中申请休假，必须事前在普通差旅审批表(附件一)中明确注明休假起止时间，获得批准后方可休假。未经事前批准的出差途中休假按旷工处理。休假期间的一切费用自理且无各项费用补贴。6、 厉行节约，反对浪费。据实报销，杜绝贪污。7、 员工出差期间，应注意人身和财产安全，如发生财物丢失或损坏，由员工自已负责；员工因违规违法而发生的罚款，由该员工自行承担。三、出差申请程序1、 除总裁、董事、CTO、CDO、CFO、高级副总裁、副总裁外，所有员工出差前必须填写普通差旅审批表。如需借款，同时填写现金借款单（财务前台自行领取）。员工未填写普通差旅审批表，人力资源部不予审批考勤，财务部不予借款和报销。2、 普通差旅审批表须由部门主管领导审核、财务部审核、副总裁或高级副总裁批准（高级副总裁出差须经总裁同意）；如需借款，填写借款单同时办理审批流程；员工留存普通差旅审批表复印件用作人力资源部考勤备案和行政部订票，员工留存原件用于财务报销。3、 员工依据批准后的普通差旅审批表，到行政部申请订票。因公司行政部有长期合作的商旅服务供应商，能够降低采购成本，所以除特别情况外，员工不得自行订票，否则财务部不予报销。4、 出差期间请认真填写普通差旅日志表（附件二），记录工作内容和费用情况。5、 临时发生的紧急出差情况，经高级副总裁特殊批准，可先借款出差，事后填写特殊差旅审批表（附件三）。员工未填写特殊差旅审批表，人力资源部不予审批考勤，财务部不予借款和报销。各高级副总裁应加强差旅管理，降低紧急出差情况频次；单一部门单月累计紧急出差频次达3次以上，财务部将邮件通知高级副总裁做管理参考。6、 公司人力资源部为经常出差的员工统一购买乘坐指定交通工具意外险、海外紧急医疗救援险，具体请咨询人力资源部。员工可根据需要自费购买额外保险。四、差旅费标准（差旅费标准简表见附件四）1、交通工具选择：l 乘坐火车、轮船、汽车6小时以内可到达出差地点，员工一律乘坐火车、轮船、汽车且不能乘坐卧席；火车优先于轮船和汽车。l 如有朝发夕至火车可抵达出差地点且时间和体力上不与到达日当天工作时间冲突，提倡乘坐火车硬卧席；全程火车时长如超过15小时，从员工健康和工作时间考虑，提倡乘坐飞机直达或者换乘其他交通工具。l 乘坐火车、轮船、汽车6小时以内不可到达出差地点且无15小时以内的朝发夕至火车可到达出差地点，员工可以乘坐飞机。l 单程单次换乘间隔时间不超过2小时的火车硬卧及以下座席、飞机及轮船经济舱、汽车硬卧及以下座席时长超过8小时，员工可享受超过时长20元/小时但累计不超过100元的补贴；超过时长中不足15分钟不予计算，15分钟以上不足1小时按1小时计算。以各部门经理在车票背后签字并注明的起止时间为准计算（如无重大特殊原因，列车晚点不予考虑）。l 公司实行经济舱政策，除以下例外情形外，如需乘坐飞机，一律乘坐经济舱。例外情形包括：总裁、董事、CFO、CTO、CDO、高级副总裁在跨洲际飞行的情况下，可以乘坐商务舱及以上舱位；总裁、董事、CFO、CTO、CDO、高级副总裁因工作需要和维护公司形象需要的情况下，可以乘坐商务舱及以上舱位；其他员工如需要乘坐商务舱及以上舱位，需要在普通差旅审批表上明确标明或者邮件申请并由主管高级副总裁批准。l 公司实行最低票价政策，行政部出票时在满足员工工作时间需要的前提下，优先选择长期合作的商旅服务供应商，按照当天最低票价出票。员工如有特殊情况需自行订票也应遵循最低票价政策；如经行政部查证员工自行订票票价高于同期最低票价30%以上且无合理理由，可通知员工部门经理和财务部不予报销超过30%以上部分。2、交通费标准l 城际交通费凭发票实报实销。l 往返或换乘交通费（飞机场、火车站、轮船码头、长途汽车站）凭发票实报实销。如有其他公共交通工具（机场巴士、地铁、汽车等）能够满足时间需要，提倡乘坐。提倡多人同乘。n 境内出差员工如当日全部乘坐公共交通，则可享受当日20元/人/天的交通费用补贴，交通费用补贴不用凭发票即可报销。n 境外出差员工，如当日全部乘坐公共交通，在A类国家或地区出差，则可享受当日50元/人/天的交通费用补贴；在B类、C类国家或地区出差，则可享受当日20元/人/天的交通费用补贴。交通费用补贴不用凭发票即可报销。说明：A类国家或地区包括：美国/加拿大/日本/韩国/印度/新加坡/台湾/香港/澳门/科威特/俄罗斯/英国/德国/法国/意大利/荷兰/芬兰/瑞典/瑞士/比利时/卢森堡/爱尔兰/葡萄牙/冰岛/奥地利B类国家或地区包括：欧洲、美洲、大洋洲除A类以外的其他国家或地区C类国家或地区是除A、B类以外的其他国家或地区l 境内异地市内交通费在费用标准上限总额内凭发票实报实销，费用标准上限总额为100元/人/天 * 出差天数。提倡多人同乘或乘坐公共交通。超出部分不予报销。如当日全部乘坐公共交通，则可享受当日20元/人/天的交通费用补贴，交通费用补贴不用凭发票即可报销。l 境外异地市内交通费凭发票实报实销，提倡多人同乘或乘坐公共交通，提倡购买交通月卡或多日券以节省费用。在A类国家或地区出差，如当日全部乘坐公共交通，则可享受当日50元/人/天的交通费用补贴；在B类、C类国家或地区出差，如当日全部乘坐公共交通，则可享受当日20元/人/天的交通费用补贴；交通费用补贴不用凭发票即可报销。l 如市内交通费报销金额与交通费用补贴之和超过标准上限，则交通费用补贴不予报销。l 从员工身体健康角度考虑，境内出差、境外出差员工禁止租车，总裁、董事、CTO、CDO、CFO、高级副总裁级因特殊需要除外。租车相关证件费用、租车费用、过路过桥费、燃油费及税费凭发票实报实销。员工必须严格遵守当地交通法律法规，如出现大额罚款（累计超过员工月基本工资50%以上），则视情况由员工全部承担或部分承担。3、住宿标准： l 公司实行住宿标准上限控制政策，超出差旅住宿标准上限部分个人自理，限额内低价优先。公司员工应遵循同性双人合住的原则；l 实际发生费用以住宿城市实际消费水平为依据，出差人员如无特殊情况建议选择出差地区四星级（含）以下宾馆的行政间、标准间。l 境内差旅住宿标准(每间房，人民币)上限如下：地区住宿标准上限北京/上海/广州/深圳省会/经济特区/沿海城市其他地区总裁、董事、CTO、CDO、CFO、高级副总裁无限额；建议不超过1500无限额；建议不超过1000无限额；建议不超过800副总裁、副总经理、总监1000800500其他员工400300200省会/经济特区/沿海城市包括：一级城市：天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青岛、南京、杭州、武汉、重庆、成都、西安二级城市：石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐三级城市：唐山、秦皇岛、淄博、烟台、威海、徐州、连云港、南通、镇江、常州、嘉兴、金华、绍兴、台州、温州、泉州、东莞、惠州、佛山、中山、江门、湛江、北海、桂林l 境外差旅住宿标准(每间房，人民币)上限如下：国家或地区 住宿标准上限莫斯科/伦敦/纽约/巴黎/罗马/迪拜/孟买 A类其他国家或地区B类国家或地区C类国家或地区总裁、董事、CTO、CDO、CFO、高级副总裁（无限额；建议不超过）8000600040003000副总裁、副总经理、总监4000300025002000其他员工30002500200015004、出差餐费补贴费用标准： l 出差餐费补贴费用是指为出差员工提供的三餐的补贴，考虑到员工因工作关系三餐时间不固定，所以三餐费用标准相同；出差餐费补贴费用不用凭发票即可报销。出差时间内如报销早餐、午餐或者晚餐招待费，则相应餐费补贴不予报销。l 境内出差员工在当地的餐费补贴标准为60元/人/天。 l 境外出差员工，在A类国家或地区出差，在当地的餐费补贴为250元/人/天；在B类国家或地区出差，在当地的餐费补贴为180元/人/天；在C类国家或地区出差，在当地的餐费补贴为100元/人/天。5、出差期间招待费费用标准，以业务招待费用报销制度中的相关规定为准。员工应在普通差旅日志表上明确写明客户或合作伙伴公司名称、职务、招待级别、招待人数，以及我公司陪同最高级别领导和陪同人数，经批准方可报销。6、其他费用标准l 礼品费支出，应在普通差旅日志表上明确写明每一笔礼品名称、数量、单价和总金额、对方姓名、公司和职务，经批准方可报销。l 境内出差手机话费，额度内凭发票报销：境内出差员工每人每天额度为15元/天，但每月累计不得超过300元；凭发票即可报销。境内出差手机话费如因特殊情况超过标准上限，则凭话费详单实报实销（如与差旅费分开报销，则需提供从普通差旅日志表或特殊差旅审批表复印件）。l 境外出差手机话费（含电话卡、租用手机费用），额度内凭发票实报实销：在A类国家或地区出差员工额度为80元/人/天，但每月累计不得超过1600元；在B类、C类国家或地区出差员工额度为50元/人/天，但每月累计不得超过1000元。提倡邮件沟通、购买当地电话卡或租用当地手机。员工应严格控制境外手机话费。境外出差手机话费凭发票在额度内按月度实报实销（如与其他差旅费分开报销，则需提供从普通差旅日志表或特殊差旅审批表复印件）。l 除上述费用外因工作直接发生的其他费用，如托运行李费（如无特殊工作需要需携带大量办公物品时不得超重）、订票费、退票费、寄存费、签证费、护照换发费、证件公证费、加急手续费、资料或材料购买费等，凭发票据实报销。其他费用一律不得报销。l 境外出差员工在出发前和返回后自行到银行兑换货币，报销时须持兑换银行出具的换出和换入外币兑换证明到财务报销，因我公司实行按月报销制度，如在出差返回当月即时报销，则财务部按照外币兑换证明给予报销；如员工延迟报销或不能提供汇率证明，一律按照报销日汇率基准价折算报销。7、如因特殊情况需要超过上述标准上限，需要在普通差旅审批表上明确标明或者邮件申请并由主管高级副总裁批准。五、差旅费报销程序1、多人同行时，城际交通费、住宿费可由一名员工汇总报销；其他费用必须由出差员工分别报销，不可代为报销。2、员工应于每月20日至30日报销当期应报销单据，履行签批手续后上报财务部报销或核销借款，不得拖延跨期报销，当期期内费用是指上月20日至本月20日前实际发生的费用。员工出差完毕如无特殊情况应在上述期间到财务部结清借款和报销。未及时结清借款者，财务部可以从该员工当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。对于借款数额大而未结清借款者，财务可从该员工工资中逐月扣回。员工出差借款和未报销时长达2个月（含）以上者，财务部将邮件通知主管高级副总裁做管理参考。3、员工将填写好的报销单和票据、普通差旅审批表普通差旅日志表或者特殊差旅审批表交其部门负责人进行确认并签字。4、员工将经部门负责人签字完毕的单据交财务部进行财务审核并签字。5、员工将经部门负责人及财务部签字的单据交业务批准人进行批准并签字。6、员工到财务部报销或核销