OA系统分析.doc

第一部分 OA系统架构图架构个人事物管理任务管理员工手册行政管理考勤管理工作管理邮箱管理工作提醒任务内容添加任务跟踪任务查询员工手册其它制度办公用品资产管理用款管理任务汇报短消息管理学习中心人力资源个人信息管理通讯录口令管理个人愿景设置文件管理出差管理员工交流论坛学习资源下载其它同行业信息搜集会议管理员工调查项目信息系统管理为方便员工沟通与公司业务流程简便化，特设计此软件。软件功能主要以办公自动化为主，其中分为前台操作与后台管理两部分，两部分之间即是分离管理，前台主要实现员工的操作，后台主要进行管理、信息统计及一些参数设置。 工作以任务为主要核心，与project相结合进行项目管理，将项目的中的任务进行分解，分派到每个人身上，任务分派后，每个人所要执行的工作一目了解。将任务下达时限与实际工作期限进行对比，查找工作差距及问题所在。Projece软件用于项目经理进行整体项目的把握及控制，将项目中的任务分配给其所负责此项任务的工作人员，每个人按照分配的任务进行工作，将上级下达的任务进跟踪管理及相应针对任务的操作，软件特点在于任务流程的清晰化，能够一目了每个人的工作任务及工作情况。第二部分 功能说明1、个人事物管理1.1考勤考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等，查询信息由系统管理员可进行统一查询管理，个人页面中除了实现相应的内容，还应查看到自己的考勤记录。1.1.1签到/签退 签到，签退，以系统时间为准。只要在签到部分写入姓名进行签到签退提交即可。1.1.2请假/销假l 用于员工填写、删除、修改请假单，并查看个人请假信息。对于已发生的请假填写实际的请假时间，即进行销假处理。l 员工请假单内容有：事由/选择请假类别/起始时间/请假人全名。l 请假审批在审批登记模块由负有该权限的人员完成。l 销假：员工请假结束后需填写实际请假时间进行销假。（注：员工进行销假，系统可设置自动或手动完成销假、销假核准）1.1.3加班 进行加班申请提交，内容有加班事由/加班时间/加班人/加班时间；1.1.4值班 只要进行值班信息查看，值班信息由系统设置分配。1.1.5出差管理1.1.5.1员工出差登记：员工在出差前进行出差登记，写清出差人员姓名，办理何事，随从人员，出差地点，所需时间、申请备用金款项（备用金款项申请明细在用款管理中进行审核）。1.1.5.2员工出差注销：出差人员返回时，进行出差工作注销，表示出差人员已返回。注销内容有，出差实际返回时间，1.2工作管理每天我们自己都要一个工作重点，做过什么样的工作，在日志中体现，体现每天的工作情况。最后，我们把日志与计划相对应，看看我们是不是按照计划在执行，是做的事情延迟了，还是提前了。1.2.1日志记录：每天工作情况记录，每日所做工作内容记录。1.2.2工作计划：l 周计划：周一来的第一件事，就是要想想，我这周要做是什么，把工作内容一一列出来，我的工作目的，应该会更明确一些。l 月计划：我们已经定制了我们项目内容，我们要按照项目进行工作，那这个月要达到怎么样的一个目标？l 年计划：我们在桌上都放置了自己愿景，我们离这个愿景还有多远，我们这一年要做出什么样的成绩？说明：系统默认为当前时间，时间为不可更改，日志查看应该以日历为准，在窗口中可以点击日历查看以前所添写的日志内容，如修改或补添日志，直接点击日历，即可回到要修改日志日期中进行修改。日志如果为后补日志，日志文字内容为灰色，如日志未写在内容里面有两个“未写”的红字。年计划为点击年份查看，月计划点击月份查看，周计划点击每周日进行查看。在周计划、月计划、年计划后可查看更多选项，形成计划列表信息，查看以往计划。1.3项目信息与project集成模块，直接将置于服务器中的project的相关统计数据，进行有效的集成。可作为员工对项目整体进展情况的查看及了解。1.4进入邮箱管理 登陆邮箱系统进行管理，主要功能由邮箱系统决定1.5短消息管理 短消息可进行用户与用户之间的单独发送，也可进行按部门、群组、集体发送，对短消息进行修改、删除、查询等多项功能。l 短消息功能：消息发送/群发/分组发送/删除/修改/查询/列表l 短消息：消息标题/消息内容/发送l 分组/群发：短消息按部门发送，集体发送。根据后台用户管理的分组选择。l 管理：可对发送过的以往短消息进行修改，删除。1.6个人信息管理系统定制出个简历表单，员工添写详细的简历信息，添写提交后，可修改、查看。系统将个人信息进行统计汇总，在后台简历管理，简历查询。个人信息添写主要依据员工简历表。1.7通讯录管理 通讯录内容可由个人信息管理内容生成，员工当添完个人信息时，通讯录将自行提练出姓名、地址、电话、QQ号、主页、MSN号、及邮箱地址信息。通讯录也可自行添加、修改、管理。l 通讯录添加：定制通讯录类别，默认类别为，同事，亲属，朋友。自定义类别添加！表单内容有姓名、地址、电话、QQ、MSN、EMAIL、HTML及备注等。l 员工通讯录：通讯录自动由系统生成，主要内容来源于对个人信息的添加内容的提炼。1.8口令修改：对系统分配的口令，进行修改。 1.9个人愿景：将个人愿景添到里面，然后在后台形成汇总1.10文件管理:个人文件管理系统主要用于员工的文件服务器备份、管理，将文件列表显示于用户的界面，用户可对文件进行下载、删除操作。1.10.1上传文件：系统在对员工的用户名及密码分配后，每员工自动建立一个用于文件上传及管理的员工文件夹，可进行文件的略份、保管等功能，文件进行上传后，将显示在文件列表栏中。 1.10.2文件管理：用户可在界面中自定义创建文件夹，将文件放于任意一个创建的文件夹中，然后选择相应的文件夹显示文件列表，文件可进行单选与多选，选择文件后，可对文件进行删除及转移文件夹的操作。3、任务管理用于个人工作的管理及工作进展情况汇报，将工作以任务的形式分类；项目组长，可通过project软件分析项目进展情况；在OA系统中，主要用于管理个人的任务，项目组长，通过给成员任务的信息来查看整个项目情况，项目经理对组成员进行任务分配，组成员在接收到任务后，进行执行并掌握自己的工作进度，控制工作进程。3.1任务内容添加项目经理添加任务内容添加主要包含以下内容：任务标题、任务基本信息、任务开展时间、任务结束时间、执行任务者姓名，项目负责人、任务要求。当项目组成员接收到下达的任务后将任务添加到自己的任务列表中，即可进行任务跟踪操作。3.2任务跟踪任务跟踪主要是查看任务完成情况的百分比信息，当任务添加以后，可选择任务跟踪按钮，可输入此项任务的进展情况，任务进展有四项选择，25%、50%、75%、100%。3.2.1任务进展情况：操作时可任选四项中的其中任务一项，进行任务进展的输入，输入完成后，可在任务列表中的最前方用图标的形式显示此项任务的进度。 3.2.2进展情况说明：在进行任务进展情况添写的操作时，添加任务进展情况说明文字3.2.3任务跟踪时间：添写实际开始时间及实际完成时间，与下达任务时间进行对比。3.2.4任务跟踪汇报：当任务添加完成后，任务将自动生成列表，可从列表中选择任务，任务可进行多选及单选，选择后通过下拉菜单选择汇报级别（项目负责人、主管、总经理），进行项目汇报。当任务点击汇报时，任务信息将显示在汇报人的任务汇报情况信息当中。点击主页面的汇报查看按钮，即可查看到相关人员的任务汇报情况。3.2.5任务时间提醒：有两种提醒方式，一种是系统默认的提醒，系统会定期的发出提醒信息，另一种是系统管理员进行的任务提醒，也就是任务的主管以上级人员在后台添加的提醒信息，告之在什么时间内必须完成，然后显示在前台。3.3任务查询设置对任务的查询功能，任务添加完成后，将任务生成列表，依时间的先后顺序排列，系统可以对任务进行关键字、任务负责人姓名、时间、查询。3.4汇报查询3.5任务下达 员工任务来源，应从上级的任务下达中，任务下达中应该明确任务目标、目的，规定完成时间，员工可进行流程控制及添加备注信息、实际开始时间，实际完成时间，但不能对项目经理下达的任务开始时间与完成时间进行更改。3.6任务经验当员工完成任务后可进行任务总结工作，对其在执行任务中所遇到的问题及经验留个书面记录，方便以后工作中进行参考。4、员工手册员工手册用于让员工了解公司的全方位的信息及各项政策及管理规章，在后可定义类别，定义后前台便可显示定义的类别，然后再将内容添加到相应的类别当中。4.1员工手册：员工手册，是员工行为规范的参考。l 企业介绍l 工作守则l 行为准则l 培训、发展、考核l 保密/安全/其它4.2其它制度：包括所有其它制度，与员工手册属并列关系，此项信息在后台进行添加及修改。l 电脑使用条例5、行政管理内容(可扩展)5.1办公用品5.1.1申请分类：办公用品分为纸张类（打印纸、便签）、笔记本（大中小）、笔（炭素笔、油笔）、电脑耗材（电脑部件）、打印耗材（彩色墨、黑白墨）、文件类(活页夹、插页夹、文件袋、档案袋、抽杆夹、档案架)等，在后台设置可申请办公用品的分类，可申请数量、选择大类后，可进行小类的单选或复选，添写申请的数量，然后添写申请理由，提交后，由主管办公用品人员进行审核，分配办公用品。5.2资产管理5.2.1个人物品登记：系统给出已有物品列表，进行选择登记，物品名称、物品类别、型号、具体配置信息、备注、系统根据提交人姓名判断使用者，添加完成后用户所添加的信息会在后台进行汇总，便于统一查看及管理。5.2.2个人物品审核：所有人员物品都需要经过审核，以确定该使用者。用户添加完成物品登记后，后台便出现对该用户所提交物品的审核按钮，当审核通过后，物品会被统计在审核物品栏，并且前台也会提示用户已被审核，并且被审核过的物品不可再进行修改。如用户已经变更，用户在离开前，进行物品交接工作，这时就需要点击物品移交按钮，移交时间、移交人、接收人姓名。这时，后台也会出现用户的移交信息。这时点后台再次审核，无误后确定，直接移交给下一使用人。5.3用款管理普通用户用款管理只可进行备用金申请及报销的管理。 5.3.1用款申请：申请、审批、登记、还款情况，个人用款查询、统计l 主要步骤：添写用款申请单提交财务人员主管领导审核（部门审核）返回财务人员确认用款领款。主管领导与部门领导同时收到用款申请，当财务人员收到两个确认后，审请审批方被通过，审请流程可在后台定义。添写用款申请单提交财务人员部领导审核返回财务人员确认申请成功确认领款主管领导审核是，提交；否，退回是，提交；否，退回l 用款管理：登记（附表）、修改、删除、查询用款申请单在添写过程界面中，可进行修改及删除操作，提交后，经审批过的用款申请不可做修改，只能进行删除及查询操作。l 用款登记：当员工提出的用款经过审批准意后，财务管理部门通过用款登记，并可进行已登记和未登记的用款情况。l 还款登记：员工还款后，财务人员使用本功能进行工借款的归还登记处理，并可查询员工用款的实际归还情况。l 用款查询：全部用款查询及进行用款的明细查询，具体用款使用情况。l 用款统计：可按门或用款类显示指定时间的用款统计信息。5.3.2报销管理：添写报销单据、审批、登记、统计l 主要步骤：添写报销申请单提交财务人员主管领导审核（部门审核）返回财务人员确认报销领款添写报销申请单提交财务人员部领导审核返回财务人员确认申请成功确认领款主管领导审核是，提交；否，退回是，提交；否，退回l 报销管理：登记（附表）、修改、删除、查询在进行报销申请时，未提交到相关部部门之前可进行修改及删除操作，提交后，经审批过的用款申请不可做修改，只能进行删除及查询操作。l 报销登记：当员工提出的报销经过审批准意后，财务管理部门通过报销登记，并可进行已登记和未登记的用款情况。l 报销查询：全部报销及进行用款的明细查询，具体用款使用情况。l 用款统计：可按门或用款类显示指定时间的用款统计信息。员工使用此功能登记要报销的单据，经过有关领导审批核批准后即可带上要报销的单据直接到财务部门领取报销款。6 其它6.1会议管理6.1.1会议发布：l 定义固定会议：公司每周都有固定会议，选择固定会议类型，添写固定会议具体内容，进行会议通知时间设定，系统将自动向用户发出会议通知。l 临时会议发布：主管以上级别方有权限发布会议通知，会议通知发布以后，系统将以短消息的形式向用户发布通知。 6.1.2会议管理：对添加的会议及内容进行管理（删除/修改）。6.1.2上传会议记录：当会议进行完毕后，用户可对会议内容的记录进行上传，以便以后查看其内容及了解其会议情况。6.2 员工调查匿名调查页面，在添写调查时，可以选择两种方式，一种为直接添写，一种为匿名，匿名的方式为，在进入调查页面后，可以设定退出按钮，点击后，用户名为隐藏的方式。调查系统，可以在后台定制，可在退出系统后进行问卷添写，也可在登陆后进行添写。当后台进行调查问卷添加后，此项内容才会生效，调查文字为特殊标记，显示为此时已有问卷。6.3 同行信息搜集l 添加：主要对同行业信息及竞争对手资料及新闻信息的搜集/关注，任何员工都可进行添加，添加信息主要以题目与内容为主；添加方式为论坛来源。l 查看：对用户所添加信息的查询。7、信息与交流学习中心（BBS）7.1 员工交流论坛 办公系统的论坛程序，具体栏目可在论坛的后台管理进行设置。7.2 学习资料下载学习资料下载，内容来源以论坛为主，论坛中有学习版块，主要提供一些学习资料的下载。8、界面信息 主界面的左侧为主导航，制作为分类可折叠展开式菜单，在点击大类后，小类会在大类下方展开，界面上方为用户工作便捷图标，经常使用的项目可定义为便捷图标，以便工作时方便操作。右侧分为几大部分，学习资料下载版块，工作信息提醒版块。8.1提醒提醒项目，当用户有事物进行审批时，将提交与相关主管人员，主管人员界面上方小图标就会进行闪烁提醒，如，当天或有会议提醒信息，则在上方显示会议相关的小图标进行闪动提醒，如果是审批提醒，则显示有关审批的小图标闪动提醒。8.2导航栏内容8.2.1任务管理l 内容添加：针对任务信息模块，点击按钮添任务信息内容l 任务跟踪：根据任务信息及列表进行任务进展情况的跟踪操作，及向上级汇报工作进展况。l 任务查询：显示任务列表，输入关键字进行任务内容查询l 最新任务：当用户收到下达的任务后，最先在此显示其内容。l 汇报查看：主管以上级别人员显示此项内容，当用户点击任务汇报后，会选择相应的汇报人，此项内容中便显示出员工汇报的工作情况。l 任务下达：主管以上人员显示此项信息，有新任务需要进行下达时，点击任务下达按钮，便可进行下达任务界面，进行任务的下达工作。8.2.2员工手册l 员工手册l 其它制度8.2.3行政管理l 办公用品l 资产管理l 用款管理l 出差管理l 其 它8.2.4学习中心l 员工交流论坛l 学习资源下载8.2.5人力资源8.2.6其它信息l 员工调查l 同行业信息l 会议管理8.2.7系统管理l 管理登陆8.3个人用户工具箱8.3.1考勤管理8.3.2工作日志8.3.3项目信息8.3.4邮箱管理8.3.5消息管理8.3.6口令修改8.3.7通讯录8.3.8个人信息8.3.9个人愿景8.3.10文件管理8.4任务信息8.4.1我的任务流程：显示当前任务工作情况，任务信息8.4.2刚下达的任务：显示最新下达的任务，以便进行任务安排，当接到任务后应将其转为自己的任务。8.4.3任务下达情况：此项主要是任务下达人下达任务情况的显示信息。l 界面显示图例9 系统管理9.1消息管理用于短消息群发，批量删除，定制群组，管理用户发送短消息。9.1.1按时间批理删除：用户所有短消息，统一进行数据库管理，可按时间顺序进行短消息删除操作，一周前、一月前、半年前、所有消息。进行删除。 9.1.2批量删除带某关键字消信：输入关键字后，点删除按钮，即将带有这个关键字的所有短消息删除。9.1.3按用户删除短消息：输入用户名，将其用户所发送的所有消息进行删除。9.1.4知消息分组发送：此功能基本与前台相同，选择用户的级别分组，进行短消息发送，或发送给全体人员。9.2用户管理用于分配用户帐号、用户资料管理、用户权限管理及一些用户信息查看、编辑、搜索及管理的操作。9.2.1用户帐号分配：因为属于内部的办公网络，所有用户均在后台进行帐号分配，在此设置用户的帐号信息及分组信息，添加完用户后，形成用户列表，显示添加日期，添加人，用户的姓名，所在部门，职务信息。9.2.2用户权限管理：进行用户的权限的细分编辑，列如：主管以上级别人员可对任何下级人员进行任务分配，项目经理可对其组成员进行任务下达，最低级别人员无下达任务权限。9.2.3用户资料管理:当用户拿到分配帐号以后，用户便可进行前台的操作，用户资料来源均用户自行添加，个人事物管理中的个人信息添加中获取，在此形成报表。9.2.4用户组添加/管理：添加用户组信息，如果有新部门或项目组成立，在此添加用户分组及管理分组信息。9.2.5管理员添加/管理：添加系统管理员，系统管理员为可进入后台进行统计操作及查看统计信息的员工的添加，可分配管理用户的权限，确定后台的管理范围。9.3统计及管理 考勤统计信息主要在后台管理界面中查看，由前台员工输入考考勤信息后，后台自动成生统计信息。9.3.1考勤统计：考勤统计分为签到及签退统计，每人员对应统计信息为签到人员姓名，签到及签退时间，签到人员所在部门，签到按部门/组分类查询，详细情况查询，9.3.2考勤规则制定：设置签到时间，休息日及工作日设定。9.3.3请假管理：对员工添写的请假单，销假单进行统计处理，统计信息查询。9.3.4加班管理：对员工的添写的加班信息的管理。9.3.5值班管理：系统设置值班人员信息，安排值班工作表，统计值班信息，值班信息中包括，值班人员/值班领导/实际值班人员/值班时间/工作内容/备注/9.4任务管理任务管理统计及管理模块，当员工添加完自己的任务时，会生成自己的务列表，系统将其统计为个人列表，组列表，项目列表，三个层次。层次根据用户组信息进行任务信息的查看，选择了相应的用户组，点击组内的成员，进行查看任务情况。9.4.1任务信息统计/任务进展情况：任务信息的汇总查看，直观的显示任务的基本信息及进展情况，完成百分比情况，显示信息有，任务人、任务信息、任务完成比列、任务下达人、任务经验。并可进行任务列表打印、下载操作。9.4.2任务信息分类查询：任务分类信息，当用户被分配到哪个组，其任务信息就在相应的组中，进行按组任务的信息查看；按人名直接查询任务信息，直接点击人名或输入人员查看其所执行的任务信息。9.4.3任务分组情况设置/人员设置：每个人员都会被分配到一个任务组当中，但是很多时候，一个人可能需要担任多项任务，或者直接将任务放置在项目中。设置项目大类，任务分组二级类。在员工添加任务时，进行任务分类选择，在相应的类下，添加任务信息。 9.4.4任务时间提醒设置：l 设置提醒周期：任务时间提醒设置，提醒周期设置，在该任务即将到期阶段进行任务提醒，任务的提醒频率，时间范围，例如，提前几天进行提醒，提醒周期（一天一提醒、5个小时一提醒、两个小时一提醒、上班时间提醒等）。l 任务提醒：选择下达的任务，然后选择提醒，进行周期性的提醒，或直接在选择任务中，添加提醒信息，如（该行务还有两天必完成，否则将影响到.）9.4.5新任务下达统计/设置：将下达任务的信息的统计，查询查看，所有任务的下达信息。任务名称、任务标题、下达人、执行者、下达时间、要求完成时间、说明、信息的统计信息。9.5行政管理9.5.1办公用品l 办公用品类别输入：进行可申请办公用品分类设置，自定义办公用品的类别，类别内的具体办公用品名称及可申请数量设置。当用户申请时，可以用后台已经设置的选项进行物品的选择。例如：后台只设置了纸类的办公用品，可设置大类为纸类，其中可设置小类打印纸、便签，单位为张（包、本）、总共数量为100张（包、本）、每人每次可申请1张（包、本），前台只能申请纸类的办公用品并且每次限制申请1张（包、本）。l 办公用品申请统计：办公用品的统计信息查询、查看具体内容有，申请人、申请时间、申请类别、申请数量、用品单位。列表查看，并可进行按申请人、申衣时间、申请类别进行分类统计。l 办公用品库存统计：在进行办公用品类别设置时等于将办公用品入库，输入类别及数量，此功能主要用于查看将输入的办公用品信息的汇总，当员工申请部分办公用品后，统计信息会显示剩余物品数量一栏，输入的实际数量去申请数量剩余数量。9.5.2资产管理l 公司设备及固定资产统计：主要用于统计用户所添写的所使用的固定资产的统计信息，以用户名为主要统计，统计的结果按人名显示，显示出每人现在所使用物品的状态。l 公司设备及固定资产分类统计：进行分统计，例如：电脑设备几台、配置信息、使用人；打印设备几台、配置信息、使用人。l 公司新到固