国家行政机关公文格式.doc

国家行政机关公文格式1 公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）2公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。3排版规格与印制装订要求排版规格正文用小3号仿宋字，一般每面排2324行，每行排2829个字。制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。4公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。眉首公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。发文机关标识发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文着页显示正文。发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的国务院主题词表规定。 本标准规定主题词居左顶格标识，“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同， 同时要注意词目之间不要加顿号，而是空l字。832 抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 本标准规定抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。（一）公告的写作格式公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。属于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件的通知和用于表扬、批评和传达重要情况的通报不同，它具有高度的庄严性和权威性。公告分发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面的公告。公告包括标题、正文、签署和日期等。（1）标题发文机关加事由加文种。如中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告；发文机关名称加文种，如中华人民共和国国务院公告；事由加文种，前加关于； 只写公告。 （2）正文直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出执行要求。（3）签署写明公告发布机关全称。公告标题系发文机关名称加文种的，也可不写公告发布机关名称。（4）日期公告的年月日一般标在签署下一行。（二）公告的写作范例中华人民共和国最高人民法院公告最高人民法院关于如何处理农村五保对象遗产问题的批复已于2000年6月30日由最高人民法院审判委员会第1121次会议通过。现予公布，自2000年8月3日起施行。 2000年7月25日函（一）函的写作格式函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。标题一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：务希研究承复，敬请大力支持为盼等。（二）函的写作范例四川省电力工业局关于在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函广元市人民政府:宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水,1996年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。二、根据国务院颁发的水库大坝安全管理条例第十条兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围的规定,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游3-5公里,以及整个库区征地线以下,属大坝管理和保护范围。三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。 以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。一九九七年二月二十四日请示（一）请示的写作格式请示适用于向上级机关请求指导、批准。请示属上行文。请示的作用在于请示工作要求上级批复。请示产生于事前，不可先斩后奏，这是请示区别于报告的主要特征之一。请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。1、标题 一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。2、正文 正文一般由三个部分组成：请示缘由提出请示的原因和理由。请示事项提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。请示要求应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用是否妥当，请批示、妥否，请批示、如无不妥，请批转有关单位执行等等。（二）请示的写作范例广元市人民政府关于解决水利建设资金的请示四川省人民政府:广元是一个以农业为主的山区市,自然条件较差,农业生产仍是以靠天吃饭为主。近年来在省政府及省级有关部门的大力支持下,为此,请求省政府解决中型水利工程建设资金5000万元。 特此请示。候复。一九九六年四月二十六日（联系人：王小二 联系电话：135.）意见（一）意见的写作格式意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。意见的格式包括：(1)标题。标题必须把发文机关、事由、文种写清楚。(2)发文时间。一般以定稿时间为准。(3)正文。通报（一）通报的写作格式通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。（1）标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。 标题有两种写法:一是公文式标题;二是新闻式双标题,多为正题加副题,也可是眉题加正题。如果内容有所专指,要写明主送机关;普发性的通报则可不写主送机关,或在正文中、发至范围中注明。 （2）正文 包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：主要事实表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。分析指出事例的教育意义表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。提出要求情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。（3）尾部由落款、发文范围、抄送、附件等组成。（二）通报的写作范例内江市人民政府关于表彰实施科技兴市1+5工程先进单位的通报各县(市、区)人民政府,市政府各部门:1995年和1996年,我市各级各部门按照市委、市政府的安排部署,进一步加大了科技兴市1+5工程的实施力度,促进了科技与经济的结合,取得了显著的经济效益和社会效益。两年中,全市共实施科技兴市1+5工程项目473项,累计实现产值59.67亿元,其中科技产业创产值13.66亿元,推广应用科技成果创产值46.01亿元,超额完成了省政府下达我市的目标任务。为了推进科技兴市1+5工程向纵深发展,根据市政府关于分解科技兴市1+5工程目标任务的通知(内府发61号、84号)精神,市政府决定对实施科技兴市1+5工程成效显著、较显著和完成任务的县(市、区)及市级有关部门予以表彰,以资鼓励。附:实施科技兴市1+5工程成效显著,较显著及完成任务的单位名单（略）。内江市人民政府一九九七年五月三十日通知（一）通知的写作格式通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。 1、印发、批转、转发性通知的写法标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如同意、原则同意、要认真贯彻执行、望遵照执行、参照执行等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。2、批示性通知的写法标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。3、知照性通知的写法这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。4、事务性通知的写法通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。5、任免、聘用通知的写法一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。（二）通知的写作范例四川省人民政府办公厅关于加强农村电影发行放映工作的通知各市、州人民政府,各地区行政公署,省级有关部门:党的十一届三中全会以来,农民物质生活水平有了很大提高,但由于多方面的原因,近年来农民看电影难的问题十分突出。遵照中央关于认真解决农村和老、少、边地区人民群众看电影难的精神,经省政府同意,现就加强我省农村电影发行放映工作提出如下意见,请认真贯彻落实。一九九七年十月二十八日会议纪要（一）会议纪要的写作格式会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：(1)工作会议纪要。(2)协商交流性会议纪要。会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。(1) 标题由会议名称和文种组成。如全国高校大学语文教学研讨会纪要。(2) 文件日期成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。(3) 正文正文可写三部分，也可只写前两部分。 在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。 主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。一般有三种写法：一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。（二）会议纪要写作范例抓住机遇扩大开放沿长江五市对外开放研讨会纪要一九九六年七月沿长江五市(重庆、岳阳、武汉、九江、芜湖)对外开放研讨会，于1996年7月15-16日在庐山经纬宾馆举行。这次会议是在党中央和国务院作出以上海浦东为龙头，进一步开放长江沿岸城市的战略决策之后，由求是杂志社经济部、江西省体改委、九江市人民政府联合召开的，来自五市的领导和有关方面的负责同志及部分新闻单位的代表共40余人参加了会议。与会代表围绕着如何搞好沿长江对外开放的问题，进行了热烈发言和深入讨论。与会代表一致认为， 通告（一）通告的写作格式通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。1、标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写通告二字。 2、正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用特通告如下转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用特此通告作结。有时也可不写，形式比较灵活。3、署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。（二）通告的写作范例河南省交通厅关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的通告根据交通部通知，在国家交通和车辆税费改革方案正式公布实施之前，各地必须严格按照国务院办公厅转发交通部等部门关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作意见的通知(国办发20002号)精神，继续做好公路养路费等交通规费征收工作。特通知如下： 一、各级交通主管部门要清醒地认识到交通规费征收工作对交通基础建设的。 二、.。 三、.。 2000年11月8日 报告（一）报告的写作格式报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。1、综合性报告的写法 标题 事由加文种，如关于1999年上半年工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如铜陵市人民政府关于19