02_OA系统管理员说明书.doc

系统管理协同OA办公自动化系统系统管理说明书V5.20大连华天软件有限公司2011年12月目 录书中使用到的符号4系统管理功能简介5一、基础数据设置61.1系统常用设置71.1.1 公司格言设置71.1.2 文档管理员设置71.1.3 投票管理员设置71.1.4 桌面顶部滚动消息设置71.1.5 桌面底部导航信息设置81.1.6 公共网址设置91.1.7 公章维护91.1.8 文件类型维护101.1.9 登录设置111.1.10 单点登录设置111.1.11 密码设置121.2系统默认数据设置131.2.1 默认桌面定义131.2.2 系统默认用户设置141.2.3 提醒信息发送模式设置151.2.4 允许论坛匿名发帖161.2.5 允许领导信箱匿名发送161.2.6 实用工具网址链接161.2.7 内部IP地址设置161.2.8 消息默认标题设置171.2.9 审批默认标题设置181.2.10 显示天气预报181.2.11 天气预报默认城市设置181.2.12 LOGO设置191.2.13 结账日设置191.3菜单及文字项设置191.3.1设置系统显示文字191.3.2菜单项设置20二、部门管理222.1导入部门232.2同级部门排序242.3新建部门242.4部门信息242.5导出部门25三、用户帐号253.1导入帐号253.2查看个人资料263.3调整部门273.4新建用户273.5初始化密码303.6批量设置303.7用户排序303.8查询31四、权限组设置314.1新建权限组314.2设置权限组人员324.3设置权限组权限334.4查询34五、公共通讯组345.1新建通讯组35六、系统日志356.1日志查询366.2删除日志36七、文档基础设置367.1新增文档模块377.2文档管理员设置377.3索引设置377.4文件类型维护38八、后台数据管理398.1通知管理398.1.1编辑通知398.1.2置顶和取消置顶408.1.3删除40书中使用到的符号在本书中，以下符号被当作特殊含义的符号使用。名称符号表示为例如画面，对话框画面按钮【】发送按钮键盘【】Alt键文本输入框等画面上的项目【】接收者输入框菜单【】【】菜单上信息发布通知发送通知系统管理功能简介系统管理模块是针对OA系统功能的整体设置。系统管理模块通常只对负责维护OA系统的管理人员开放，对于其他OA用户不给予该模块的可见权限和修改权限。OA系统安装完毕后，由OA管理员负责建立组织架构、录入人员，并建立不同人员对应的岗位树。当部门、人员、岗位都设置完毕后，根据单位的实际状况，给不同人员分配对应的权限，确保对应人员管理对应负责的部门。对应全体人员公用的功能，可优先在基础数据设置中进行设置。具体的设置方法请参照下面具体说明。一、 基础数据设置系统基础数据的设置，分为系统常用数据设置、系统默认数据设置和菜单及文字项设置。基础数据设置，是oa系统的基本设置，可设置公司名称、公司格言、桌面显示格式、设置公章、考勤时间，还可以设置发送消息的标题格式、菜单显示的文字，并可对菜单的排序进行调整。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理基础数据设置，在主画面区会显示画面，如下图示：图 1.1 系统基础数据设置小贴士在模板设置中，可根据自身业务表单的样式制作对应的模板样式。1.1系统常用设置基础数据设置，可调整公司格言，设置文档管理员、投票管理员，对桌面顶部、底部进行默认设定，并对系统中用户的登录方式及密码方式做统一设定。文档管理员，可删除系统内其他人员上传在知识管理、下载中心、电子期刊等模块下的文件。通常，只有管理员才拥有文档管理员的权限。其他人员，不赋予文档管理员权限。1.1.1 公司格言设置单击公司格言设置按钮，显示画面。在公司格言输入框输入公司格言，单击保存按钮，完成操作。图 1.2 公司格言设置1.1.2 文档管理员设置文档管理员具有下载中心、知识管理、规章制度下的所有文件的修改和删除权限。但个人文件柜的文件，文档管理员无法修改。个人文件柜中的文件只能个人维护个人的。单击文档管理员设置，显示画面。添加文档管理员的人员。单击“保存”，完成存档。1.1.3 投票管理员设置投票管理员具有对已发起的所有投票具有修改和删除的权限。单击投票管理员设置，显示画面。添加投票管理员的人员。单击“保存”，完成设置。1.1.4 桌面顶部滚动消息设置设置桌面顶部滚动消息后，桌面底部文字为设置后对应的文字。单击桌面顶部滚动消息设置按钮，显示画面。在消息内容输入框中输入顶部显示消息。单击保存按钮，完成操作。会提示退出oa系统并重新登陆，重新登录后桌面顶部显示刚刚设置的消息。图 1.3 桌面顶部滚动消息设定另外，桌面顶部信息，也可以显示通知、新闻、公告的标题。根据对应的单选框设定，选择按时间发布顺序显示、显示重要的通知、新闻、公共或显示本月本月内的重要信息。1.1.5 桌面底部导航信息设置设置桌面底部导航信息后，桌面底部的链接文字会自动显示设置后的文字。通过点击对应的文字，可直接访问对应的网站网址。单击桌面底部导航信息设置按钮，显示画面。图 1.4 桌面底部导航信息设定1、 新建单击【添加】按钮，显示设置页面。输入显示名称和对应的网址后，单击【保存】按钮，可在桌面的底部显示刚刚设置的显示名称，单击名称，可直接访问对应的链接地址。图 1.5设定导航网址2、 修改选择要修改的导航信息，单击【修改】按钮，显示设置界面。可修改输入名称和对应的网址，修改完毕后保存即可。3、 删除在画面中选中要删除的公章。单击删除按钮，在确认对话框中确认删除操作1.1.6 公共网址设置设置常用的网址后，如果公共网址设置在桌面首页，可在桌面上直接访问该网站。如果公共网址模块不在桌面，则看不到设置好的公共网址。1、添加公共网址单击公共网址设置按钮，显示画面。单击添加按钮，输入显示名称和链接网址。再单击保存按钮，完成公共网址的设置。2、修改公共网址在画面中选中要修改的网址。单击修改按钮，在确认对话框中确认本次操作。3、删除公共网址在画面中选中要删除的网址。单击删除按钮，在确认对话框中确认本次操作。1.1.7 公章维护可以上传公章，并可限定公章的使用人。在公文收发文或者审批流转中的word文档中用到的公章，可在此处进行维护。扫描公章后制成公章图片，然后通过公章加密软件进行处理后上传到oa系统当中。公章加密后的文件名后缀.esp，华天动力官网提供公章加密软件下载。/download.htm1、新建公章单击公章维护按钮，显示画面。图 1.6公章维护界面单击新建按钮，输入印章名称后，上传印章文件。输入印章名称后，单击浏览按钮，在本地机器上选择要上传的印章，选好后单击上传按钮，将该印章文件上传后，弹出上传成功的提示信息。再单击保存按钮，完成该印章的存档。单击【选择】按钮，设置可使用该印章的人员。图 1.7上传公章2、修改公章在画面中选中要修改的公章。单击修改按钮，在确认对话框中确认本次操作。3、删除公章在画面中选中要删除的公章。单击删除按钮，在确认对话框中确认本次操作。4、印章排序如果已经上传印章，可对印章进行排序。单击【印章排序】按钮，显示公章维护界面。在顺序处通过输入数字的大小，可对印章进行排序。数字越小，排序越靠前。1.1.8 文件类型维护实现不同的后缀文件名，对应不同的图片显示。在网络硬盘、人文件柜、知识管理、规章制度等处会调用此处的设置。单击文件类型维护按钮，显示画面。图 1.8文件类型维护1、新建单击新建按钮，显示画面。图 1.9新增文件类型输入图标文件的扩展名，通过点击“浏览”上传图标文件，然后保存。即可实现上传图标、对应扩展名的文件类型兴建。同类型的文件，就自动以上传的图标作为标识。2、修改在画面中选中要修改的图标。单击修改按钮，在确认对话框中确认本次操作。3、删除在画面中选中要删除的图标。单击删除按钮，在确认对话框中确认本次操作。1.1.9 登录设置针对OA系统的安全，对系统登录的模式和显示样式做设定。单击登录设置按钮，显示画面。图 1.10登录项设置界面l 开启图形码验证：开启图形码，登录时需要正确输入验证码才可登录。默认不开启图形码验证功能。l 使用USBkey：USBkey是类型银行U盾的硬件设备，启动该功能需要插上USBkey并争取输入密码才可登录。l 登录窗口最大化：全屏显示OA界面。l 使用唯一ID登录：只允许当前用户ID登录。如有其它人已经登录，则后登录的顶掉原先登录的帐号。l 开启生日提醒：在oa系统内人员生日的当天，给对应人员发祝福消息。l 在线帮助设置：可在OA服务器根目录下的htoa文件夹下设置帮助文档，便于使用者了解系统功能。1.1.10 单点登录设置登录OA系统时，可挂接其他系统的登录界面。单击登录单点设置按钮，显示画面。1、新建单击新建按钮，显示画面。图 1.11单点登录信息设置l 登录系统名称：登录系统的系统名称。l 登录URL：设定要访问的网站网址。l 用户名输入框名称：输入网址源文件下用户名对应ID。l 密码输入框名称：输入网址源文件下密码对应IDl 字符集：选择当前系统的字符集。l 说明：输入对应的文字说明。图 1.12单点登录用户名和密码ID设置打开对应的URL网址，右键查看该页面的源代码。查询到对应的帐号和密码对应的ID名称。在单点登录处设置完成，点击【保存】即可。再次登录时，即可选择设定好的登录方式。1.1.11 密码设置可对OA系统的初始密码的校验方式进行设定，增加安全性。单击密码设置按钮，显示画面。图 1.13密码设置l 开启初始密码强制修改：开启强制修改密码，即系统内的所有帐号密码不能为默认的初始化密码123456，必须改成其他的复杂密码。l 密码校验强度为弱时禁止保存：对密码的安全性做校验，如果密码的安全级别很低的密码，在修改时系统不允许保存。1.2系统默认数据设置可设置默认桌面定义、设置发送消息、审批默认标题、设置生日提醒内容、设置匿名和实名发送、设置天气预报启动状态和默认城市等。1.2.1 默认桌面定义此处是对所有人员进行桌面的预定义，可设定必选项，一旦设定必选项后，该功能就不能从桌面上取消。可以设定是否允许用户自定义桌面。如果设定为允许用户自定义桌面，普通用户可以通过桌面拖动或者个人设置中的桌面定义来定义自己的个性化桌面。桌面定义可分为两种，一种是管理员定义，另一种是个人自定义桌面。个人定义桌面是在管理员定义桌面的基础之上的，管理员可以将自定义桌面的权限分享给所有用户，也可以指定所有人使用统一规范的桌面环境。设置系统默认桌面和用户自定义桌面权限。取消允许用户自定义桌面的对号，便可将系统桌面锁定在固定的样式。如果保留当前桌面应用到所有用户的对号，则所有用户的界面统一且不可改变。当然，此对号可以选一个，也可以都选，可根据具体的需求来设置。如果不给用户自定义桌面的权限，则桌面的界面固定，用户不能改动。图 1.14默认桌面定义单击【默认管理定义】，对桌面进行设置，全打上对号的时候，是允许用户自定义桌面和将当前桌面应用到全部用户，但是用户具有更改的权限。单击【保存】，用户自身可对桌面进行调整和移动。设置中间功能模块（设置右侧功能）其实，系统可分为三个版块，即左边功能列表、中间功能模块和右边功能模块。其中，左边功能模块是固定且不能改动的。而中间模块和右边模块是可以人为设置的。单击【设置右侧功能】，开始设置中间版块的功能，假若不单击【设置右侧功能】，则设置的是中间模块功能。通过箭头指示，将待选功能和已选功能相互转换。设置必选功能选中已选功能中的某个功能模块，单击【设置必选】和【取消必选】，即可设置该功能模块是否是必选功能。其中，必选功能模块不能被最小化、最大化，也不能被关闭，可确保此功能模块的使用。桌面模块的自由拖动桌面模块可自由的拖动，满足用户在后台设置的繁琐，可使桌面更加的简洁、直观，而且易于操作。只需单击要拖动的模块，进行鼠标拖动，然后在要放置的位置便可(可以放置的时候会有红线提示)1.2.2 系统默认用户设置默认帐号设置可设置用户是否有发送全体消息和文件的权限，可设置单条信息最大发送人数。设置登录模式的网络验证和是否使用USBKEY.设定个人文件柜，电子邮件和每次上传附件的容量大小。对消息设置是否弹出消息提醒。默认帐号的设置只对新建帐号起限制作用。对于新增的帐户的个性化设置，可进入帐号维护中进行修改。l 允许发送给全体用户。在发送消息时对是否允许发送给全体用户进行控制，有些需要限定帐户，不允许发送给“全体人员”，以免信息泛滥。l 限制单条信息的最大发送人数，同样是为了避免有的员工一发消息就发选全体人员，通过该项设置后，超过定人数后信息就不能发送了。l 使用IP认证，指的是该帐户只能在指定的IP段才能登陆。l 使用内网认证，指的是该帐户只能用内网的IP才能登陆，内网的IP定义在“内网IP设定”功能中进行定义。l 必须使用USB KEY，选中该项表示该帐号只能采用USB-KEY登陆。l 个人文件柜最大容量：指的是个人文件柜最大可以使用的空间。l 电子邮件可用空间：指的是电子邮件可用的最大空间。l 每次上传附件的最大容量：控制单个上传文件的最大限制。l 弹出消息设置，现在的系统中有消息等来时都会自动弹出提醒，有些客户觉得弹出消息太多了，在此可以进行定义，需要哪些消息弹出就选中。如果选中“允许用户修改以上设置项目”表示对于弹出消息的控制，用户自己也能进行修改。如果不选中，就只能通过管理员来修改该帐号的弹出设置。以上三项是为了有限进行服务器的空间管理。单击系统默认用户设置按钮，显示画面。对用户权限、登陆模式、可用空间、客户端和弹出消息提醒进行设置。图 1.15 默认帐户功能设置1.2.3 提醒信息发送模式设置设置提醒信息发送的模式，可以是邮件提醒、短消息提醒或者短信提醒。单击提醒信息发送模式设置按钮，显示画面。选择要指定的信息发送模式，单击【保存】，完成操作。图 1.16 提醒信息发送模式设置1.2.4 允许论坛匿名发帖对论坛是否可以匿名发贴进行控制。如果开启表示允许匿名发贴，如果不开启表示不允许匿名发贴，系统管理员可以根据单位的特点，决定是否开启。单击允许论坛匿名发帖按钮，改正原有的论坛发帖识名状态。即原来是停用，单击后转为启用；原来为启用状态，单击后转为停用。1.2.5 允许领导信箱匿名发送对领导信箱是否可以匿名发送进行控制。如果开启表示允许匿名向领导发送信息，如果不开启表示不允许匿名发送，系统管理员可以根据单位的特点，决定是否开启。单击允许领导信箱匿名发送按钮，改正原有的领导信箱发送状态。即原来是停用，单击后转为启用；原来为启用状态，单击后转为停用。1.2.6 实用工具网址链接可设置公司的网站网址，也可修改其他实用工具的网址。修改后，可通过桌面左侧的“实用工具”模块直接转到对应的网站。设置实用工具中各页面的链接网址。单击实用工具网址链接按钮，显示画面。输入链接网址，单击保存按钮，完成操作。1.2.7 内部IP地址设置单击内部IP地址段设定按钮，显示画面。图 1.17 内部IP地址段设定1、新建单击新建按钮，在画面新建地址段。输入起始IP和终止IP (IP地址的输入格式为#.#.#.#)，单击保存按钮，在画面显示新IP地址。图 1.18 起始IP设定2、修改选择IP地址。单击修改按钮修改地址段。显示画面。输入内容，单击保存按钮，在画面显示修改后的IP地址。3、删除选择要删除的IP地址。单击删除按钮删除地址段。系统弹出确认对话框确实要删除数据吗？，确认删除请单击确定 按钮。否则单击取消按钮取消本次操作。1.2.8 消息默认标题设置可预先设置消息标题的模式。比如想设置某年某月某日+用户名的消息标题，那么就依次点击追加年、追加月、追加日，追加用户姓名。那么发送消息的默认标题即使年月日+姓名。保存后，设置生效。图 1.19 消息默认标题设置1.2.9 审批默认标题设置可预先设置消息标题的模式。比如想设置某年某月某日+用户名+模板名称的消息标题，那么就依次点击追加年、追加月、追加日，追加用户姓名、追加模板标题。那么发送审批的默认标题即使年月日+姓名+模板标题。保存后，设置生效。图 1.20 审批默认标题设置1.2.10 显示天气预报可设定oa系统主画面的天气状况。可设定具体的城市，则直接显示该城市当前的天气状况。只有oa服务器连通外网的才可以启动桌面的天气预报。如果oa服务器不能连通外网，只是局域网内部使用，可将天气预报设为停用状态。单击显示天气预报按钮，改正原有的天气预报标识状态。即原来是停用，单击后转为启用；原来为启用状态，单击后转为停用。当天气预报启动状态时，oa系统主画面的显示当天的天气状况。使用人可自主设定具体城市，直接显示该城市当前的天气状况。1.2.11 天气预报默认城市设置管理员可设定OA系统默认城市的天气预报。如果管理员将当前设置应用到全部客户，那么所有用户的桌面都显示辽宁大连的天气预报。如果管理员不将当前设置应用到全部用户，那么就是该用户显示辽宁大连的天气预报，其他人员可以自定义自己桌面的天气预报默认城市。图 1.21 天气预报默认城市设置1.2.12 LOGO设置点击【logo设置】按钮，显示logo设置界面。图 1.22 LOGO设置标识的四种颜色，选中后对应的这种风格下的logo标识。点击“浏览”选中已经做好的LOGO图片，点击上传。再点击应用到当前风格，则对应风格下logo完成替换。如果点击的是应用到所有风格，则四种风格的logo全部替换。1.2.13 结账日设置点击【结账日设置】按钮，显示结账日设置界面。（此处结账日为人力资源系统的结帐日期设定）图 1.23 结账日设置1.3菜单及文字项设置可以对菜单显示文字、桌面显示文字和权限组显示文字自定义修改，可以修改菜单的排列顺序和每个菜单的上下级关系。可以增加菜单项，对客户已有的B/S系统地址连列到系统中来，在系统中快捷打开。1.3.1设置系统显示文字可以修改华天系统中的所有的文字，包括画面文字及菜单文字。下例所示是把系统画面及菜单中所有包括“公司”全部显示出来，在输入框中可以进行修改如把“公司”改为“单位”，这样系统中所有画面中显示的“公司”均会被“单位”所替换。注：用户发送的任何信息不会有任何变动。设置系统显示文字：即菜单名字的修改。比如原来oa系统上显示的公文收文，而使用者想显示收文，那么就可通过设置系统显示文字来实现。单击设置系统显示文字按钮，进入系统文字修改画面。图 1.24 系统文字修改可自主选择菜单模块或菜单文字进行查询，查询后可对查询结果直接进行修改。修改完成后，单击【保存】按钮，重新登陆oa系统则显示修改后的菜单文字。单击【按列表显示】按钮，列出所有菜单项。选择对应的菜单模块，可修改对应的画面文字和菜单文字。修改完毕后，可实现对该模块的菜单文字和画面文字的修改存档。1.3.2菜单项设置菜单项设置的功能同菜单顺序调整，可调整菜单顺序，也可删除自定义的新菜单。点击【菜单项设置】，显示菜单设置界面。图 1.25 菜单设置l 自定义菜单：即用户可自定义菜单。用户通过自定义新的菜单，实现与自定义开发相整合。l 新建/修改菜单：在原有的菜单体系下，加挂一个自定义名称的链接。l 上下级菜单排序：调整菜单显示的主菜单和子菜单的顺序。l 同级菜单排序：调整同一级别菜单显示的上下次序。l 删除：新建的菜单项可以删除，系统自带的功能菜单不允许删除。自定义菜单点击【自定义菜单】按钮，显示菜单设置界面图 1.26 自定义菜单设置输入对应的菜单名、菜单的ID号、对应的内容描述后，给对应的菜单分配合适的权限组。则对应权限组的人员登录OA后可看到自定义的菜单项。新建菜单单击【新建】按钮，显示菜单设置界面。图 1.27 新增菜单设置l 菜单名称：依次填写菜单名称。l 上级菜单：选择所属的上级菜单l 链接目标：在连接目标处输入具体链接，可将其他系统或模块直接挂接到oa系统当中。l 选择权限组：选择该菜单隶属的权限组。l 菜单图片：上传该菜单对应的显示图片，若不上传指定图片，系统会以默认图标显示。l 设置好菜单后，保存设置。重新登陆后系统会显示刚刚设置的菜单。上下级菜单排序选择任意一个菜单，单击【上下级菜单排序】按钮，可调整菜单的排序。比如选取短消息下消息草稿箱，单击“上下级菜单排序”按钮，可从上级菜单中选则要新的上级菜单，则消息草稿箱在重新登陆后自动转到设定好的上级菜单中。图 1.28 上下级菜单排序设置若想将二级菜单升级为一级菜单，只需要在上级菜单选项中，选择无上级即可。另外，如果想修改菜单名称，只需直接在菜单名称后对应的输入框直接修改后保存即可。同级菜单排序选择任意一个菜单，单击【同级菜单排序】按钮，可调整同级菜单的排序。显示具体的菜单排序界面，选择菜单名称后，通过右侧的向上和向下指示标识，可对应的向上或向下调整菜单的顺序。保存确认完成，重新登陆系统后会按照设置的顺序显示菜单顺序。图 1.29 同级菜单排序设置删除菜单选择菜单名称，单击删除按钮可删除所选菜单。删除确认完成后，重新登陆系统已删除的菜单不再显示。（删除菜单只能删除使用人后添加的菜单，系统本身自带的菜单无法删除）二、 部门管理部门管理是按照单位各部门之间的隶属关系建立的，可以对同级部门进行排序，也可以调整不同部门的上下级隶属关系，还可以设置和调整各部门对应的人员。2.1导入部门将企业的部门按照特定格式制成excel文件，可直接导入到oa系统当中直接使用，无需另行建立。单击【导入部门】按钮，显示部门导入设置界面。图 2.1 部门导入界面点击“下载模板”，打开模板，显示模板内容。可按照各部门的隶属关系，按照此表格式建立具体的部门架构表。图 2.2 部门导入模板一级部门名称那行可以留空，因为这行是不被导入的，只是提醒和标识的作用。从第二行销售部开始，是实际上开始导入的部门。根据部门的具体状况，可依次建立一级部门、二级部门和三级部门。具体设置也可见参照下图，b列都隶属于总经理室，c列都隶属于产品事业部。图 2.3 设置导入模板当部门组织表建好后，可通过单击“浏览”，选择已建好的组织表后，再点击“导入”，可把组织机构表直接导入到oa系统当中。2.2同级部门排序单击【同级部门排序】按钮，可对同级部门进行排序。选中所属部门，可通过向上和向下来调整部门所在的整体位置，再单击【保存】按钮便可完成自身认可的同级部门排序。图 2.4 同级部门排序2.3新建部门(1) 在画面中单击新建按钮，在画面中可以建立新的部门。图 2.5 建立部门(2) 在部门名称输入框内输入部门名称(如：CRM开发部)。(3) 在上级部门列表中选择上级部门名称。(4) 如果需要具体说明某个组织的工作范围及其它内容，可在备注输入框内输入。(5) 单击保存按钮。执行以上步骤后，画面可显示结果新建的部门。2.4部门信息选中部门后，单击部门信息，可显示该部门的人员和隶属关系。在画面中单击要查看的部门，确认部门前的复选框是选中状态。单击部门信息按钮，显示画面。图 2.6 查看部门信息2.5导出部门单击【导出部门】按钮，可将部门架构以excel表格的形式导出到本地。三、 用户帐号用户帐号用于对系统中的用户进行管理。能够添加、修改、停用、删除用户以及对某个或某些用户进行初始化密码、查看个人资料、调转部门等操作。用户id就是用户登录系统时输入的账号，用户id应为英文或数字，不支持中文。先建立的用户账号，密码为初始化密码，统一为“123456”。在基础数据设置中，可在用户在登录系统时，强制修改初始化密码。（即用户必须修改初始化密码，原用户密码为123456，用户必须更换成新的密码，方可进入系统）3.1导入帐号将企业的各部门人员按照特定格式制成excel文件，可直接导入到oa系统当中直接使用，无需另行建立。单击【导入帐号】按钮，显示部门导入设置界面。图 3.1帐号导入界面点击“下载模板”，打开模板，显示模板内容。可按照各部门的人员表，按照此表格式建立具体的部门人员表。图 3.2帐号模板设置第一列填写使用人员的姓名，第二列填写用户id,即工号。使用人员，通过用户名访问oa系统。第三列是该人员所在的组织部门。图 3.3帐号模板导入当部门组织表建好后，可通过单击“浏览”，选择已建好的组织表后，再点击“导入”，可把组织机构表直接导入到oa系统当中。3.2查看个人资料单击用户所在行，单击查看个人资料按钮，显示具体的个人资料，该画面中的信息只能查看不能修改。图 3.4查看个人信息3.3调整部门调转部门可解决部门人员换岗，或者原部门人员离职，由其他人员顶替现有岗位。对欲调转部门的用户所在的行单击，单击调转部门按钮。显示画面，自行选择要调转到的新部门后。图 3.5调转部门在请选择新部门列表中选择部门，单击保存按钮。在画面中所选人员的部门被修改。3.4新建用户调转部门可解决部门人员换岗，或者原部门人员离职，由其他人员顶替现有岗位。(1) 在画面中单击新建按钮，显示画面。图 3.6 帐号设置界面画面项目说明： 用户信息：设置用户的基本信息。所属部门：设置用户所在的部门，系统默认显示公司的名称。用户ID：设置用户ID，ID只能输入英文(区分大小写)和数字，在系统中，用户ID是用来标识用户的唯一标识。姓名：设置用户姓名。性别：设置用户性别。备注：设置用户的工作范围及其他内容的一些说明。 签章设置：设置用户的签章如果用户需要使用个人印章，可将个人印章上传到oa系统当中。 用户权限设置：设置新添加用户对本系统的操作权限。所属权限组：设置用户所属的权限组。权限组列表中的内容是在权限组中设置的，权限组的内容请查看本手册第四节 权限组。设定该用户是否可以同时给oa系统内全体人员发信息，也可设定该人一次最多能给多少人发送同一条信息。 登录模式选择：可选择登录是否需要登录验证，选择那种验证方式。 可用空间设置：设定此帐号个人文件柜、电子邮件和附件上传的最大值。 客户端设置：设定oa 助手的刷新频率，通常系统默认便可，不用另行设置。 弹出消息提醒设置：可设定新闻、通知、公告、短消息、文件、文件更新提醒、日程提醒、任务提醒、领导信箱提醒、审批消息提醒、公文阅读提醒等信息是否需要提醒。并可设置个人是否拥有自行设置修改提示信息的权限。(2)设置个人信息设置好上述信息后，单击【设置个人信息】按钮，设置具体的个人信息。单击保存按钮。在画面的显示刚建立的用户帐号。3.5初始化密码如果用户的密码遗失，可以通过初始化密码的方式获得系统默认密码。系统默认密码是123456。在画面中选中需要初始化密码的用户，单击初始化密码按钮，弹出系统提示信息密码初始化成功。此时，被选中用户的密码被初始化，用户可使用初始化密码登录系统。3.6批量设置因为在企业中，很多人员做类似的工作，也具有相同的权限。所以一些共性的设置，可通过批量设置来统一管理。单击【批量设置】按钮，显示批量的用户设置界面。对于用户权限、登陆模式、空用空间设置、客户端设置和弹出消息提醒设置和单个的个人设置完全一致。当上面的列举的这些设置完毕后，可通过【设置】按钮在“当前设置适用选用用户”添加具体的人员，然后保存。则选中的人员在用户帐号的设置完全和上面的设置相同，不必一一设置。3.7用户排序因为在企业中，很多人员做类似的工作，也具有相同的权限。所以一些共性的设置，可通过批量设置来统一管理。通常，单位领导的用户帐号是排在上方的，可通过用户排序实现。单击【用户排序】按钮，显示用户排序界面。图 3.7 帐号排序在用户id后面的顺序一列，可输入具体的阿拉伯整数。数字越小，则排名越靠前，9999是系统默认序号。所以总经理一般设为1，副总设为2，其他人员按隶属关系向下依次类推。序号设置完成后，单击【保存】按钮，则所有用户id按刚设定的排序号排列。3.8查询如果人员太多不便于查看，可进行查询。图 3.8 帐号查询可按照部门、姓名和用户id进行查询。比如按部门进行查询，在选择部门选择总经理室，单击查询按钮，则显示总经理室的具体人员。四、权限组设置权限组是对界面显示菜单、功能项的权限设置。可控制菜单界面中的任意按钮，不同权限的人员登录oa系统后显示的桌面和菜单是不同的。权限组可设置人员的权限，可对不同部门、不同人员进行不同的权限划分。设置的不同的权限组，将相应权限的人员添加到权限组中。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理权限组设置，在主画面区会显示画面，如下图示：图 4.1权限组设置4.1新建权限组在画面中单击新建权限组按钮，显示画面。图 4.2权限组功能设置画面项目说明：l 权限组名称：设置显示的权限组名称。l 复制组功能：如果在此选择已存在权限组，则新建权限组的功能将与被选权限组的功能相同。l 备注：对该权限组的说明。如果直接复制组功能，只需填写好组名称，选择对应组功能后。单击保存按钮，新权限组被建立。设置好组功能后，可设置对应权限组的人员。4.2设置权限组人员在画面中单击新建权限组按钮，显示画面。在画面中单击要设置人员的权限组所在行。选择用户后单击保存按钮，完成权限组的人员设置。单击设置人员按钮。显示画面。显示设置人员界面，单击【设置】按钮，选择具体的人员。单击保存，进行确认。图 4.3设置用户4.3设置权限组权限在画面中选中要设置权限的权限组。单击设置功能按钮。显示画面。图 4.4设置功能通过复选框，可直接去掉或选中整个模块。点开具体模块，可直接设置该模块下详细功能。单击【列表显示】按钮，按列表方式显示所有菜单。可具体细化到各个模块、各个按钮的权限控制。图 4.5子模块功能设置选择该权限组人员能够使用的功能和每个功能的具体操作权限，单击保存按钮。完成功能设置操作。因为公司的发展是动态的，而权限组是不会每天都改动的，所以为现有人员设完权限组权限后，还要设默认组的权限。因为新建的oa账户自动获得默认组的权限，而已有人要的权限调整时，也是被临时分配到默认组。通常，设置默认组权限权限时，一般按照单位员工拥有的最低权限来设。4.4查询在权限组设置界面，可按照部门或人员进行查询，可直接查询到该人所隶属的权限组。图 4.6权限组查询另外，设置权限组功能时，如果保存的过程比较慢，可通过重新生成菜单刷新新菜单。或者，退出oa系统再重新登录，则也显示更改后的新菜单。五、公共通讯组通迅组是为了在发送短消息、通知等让用户快速地进行人员选择，把常用人员放到一个组内。公共通迅组所有人都可以使用，一般由管理员进行设定。管理员可以随时查询各通讯组及其人员。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理公共通讯组，在主画面区会显示画面，如下图示：图 5.1公共通讯组设置5.1新建通讯组在画面中单击新建按钮，显示新建画面。图 5.2通讯组设置输入通讯组名称，单击【设置】按钮选择对应的通讯组人员后，在下面做好标注。然后单击【保存】按钮，进行存档。六、系统日志包含系统中所有人员的操作信息，可实时掌控各人在系统中的实际操作。管理员可以随时查询每个用户在系统中的使用情况。在系统主画面左侧的功能菜单中选择系统管理系统日志，在主画面区会显示画面，如下图示：图 6.1系统日志6.