求职信第三章.doc

第三章 英文求职信的构成要件、书写格式及惯例在第二章主要讲解了英文求职信正文写作技巧，本章我们来讲述求职信的“外型”构成要件、书写格式及惯例。1 英文求职信的构成要件一封求职信一般有八个部分构成：（1） 信头 (the heading)（包括写信人的地址和日期）（2） 信内地址 (the inside address)（包括收信人姓名和地址）（3） 称呼 (the salutation)（4） 正文 (the body)（5） 结尾敬辞 (the complimentary close)（6） 签名 (the signature)（7） 附件 (the enclosure)（8） 信封的写法 (the superscription)2 书写惯例及格式（1） 信头信头也叫信端，包括写信人的地址、邮政编码、电话和写信日期。信头一般位于信笺的右上方。地址的书写习惯是由小到大（正好与汉语相反）：即门牌号、楼号、街道名称、县市、省（州）、邮政编码、联系电话、电子邮件地址、写信日期等。如果街道有东、西、南、北、中之分，就要在街道之前和门牌号之后加上英文字母E(East), W(West), S(South), N(North, C(Central)来标明。例如：解放北路19号(No.19 N. Liberation Road)；东风中路120号(120 C. East Wind Road)。信头标点符号的使用：门牌号与街道名称之间不加标点符号，在城市名称和国家之间、月份和年份之间要加逗号，如果需要的话，邮政编码放在国家之前。英文日期的书写：北美通常按照月、日、年的顺序排列：October (Oct.) 20, 2004; May 1st, 2005。西欧通常按照日、月、年的顺序排列：9th December (Dec.), 2004; 20 May, 2005。英文信头的书写格式主要有两种：齐头式(the block form)和斜列式(the indented form)。A 齐头式所谓齐头式就是把每一行的头一个字母上下照齐。请看范例：Sample 1 范例112 E. 12th Avenue, Apt. 2B 美利坚合众国 Washington D. C 20547 华盛顿东12大街 USA 12号2B公寓 邮编：20547Cell: 1879003456 手机：1879003456C 电子邮件地址：CAugust 24, 2005 2005年8月24日Sample 2 范例2Newsweek International 中国广州东风西路23/F Garden Hotel 花园酒店23楼W. East Wind Road 新闻周刊国际部Guangzhou 510405 邮政编码：510405ChinaMay 1st , 2005 2005年5月1日Sample 3 范例3No.5 Downing Street 大不列颠英格兰London, A.B.C 20, England 伦敦ABC 20Great Britain 唐宁街5号15th Sept., 2005 2005年9月15日B斜列式 斜列式信头从第二行开始向右缩进两个字母。Sample 1 范例1College English Department 中国广州广州大学 School of Foreign Studies of Guangzhou University 外国语学院大学英语部Guangzhou 510400, China 邮政编码：510400 Tel:电话L L July 5, 2005 2005年7月5日Sample 2 范例234 Elizabeth Street, 英国伦敦中央东5区 London, E. C. 5, England, 伊丽沙白大街34号Nov. 3, 2004 2004年12月3日（2） 信内地址的书写方法 信内地址是指收信人的姓名、职位、单位地址和邮政编码。信内地址要与写信日期隔开一行字来写，位于信的左上角，不用空格。书写的顺序是：姓名、职位、单位、地址和邮政编码，这和信头的书写方法没有大的区别。需要注意的是，信内地址应和信封上标明的一致，不可以省略。与信头一样，信内地址也分齐头式和缩行式两种。A 齐头式信内地址Sample 1 范例1Lee Jones 邮编：76000Human Resources Manager 纽约苹果大街1200号St. Marys Hospital 圣玛丽医院1200 Apple Street 人力资源部New York NY 76000 李琼斯经理Sample 2 范例2Mr. John Smith 邮编：67800Director, Information Technology 得州休斯敦彼得大街388号DDD Corporation 3D公司388 Peter Street 信息技术部Huston, Texas 67800 约韩史密斯主任B 缩行式信内地址Sample 1 范例1Mr. Li Wei 邮编：520022 Personnel OfficeHead and Shoulders Company 广州北京路112号 112 Beijing Road 海飞丝公司人士处 Guangzhou 520022 李伟先生Sample 2 范例2Adam Smith 邮编：205578 General Manager 纽约华尔街1234号 ABC Company ABC公司 1234 Wall Street 总经理 New York, NY 205578 亚当史密斯（3） 称呼的书写格式 称呼也叫“问候”，应该在信内地址下面空出两行开始写，最常见的格式是头衔加上姓氏，例如：Dear Ms. Dobson 或Dear Dr. Davis。如果不知道收信人的名字，就用Dear Sir或 Madam来称呼。称呼朋友时，用Dear David 或Dear Cindy。正式的信函称呼一个集体时用Dear Sirs或Dear Mesdames。需要注意的是这两种称呼使用的频率渐趋减少（但仍为可接受的礼貌称呼），现在人们更喜欢用Dear All, Dear Senators等。在美国称呼后面使用冒号，而英国则使用逗号或不用任何标点符号。有关英文书信的称呼形式，请看下表：英文书信称呼一览表单、复对 像英 国美 国备 注 单数男士（一般） Dear Sir, Dear Sir: 勿需加姓名单数 男士（熟悉） Dear Mr. X, Dear Mr. X需加姓氏单数 男士（亲密） My Dear, Dear X: 需加教名单数 男士（正式） My Dear Sir, My Dear Sir:勿需加姓名单数 男士（非常正式） Sir, Sir:勿需加姓名单数 男士（官员） Your Excellency My Dear Mr. X英国第三人称为His Excellency; 美国在其后加官衔单数女士（一般） Dear Madam, Dear Madam:勿需加姓名单数女士（亲近、已婚） Dear Mrs. X, Dear Mrs. X:需加丈夫姓单数女士（亲近、未婚） Dear Miss X, Dear Miss:需加姓氏单数女士（亲近、已/未婚） My Dear X, Dear X: 需加教名单数女士（正式） My Dear Madam, My Dear Madam:不知对方是否已婚，可用Miss/Ms.单数女士（非常正式） Madam, Madam: 勿需加姓名复数公司、团体 Dear Sirs orDear All, Gentlemen: Dear All:不用gentleman称呼个人复数政府、外交机关 Sirs,Gentlemen:正式场合美国也用Sirs复数女士团体 Dear Madams or Dear all,Ladies orDear All:称呼中不可使用信内地址中的Madams一词（资料来源：应用文实例汇编，主编：秦世福，复旦大学出版社）（4） 英文书信正文的书写格式英文书信常见的书写格式有三种：缩行式、齐头式、和混合式。A 缩行式 缩行式主要用于英国或与英国关系密切的国家，这种格式要求信头、收信人的信内地址、结束语和签名都向右缩2-3个字母，例如：缩行式书写格式范例 Heading信头_Inside address 信内地址_Salutation 称呼_ The body正文 _ _ Complimentary close结尾敬辞 _ Signature签名 _Enclosure附件_B 齐头式齐头式也叫并列式，美国英语较常用这种格式。这种格式要求信头、信内地址、日期、称呼、正文、结尾敬辞、签名和附件每行开头都从左边顶格书写。随着电脑的普及，越来越多的人使用这种格式，因为方便打字，例如：齐头式书写格式范例 Heading信头_Inside address信内地址_Date日期_Salutation称呼_The body正文_Complimentary close结尾敬辞_Signature签名_Enclosure附件C 混合式既使用缩行式也使用齐头式书写格式的信函叫混合式。这种格式要求书信的正文采用缩行式，而其它部分使用齐头式，请看范例：混合式书写格式范例：Heading信头_Date日期_Inside Address信内地址_Salutation称呼_The body正文 _ _ _Complimentary close结尾敬辞_Signature签名_Enclosure附件 （5） 结尾敬辞与签名英文信函的结尾敬辞相当于汉语书信的“此致”、“敬礼”、“谨启”、“谨上”、“扣上”等，是一种套语，表示写信人对他人的尊敬、礼貌、谦恭等态度。结尾敬辞应在正文末尾空两行的地方开始写。美国英语结尾敬辞之后用逗号，而英国英语通常不用逗号。 结尾敬辞和信头的称呼语是紧密相连，前后呼应的，在书写惯例方面美国英语和英国英语又有所差别。在美国英语中，称呼语Dear Mr. X或 Dear Sir/Madam 对应的结尾敬辞是Yours Truly 或Very Truly Yours（这两种形式用于正式信函）； Cordially或 Best Regards（用于非正式信函）。如果称呼语是 Dear Bill 对应的结尾敬辞是Sincerely, Cordially,和With Warmest Regards。在英国英语中，称呼语Dear Sir/Madam对应的结尾敬辞是Yours faithfully；称呼语Dear Mr. X 甚至Dear Bill 对应的结尾敬辞只用Yours sincerely，而非正式的信函美国英语和英国英语并无大的区别。 签名应该是在结尾敬辞下面的亲笔签名。如果是打印的信函，写信人的名字应打印在结尾敬辞下面空出四到五行的地方，在两者之间签名。写信人也可以在打印的名字的左边的括号里加上自己的头衔或称谓，例如：(Dr.)Jackson Baty 或(Ms.) Leigh Rigby。（6） 信封的书写与格式英文信封的书写方式有两种：第一种是把写信人和收信人双方的姓名及地址都写在信封的正面，第二种是把收信人的姓名和地址写在信封的正面，把寄信人的姓名和地址写在信封的背面，但是，前一种方式属于正式信函，而后一种方式多用于私人信函。因为求职信属于正式信函，所以我们写求职信应该用第一种方式。需要注意的是，书写信封时，先写寄信人的姓名和地址（写在左上角），后写收信人的姓名和地址（写在中间略偏右的位置）。寄信人的前面不加头衔，而收信人的名字前面要加Mr. , Mrs. 和Ms. 以示尊敬。书写惯例和上文讲到的信头和信内地址的书写惯例是一样的。 如要在信封上添加特别指示语，可按惯例进行。针对邮局的特别指示语应写在右上角邮票的下面。英文常用的指示语包括：Air Mail（航空邮件），Sea Mail（海运），Express Delivery（英）/Special Delivery （美）（快件），Insured Letter（保价信件），Registered（挂号信），Printed Matters（印刷品），Do not Fold （请勿折叠），Fragile（易碎）等。如果特别指示词是针对收件人的，应写在信封的左下角，这些指示词包括：Personal/Private（私函），Immediate/Urgent（急件），Ordinary Mail（平信），Confidential/Secret（密件） Manuscript（稿件），Photos Enclosed（内有照片）等。信封的书写格式一般采用齐头式和缩行式两种，姓名和地址的顺序应与信头及信内地址保持一致，请看范例：A 齐头式信封格式 Robin hoodLincoln Meadows, Apt.5C (STAMP)456 Sterling Street SPECIAL