秘书工作的一般原理.pdf

舔 笔者曾对秘书工作的基本规律作了详细 的阐述 归结起来就是在不断适应和满足领 导活动运行的需求中 提供和创造秘书性服 务 秘书工作这一基本规律 凝结着秘书工 作必须遵循的若干一般原理 一 利益目标同一原理 秘书工作作为领导机器运转的重要组成 部分 其首要的特征是保持与领导层利益目 标的同一 秘书要为领导服务 领导则是确 定范围的利益的代表者 所以 秘书与领导 在利益目标上是一致的 但是 必须指出 领导活动的基础是其公共权力的运作 公共 权力运作的唯一信条是坚持公共利益至上的 原则 这样 秘书在辅佐领导进行公共权力 运作过程中 适应和满足领导活动的需求 同样必须坚持公共利益至上的原则 这是利 益目标同一的实质 如果秘书工作追求的只 是领导心目中的满足 就会使秘书工作走向 自己的反 面 我党秘书工作的一个 良好传统 和重要原则 就是把秘书工作的利益目标定 位在党和人 民的利益目标上 首先 强调为 领导服务与为人民服务的一致性 秘书人 员 主 要职责是为领导服务 但无论领导和秘 书 都必须全心全意为人民服务 因此 秘 书为领导服务要体现出为人 民服务的精神 体现在较高层次上 反映和 吸纳人民群众的意 愿并成为领 导的决心 体现在主动收集和反 馈信息上 切实帮助领导改进工作 体现在 中枢岗位上努力维护机关和领导在群众中的 威信 其次 要 强调向领 导负责和向党负责 的一致性 在我们 国家 秘书与领导有着平 等的政治权利 秘书当然要向领导负责 为 领导工作分流释荷 并在工作中贯彻领 导意 图 但这一切都是在坚持向党负责 向人民 负责和向社会负责基础 上的 我们的领导干 部绝 大多数是忠诚为党工作的 所以秘书工 作向领导负责与向党负责是一致的 这种一 致性体现在向党负责高于一切的原则上 既 不能按私意去影响领导人正确贯彻 党的指 示 也不能盲目地听任和顺从领导而贻误正 确主张的实施 体现在维护民主集中制的原 则上 不仅对所服务的领导负责 更 重要的 是对领导集体负责 体现在坚持实事求是 的 原则上 不唯上 不唯书 要唯实 再是 要强调取得领导信任与取得组织监督的一致 性 秘书和领导利益目标的同一 都受到所 在组织的监督 秘书是以服务领导为工作目 标的 具有相对的独立性和高度的机密性 工作特点决定了他们的时间 精力 感情亲 和度向领导倾斜 当然无可非议 但秘书作 为一名组织的成员 又必须 同时接受所在党 组 织和群众的监督和教育 这是保持秘书与 领导整体利益 目标一致的重要条件 二 劳动价值转移原理 适应和满足领导工作的需求 是秘书工 作的主线 由此派生出秘书工作 确切地说 是秘书劳动 的成果及其价值发生转化的问 题 中国历史上 据说从汉朝起就有官员延 请 幕友 处理事务的幕府制 这些 幕 友 实际上 就是官员的秘书班子 之所以 称为 幕友 幕僚 等 无非是带有 隐而不露 一竹倾 其 所分而 不凰达 的 意思 曾经为美国总统艾森 豪威尔担任 秘 书的谢尔曼 亚当斯说过一句透彻的话 衡量一个好 的总统秘书 要以他的献身 精神 艰苦奋斗和工作效率为标准 而不 是他的成就 一切成果都属于总统 这 是为什么 这是因为秘书的劳动目的完全是 为领导工作服务 以致秘书不能独立创造 任何属于自己的劳动成果 首先 秘书劳 动的形态是依存性的 也就是依存于所服 务的组 织及其首脑 这样 秘书劳动就与 整个领导活动联系在一起 离开领 导活 动 秘书劳动将徒劳无功 其次 秘书工 作不外乎辅佐 秉命范畴 正因为如此 秘书所有从事本职的劳 动成果 只要被领 导所采 纳 利用或吸收 就完全转移和揉 合到领 导的劳动成果之中 秘书的任何劳 动成果 一旦得到领导的认可 并产生社 会效益 就不再是秘书的成果 而是组织 或领 导的成果 如一则建议的批准 一篇 文稿 的审发 就经历了由撰拟作 者成果到 法定作者成果的价值转移过程 所以 秘 书 劳动 成果 可 以说是彻底 隐匿性 的 这便是要求秘书成为 无名英雄 的 理论渊 源 但是 秘书没有属于自己劳动 成果的这一说法 仅仅是指社会对秘书劳 动的特 殊占有方 式 丝毫不意味着秘书劳 动本 身不存在价值 恰恰相反 秘书劳动 价值 的频频转移 表现出了秘书对整个社 会 整个集体的切实贡献 秘书虽然不能 显露自己的劳动成果 却能分享到自 己的 劳动被领导承认 被社会承认的欣愉 强 调秘书劳动的无 私奉献和成果转移 并不 影响 而且更应注重对秘书劳动的客观 评 价 正是由于 秘书劳动 成果最终归属于领 导层 所以衡量秘书工作优劣的主要标海 是看秘书本职劳动成果转移到领 导层有效 劳动成果中去的比例 表面看来 这种 转 移是不具显露性的 但事实上 从转移过 程中的面率与容量可 以确切地显 示一个秘 书的品质 作风和才华 三 角色功能匹配原理 秘书工作中可能达成 的服务与需要达 到的服务这个主 要 矛 盾 还启示我们 必须 对领导和秘书两个不同角色 的功能寻 求匹 配的课题 笔者曾经提出 秘书工作处于 社会形形色色中枢模式的围核势位 这种 客观规定性是秘书角色 的社会坐标 由此 可以推导出秘书工作适应和满足领导工作 的若干匹配原理 一是层次匹配 秘书工 作围核 中枢是 分层次的 在同一系列中 中枢等级越高 秘书部门分工越细 秘书 工作 自主 程度越低 相反 中枢等级越 低 秘书部门分工越宽泛 秘书工作自主 程度越高 据此 我们就可 以考察秘书对 所在中枢环境 的适应力 这种适 应力 便 是秘书工作在不同中枢层次 不 同职权范 围机构 不同专业领域所 能具备 的相应服 务能力 也就是说 秘书在所处的社 会坐 标中实施对应的秘书性服务 二是 能级匹 配 在秘书 与领导角色功能匹配中 层次 匹配是个基本的框定但也不是绝对的 层 次匹配只就秘书工作的特定 内容及社会作 用而言 而秘书工作所能发挥 的作用 则 在很大程度上与能级匹配有关 所谓 能级 匹配 是指领 导层整体 和个体的领导素 质 与其秘书人员素质之 间的匹配 任何 个体的能力 并不因为所处工作层 次的上 升而突然上升 但在同一层 次中 领 导与 秘书各自的素质却是 相互适应相互作用 的 领导 的整体和个体素质强 对秘书各 自提出的要求越高 对秘书部门功能设计 越合理越科学 秘书个体在适应这种要求 中 就会不断地调控驾驭自身的能力 自 觉地与领导 的工作节奏 要求相同步 也 据 经济 生活报 载 浙江 省诸暨市化工日用品厂 年前只有 万元产 值 一可如 今以该厂 为核 沪已的企 区 集团公 司创出了年销售额超亿元的业绩 其成功 引人注目 而赢得大市场的手段却是服样不起眼 写信 给 消费者回信 笔者有幸考察 一 该 公司的 资料发现 平平常常封封信 信中却有另三 信 一 信 曰信息 该 公司很善于从消费者的来信中捕捉稍纵即逝的市场信 息 从而不断改进产 品 旱年 一位用户在信中反映他们生产的蚊香 一 饼双盘 一研易断 他们马上改成单盘精装 每年仅此一项就增加 万元销售额 二 信 曰信誉 该公司对收到的用户来信 都由总经理提出处理意见 名副总专职办理复信 且每信都亲笔书写 这 是否小题大作 他们 说 年复信 幻多封 也就有了 多个宣传员 广告员和推销员 厂 家越讲信誉 用户 越添信赖 三 信 日信心 该公司几个发展新思路都是从消费者来信中筛选形成的 发展的信心也在用 户的信赖和支持中倍增 他们这样算 信函帐 每年 以 封来信有一个好建议 公司 一年 就有一个好思路 就可能有百 卜万元的效益 由此看来 信中之 信 魔力大矣 可是我们有的企业 商家 至今还无 视消费者来信 来电或上门提意见 产品脱手 万事大吉 做的是 一次性买 卖 气 锤子生意 有的接到来信 也一目 一十 行 束之高阁 根本不认为这 是 市场信息资源 可能会有什么 营销奥秘 有的即使 回信 也是打字印 刷 千篇叮律 消费者也就不愿再有 第二次握手 了 不 知从什么时候开 始 许名人不写信了 一个电话 一次传呼甚至 一 回点 歌 比信函简便多了 好忙碌好浮躁的现 代人啊 其实 这一切哪能代替信函 一坐下来写信 复函 哲避喧 嚣世界 目标就更明确 思想就更集中 思路也易 打开 看法也易说准 实 马促进人们思想 飞跃的有利契机 用户信中出信息 厂 家信中有信誉 弟子信中出想法 师 长信 中有主张 群众信中出真知 领导信中 有策略 总觉得上述 信 笺上写出大市场 的经验有点 普 遍意义 请君不 妨一试 江西上 饶市师专郑 日 金 有感于 信笑上 写出 大市场 日知闷卜闷卜闷卜门以闷卜洲 卜甲卜峭 卜闷钾洲 卜 闷卜闷卜州卜闭知叫 川脚 月卜川知闷卜冷闷争呜川卜月卜闷 卜 即明卜川 卜州卜闷卜 就是说 秘书工作与领导工作相匹配 循着 领导的目标和意图 将自己劳动产品纳入领 导的劳动成果之中 本着对领导和对人 民负 责一致性的原则 秘书劳动成果转移到领导 工作上的比重越大 不仅显示了秘书工作的 成就 而且也会表现出领导人在组织复杂社 会活动中对秘书工作的必然依赖和充分 信 任 三是程序匹配 秘书工作主要在参谋事 务 信息事务 协调事务 督查事务 公 文 事务 会议事务 信访事务及受命颁照事务 等方面发挥作用 每项事务 都有对应的领 导活动内容 办理这些事务 必须有相匹配 的确定程序 程序是科学地组织实施具体工 作 的链环 反映了开展工作的必然 体现了 各项工作的内在要求及相互联系 在联动领 导