第5章 办公软件的应用2.ppt

1 第5章办公软件的应用 5 1Office2003基本操作5 2Word2003文字处理软件5 3Excel2003电子表格软件5 4Powerpoint2003演示文稿软件5 5Office2003综合应用5 6WPSOffice简介 2 5 1Office2003基本操作 5 1 1Office2003的安装 启动与退出安装 执行安装盘上的setup exe文件 启动 开始 桌面快捷方式退出 选择程序的 文件 退出 点击工作窗口右上角 关闭 按钮 双击左上角控制菜单图标或按 Alt F4 组合键 3 5 2Word2003文字处理软件 Word2003是microsoftoffice2003办公套件的一个组件 具有强大的文字编辑和排版功能 后缀 doc 启动与退出Word2003窗口的组成 下一页 4 工具栏 编辑区 Word2003窗口的组成 5 office基本文档操作 启动office软件后 创建一个新文档 文件 新建 或 Ctrl N 工具栏中 新建 按钮 保存文档 文件 保存 或 Ctrl S 文件 另存为 工具栏中 保存 按钮打开文档 启动Office软件后 文件 打开 或 Ctrl O 再选择文档位置及文件名 工具栏中 打开 按钮 对word Excel和powerpoint都适用 6 5 2 1文本的编辑 1 移动插入点2 输入文本分段用Enter键 shift Enter实现 手动换行符 或 软回车符 插入符号 符号栏 右键点击工具栏显示符号栏 点击相应符号插入 如 等 菜单栏 插入 特殊符号 或 符号 3 插入和改写Insert键 4 选定文本 鼠标 组合键 选定一个句子 按住Ctrl键 然后在句子的任何地方单击 选定一行文字 将鼠标移动到该行的左侧 直到鼠标变成一个指向右边的箭头 然后单击 选定一个段落 将鼠标移动到该段落的左侧 直到鼠标变成一个指向右边的箭头 然后双击 整篇文档 将鼠标移动到任何文档正文的左侧 直到鼠标变成一个指向右边的箭头 然后连续三击 选定一大块文字 将光标移至所选文本的起始处 用滚动条滚动到所选内容的结束处 然后按住Shift键 并单击 选定列块 垂直的一块文字 按住Alt键后 将光标移至所选文本的起始处 按下鼠标左键并拖曳到所选文本的末端 然后松开鼠标和Alt键 选定文本常用组合键 9 5 删除文本 Backspace或Delete6 文本块的操作 文本块指被选定的一个或多个字符 和其他的文本的删除 剪切 复制等都是一样的 10 7 查找和替换 编辑 查找或Ctrl F 11 8 撤销和重复9 文档的显示视图 普通视图 页面视图 大纲视图 web板式视图和阅读版式视图 12 字符格式设置选中要编辑的字符 行或段落 进行编辑 5 2 2文档的排版 格式工具栏 13 2 段落格式设置1 基本格式 把插入点放到要编辑的段落 或者选中要编辑的段落 设置段落对齐方式 设置段落间距 行间距 设置段落缩进 14 2 首字下沉 项目符号和编号 边框和底纹 文字方向 15 页面格式设置 包括页面布局 页眉和页脚 页码等 页面布局 菜单栏 文件 页面设置 16 页眉和页脚 视图 页眉和页脚 编辑页码 插入日期和时间 这些功能也可以通过 插入 菜单来完成 17 分栏 分隔符 打印预览和打印 18 5 2 3样式的创建与应用 样式是系统或用户定义并保存的一系列排版格式 样式可分为段落样式和字符样式 字符样式只包含字体 字号 字型 字体颜色等信息 而段落样式除了包含字符格式信息之外 还包含段落格式 边框 编号 文本框等格式信息 新建样式应用样式修改样式创建目录应用模板 19 1 新建样式 应用样式 修改样式 20 2 创建目录 显示的最低级别 21 5 2 4表格制作 1 创建表格 使用 常用 工具栏按钮创建表格 使用 表格 菜单创建表格 手工绘制表格 22 2 编辑表格 选定单元格 插入行 列或单元格 删除行 列或单元格 合并与拆分单元格 拆分表格 23 3 排版表格 缩放表格 直接拖拉 改变表格行高 列宽 设置表格中文本的格式4 边框和底纹 24 6 表格制作技巧 1 标题行重复 表格分页时 在每页的头行显示标题 2 设置表头斜线 3 表格排序 4 表格的计算 5 表格与文本的相互转换 25 5 2 5图形操作 1 插入图片 插入剪贴画 插入艺术字 插入图片文件 26 2 绘制图形 绘图 工具栏 绘制图形 在自选图形中添加文字 插入图片艺术字 剪贴画 27 3 编辑图片 缩放图片 剪切图片 28 4 图文混排 选中图片 在 绘图 工具栏中选 绘图 文字环绕 再选择环绕方式 在 图片 点击 文字环绕 再选方式 点击右键或双击图片 打开 设置图片格式 对话框 选 版式 选项卡选择方式 29 5 3Excel2003电子表格软件 30 1基本概念 工作簿 book 一个工作簿就是一个excel文件 扩展名是 XLS 工作表 sheet 一个工作簿可以有多个工作表 最多可以有255个 单元格 cell 用其列号 行号来表示 如A2 单元格区域 连续的多个单元格构成一个区域 5 3 1Exce1基础知识 31 2 Excel2003的工作界面 32 5 3 2数据的输入与编辑 单元格 单元格区域的选定 33 2 输入数据单元格中可以输入数字 文本或者公式 输入文本 输入数字文本数据时应在数字前加英文单引号 输入数值 输入分数时 应在分数前加0和空格 如02 3 以区分日期 输入日期和时间 日期格式yyyy mm dd yy mm dd yyyy mm dd或yy mm dd 时间格式hh mm am pm 输入当天日期按组合键 Ctrl 输入当天时间按 Ctrl Shift 34 3 自动填充数据1 自动填充 复制 前面的数据当一列单元格中只有几种特定的数据 Excel会自动完成一部分的输入 在新的单元格中输入该列中曾经出现过的数据的第一个字符 后边所有字符即会显示出来 按回车键该单元格内容输入完成 若不是用户所需的内容 则用户可以继续输入数据 2 自动填充相同的文本如果第一个数据为数值 则填充是按住ctrl键 则数值递增 3 自动填充序列如果一行或一列的数据是Excel定义的序列 如连续的数值 编号 月份 星期等 则只要输入前两项 并选中 然后拖动填充柄到结束单元格 Excel会自动判断其增量 完成填充工作 35 自动填充数据 更简单的操作是直接采用鼠标拖拉进行填充 36 4 编辑数据 编辑单元格数据 2 清除单元格数据 3 选择性粘贴 编辑 选择性粘贴 点击右键 选择性粘贴 插入和删除行 列和单元格 选中单元格 点击右键 选 插入 或 删除 选择性粘贴 选中一行 列 点击右键 选 插入 或 删除 则直接插入行 列 或删除被选中的行 列 37 5 3 3工作表的管理与格式化 1 管理的基本操作 选择工作表 插入工作表 删除工作表 移动或复制工作表 重命名工作表 在工作表名称上点击右键即可 38 2 工作表的拆分与冻结 拆分工作表 窗口 拆分窗口 不需要时则 窗口 取消拆分 39 2 工作表的拆分与冻结 冻结工作表 选中一个单元格 窗口 冻结窗口 则以被选中单元格的左上角为冻结点 该点上边和左边的内容被冻结 一直在屏幕上显示 不需要时则点击 窗口 取消冻结窗口 40 3 工作表的格式化设置数字 对齐 字体 边框 图案等格式 在 格式 菜单 单元格 或在单元格上点右键 设置单元格格式 41 3 工作表的格式化 自动套用设置 使用条件格式化 42 5 3 4公式与函数的应用 单元格的引用 引用的作用 引用的表示 相对引用 A1 绝对引用 A 1 混合引用 A 1 D3 E 2 F 2 Sheet1 C5 2 8 3 5 E2 E 2 G 2 Sheet1 D4 8 8 16 6 43 5 3 4公式与函数的应用 公式的应用用户在输入一个公式时总是以 开头 然后才是公式的表达式 公式中可以包含运算符 单元格地址 常量 函数等 以下是公式的示例 2 3 14 10常量运算 E2 30 F2 70 使用单元格地址 SUM 7 28 8 使用函数 1 公式的输入 2 运算符和运算规则 3 公式的复制 直接复制粘贴或通过选择性粘贴 44 5 3 4公式与函数的应用 函数应用函数的一般格式为 函数名 参数1 参数2 参数3 常用函数见表5 3 使用方法 插入 函数 45 5 3 5数据的图表化 1 创建图表 选择数据源 插入 图表 弹出图表向导对话框 确定图标类型 46 2 图表的编辑 使用 图表 菜单 双击图表对象 在弹出对话框修改 右键单击图表选中图表中的各个部分 单击位置不同 弹出菜单也不同 图表 菜单 双击图表对象 弹出对话框 右键单击图表 47 5 3 6数据管理 1 数据清单 数据清单的每一行称为一个记录 record 每一列称为一个字段 field 特点 不允许空行或空列 字段必须唯一 字段中的数据类型必须一致可通过 数据 记录单 来编辑2 数据排序选定一单元格 通过 数据 排序 命令来排序 排序图标 升序排列 48 3 数据筛选 选出满足一定条件的记录 有自动筛选和高级筛选 4 分类汇总5 数据透视表分类汇总和数据透视都是针对数据清单进行的 49 5 4Powerpoint2003演示文稿软件 50 5 4 1Powerpoint基础知识1 Powerpoint2003的工作界面 51 2 视图 1 普通视图 2 幻灯片浏览视图 3 幻灯片放映视图 52 2020 1 21 5 4 2演示文稿的编辑 1 幻灯片内容的编辑 1 输入文本 2 插入其他对象2 幻灯片内容的格式化 1 文字的格式化 2 段落的格式化 3 项目符号的设置 4 其他对象的格式化 5 格式的复制 插入 菜单 格式 菜单 53 3 幻灯片版式的更改 1 母版 用于设置文稿中每张幻灯片的预设格式 有幻灯片母板 讲义母板和备注母板 54 3 幻灯片版式的更改 2 配色方案 3 应用设计模板点击 格式 幻灯片设计 屏幕右边出现下图 应用设计模板 是放映时 打开一张幻灯片时 幻灯片内容的出现方式 55 4 幻灯片的操作 1 插入 插入 菜单 新幻灯片 在左边的幻灯片列表上点右键 选 新幻灯片 2 删除 delete 3 移动与复制 在左边的幻灯片列表中选中要移动的幻灯片 点击右键或直接拖动要移动的幻灯片到目的位置 56 5 4 3演示文稿的放映效果设置 1 设置幻灯片中对象的动画效果 1 预设动画方案 即动画方案 2 自定义动画 57 2 设置幻灯片间的切换效果从一张幻灯片到另一张幻灯片的转换过程 可以设置转换效果 幻灯片放映 菜单 幻灯片切换 58 5 4 4演示文稿的超链接技术 1 插入超链接 插入 菜单 超链接 1 原有文件或网页 2 本文档中的位置 3 新建文档 4 电子邮箱地址 2 删除超链接 59 3 使用动作按钮 60 5 4 5幻灯片的放映 1 简单放映 视图中的 幻灯片放映 按钮 幻灯片放映 观看放映 按 F5 2 自定义放映 幻灯片放映 自定义放映 可以选择要放映的幻灯片 设置放映顺序 61 3 设置放映方式 选择 幻灯片放映 中的 设置放映方式 命令 弹出 设置放映方式 对话框 然后设置方式内容 62 5 4 6演示文稿的打印与打包 1 幻灯片的打印 文件 页面设置 2 演示文稿的打包方法 打开演示文稿 选择 文件 中的 打包成CD 命令 弹出 打包成CD 对话框 然后打包设置 63 5 5Office2003综合应用 5 5 1Word中论文排版技巧1 目录的制作 1 修改标题样式的格式 2 应用相应的格式至各个章节的标题段落 3 提取目录2 页眉页脚的制作 1 页眉 2 页脚3 图表和公式的自动编号 1 使用题注 2 使用交叉引用 64 5 5 2Excel公式与函数的应用技巧 1 年龄计算输入公式自动计算2 条