礼品收授管理(试行)办法.doc

上 海 有 限 公 司上海中人字（2011）第07号 关于下发执行礼品收授管理暂行规定的通知部门、工厂： 为加强公司礼品管理，规范员工收授与赠送礼品工作行为，提高企业新形象，现将关于下发执行礼品收授管理暂行规定的通知发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。特此通知 上海有限公司 2012年2月1日主题词：关于印发执行 礼品管理 暂行规定 的通知 抄报：董事长、总经理 礼品收授管理暂行规定第1条 目的：加强赠送礼品管理，规范礼品赠送与收授行为，塑造企业新形象。第2条 范围：“上海中菱电梯”所属部门、工厂等对外经营活动中与礼品采购、制作、领用、赠送、收受相关的所有行为。第3条 定义：本暂行规定所述的“礼品”是指企业经营活动中统计表一制作或采购与客户个人、会议等形式统计表一发放、赠送的礼品。第4条 职责：总经理办公室是归口管理部门，负责礼品采购、接收、发放、登记造册、保管、处理等管理工作；市场营销部在总经理办公室指导下负责礼品集中制作、采购招标工作，负责小批量或临时性礼品的请款与统一采购等具体工作；财务部门负责采购过程中成本审核与控制等管理工作。第5条 程序：1、 原则：A 货真价实原则：即价格公道合理，不能以次充好、以假乱真；B 集体采购原则：即采购时参与人应在二人以上；C 集中制作原则：即年度有计划、专业设计、集中制作与采购。2、 礼品制作与采购：（1） 制作：由业务部门进行申报：即礼品制作应根据实际需要由礼品需要部门向总经理办公室提出申报，申报时应就礼品制作的理念、规格与数量提出具体制作方案，交公司领导批准后由业务部门执行。（2） 采购：由业务部门提出具体礼品名称、数量计划，交公司领导批准后办理。3、 礼品登记与领用：（1）无论是制作或采购礼品，均必须在制作或采购后交总经办登记入库手续后，再领用； （2）礼品制作或采购后领用必须建立台帐，使礼品进出帐面数量与实物相符一致。 （3）礼品领用必须填写（表1：礼品领用申报表），经公司领导批准后领用。 （4）外地、工程项目需要急办礼品，可通过电话向公司领导请示批准后，即可办理；但返回后补办登记领导用手续。 （5）公司会议、活动等情况下，必须事先做出活动计划，并由总经办与业务部门协商后共同办理。第6条 礼品费用管理：1、 应根据实际需要，严格控制礼品费用开支。2、 礼品费用应例入生产、营销活动成本，按考核办法统一对部门进行费用核算与考核。3、 会议、活动、工程项目礼品应打入该会议、活动、工程项目成本核算与控制。第7条 礼品赠送：1、 礼品赠送的目的是促进相互之间的沟通与增进相互之间的友谊。2、 礼品赠送前要根据授增人的不同级别、不同情况选择不同档次的礼品。3、 礼品赠送时要注意不同单位的不同情况，注意礼节礼貌；赠送礼品的场合、方式等。1第8条 礼品接受： 1、员工在生产、营销活动中，严禁以各种借口索要或暗示对方赠送礼品，一旦发现，作开除处理。2、员工在生产、营销活动中，如遇对方送礼而无法拒绝时，可以接收，并根据实际情况决定是否回赠礼品。3、员工在生产、营销活动中收授的礼品价值在50元以上的，应按在返回公司后一周内，填写（表2：礼品上交单，并由本部门负责人签字后上交公司总经办。4、50元以下的礼品归收授具体人所有。5、收授的礼品应造册登记后妥善进行保管与处理，处理时应从实际需要出发，照顾礼品收授人与其他实际工作需要的员工；如无工作需要的礼品，可从内部按价格的半价进行处理，处理时就首先照顾礼品收授人，奖后再在内部员工中进行处理。第9条 礼品管理：1、所有收授保管的礼品，均应建立礼品收授台帐，做到帐物一致，并由专人进行保管。2、收授保管的礼品应注意保管地点卫生清洁与安全，防止被盗丢失。第10条 附表：1、礼品领用申报表。2、礼品上交单。 上海有限公司 2012年1月18日2礼品领用申报表（表1）申请人： 申请时间：申请部门赠送人编号申请事由申请礼品序号名称规格数量单价总额总经办意见负责人签字： 日期：领导批示总