新版紫光软件简化使用说明.doc

新版紫光软件简化使用说明作者 高 勉目录第一部分 系统安装1、加密狗的安装12、软件的安装第二部分 软件使用1、软件登陆2、软件定制2.1定义全宗2.2设置分类号和分类名称2.3 个人设置3、数据录入3.1 收发文录入3.2档案录入3.3 目录数据修改和删除3.4 电子文件挂接4、数据检索4.1设定数据范围4.2 检索方式4.3 跨库检索5、报表打印5.1选择要打印的数据范围5.2 打印操作5.3 报表设计6、数据备份和恢复6.1数据库备份6.2 数据库恢复6.3 鉴定和销毁7、辅助管理功能7.1目录树管理、数据节点的建立7.2数据排序7.3档号设置8、档案利用管理8.1借阅管理8.2光盘制作9、进馆光盘内容要求第一部分 系统安装1、加密狗的安装： windows2000、windows xp和windows2003 系统下加密狗可以直接被识别，不需要安装驱动程序。如果客户端计算机使用的是windows 98操作系统，则需要安装驱动程序。具体安装步骤为：将加密狗插到计算机usb接口上，双击光盘中98 文件夹，运行里面的可执行程序，完成后即可识别加密狗。（注意加密狗的保管）2、软件的安装1） WIN2000和WINXP系统下，出现提示，依照提示进行即可。(注意更改软件目标路径)步骤如图操作:图：1-1双击光盘里的安装程序进行安装图：1-2提示准备安装图：1-3按照提示点击“下一步”图：1-4选取接受条款后进行下一步安装图：1-5更改软件安装路径图：1-6建议软件不要安装到“C盘”，之后点击“确定”或者：图：1-6-1点击下拉菜单选择安装目的图：1-7下一步图：1-8不修改内容进行下一步图：1-9点击“安装”图：1-10进入安装状态（安装过程中，界面跳转比较慢，请耐心等待。）图：1-11完成安装注： WIN98下安装要重新启动系统三次，请依照提示进行。2） 软件安装完毕后，第一次运行需要注册，请用光盘下“生成序列号”生成注册号码，单位名称依据本单位实际情况添写。 步骤如下： 图：2-1、双击电脑桌面上的软件图标（鼠标右键打开）弹出对话框进行注册（只需一次注册，以后登陆不需要注册）：图：2-2在光盘中找到鼠标双击弹出对话框：图：2-3在单位名称内添入本单位名称，之后点击“生成序列号”图：2-4把生成的序列号和单位名称复制后，粘贴到软件注册对话框，点击“确定”图：2-4注册成功第二部分 软件使用1、软件登陆：用户名和密码：ROOT图：3-12、软件定制：2.1定义全宗（一般只做一次）系统维护档案设置全宗管理修改全宗号全宗名称确定（如图3-2）图：3-2（按照提示逐步打开）下一步：图：3-3进入界面点击“修改”图：3-4修改全宗号和单位名称，点击“确定”，修改成功2.2设置分类号和分类名称系统维护档案设置分类表管理（图：3-5）选择档案类型（图：3-6）分类字维护选择增加节点或修改节点（注意要根据本单位的档案实际分类情况定制）（图3-7）图：3-5图：3-6选择要修改的档案类型在分类号和分类名称内加上需要修改的内容，按照需要选择“增加节点”或“修改节点”：图：3-7注：软件各个部分界面转换用2.3 个人设置 系统维护个人设置设置密码确定 (不建议使用密码)图：3-8 系统维护个人设置其他设置设置常用输入法（简便输入法的切换）图：3-83、数据录入：3.1 收发文录入：文件管理文件收集选择收（发）文增加或追加图：3-9图：3-10图：3-11点击“增加”、双击空白处弹出录入界面图：3-12进行录入登记最后保存。3.2档案录入：档案管理数据管理（图：3-13）选择档案类型选择案卷、卷内（新方法只选择文件）增加或追加记录图：3-13 登陆界面图：3-14 按照目录树依次打开图：3-15点击“增加”、双击空白处弹出录入界面图：3-16进行登记录入最后保存录入的数据条目。*注意*：著录案卷号、盒号等字符型数据需要录入占位符。便于排序。（参照著录规范）3.3 目录数据修改和删除：修改：选中要修改或删除的数据单击编辑（图：3-17、图3-18）或删除按钮（图：3-19）图：3-17图：3-18修改数据，保存图：3-19找回：找回删除数据：系统维护数据维护回收站管理选择档案类型，找到要找回的数据，还原。（图：3-20、21）图：3-20图:3-213.4 电子文件挂接：档案管理数据管理选择档案类型 选择案卷 选择卷内文件双击打开单击界面下方的挂接 完成 一种是直接挂接(图:3-22、23)，一种是通过 扫描仪扫描后进行挂接（图：3-25、26）图:3-22图:3-23按照步骤进行直接挂接图:3-24挂接成功预览内容：直接双击名称图：3-25图3-26单击“图像扫描”进入本机扫描软件进行扫描挂接4、数据检索：4.1设定数据范围：单击界面下工具按钮（数据范围），选择对应的显示数据。图：4-14.2 检索方式：检索案卷（或检索文件）按钮图：4-21）直接检索：设置多重递进条件（图：4-3、4-4）图：4-3选择查询范围图：4-4点击查询按钮进行查询2）组合检索： 设置多重递进或并列、否定的条件图：4-5进入组合检索界面4.3 跨库检索：开发利用档案检索关键字检索图:4-6图:4-7图:4-8检索结果5、报表打印：5.1选择要打印的数据范围:一是“全选”图：5-1二是“部分选取”图：5-2三是通过检索功能进行选取：（参考21页数据检索）5.2 打印操作：选中要打印目录的数据打印选择报表确定图5-3图：5-4弹出对话框选择“是”图5-5选择打印报表确定打印图5-6先预览后打印（便于检查数据情况）5.3 报表设计：系统维护档案设置报表维护选择目录树下档案类型选中要修改报表设计（也可以新建报表）图：5-7图：5-8根据需要进行(EXCEL)表格设计：图：5-96、数据备份和恢复： 6.1数据库备份：1）安装完后的数据存放位置：软件安装目录下DATABASE的目录下，两个文件。图:6-1图:6-22）软件正常的备份和恢复：系统维护数据维护数据库备份选择数据备份存放的位置完成。如下图操作：图：6-3图：6-4选择保存位置和输入文件名图：6-5点击“确定”成功保存6.2 数据库恢复：系统维护数据维护数据库恢复选择数据备份存放的位置完成。图：6-6图：6-7图：6-8点击“确定”恢复成功6.3 鉴定和销毁1）数据鉴定： “数据管理”中具体的档案类型下，选择要销毁的记录，“复制到鉴定库”。确认后到“档案管理鉴定销毁档案鉴定”中，“标记”要销毁的数据。图:6-9首先把需要鉴定的档案复制到鉴定库图:6-10图:6-11图:6-12通过”业务面板”切换到鉴定库:图:6-13图:6-14 图:6-15选择到期数据“标记”后进行销毁图：6-16注意：批量销毁的档案先进行“检索”后进行销毁2）数据销毁：“档案管理鉴定销毁档案鉴定销毁标记数据。如要查询，到档案管理鉴定销毁已销毁数据”中查看。图：6-17图：6-187、辅助管理功能：7.1目录树管理、数据节点的建立1）、档案管理数据管理在目录树中选择具体的档案类型右键菜单添加子节点选择数据节点2）、输入节点名称3）、选择节点的数据分类的条件信息，比如“年度等于2008”等。图：7-1图：7-2点击“下一步”图：7-3选择对应年度图：7-4“确定”图：7-5符合条件的数据归入子目录中注：原有数据不会减少7.2数据排序1、临时排序：用鼠标点击某一列，相应的有递增和递减的排序标志（箭头）出现。图7-6鼠标单击进行排序2、固定排序：系统维护参数设置排序设置。在“档案业务列表”中选择“档案”下的具体的档案类型（如文书简化方式）和文件库（或案卷库），然后设定其排序的字段，保存。图：7-7图：7-8图：7-9鼠标按住拖拽图：7-10通过上下箭头调节排序循序图：7-11删除不要的排序项目，“保存”排序设置7.3档号设置：系统维护参数设置档号设置打开档案数据树选择要设置档号的档案类型设置档号保存图：7-12图：7-13按照需要选取，“保存”8、档案利用管理：8.1借阅管理1）借阅登记：开发利用 借阅管理借阅登记 选择档案类型加入添加借阅信息单完成借阅图：8-1进入登记图：8-2按照需要加入条目图：8-3选择“正本”，确定图：8-4加入之后进行借阅登记图8-5按照栏目填写，确定“借阅”图8-6借阅成功2）归还管理：开发利用借阅管理归还管理 选择档案归还图8-7图8-88.2光盘制作开发利用光盘制作 选择导出数据存放目录和光盘容量继续选择档案类型中要导出的数据加入光盘图8-9图：8-10图8-11选择形成目录位置，“继续”图8-12导出数据图8-13数据导出成功，确定图8-14检查数据合格后加入光盘图：8-15有电子文件的选择“是”图：8-16导出数据，形成光盘镜象文件图：8-17进入形成的目