办公室事务考试重点.pdf

1 办公室管理与职能 提问 1 制定计划 分析各种因素 预测未来发展 制定各种行动方案 从而使公司达到预期目 标 如生产计划 销售计划 谈判计划 会议计划等 2 组织实施 以最好的物质设备和工作流程装备职工 组织实施完成各项计划 3 协调 有效地指挥和监督办公室的工作 对办公人员进行培训 辅导 提升和酬劳 充分 调动积极性 为上下沟通提供畅通的渠道 4 控制 制定 建立和改善行政办公室的规章制度 对办公室报表 物品置备 发放 使用 等进行监督 写总结 计划 编制预算报告 降低各种成本等 2 团队构成要素5P 1 目标 Purpose 团队应该有 一个既定的目标 为团队成员导航 知道要向何处奋斗 没 有目标这个团队就没有存在的价值 我们所在的组织可以说是 一个大团队 因为我们有共同的使命 愿景与目标 同时 组织内 部又可以划分为若干小团队 包括常设团队 如职能部门 和临时团队 如项目部 攻关小 组 组织的大目标分解成小目标 由各个小团队来承担 各个小团队的目标必须跟组织的 目标 一致 小团队目标还可以具体分解到各个团队成员身上 大家合力实现这个共同的目 标 2 人 People 人是构成团队最核心的力量 3个以上的人就可以构成团队 目标是通过人员具体实现的 所以人员的选择是团队中非常重要的 一个部分 在 一个团队中 需要有人定计划 有人出主意 有人实施 有人协调 还要有人去监督评价工作进展与业绩 表现 不同的人通过分工来共同完成团队的目标 所以在人员选择方面要考虑团队的要求如 何 人员的能力如何 技能是否互补 人员的经验如何 性格搭配是否和谐等 兵熊熊 一个 将熊熊 一窝 组建团队时 选择团队领导是重中之重 大家看过 亮剑 当中 的李云龙 硬是把 一支杂牌军打造成能征善战的精锐之师 也有纸上谈兵的赵括 长平之战 丧送军队40万 使赵国 一厥不振 直到灭亡 3 团队的定位 Place 团队的定位包含两层意思 一是团队的定位 团队在组织中处于什么位置 由谁选择和决定团队的成员 团队最终应对 谁负责 团队采取什么方式激励下属等 二是个体的定位 作为成员在团队中扮演什么角 色 是订计划还是具体实施或评估等 4 权限 Power 团队当中领导人的权利大小跟团队的发展阶段相关 一般来说 团队越成 熟领导者所拥有的权利相应越小 在团队发展的初期阶段领导权相对比较集中 在确定团队 权限时 要考虑组织规模 团队数量 业务类型 以决定授予何种权限及多大权限等 5 计划 Plan 计划的两层面含义 一是目标最终的实现 需要 一系列具体的行动方案 可以把计划理解成目标的具体工作的程 序 二是提前按计划进行可以保证团队的顺利进度 只有在计划的操作下团队才会 一步 一步 的贴近目标 从而最终实现目标 3 S M A R T 制定工作目标和计划的通用原则 smart Specialize 确定性 所谓明确就是要用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准 很多团 队不成功的重要原因之 一就因为目标和计划定的模棱两可 或没有将目标有效的传达给相关 成员 计划设置要有项目 衡量标准 达成措施 完成期限以及资源要求 使大家能够很清 晰的看到计划完成到什么样的程度 Measurable 可度量 计划应该是明确的 而不是模糊的 应该有明确的标准或数据作为 衡量是否达成目标的依据 如果制定的计划没有办法衡量 就无法判断这个计划是否实现 计划目标的衡量标准遵循 能量化的量化 不能量化的质化 Attainable 可达到 目标设置要坚持员工参与 上下左右沟通 使拟定的工作目标在组织 及个人之间达成 一致 既要使工作内容饱满 也要具有可达到性 可制定出跳起来 摘桃 的 目标 不要制定出跳起来 摘星星 的目标 Relevant 实际性 一方面领导者乐观地估计了当前形势 低估了达成目标所需要的条件和 资源 另外花了大量的时间 资源 甚至人力成本 最后确定的目标根本没有多大的实际意 义 Time bound 时效性 时间计划具有时间限制 根据工作任务的权重 事情的轻重缓急 拟定出完成目标项目的时间要求 定期检查项目的完成进度 及时掌握项目进展的变化情 况 根据工作计划的异常情况变化及时调整工作计划 4 企业文化与信息管理 一 企业信息和企业文化同属于企业的软资源 企业的资源可以分为硬资源和软资源 企业信息和企业文化都属于企业的软资源 企业 信息和企业文化具有如下特征 一 可再生性 硬资源是有限的 是不可再生的 而企业信息和企业文化创新相对来讲是无限的 是可 再生的 知识 文化 思想 理念等 不是越用越少而是越用越多 在使用中会不断得到增 长 知识 技术 文化 理念等都是可以不断创新 不断发展 不断增加的 信息资源是有 寿命的 随着时间的延长 信息的使用价值逐渐减少甚至完全消失 但是信息在不同的时 间 地点和目的又会具有不同的意义 从而显示出新的使用价值 二 共享性 硬资源 一般具有独占性和排它性 是有明显边界的 但是企业信息和企业文化创新却不 同 具有共享性 知识 技术 文化 理念等都是可以进行学习和掌握的 是无边界的 靠 的是 一种学习的能力 而能力又是软资源 也是可以通过培养 训练而造就的 企业信息也 可以为多方所利用 三 边际成本递减 而边际效益却是递增的 硬资源的边际成本是递增的 而企业信息和企业文化创新则不同 并不会随着使用量的 增加而使成本递增 相反随着使用者的增多 使用量的增加而使其成本递减 知识 技术 文化等是越学越多的 积累得越多 再学习的成本就越低 掌握新技术 新知识就会越来越 快 越来越多 知识 技术 文化等是可以不断得到提升 其边际效益是递增的 四 具有高附加值 强竞争力 以硬资源为主的产品 容易被学习和模仿 随着产出的增加 卖得越多则利润越低 形 成 薄利多销 而信息产品却不同 由于技术含量多 文化品味高 社会效应大 难以被学 习和模仿 具有 一定的垄断性等 在企业服务与管理中 良好的企业文化创新体现在良好的 营销关系 市场效应中 二 企业文化作用于企业的信息管理 一 企业环境因素 企业环境是塑造企业文化创新最重要的因素 是企业生产经营所处的社会和业务环境 包括市场 政府 技术环境等的状况 这些因素都是影响信息管理实施的直接原因 信息技 术的高速发展唤出了知识经济的出现 而世界范围内对于知识经济的不断唱响促进了企业对 于信息资源的高度整合和提炼 并达到充分共享 这实际上就是信息管理 二 价值观念因素 价值观在企业文化中处于核心地位 是企业文化创新能否对企业经营发挥正面作用的关 键 企业的价值观实际就是企业思想文化 意识形态体系中最核心的内容 也是企业的精 神 信念 动力和追求 比如很多国内外企业都有着自我的核心价值观 而且 这些价值观 都在引导着本企业的文化和发展 都收到了良好的效果 实施信息管理的企业 坚持知识为 核心的价值观实际也是坚持以人为本的价值观 因为知识主要存在人的大脑中 这种跟传统 工业时代不同的价值观会促使企业形成 一种崇尚知识 尊重人才的企业文化创新氛围 且把 这种指导精神和具体的信息管理思想及方法转化为企业的日常管理和员工行为 使员工在工 作中表现出异乎寻常的积极性并愿意为企业发展尽心尽力 最终从主观上促进信息管理的顺 利实施 三 激励文化因素 在信息管理中 知识型员工在重视物质激励的同时更加注重声誉等精神方面的东西 企 业应针对这些新特点新需求 尝试增加更具效力的新的激励内容 四 企业文化网络因素 文化网络是指企业文化创新信息传递的主要渠道和路径 是企业价值观和英雄轶事 的 载体 是传播企业文化创新的通道 企业管理者往往通过正式性和非正式性的文化网络 渠道 传播有利于信息管理开展的相关信息 对企业的发展使命 战略 价值观 企业精神 等文化进行宣传和教育 达到潜移默化的作用 三 企实施信息管理必须进行企业文化创新 企业要顺利实施信息管理 必须认真研究信息管理下企业文化创新的特点 通过不断创 新 积极构建促进信息管理的企业文化体系 最终促进企业经营的管理水平 提高企业创造 价值能力 一 强调以人为本的企业文化 以人为本 企业文化创新的重要特点是重视人的价值 正确认识员工在企业中的地位和 作用 激发员工的整体意识 从根本上调动员工的积极性和创造性 知识型员工自我发挥 自我发展 自我实现的需要 只有在 以人为本 的企业文化创新环境中才能获得满足 二 激励创新的企业文化 鼓励创新 支持变革 是促进信息管理的企业文化创新的鲜明特点 信息管理背景下企 业除了通过创新活动把知识资源转化为新产品 新工艺 新的组织管理当中去之外 还要设 法将创新之成果迅速生产并推向市场 这就必须借由企业文化创新之协助 以促使企业内部 达成求新求变的共识 企业在创新途中还会遇到种种挫折 要想做到百折不挠 必须建立鼓 励不断学习与容忍失败的企业文化创新 三 创建学习型的企业文化 企业必须提高获取知识和有效应用知识的能力 而学习 研究与开发正是获取这种能力 的基本途径 企业应为所有员工营造学习的环境 提供共同学习的机会 鼓励员工善于学 习 掌握最新知识 提升学习能力和执行能力 把学习贯穿整个职业生涯并有所创造 四 构建和谐与信任的共享型企业文化 知识的交流和共享不是无条件的和免费的 企业知识交流和共享需要有 一个和谐的环境 和相互信任的人际关系 企业应该营造知识交流共享的氛围 建立从高层管理者到普通员工 之间的友好 合作的