办事处管理手册.doc

一、 *办事处概述*办事处是*公司（以下简称总公司）的驻外营销机构，是市场延伸的重要窗口，其管理直属总公司。作为区域市场、销售的业务平台，直接管理辖区内市场方案执行及行动组织的机构，承担着辖区内销售任务、市场战略、品牌推广、客户服务工作的重要组织。*办事处代表总公司在*市区域市场的利益履行如下职能：1. *办事处根据总公司的年度营销方案，承担总公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次销售任务分配。2. *办事处根据总公司的任务指标、区域大小、市场容量，可按要求报招聘计划，经总公司审批后，由*办事处负责组织、招聘、培训所需的各类人员。3. *办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发、管理和联系协调、销售业务、客户服务的往来。4. 提高销量和品牌美誉度；协助经销商销售总公司渠道产品，发展和巩固销售网络；提供尽善尽美的客户服务。5. *办事处负责对所辖区域各项工程的售前、售中、售后服务的对接。6. *办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好总公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。7. 负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态。二、 *办事处的岗位基本设置*办事处总经理一名、工程师一名。*办事处可根据具体情况在岗位设置上予以调整，可兼职，但是岗位名称和相应职责不能改变。*办事处总经理岗位职责：1) 是地区市场的第一负责人，对区域内销售、推广、客服、信息等各项工作全权负责；整合区域内各种资源，与经销商建立战略联合体，从而全面提升公司品牌形象、销售业绩、客户满意度。2) 作为区域市场各项任务的组织实施者，将总公司战略规划及各项任务分解到具体责任人，并组织实施，负责过程控制和考核评估。3) 负责区域内渠道的建立和维护，提高渠道分销能力，保证渠道畅通；组织实施本区域市场客户管理工作，有计划地对本区域的重点客户进行拜访，加深客情关系。4) 严格执行总公司的各项销售政策、价格政策，维护市场秩序和商业规则。5) 贯彻客户服务的各项策略和制度，对*办事处的客服工作进行长期的规划，在*办事处内部及外部营造良好的客服工作环境；对当地客服进行有效的管理。6) 负责组织区域内市场信息收集、分析、整理、汇总等工作，为总公司提供决策依据。7) 负责*办事处员工的培训，不断提高*办事处各级人员职业技能和综合素质。8) 负责将区域内所发生重大事件、重要信息向总公司及时上报。9) 负责管理区域内日常工作的执行情况。三、 *办事处工作制度1. 考勤制度*办事处执行一周六天工作制。作息时间为9：0018：00，当日有未完成但应完成的工作时应自觉加班。职员应自觉遵守*办事处作息时间，做到不迟到早退。职员请事假应提前向*办事处总经理请示，并填写请假单，由总经理签字同意后方可休假。紧急事件应电话请假，事后补单。工作时间办理私事一经发现即按旷工论处。2. 例会制每周一召开工作例会，总结本周工作进况，计划下周工作的内容和完成时间。工作中随时跟进、督促计划的落实情况。3. 工作环境与保密制度l 值日采用轮岗制，当天值日生应提前20分钟到办公室，按值日要求清扫卫生区域。职员上班时应做到衣着整洁大方，不乱摆放物品，保持良好的工作环境。*办事处的任何机密都不应向外人透露，*办事处员工应具备充分的保密意识，不打听非工作权限范围的秘密。l 发现有泄密情况发生时，要立即制止，及时汇报。l 对外宣传口径要与*办事处保持一致，以*办事处公开的资料为主，注意不能透露公司技术秘密。l *办事处内部电话，如涉及机密内容，问清对方的姓名、职务、并确认后再做决定。如遇不明身份的人来电询问涉及*办事处秘密时，不应盲目全盘托出，而要根据当时的具体情况，婉言谢绝；或问清对方单位、姓名、电话、职务、作记录后，再回拨电话答复。l 下班或暂时离开前要清理桌面上的文件，有保密内容的要密存。文件不能随便摆放或丢弃。l 任何员工都有权制止非*办事处人员进入*办事处。不带外人（朋友、家人）进入办公室。l 不在*办事处以外的公共场所谈论公事。如*办事处其他员工公开谈论涉及*办事处秘密时，有责任提醒和制止。不在合作单位面前谈论与合作内容无关的公事。l 任何涉及工作不可公示的文件均不可随意存放，如销售政策、价格政策、经销商资料、推广方案、人事档案、销售数据、内部文件、会议纪录、培训资料、市场信息等。4. 计算机、电话、传真机的使用管理*办事处的电话和传真是市场营销专用，不允许任何员工打私人电话。接听电话时态度应热情友好，语言文明礼貌，使用标准普通话：您好！甘肃华悦公司*办事处。办公室内所有人外出时应将传真机调到自动接收状态。计算机等办公设备只可处理公务文档，禁止玩游戏，上网应迅速有效，不浏览与工作无关的内容。禁止非*办事处内部人员使用*办事处计算机。*办事处所有员工必须全天24小时