Sharepoint任务分配配置实例.docx

Sharepoint任务分配配置实例在企业信息处理过程中，信息的交流、分配、控制是很重要的。使用Sharepoint中的任务功能，可以进行企业小组成员之间的工作分配、记录、追踪，并通过“任务”功能来分配并提醒信息工作者要完成的信息处理工作在Sharepoint中不但提供了简易型的项目任务处理功能，还可以很轻松的通过此功能建立项目之间的工作流。一、 工作追踪管理任务在信息爆炸的现代生活中，每个人在企业中自行的工作不但琐碎、多样，还必须跟时间赛跑，因此，如何有效安排或记录自己的工作，尤为重要。当然在企业协同办公环境中，有效的安排工作流程，并对工作流程进行监督、提醒、状态说明、直到工作完成为止，是让用户有效完成这些工作的必要条件。在Sharepoint中任务功能里，不但提供对工作流程的安排，例如通知、监控状态等功能，还可以有效的通过分配功能将工作分发给不同的用户，并对工作流程的状态进行检测，时时提醒用户。默认小组网站会内置一个名为“任务”的列表，当然，你也可以针对企业组织需要另行设置任务列表。1. 新建任务分配现在在任务列表中新建一个任务分配项目。1) 登录sharepoint网站主页，任务是列表的一种2) 单击左侧“任务”，进入任务列表3) 单击“添加新项目”4) 确定标题，选择前置任务、任务的优先级、状态，填写完成百分比、分配对象、任务说明，确定开始日期和截止日期5) 最后单击保存前置任务如果有些任务是有顺序，或有联系的，可以将已创建的任务项目设置为此任务的前置任务进行关联，前置任务是否完成不影响此任务的完成。优先级定义任务的优先性等级，一边将此任务的重要性告知接受任务的用户，默认任务的优先级分为高、中、低3个等级，若不喜欢默认的3个等级的定义，可以以企业的规范而自行设置。状态定义任务进行的进度，以便分配任务的管理者可通过任务状态追踪任务的进展，默认有“未启动、“进行中”、已完成、延期、及“等待其他人”5个任务阶段定义。用户也可以根据要求而自行定义企业所需的任务状态分类。开始日期与截止日期指定任务的额预计开始日期及截止日期，通常默认为新建任务分配的当天开始日期，而截至日期则是分配任务的管理者希望此项任务的完成日期，我们可以通过单击“”快速的输入日期。创建好的任务项目显示在任务列表页面。2. 任务的分配通知当被分配任务后，管理者可以监督与管理该任务直到完成，获得任务进度的状态报表和进展情况。而被分配任务的人员也希望能够随时查看自己的任务是否已快到截止日期，或有哪些任务还没完成。当被分配任务时，可以使用“通知我”功能，系统会自动以电子邮件的方式将任务的说明通知给被分配任务的用户，以免延误。1) 在任务的查看页面单击任务的标题2) 单击弹出的新页面上方的“通知我”3) 进行邮件通知的设置，然后单击“确定”3. 查看任务和任务视图的创建和修改登录sharepoint网站主页，在任务列表中可以查看所有的任务。实际上任务列表上已经内置了多种视图，如“我的任务”、“今日到期”、“当前任务”等，可以选择相应的视图来筛选需要查看的任务。1) 在任务列表页面，单击上方“所有任务”，弹出下拉菜单2) 选择下面默认提供的多种视图之一另外你可以通过“创建视图”或“修改此视图”功能，定制自己的视图，在较多任务中很方便地查看对你重要的任务信息。1) 在任务列表页面，单击上方“所有任务”下拉菜单中的“创建视图”（或“修改此视图”）2) 有多种视图样式供选择，以“标准视图”为例，单击“标准视图”3) 给视图确定一个名称，例如创建一个名称为“我未完成的任务”视图A、 填写名称为“我未完成的任务”，访问群体选择“创建公共视图”B、 勾选“栏”区块中“标题”、“状态”、“优先级”、“截止日期”、“完成百分比”、“创建者”、及“分配对象”8个字段前的复选框C、在“排序”区块中，设置“主要排序依据”字段为“截止日期”，“次要排序字段”为“优先级”D、在“筛选”区块中选择“只有在以下条件为真时才显示项目”，设置条件为“分配对象”“等于”“本人”，点选“与”，“状态”“不等于”“已完成”4. 汇报工作进度或编辑任务当被分配任务的管理者和被分配任务的用户都建立了适当的查看页面，且分配任务的管理者需要被分配任务的用户每隔一段时间汇报工作的进度时，被分配任务的用户可以看到“任务”查看与管理页面中，单击要汇报进度的任务项目的标题，打开任务的查看页面。如果你想汇报工作的进度，可以单击左上角的“编辑项目”，打开项目编辑的页面，设置“状态”及“完成百分比”的信息，单击“确定”以汇报目前被分配任务的进度。二、 工作流任务在工作中使用工作流来分配、协调多人合作时有明显的优势，sharepoint提供了一些已经创建好的工作流项目，也可以让用户不用写程序的情况下创建所需要的工作流。以下面工作需求为例1、 当用户被分配到任务时，系统会立即以电子邮件的方式通知用户，可是当用户工作繁忙时，还是有可能会遗忘。所以，可否在任务截止日期前一天再通过电子邮箱通知一次，提醒被分配的用户，同时也顺便通知领导某项任务快要到期，追踪任务进度。2、 当被分配任务的用户完成工作，并到sharepoint网站回报任务进度时，可否以电子邮件通知领导，让领导可以时时得知用户已经完成任务。3、 如果任务过期，而用户仍未汇报任务进度是否完成，需要通过电子邮件通知领导及被分配任务的用户，告知任务已被延迟的信息。分析工作需求，制作任务分配工作流程图任务延时时通知“分配对象”及“创建者”任务即将到期通知“分配对象”及“创建者”“状态”等于“已完成”新建任务“状态”等于“已完成”将任务分配情况通知“分配对象”及“创建者”暂时工作流程至“截止日期”前一天 暂停工作流程至“截止日期”NONO 当任务被创建时，发送电子邮件给“分配对象”所指定的用户，让其得知有任务分配给他，希望他于指定的“截止日期”之前完成工作，并随时汇报工作进度，同事也将电子邮件抄送给“创建者”，让其得知任务通知已发送到用户的电子邮箱。暂定工作流程至“截止日期”的前一天。到了任务“截止日期”的前一天，首先判断任务状态是否为“已完成”，因为用户也许在“截止日期”之前就已经完成了工作，并且连接到sharepoint网站汇报了工作进度。如果任务状态不是“已完成”则代表有必要再次以电子邮件的方式提醒用户该任务项目即将到期，同时也将电子邮件抄送给“创建者”，提醒其该主动追踪一下工作进度。当提醒的电子邮件发出后，则工作流将在“截止日期”所规定的时间暂停。当到了任务的“截止日期”，首先还是要判断任务的状态是否为“已完成”，因为在截止日期的前一天里，也许用户已经完成了工作，并连接到sharepoint网站汇报了工作进度。如果任务“状态”仍然不是“已完成”，代表此项任务已发生延误，所以有必要赶快发送电子邮件告知创建者，说明其指派的任务已经延期，同时也要将此邮件抄送给“分配对象”指定的用户，告知其准备当了解了新建任务所需监控流程的大致方向之后，要在sharepoint designer 进行流程的配置。1、通知任务分配情况矿计算发送提醒通知的时间（截止日期前一天的凌晨00:00）发送任务分配电子邮件通知的内容1、 收件人：分配对象2、 抄送：创建者3、 主题：标题4、通知任务已过期3、通知日期即将到期2、暂停工作至截止日期前一天2、暂停工作至截止日期前一天YES新建任务YESYESNOYESNO1、发送电子邮件提醒任务分配内容：A、收件人：分配对象B、抄送：创建者C、主题：标题“不需提醒”=“否”1、 发送电子邮件提醒任务分配内容：A、 收件人：分配对象B、 抄送：创建者C、 主题：标题2、暂停工作流至“截止日期”1、“不需提醒”=“否”2、暂停工作流至截止日期前一天的凌晨00:00“不需提醒”=“是”“截止日期前一天”（日期）=今天日期“状态”“已完成”“不需提醒”=“是”暂停工作流至“截止日期”1. 配置任务工作流以上面的需求配置任务工作流，以下是操作步骤：1. 在sharepoint的任务列表页面，单击上方“列表工具”中“列表”栏2. 在列表工具栏中单击“工作流”按钮，在下拉菜单中单击“在sharepoint designer中编辑工作流”3. 系统会自动打开sharepoint designer 2010应用程序，并进入任务工作流创建页面4. 在“创建列表工作流-任务”页面输入工作流的名称为“任务分配及反馈”，进入工作流设计页面。5. 单击工作栏“插入”区块中“步骤”三次，添加出四个步骤，并将步骤名称按下面信息进行修改步骤1通知任务分配状态步骤2暂停工作流程至截止日期前一天步骤3通知任务即将到期步骤4通知任务已过期当所有步骤名称都更改完毕，下面开始配置各个步骤的内容。步骤一1. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中单击“发送电子邮件”2. 在发送电子邮件配置页面选择，单击后面的“书按钮”，如图选择“收件人”“创建者”填写的电子邮件信息如下图3. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“将时间添加到日期”然后单击操作句子中带下划线的字段改为如下图 注：单击“日期”使用“定义工作流查找” 设置为“当前项目：截止日期” 单击“变量：日期1”选择新建变量为“变量：截止日期前一天”4. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“设置日期/时间域的时间部分”改为注：单击“日期”选择新建变量为“变量：截止日期前一天”创建好的步骤一如图步骤二1. 单击工具栏“插入”区块中“条件”，在下拉菜单中选择“如果值等于值”改为2. 单击工具栏“插入”区块中“条件”，在下拉菜单中选择“如果值等于值”改为3. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“设置工作流变量”改为其中“不需提醒”为新建变量。4. 单击工具栏“插入”区块中“Eise-If分支”，再单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“设置工作流变量”改为5. 再单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“暂停到某个日期”改为创建好的步骤二如图步骤三1. 单击工具栏“插入”区块中“条件”，在下拉菜单中选择“如果值等于值”改为2. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“暂停到某个日期”改为3. 单击工具栏“插入”区块中“Eise-If分支”，再单击工具栏“插入”区块中“条件”，在下拉菜单中选择“如果当前项目域等于值”改为4. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“发送电子邮件”改为邮件内容如5. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“暂停到某个日期”改为创建好的步骤三如图步骤四1. 单击工具栏“插入”区块中“条件”，在下拉菜单中选择“如果当前项目域等于值”改为2. 单击工具栏“插入”区块中“操作”，在下拉菜单中选择“发送电子邮件”改为邮件内容如创建好的步骤四如图创建好任务工作流以后，可以单击工