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日常公文写作 陈志武2013年11月 主要内容 一 应用文主要类型二 常见应用文的基本格式及写作要求三 应用文写作需注意的基本事项说明 一般应用文大致分为如下六种 行政公文 事务文书 礼仪文书 日常文书新闻文体 经济文书等 一 应用文主要类型 行政公文 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要事务文书 计划 总结 策划书 述职报告 调查报告 简报礼仪文书 贺信 慰问信 公开信 欢迎词 欢送词 答谢词日常文书 倡议书 序 求职信 演讲稿 讲话稿新闻文体 消息 通讯 短评经济文书 合同 广告等 二 常见应用文的格式与写作要求 1 计划 总结 策划书2 决定 请示 报告3 公告 通告4 通知 消息 通报 怎样写好计划 计划是机关 单位为做好某阶段工作 完成某项任务 从本单位 本地区实际出发 事先写出工作目标 相应措施办法和完成任务的步骤 时间等的专门文书 是领导指导工作的重要手段 是建立正常工作秩序 提高工作效率的重要前提 是检查工作 总结经验的重要标准 按性质和用途分类为规划和纲要 要点 设想和打算 方案 安排 意见等 计划 区别 规划和纲要是时间较长 范围广 内容概括的长远计划 一般是3年及以上 要点是一种粗线条式 提纲式的计划 一般为一年计划 设想和打算一般是初步的 预备性的或非正式的计划 方案一般是专项工作 专业性较强的具体计划 安排是时间较短 范围较小 内容单一 具体的计划 意见作为一种计划时 对下级某阶段工作提指导性或建议性的计划 注意 计划的四要素包括目标和任务 措施和办法 步骤和时间 检查和督促 计划 基本格式 标题 单位 时限 事由 文种正文 常分开头 主体 结尾三部分 开头主要交待制订计划的依据 目的和要求 指导思想或背景材料等 主体部分可采取条文式 逐条 分部式 分部分 贯通式写法 也有表格式 结尾 提出希望和号召或提出问题和困难 提醒防患于未然 也可不写 落款 写单位和日期 有的注明报送单位 计划 写作要求 1 指导思想明确 计划制定的必要2 围绕工作重心 计划实施的重点3 措施切实具体 计划落实的保障 怎样写好总结 总结就是单位或个人对过去一定阶段所做的工作或开展的活动进行全面系统的分析 研究和评价 从中找出成绩 问题 经验和教训 揭示规律的书面报告材料 总结是一种比较灵活的应用文体 经常用的有三大类 综合总结 个人总结 专题总结 总结 基本格式 标题 一是四项式标题 单位 时限 事项 文种 二是新闻式双标题 三是公文式标题 正文 通常包括开头 主体和结尾三部分 开头简明扼要 紧扣中心 有吸引力 常用概括式 结论式 提示式 对比式或提问式 主体内容包括一是做法 成绩和经验 二是问题与教训 三是今后工作设想和努力方向 也可作为结尾 总结 主体部分写作结构常用分部式 如 情况 成绩 经验 问题 意见 主旨 做法 效果 体会 阶段式 把工作过程按时间顺序或工作进程划分几个阶段来写 总分式 先概述主要情况后 再逐条逐项排列 或以工作经验体会为序分条列项 或以工作项目 工作成绩为序 贯通式 围绕中心按时间或事物发展顺序 抓住主要线索 层层分析说明 总结工作全过程 统计图表式 把工作情况 成绩分门别类列项统计 图表显示 并加以文字说明 直观 便于比较分析 总结 写作要求 总结根据侧重点不同可分为成绩总结和经验总结 各有所长 但总结时 一要实事求是 切忌虚假 二要突出重点 切忌平淡 三要写出特色 切忌平庸 四要注重分析 切忌肤浅 怎样写好策划书 概念 策划书即对某个未来的活动或者事件进行策划 并展现给读者的文本 分类 商业策划书 创业计划书 广告策划书 活动策划书 营销策划书 网站策划书 项目策划书 公关策划书 婚礼策划书 医疗策划书等 策划书的基本格式与写作 策划书名称 尽可能具体写出策划书的名称 如 年 月 大学 活动策划书 置于页面中央 当然也可以写出正标题后将此作为副标题写在下面 策划书的基本格式与写作 活动背景 具体项目有 基本情况简介 主要执行对象 近期状况 组织部门 活动开展原因 社会影响 以及相关目的动机 特别是活动目的及活动的意义 用简洁明了的语言将目的要点表述清楚 在陈述目的要点时 该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义 经济效益 社会效益 媒体效益等 都应该写明确 活动目的要具体化 并需要满足重要性 可行性 时效性 策划书的基本格式与写作 活动开展 场地布置 嘉宾接待 宣传方式 讲话主持 后勤联络等等 要求 这是策划的正文 要求简洁明了 又需力求详尽 不能遗漏 策划书的基本格式与写作 经费预算及注意事项活动所需费用根据实际情况进行具体规划 用清晰明了的形式列出 注意事项是因内外环境的变化 不可避免地给活动的执行带来一些不确定性因素 要做出尽可能的准确估计 并提出解决办法 活动负责人 在策划书中要注明组织者 参与者姓名 嘉宾 单位等等 怎样写好决定 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定是领导机关发出的 带有制约 规范 指导作用的下行文 决定 决定基本类型 表彰决定处分决定关于重大行动或重要事项的决定 决定 表彰决定 这类知照性决定 就是把决定事项简要地传达给有关单位 极少有要求执行的具体意见 它的内容比较单纯 主要是决定依据和决定事项 即使有号召或者鼓动性的结尾 也很简短 在写法上往往开门见山 直接陈述 篇段合一 语句简练 明快 决定 处分决定的写法有所不同 应写受处分人的身份 错误事实 错误性质 根源 本人对错误的态度 处分内容 处分依据等 决定 关于重大行动或重要事项的决定 这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项 一经发出 震动较大 如 国务院关于全面推进依法行政的决定 国发 1999 23号 等 这类决定大都经过一定的会议讨论通过 它的写法更强调把道理说清楚 讲透彻 以便尽可能地统一认识 增强执行决定的自觉性 怎样写好报告 请示 报告是下级机关向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复询问与要求 报送资料使用的一种陈述性公文 是典型的上行文 报告按内容可分为工作报告 情况报告 答复报告等 报告一般不得夹带请示事项或要求上级机关答复的事项 报告由标题 主送机关 正文 成文日期等结构组成 报告 标题 报告是上行文 可采省略发文机关名称的两项式标题结构形式 即 事由 文种 如 关于2003年上半年工作情况的报告 主送机关 只有一个 即有隶属关系的上级机关 正文 把握以下几点 前言 概述 并用 现将 报告如下 工作情况和成绩 工作经验 体会 存在问题 一分为二 今后打算 改进措施 成文日期 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 请示具有隶属性 只有本部门和本系统的下级机关方可向上级机关请示 请示按其内容分有税政业务请示和行政事务请示两类 下级机关向上级机关请示必须做到 凡属职权范围内的一般问题不随意请示 请示必须一文一事 且主送机关只有一个 请示必须在事前 上级机关收到请示后应认真研究 及时予以批复 请示属上行文 文末必须有请示语 请示 标题 请示标题通常由事由和文种两部分组成 主送机关 应是发文机关的直属上级机关 不得多头请示 如是受双重领导的机关向上级机关请示 应写明主送机关和抄送机关 由主送机关负责答复 应根据隶属关系逐级请示 不得越级请示 因特殊情况必须越级行文时 应同时抄送被超过的上级机关 正文 请示正文一般由请示起因 请示事项和请示尾语三部分构成 请示起因一般先说明行文的目的 依据 强调请示的必要性 为请示事项的提出作好必要铺垫 请示事项是请示的核心内容 要求明确 具体地指出 并做到既符合政策 法规 又具有建设性 可行性 请示尾语一般有 特此请示 望于批复 以上请示请批准 等惯用语 落款 正文结束 在右下方署名署时并盖公章 请示与报告的异同 相同点 两者都属上行文 为督促各级领导干部认真履行职责 对行文负全责 上报的报告 请示首页须注明签发人 通常情况下 报告和请示的标题可省略发文机关 相异点 性质和行文目的不同 报告属陈述性公文 其行文目的在于汇报工作 反映情况 提出意见和建议 答复询问等 故不要求上级机关回复 请示属呈请性公文 其行文目的在于请求指示或审核批准 需要上级机关给予答复 上级机关处理原则不同 对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复 而对请示上级机关不管同意与否均应批复 篇幅容量不同 对报告虽也提倡一文一事 但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长 对请示则严格要求一事一请 篇幅相对较短小 行文时间不同 报告在事前 事中 事后均可行文 而请示必须事前行文 怎样写好公告 通告 公告向国内外或社会发布重要事项或者法定事项时所使用的一种公文文种 公告通常是国家机关使用 而企事业单位一般用通告 启事 对不良事和人的处理则常用布告 告示 公告可以分为三种类型 第一类是向国内外宣布重大事项的公告 它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项 如宣布国家领导人的选举结果 出访 颁布法律 重要法令 公布重大科技成果等等 第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告 这类公告 是由有关职能部门 按法定程序发布的 有的也因涉外工作的需要而发布 如注册商标公告 企业换证公告 质量监督公告校庆公告等等 第三类是向特定对象发布的公告 公告的写作 标题 事由 文种 标题可以写成三种形式 由发文机关 事由 文体组成 由发文机关 文体组成 正文 一要简明 重要事项要写清相关法律 政策依据和奖惩办法 二要注意行文语气 一般事项带有要求协助语气 特殊事项具有强制性 语言要严肃庄重 正文中 要简明扼要地写出公告依据 公告事项 结尾 一般以 现予公告 特此公告 作结语 通告的写作 通告 在一定范围内公布应当遵守或周知事项的一种公文 具有通知和告知性 也具有行政约束力和法律效力 通告的标题大体有三种 一是由发文机关 事由和文种三部分组成 二是只有发文机关和文种组成 三是只写文种 通告 通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制 成为告知对象行动的规范 要求遵循 因此 正文一般由目的根据 规定事项和要求三部分内容构成 正文之后 习惯以 特此通告 此告 等词语结尾 拟制通告要注意三点 一要突出中心 通告常常带有法规的性质 要明确 允许做什么和不允许做什么 力求简明易懂 有章可循 有规可依 二要体现方针政策 必须正确地把握方针 政策 熟悉有关事项的具体情况 三要通俗易懂 切忌语言含糊 公众难以理解 公告 通告 及启事 的区别 公告 通告 启事的联系与区别 三者都是公开发表示的告知性文书 都可在公共场所 公告栏 内张贴 但公告级别最高 范围最大 一般是国家机关发布 通告一般具有纪律 法律约束力 启事级别最小 使用灵活 适用性强 不具强制性 通知 消息 通报的写作 通知是一种最常用的公文 用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 具有知照性和通用性 通知的写作 格式主要由标题 开头语 主体 结束语和落款构成 标题 除极简单的事只写 XX通知 外 如会议通知 停电通知等 一般都应在通知前加上发文机关和事由 便于尽快了解通知的主要内容 有的还要加 紧急 重要 补充 等字样 主送对象 受通知的对象一般要写全 正文 要交代发文的原因 意图 目的 通知的什么事情 有哪些具体要求和意见 受文单位应如何办理 正文大体可分为总分条文式 归纳式 篇段合一式 落款 正文右下方注明发文机关和成文日期 几种特殊通知的写作 工作通知写法 一般包括通知缘由 通知事项 通知要求 多数采用总分条文式结构 通知缘由写出发通知的背景 依据 目的等 是文章的主旨 通知事项是主要部分 要写明做什么 怎么做 即工作任务 原则规定 执行要求 具体措施 注意事项等 通知要求是结束语 一般以要求 希望结束 会议通知的写法 比较简单 灵活 写清开会的原因 目的 会议名称 主要议题 到会人员 会议报到时间和地点 需要准备的材料等 机关内部小型会议通知在单位内张贴或广播 只写清时间 地点 到会人员和议题就行了 批转 发布性通知 针对批转 转发的文件或发布的行政规章 管理规章而发的 通知是正件 原文件成了附件 任免通知 写法极为规范单一 只须简明扼要写胆任命或免职的根据和内容 有的写清任期 聘期和待遇 事项通知与通告 启事相似 但用法不同 消息的写作 消息结构一般包括标题 导语和主体 结尾四部分 标题分单标题 双标题 三标题 三标题前为引题 中为正题 下为副题 双标题舍去引题或副题 单标题只留正题 导语是开头第一段 一般导语用一句话交待清事情的最主要内容或最精华内容 吸引读者读下去 主体 上承导语 回答导语中所概括的内容 写法灵活 但一般六要素必须齐全 消息的结尾可有可无 一般是收束全文的最后一句话或一段话 强化读者印象 与导语或标题呼应 有的消息还要加入背景材料 在后叫新闻链接 在前就叫引子 有的是编者加上的 按 语 通讯的写作 通讯是运用叙述 描写 抒情 议论等多种手法 详细地报道新闻事件或典型人物的一种报道形式 特点1 现实性 通讯要求报道新近发生的有意义的事实 新时代涌现出来的新人 新事 新经验 紧密配合当前形势 为现实中心工作服务 2 形象性 通讯常采用叙述 描写 抒情 议论相结合的手法 要求对人对事进行较为具体形象的描写 人物要具有音容笑貌 事情要有始末情节 以此来感染读者 3 评论性 通讯一般采取夹叙夹议的手法 直接揭示事件的思想意义 并评说是非 议论色彩较浓 常常表现出强烈的政治倾向和流露出作者的爱憎感情 分类 通讯的写作 选好典型主题 写好人物事件 安排好的结构 通报的写作 通报是在一定范围内表彰先进 批评错误 传达重要精神或交流重要情况 以推动面上工作的一种下行公文 一般分表彰通报 批评通报和情况通报 通报的普通格式 标题 事由 文种 也有新闻式双标题主送机关 写专指对象 普发的可不写对象 文后注明发至范围 正文 分直述式和转述式写法 材料务求真实 准确 表彰的典型要有普遍意义 批评的典型要有典型性 针对性不强 普遍受表扬或普遍挨批评 对群众起不了教育作用 对工作没有指导性 宁可不发 落款 注明单位和日期 类型通报的写作 表彰性通报包括先进事迹 评价 表彰决定 希望和要求四部分 批评性通报除批评处理错误外 还要着重从中吸取教训 引起有关方面警觉 防止类似事件再发生 情况通报多为一事一报 灵活自如 因文而定 主要是据实反映情况 分析问题 针对问题提出要求和希望 三 应用文写作的基本注意事项 应用文写作特点 写作主体的服从性 被动性 不能随意创作 任意发挥 写作活动的群体性 文章不是代表个人 而是代表集体 写作过程的及时性 来得快 发得快 构思行文主要运用逻辑思维 写作时 要顾全大局 吃透两头 坚持实事求是 一切从实际出发 依法行文 应用文要注意接受对象的求实 求新 求尊 求近 求简 求知 求利等心理特点 注意事项 应用文标题 除法规 规章加书名号