网络办公系统解说.doc

办公自动化系统 1、产品背景 办公自动化系统从20世纪80年代中期开始发展至今已经历了三个发展阶段。今天的OA系统所要完成的使命已经不再仅仅是将信息载体由原始的纸介质过渡到电子方式或是将办公流程简单的由自动化代替原来的手工方式。知识经济时代的办公系统带给人们的是一种崭新的管理理念、管理方式和工作方法，通过它能够带动企、事业管理者快速发现本单位中存在的问题，定位拥有专门知识的人才，节约营运成本，提高职工工作效率和自我约束意识，并实现与其它各级政府机关、企事业单位之间高效的信息传递。2、适用行业、领域 本产品支持跨地域的办公模式与移动办公，适用于企事业单位和各级政府部门的信息交流、日常办公，公文管理、流程管理、档案管理等。3、产品概述 自动化办公系统OA（Office Automation）是为政府机关或企事业单位提供的集流程管理、事务管理、信息管理与发布、公文管理、档案管理、工作管理、日常管理与一身，并提供个性化服务的办公自动化系统。 自动化办公系统基于模块化、插件化设计，各个模块之间采用松耦合结构。用户可根据自己行业和单位的需求特点，低成本快速定制符合自身特点和需要的自动化办公系统，节省不必要的投入。 3.1 系统结构 办公自动化系统采用基于web的分布式多层体系结构。系统的底层架构在各类网络通信硬件和软件之上， 由网络基础设施、国产Linux操作系统、数据库软件和基于J2EE标准的应用程序服务器和中间件组成。不同部件相互之间遵循相同的互操作、数据存储和数据共享规范。在数据库服务器上建立系统业务逻辑和表示逻辑层，系统最外层为表现层，为用户提供公文处理、工作流程、电子邮件、信息发布等服务。 客户端层：可以是基于Web的浏览器。主要负责为办公自动化系统提供操作界面。表示层：该层主要目的是给用户给系统的业务数据提供逻辑视图。业务层：该层主要负责系统的业务逻辑的实现。系统数据层：该系统的后台数据库层，存放系统的业务数据以及系统支持的支持数据。采用关系型数据库管理系统，例如：Oracle、MySQL、Microsoft SQL Server以及IBM的Db2等。 图1 系统结构图3.2 网络结构图2 网络拓扑图4、NeoShine OA产品功能 系统功能设计上主要体现全面的、系统的和完善的管理方式。包括信息平台，即外网信息平台、内网信息平台。八个管理系统包括流程管理、公文管理、信息管理、归档管理、工作管理、日常管理、人事管理及系统管理。一个交流中心包括电子论坛、在线交流、电子邮件。 图3 功能结构图4.1 外网信息平台 主要面向客户、公众访问的信息门户，实现企事业单位的自我宣传、信息发布等服务，通过外网信息平台可以方便的让公众了解用户的概况和相关信息。4.2 内网信息平台 主要面向职工、和管理者访问的信息平台。提供办公自动化系统统一入口。在该信息平台上可以发布企业内部的政策法规、单位公报、事务信息、机构信息、人事信息、经验总结以及其他各种需要随时查看和调阅的信息。也是员工分享知识、相互合作的主要场所。 每个用户可根据自己的特点、喜好和角色的不同，定制个性化应用界面，并在自己的权限范围内，选择页面的风格，显示的栏目及内容等。让每一位管理者和员工都可以在适当的时间获取自己最感兴趣的信息和服务。4.3 信息管理 包含信息的采集、上传、维护、审核和发布机制。信息管理员把通过各种方式采集的信息或文件转换成RTF格式放入相应的数据库中。并可将通过审核的信息发布至内网信息平台，供信息查询人员进行查询浏览。同时提供全文检索功能。4.4 交流中心1）电子论坛 能够同时支持多个讨论区，并提供主题的记录和检索功能。设置精华区，可以把有意义的内容摘录到精华区中以便于大家查看。2）邮件系统 除可以接受和发送内部邮件外，还可以通过设置POP3和SMTP服务器接受、发送外部邮件。并能与系统的通讯录相挂接，提供组发的功能。3）在线沟通 企业的管理者或专家，在某一时间可以通过在线沟通的方式与员工对企业中的问题进行有价值的沟通，或就某一技术问题做专门的讨论。4.5 个人办公 包括系统采用图片、声音、及滚动提示等多种方式对个人待办事宜进行提醒。同时包含个人通讯录、个人日程安排、个人日记等功能。用户进入个人办公页面可直接查看自己的待办、催办事宜、工作安排或查收各项通知。4.6 流程管理1）可视化流程定义 系统采用APPLET技术实现流程自定义，整个定义过程直接在浏览器中完成。整个流程采用单起点和单结束点，人工激活方式。支持流程的并发模型、顺发模型、 异或模型、鉴别模型、同步聚合、简单聚合、鉴别聚合模型以及流程的回退、委托和催办。流程的过程模型定义遵照WMFC的标准并在此基础上进行了进一步的扩展，可对流程的活动节点、参与人员、相关数据等进行定义。还可根据表单数据或处理意见或指定的条件确定流程流转的方向。对于不同节点处理人可设置驳回、同意、会签、延续、指派等权限。图4：工作流程自定义页面2）启动流程：填写流程主题，并启动流程，流程启动后，处理人员将在其“待办事宜”中看到交由他办理的流程和所限时间。3）流程处理：按优先级显示该用户待办的所有流程实例。点击主题进入流程处理页面，在该页面显示流程的表单内容，并由处理人填写处理意见，并根据其拥有的权限对流程进行驳回、会签、延续、流转处理。4）流程维护：分别显示由该用户发起的“已办毕” 和 “未办毕” 流程实例列表，对已经处理完的流程可进行归档、删除、延续或查看处理过程/查看最后批示等功能。对未处理完的流程可进行撤消操作。5）流程查询：对所有由本人处理过的流程可按主题、处理时间、状态进行查询。6）流程委托：在指定的委托时间内，由被委托人处理相关事宜，直至委托人撤消委托或委托时间截止。7）自定义表单：日常工作中会遇到各种各样的业务表单，为了适应用户的要求，必须给用户提供一个自由设计业务表单的工具，以满足客户不断变化的需求。 图5： 自定义表单页面流程流转模式如下图所示： 图6： 流程流转示意图4.7 内部文件和档案管理1）档案管理库 用于系统中各个模块所产生的数据、直接录入的文件或本地数据文件，按分类进行管理。2）归档方式 需要归档的数据或文件由具有归档权限的人员根据需要向归档管理库中添加，文件类型不限，可采用附件方式附加。3）归档文件管理 文件的删除和修改可以配置为专人管理，或者配置部门内所有人员只读。4）文件的发布 归档管理库中的文件可以作为信息管理中的一个数据源，由信息管理模块发布到内网门户中。5）文件的权限 不同部门的人员对不同分类的档案可享有不同的权限，如只读、检索、管理、归档等。4.8 工作管理1）工作任务：有领导或主管下达部门工作任务或个人工作任务。2）工作计划：根据任务制定个人工作计划（由员工完成）、部门工作计划（由部门主管完成）。3）工作汇报：员工填写本周/月的工作情况，并提交部门领导查阅。4）工作日程安排：员工根据工作任务和总体时间安排，制定本人工作日程安排。5）出差安排：以流程方式对员工的出差事宜进行管理。4.9 日常事务管理1）会议管理：主要功能如下图所示 图7 会议管理示意图2）考勤管理： 单位员工在上班后或下班前登陆系统进行签到或签退。系统根据会所设置的上、下班时间和延时时间，对职工的考勤进行统计并输出报表。3）其他日常管理模块都与工作流程直接挂接，按管理员所设定的流转方式进行处理，具体包括：宴请管理、请假管理、 物品申领管理、名片申请管理、资产购置管理、数据备份管理、车辆管理、固定资产管理等。4.10 人力资源管理 提供员工的所有信息，并对员工的加盟、转正、调动、奖惩等信息进行跟踪，全面了解企业员工的情况，作到人尽其材，发挥每位员工的最大潜力。体现以人为本的理念。在该子系统中，全部的管理模块都与工作流程直接挂接，按管理员所设定的流转方式进行处理。主要包括的功能有：员工加班管理、员工转正管理、员工奖惩管理、员工辞职管理、员工调动管理、增补人员管理、员工档案管理等。4.11 公文管理4.11.1 收发文管理1）收发文的起草和登记-采用表单定义后通过编辑软件定义两种方式。可与OFFICE系统进行无缝集成，满足用户的使用习惯。2）公文的收、发处理-公文可根据流程需要由起草人发送也可由文书进行发送。发送的方式可为顺发或并发。起草人、文书、处理人员根据角色对公文拥有不同的处理权限，如编辑、修改、审批、归档、驳回等。3）公文处理的记录和管理-公文在所指定的节点之间自动流转批阅，并可及时显示公文的处理位置、评阅状态，记录批阅信息，管理员和领导可直接点击主题查看公文流转过程中的状况。4）公文的维护-公文每个处理关节，及该环节的处理人可由管理员根据情况随时进行定义或更改。确保公文流转的灵活性。5）公文的查询-在权限允许的前提下，可对公文进行各种形式的查询。如按主题、密级、时间、处理人等。6）公文排版打印-在公文审批完成之后，由校对人员对发文进行校对、排版，可打印发文文件，然后交给指定人员盖章。7）公文的归档-封发人员把文件发送给指定的收件人，系统自动把发文归入档案数据库中。4.11.2签报管理1）起草签报-由专门人员起草签报，并发给指定处理人；2）签报处理-签报在指定的流程节点自动流转，并由各个节点的处理人签署意见。3）签报打印-在公文审批完成之后，由校对人员对签报进行校对、排版，可打印。4）签报归档-签报处理完毕后，系统自动将签报归入档案数据库中。 在整个公文管理模块中，系统提供文件全文检索的查询方式，提供用户统计各类文件的数量。4.12系统管理1）用户管理：管理员定义并维护使用本系统的用户。2）用户组管理：将具有相同特征的用户分配到同一用户群组当中。3）角色管理：创建系统中的各种角色，为角色分配用户、用户组或部门，并为角色分配栏目的操作和浏览权限。4）栏目管理：创建系统的各级栏目，确定它们的从属关系，并为各个栏目挂接功能模块。同时提供编辑和删除功能。5）单位部门维护：管理员创建单位各个业务部门，并为每个部门分配员工。6）系统日志：为了方便系统管理、追踪用户行为，要实行日志的统一管理。记录每个用户的登录及操作信息，以实现鉴定责任的不可抵赖性和平台的运营强管理性。5、产品特点1）在结构设计上，系统采用基于Web的开发方式、采用B/S结构，所有数据操作及系统管理功能均在浏览器中完成，客户端无需安装任何软件，从技术上解决了远程办公和移动办公的需求。系统采用先进的模块化、插件化设计，客户可根据需求选择相应的模块，也可根据客户需求进行定制开发。2）在功能结构上，充分融入了先进管理思想，从解决用户在日常办公中遇到的工作流程自动化、公文处理自动化、文档管理自动化、日常管理电子化、信息及时采集发布、知识管理以及网络化协作办公等方面的问题入手， 提供了流程管理、公文管理、信息管理、工作管理、人事管理、日常管理、个人办公、交流中心以及系统管理九大模块近200个功能点，深入细致的解决了企业单位日常事务中方方面面的问题。3）在灵活性上，系统采用了柔性化设计，提供丰富的用户自定义特性，提供了包括工作流程自定义、表单自定义、栏目自定义、组织机构及部门自定义 、用户角色自定义等。4）在可扩展性上，系统采用了合理栏目和功能分离机制，用户可先定义栏目，再使其与相应的功能模块挂接，每一个栏目相当于是一个功能的入口，这样在使栏目可动态维护的同时，也为今后系统功能扩展提供良好的基础。5）在方便性上，系统整个界面简洁，采用图片、声音等多种即时提醒手段以及显示在首页的待办事宜循环滚动提醒、定时检查事件。6）在权限控制方面，角色授权机制、群组授权机制方便了用户的权限控制。系统可以将角色分配给不同的用户、用户组及部门,享有相同角色的所有用户将拥有赋予该角色的所有权限。7）在安全性上：采用多重身份验证功能和存取权限控制。并且，由于系统的用户、用户组、部门可分别对应不同角色，而每个角色又可享有不同的栏目使用、浏览权限，这种方式既方便了员工对于应用系统的使用，又有利于系统的安全性，保证员工不能 越权操作。 此外，系统允许还弥散管理，即对不同的模块可以分别设置一至多位管理者。同时实现了与OFFICE的无缝集成，为用户提供了方便的编辑环境，并提供电子印章功能。支持全文检索和对公文的自动归档。6、NeoS