办公用品采购流程.doc

办公用品采购流程，并附有办公用品采购流程图。做办公用品的采购，首先需要了解办公用品的范畴，也即哪些算是办公用品。通常来讲，办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。了解过办公用品的范畴，接下来根据办公用品现存及需求情况，就可以制定办公用品采购申请表了，具体申购及采购流程如下：一、办公用品采购及申购流程：1、每月5日前采购人员制定当月公司所需的办公用品统筹计划(表格一)，采购计划中的单价如发生变化的，需要特别说明。采购计划中单价超过1000元的办公用品需单独做书面申购报告。说明采购理由并由部门主管签字确认，附在计划中一起上报。当月采购计划表需经库管员会签，行政部主管、企管部审核签字后，上报总裁审批，报财务部备案。审批通过后由行政部采购员统一采购，每次采购登记入采购明细表(表格二)，并在入库请库管员签字确认入库，月底汇总每月采购明细表，经过行政部主管确认后，作为月底支付供应商费用的依据，行政主管或库管员负责复核入库数量和采购数量的一致性。计划外采购的物品应填写“申购单”(表格三)，需求部门经理、行政部经理签字确认，申购单报告先由采购人员询价确定物品价格后，经过批准企管部总经理或者总裁批准后方可采购;总价低于等于RMB2000的，企管部总经理审批后采购;总价高于2000元的企管部总经理初审提交总裁审批后采购。每月上报采购计划同时，应将上月已经完成的计划外采购做汇总清单当月计划外采购量明细(表格四)，上报企管部、财务部和总裁。单价超过2000的物品，需要同时报备财务部做固定资产调整。2、采购实行归口管理制。由行政部负责采购，计划外部分常用物品采购流程如下：A 打印机、复印机、传真机和电脑申购：B 计划外办公用品、家具、礼品等申购： 填写申购单二、 办公用品采购与核销流程：1、采购付款原则上采取先入账后付款的制度。计划内的采购和供应商采用月结的方式;计划外的采购尽量采取月结的形式;在每月月中15日左右结算上个月采购物品的费用，特殊情况下需马上支付的，需由书面报告提出，经企管部总经理批准，方可办理付款手续。2、付款流程采购付款原则上不得领取现金，而需要汇入供应商账号或者支票支付，同时实行审批制度，特殊情况需要领取现金的，需要经过行政部主管和企管部总经理同意。n 计划内物品付款总额不得超过预算总额，报销单证顺序为：报销单，发票，月采购计划表，每月采购明细表。n 计划外报销单证顺序为：报销单，发票，申购单正本(需有领用签收)n 审批顺序：采购员，行政部经理，企管部总经理，财务部经理3、所有负责采购的人员必须充分掌握市场信息，确保质量过关，采购价格低廉，供货及时。4、采购时应推行合同管理制度，物品采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，并要求供货方提供营业执照组织代码证复印件留存;否则，造成的损失由采购人员负责。5、实行比价采购制度。对大数量或高单价的物品采购要货比三家，并以书面形式将各供应商情况上报企管部审核，经总裁批准后方可继续合作。必须确保所采购物品价格低廉，质量上乘。6、对公司日常使用率较高的物品，应在市场询得合理的价格后，签订一年合同，合同中应对产品质量、价格、售后服务等做出规定。但是每季度须重新过滤市场情况，在市场价格下浮同时，要求供货商相应降价。7、对长期合作的供应商，行政部应建立档案，索取有效的营业执照复印件、各类相关