办事处的定义.docx

一、“办事处”的性质公司驻外“办事处”应该是公司在外地设立的非经营形式的机构，其设立的目的是为公司在外地收集和反馈公司所需的信息，提供非营业性质的服务和指导工作等等。例如，市场信息的收集、监控和分析等。公司法及其相关的配套法规中只有设立分公司的规定，没有“办事处”的概念。按工商局专家的解释，“办事处”是办公室的延伸，只能从事联络服务等工作，不得从事经营活动。二、“办事处”与法律冲突的关键是“经营”如果从事经营活动，按相关规定应该办理工商注册，税务注册等。公司登记条例第三十九条规定“分公司是指公司在其住所以外设立的从事经营活动的机构。”本规定可以解释为“在住所外从事经营活动的，应当设立分公司”。国家工商总局公司登记管理若干问题的规定第十五条 “公司设立的不具有企业法人资格的经营机构，其名称可以不含“分公司”字样，但应当按分公司登记程序办理登记。”即公司要设立经营机构，名称可以不叫分公司，但工商登记时按分公司对待。现在各地销售分公司为区域销售在设立驻外“办事处”机构，其核心任务是代表XX分公司负责该地区的营销工作，在当地以XX分公司名义进行活动。只要不从事经营活动，没有从事经营活动的相关证据，就不和国家的相关规定相冲突。但如果从事经营活动，即会出现于法规的冲突。工商行政机关将依据无照经营查处取缔办法进行查处和取缔：包括没收违法所得，并处2万元以下罚款等。三、经营活动的“概念”和“证据” 什么是“经营活动”或“经营行为”，从学理上实在难下定义，书本上没有答案，从网上搜寻，也没有一个确切的说法，这方面文章也特别少。越是这样越为工商执法留下了操作空间，他们可以凭自己的理解来认定事实。所以我们要在谨慎对待。虽然我们不能给经营活动或行为给出准确的概念，但对能够表明经营活动的证据可以进行一定的归纳。能够表明经营活动的证据无外乎：经营合同，帐薄，票据，存放的货物，发货送货记录单、收款的单据等。如果存在上述“经营行为”，为求合法合理，需要设立具有经营能力的分公司，但可能不太现实，过多的设立分公司使得营运成本增高、管理难度加大、经营和管理的风险加大，所以只有在必须的情况下我们才不得不设立。一般情况下，只能尽量避免直接从事经营活动、尽可能少的留下“证据”。避免有经营活动，或者虽有经营活动但避免让工商行政机关找到“经营活动的证据”。四、对“办事处”的几点建议：1） 是否注册“办事处”的问题：如果“办事处”人员过多，要经常开会、碰头、人来人往等等的，应该到工商行政部门做一个登记，登记为“办事处”。如果人员较少，可以不登记。一般说来，注册后受到工商部门的监控，受检查的机会可能多一些。不注册，受检查的机会少一些，但如果有违规行为，或者被工商盯上后，处罚可能要重一些。是否注册应该根据当地的实际情况判断，不能一刀切。2） 不登记情况下的活动：“办事处”人员开会碰头之类的最好选择在经销商的某个办公区域内。3） 合同的签订和帐务往来问题：不管登记还是不登记，“办事处”租赁房屋的合同租赁仓储的合同，还有其它所有的经营合同都不能以“办事处”的名义签，要以注册的分公司的名义签或者公司的名义签。如果以“办事处”的名义签订合同，弄不好就成了从事经营活动的证据，所以建议一律不能以“办事处”的名义签订合同。相应的“办事处”如果设有帐户的，该帐户应该是“办事处”正常工作的费用支出往来的帐户，不能有销售货款的往来。因此，货物帐款必须由经销商与分公司之间直接进行，不能先到“办事处”帐上然后再往外拔。“办事处”如果有直销的，直销的货款应该通过个人汇款或通过经销商的帐户直接汇回分公司帐号，不能通过“办事处”费用帐户进行销售货款的往来。4） 帐薄及其它记录资料的管理：区域销售势必产生一些帐薄及其它记录资料，“办事处”办公场所不能存有货物销售记录和相关财务账本，销售货物账本需要专人负责和保管，最好放在住家处。5） 存货的处理：其一，要求“办事处”不能存放货物，少量的是可以，量大了就可能成为从事经营活动的证据。最好由经销商直接从公司拉货提货，如果需要存货的最好租用专业仓库进行仓储。最安全和合法的方式是，利用经销商的仓库进行储存。也可以根据情况以分公司的名义设立货物中转站。6） 另外要注意：“办事处”要尽量选择居民小区治安状况好，外地流动人口少的居民区，减少执法部门的频繁检查。同时要注