《门店财务标准化操作指导》-管控流程篇(四)V2.0(2014.11).doc

门店财务标准化操作指导管控流程篇目录1.参考文件执行部门22.参考文件执行岗位23.适用范围24.人员管理：无25.特殊管控措施：25.1资金安全防范措施25.1.1资金盘点25.1.2门店日资金限额规定65.2日常票据管控要求65.2.1普通发票日常管理75.2.2其他票据打印管理75.2.3增值税发票换开管理95.2.4财务票据装订保管要求135.3财务印章管理规定205.3.1 印章刻制及销毁215.3.2 印章盘点规定225.4应急方案操作要求245.5新开门店与重装开业相关要求275.6闭店与售后门店相关要求295.6.1闭店门店相关要求295.6.2售后门店相关要求315.7临时收款员账号管控要求325.8每日系统核查管控要求345.8.1资金管理查询345.8.2发票管理查询365.9财务人员变动工作交接405.10非标准门店综合岗位管理425.10.1非标准门店：425.10.2非标准门店人员配置：425.10.3非标准门店岗位职责：435.10.4非标准门店日结：436.附件43 前言为加强各门店财务日常工作的精细化标准化管理，规范目前分部门店的业务操作流、票据流，解决门店财务室、款台的硬件设施、软件设施配备的不统一、不一致等问题，结合公司内部各项制度、文件，通过调研分部实际执行情况，梳理标准统一的业务操作流程、票据流转归档流程，以实现各分部各门店统一流程。1.参考文件执行部门各分部、各体系、各门店财务。2.参考文件执行岗位分部门店管理主管、分部职能部门兼职收银员、门店会计主管/会计、收银组长、收银员、门店兼职收银员。3.适用范围国美电器总部财务中心、各分部、各门店。4.人员管理：无5.特殊管控措施：5.1资金安全防范措施5.1.1资金盘点l 执行文件：发（112）货币资金安全管理规定实施细则 l 适用范围： 国美电器各分部、电商各分部、门店日盘点、周盘、月盘、突击资金盘点工作.l 管控要点： 确保资金安全、做好谁接手谁负责的原责，按日做好资金交接登记，按周、月进行资金的盘点工作。l 操作流程： 系统资金盘点表制作路径：门店管理-资金管理-货币资金盘点-门店货币资金盘点表。 系统资金日报查询路径：门店管理-资金管理-部门资金管理-部门资金日报表. 系统资金盘点表金额与部门资金日报余额核对一致后，并签字确认。l 资金盘点要求： 每日营业结束后，门店财务人员必须进行货币资金日盘点。进入金立V7系统，门店管理-资金管理-货币资金盘点-门店货币资金盘点表模块点击新建，根据保险柜内实际货币资金予以清点，并如实填报，如产生差异必须立即核对差异产生的原因，查明原因需由责任人立即予以赔偿，并同时报备分部门店管理主管; 需注意，每日货币资金盘点时，必须对保险柜内所有货币资金分面值、按数量进行逐一清点，特别要对门店留存的零款备用金和待上缴银行的整额大钞进行核查，不得存在盘点死角； 另，对于门店整理好的待上缴银行的整把大钞（面值100元或50元），不允许用报纸等非透明的纸张进行封包，要求门店按每100张/把、每10把/捆的原则，用皮筋进行捆绑管理确保一目了然的直观性。另，此类资金必须每日逐一清点，确保资金张数无误; 对于货币资金出现的差异，无论金额大小一经发现，除向分部门店管理主管报备外，需依据国美发2013第288号关于明确资产损毁案件上报流程的通知文件精神，首先启动邮件报备机制，在事发后24小时内，以邮件形式向总部财务中心计划管理部、分管总监、财务中心总监进行报备; 其次事发后3日内，必须启动OA报备机制，及时将情况说明等资料上报至总部财务中心计划管理部门店管理主管处备案；OA申报流程：分部管理层-大区管理层-总部营运一级门店中心/总部营运二级门店中心/总部物流公司-总部财务中心门店管理主管-财务中心分管副总监-首席财务官 ; 门店货币资金发生丢失被盗/灾害毁损，无论金额大小分部财务必须每两周上报损失跟进情况至总部财务中心计划管理部备案; 提报方式：OA形式提报，分部财务部门店管理主管或财务总监助理总部财务中心计划管理部资产主管。提报内容统一使用附件3： 重大丢失被盗案件跟进表； 分部财务巡查及盘点小分队突击检查时，都必须对门店货币资金进行盘点与核查，发现违规事项需立即查处，对相关责任人及管理者予以管理追责，并要求门店予以整改;l 资金周盘点： 每周一次（不固定日期），由分部资金主管、门店店长、物流部经理分别对分部出纳室、门店财务室、物流财务室的当日库存资金进行全面盘点，分部资金主管、门店店长、物流部经理作为监盘人，不得直接接触资金，应在现场监控分部出纳、门店会计主管或会计、配送会计对保险柜内资金进行全面清点，并核定盘点结果是否账实相符，由分部出纳、门店会计主管或会计、配送会计将盘点结果录入到库存资金周盘点核对表中，打印并由分部资金主管、门店店长、配送经理、分部出纳、门店会计主管或会计、配送会计签字确认；l 资金月盘点： 每月月末最后一天营业结束后及月度库存商品盘点日要进行货币资金盘点，要求分部资金主管、门店店长、物流部经理负责对当日库存资金进行全面盘点，资金主管、门店店长、物流经理作为监盘人，不得直接接触资金，应在现场监控分部出纳、门店会计主管或会计、配送会计对保险柜内的资金进行全面清点，并核定盘点结果是否账实相符，由分部出纳、配送会计将盘点结果录入到库存资金月盘点核对表中，门店会计主管或会计需要在金力V7系统门店管理-资金管理-货币资金盘点-门店货币资金盘点表中录入资金盘点数据，打印并资金盘点表由分部资金主管、门店店长、配送经理、分部出纳、门店会计主管或会计、配送会计签字确认。分部门店管理主管需在次月1日和月度库存商品盘点次日进行系统资金盘点数据核查。l 资金突击盘点： 分部按照门店所属地区划分区域，门店会计主管或会计做为区域检查负责人，由分部门店管理主管安排，每月不少于2次的区域交叉盘点，区域检查人员作为监盘人不得直接接触现金，必须由门店会计主管或会计对保险柜内的资金进行全面清点，并出具库存资金交叉盘点核对表，由交叉盘点人员、本门店会计主管或会计签字确认并保存。 分部盘点小分队在对门店商品进行盘点前，应对所盘点的门店资金，进行突击盘点，出具库存资金小分队盘点核对表，并经盘点小分队队长、门店财务人员签字确认并保存。 分部财务总监或经理在对门店进行巡店检查时，必须对门店资金进行盘点，出具库存资金突击盘点核对表，并经分部财务总监/经理、门店财务人员签字确认后保存。 分部稽核人员每月不少于对5家门店进行资金突击盘点，出具库存资金稽核盘点核对表，并经稽核检查人员、门店财务人员签字确认。l 票据流转： 分部出纳/门店会计主管/会计/配送会计将每月库存资金日盘点核对表、库存资金周盘点核对表、库存资金月度盘点核对表、库存资金交叉盘点核对表、库存资金小分队盘点核对表、库存资金稽核盘点核对表，按照盘点时间顺序装订成册。5.1.2门店日资金限额规定l 各分部必须严格按总部财务中心核定的库存资金限额执行（见下表），保证门店库存资金安全，控制门店每日库存现金余额，避免门店现金发生超限留存现象，如发生超限情况当事人必须第一时间上报分部财务总监（经理），分部财务总监（经理）需妥善安排后，当事人经财务总监（经理）同意后方可离开工作岗位。l 特殊情况申请核定库存现金限额调整上报流程： 上报人（分部资金主管）分部财务总监（经理）分部总经理大区财务总监大区总经理财务中心资金部经理财务中心计划管理部经理财务中心副总监（张文胜总）财务中心副总监（廖江总）。5.2日常票据管控要求l 执行文件： 国美财字2010第181 号关于加强发票管理的通知 国美发2011第169 号关于其他票据打印操作的管理规定 国美发2012第028号关于对其他票据打印的补充规定l 适用范围： 公司对消费者个人或小规模纳税人以及不需要增值税发票的一般纳税人，按公司规定开具普通零售发票，普通零售发票实施“发票实名制”。普通零售发票不得出现“个人”“客户”“某先生/女士”字样。5.2.1普通发票日常管理 机打发票的领用和缴销均应建立登记制度，具体分为：门店对分部的领、用、存登记，款员对门店会计的领、用、存登记。 门店从分部领用的普通零售发票统一由门店会计主管负责管理，并把空白发票放置到门店财务文件柜内上锁；严禁在财务室门口或外面随意堆积，以免造成发票丢失的风险。 收款员在领用普通零售发票时，门店会计必须按发票号发放发票。双方必须在发票登记簿上签字确认，以划清责任。 门店财务人员收款前须把当日领用的发票起始号输入系统，以保证实际发票号码与金力系统中销售发票号码一致。 门店收银员每天下班前将打印作废的机打发票进行登记，按发票作废先后顺序装订，即发票联、存根联（限：发票印制为两联的分部）捏对随存根联按序装订成册。 由于打印机故障无法出票时，收银员请示门店会计主管、会计得到批准方可启用Ctrl+F2重打票据，重打发票时必须保证与打印机故障时销售发票连号并做好*分部*门店发票重新打印登记明细。 使用完的发票存根（限：发票印制为两联的分部），每25份按发票号码顺序进行装订，每册装订封皮，注明号段、日期、使用人。整箱使用完的发票，按箱体的发票号码进行封存，箱体上统一贴上使用的发票号段、门店名称、使用日期、箱号。5.2.2其他票据打印管理l 普通业务 换开日期控制在自购物日起30天之内，超过此期限不得开具。 对于因发票抬头开错（不涉及到价格差异）的换开发票，必须由顾客本人携带以下资料到门店办理：个人购买需顾客本人携带身份证原件及复印件，并出具书面申请；单位购买的需携带公司加盖公章的介绍信及营业执照副本，经顾客本人签字确认后，方可申请换开发票。 对于手续齐全的顾客申请，经门店上报OA审批后方可换开。 OA审批流程为：门店品类主任门店会计主管门店店长分部稽核主管分部财务总监分部监察部（备案）。顾客相关信息做为附件一并上报。 门店会计主管应审核顾客的相关资料的真实性，并依据OA审批单的批示，进行系统操作。 原发票办理冲红业务在备注输入原发票提单号及OA审批单号后在进行打印，再将原发票进行作废，换开发票时除发票抬头外其他内容不得做任何变动。 门店财务需将当天收回的原始发票、顾客相关资料、OA审批单等资料单独保管，按时间顺序装订，并以自然月为单位装订成册，按月上交分部至分部稽核主管。 分部稽核主管每月必须对各门店“打印其他票据”操作进行检查，对于在此操作中有违纪现象及时上报。并将审核完毕后的“打印其他票据”资料，需于次月20日前转交档案室归档管理，并与门店财务、档案保管员做好交接手续。 门店会计主管为“打印其他票据”的直接负责人，需严格按照公司文件执行。对于利用“打印其他票据”操作弄虚作假，套取发票等任何违纪行为，一经发现，依据国美电器奖罚条例细则V4.0第四章第七节第二条规定，将给予责任人， 经办人解除劳动合同处理。 启用其他票据打印的期限为7天之内。l 对公业务 美通卡的商品发票如有换票需求，可通过其他票据打印发票。发票开具范围包括：办公设备、电器、电脑耗材，不允许开具礼品。 对公销售付款方式必须为支票、电汇、转账，及对公销售合同约定的指定的银行卡等，需报OA审批流程，待批准后方可进行操作。 对公业务需上报OA审批后，在分部指定的门店，利用“其他票据”打印发票，并需输入统一的提单号：1. OA审批流程为：分部对公部业务分部对公部经理分部会计主管分部稽核主管分部财务总监分部监察部（备案）。上报OA审批流程时需将在SAP中销售的信息做为附件一并上报。 l 其他业务 对于分部对外出租户所需开具的代收水电费及房租发票。 分部间资产调拨需开具的发票。 联通、电信等运营商合作，运营商承担的机价补贴卡。 以上业务需上报的OA审批流程后在分部指定门店办理“其他票据”打印发票，并需输入统一的提单号：3。 OA审批流程为：相关业务经办人分部会计主管分部稽核主管分部财务总监分部监察部（备案）。5.2.3增值税发票换开管理l 执行文件： 财字（014）关于门店换开增值税专用发票的管理规规定。 l 适用范围： 自顾客购物之日起30日之内换开增值税发票，跨年度申请换开则于次年1月底前办理.l 管控要点: 顾客购物时如该公司不属于“一般纳税人”资质，无论后期是否已转为“一般纳税人”资格，均不予换开增票，即：（一般纳税人资质证明发证日期为购物发票日期之后办理的）。 所换开的一般纳税人公司名称必须与普票顾客的名称及税务登记证上的名称完全一致，否则不予换开。 顾客普票丢失：顾客购物后不慎将购物发票丢失，需换开具增值税发票的不予办理。 因顾客原因不慎将开好的增值税发票丢失，要求门店重新补开增值税发票的，分部门店不予重新开具。 换开增票时的单位名称、商品名称、品牌型号、数量、单价、金额等必须以金力系统为准与原普通发票一致，据实开据，不得变更。 税票采取“上单未领取，下单不办理”的原则，予以控制门店财务及时领取，以形成循环办理。l 顾客申请： 财务室人员收取顾客开增值税发票资料审核无误后，为顾客开据税票领取通知单一式两份，双方签字确认，一联门店留存一联交给顾客并告知妥善保管好，于15个工作日之内凭此单到门店领取税票，此单丢失不予补办。l 操作流程： 冲红发票路径：门店管理-POS管理-打印管理-打印其他票据-办理发票冲红 财务室人员不许更改发票内容，在备注注明原提单号及“换开增值税发票”字样，并打印负数冲红发票。 增值税发票申请路径：门店管理-POS管理-增值税发票管理-换开增值税发票 打印增值税专用发票申请单。 审核顾客开票资料。l 票据流转：财务室人员将门店开具增值税专用发票申请单、原始发票、负数发票一般纳税人相关资料整理装订，并在开据/领取增值税发票交接登记表进行登记，按周交到分部税务主管开具增值税发票，双方做好交接登记。 税务主管审核换开增值税发票的资料，无误后在税控系统中为其开具增值税发票，打印税票加盖发票专用章，并在开据/领取增值税发票交接登记表登记。 门店财务从分部领回开好的税票，在门店增值税发票领用登记本登记，及时通知顾客到店领取。l 票据流转： 收回顾客的税票领取通知单并与门店留存联捏对，按日/周/月装订留存备查。增值税发票视同现金保管，每日营业结束后存放在保险柜中。5.2.4财务票据装订保管要求5.2.4.1凭证单据类型： 零售销售单据的记帐联、销售小票（应急方案）、订金单、赊款单、POS单，分期付款单、发票存根联、商品出入库单据、系统打印各类业务汇总明细表等； 每日的销售发票记账联，要按照发票的管理规定，每25份附加封面进行装订（限：发票印制为两联的分部）； 每日的销售小票（应急方案）每人应独立装订，并附上统一封面签名确认，门店财务应按日捆绑存档； 银行卡、商户卡、美通卡POS单、分期付款POS单及当日结账单应按日期独立装订；门店各类终端交易的原始单据至少保存3年以上备查； 门店财务人员必须每天将所有单据与系统进行逐一核对，尤其是销售单据，确保每一笔业务均有相应单据支撑； 各种业务凭证单据每日必须分类打印汇总、整理明细单据，当日所有业务单据按规范顺序整理好，加固定的封皮后捆绑，每周装订每月装箱封存； 银联申请调账书：门店财务于退款第二天上班时将昨天申请的银联申请调账书汇总到银联/银行特约商户调帐申请书，并将银联/银行特约商户调帐申请书打印、盖门店章并传真或送达银联/银行进行签收，申请调账；门店财务每天将银联/银行退款申请表存根联、银联/银行申请调账单汇总明细表及银联回传的银联申请调账单或签收单汇总明细表进行捏对，并按月进行装订； 分期付款调账书：每月将申请单装订成册存档；5.2.4.2门店财务凭证封存管理规范 分部财务总监应根据分部级别，申请面积能满足需求的，财务档案室或配送物流档案存放地，配备相应的货架、五节柜、文件柜等物资，所有上交的凭证必须上架立体管理，并安排人员定期检查凭证存放管理情况 分部财务档案室统一由分部综合会计（分部档案管理专员）统筹管理。对于各门店准备归入分部档案室的凭证，需由分部门店管理主管对门店上交的凭证按门店财务标准化手册中凭证装订管理要求进行抽查，对于不符合要求的分部应退回门店重新整理，抽查合格、确认无误后填写专用门店财务凭证交接登记表，由分部门店管理主管与分部综合会计进行双方签字确认，交接工作才算真正完成； 门店财务凭证应每天整理、每周装订、定期装箱封存保管，根据门店类型大中型门店应按月将凭证封箱，业务量少的小型门店根据实际情况，可1-2个月封箱一次，确保包装箱内资料饱满，码放管理不易开封塌陷，封箱时包装箱外务必粘贴注明“门店名称、凭证内容、凭证所属日期、封存人”的信息资料；原则上门店应自行存放至少6个月的财务凭证，超出期限入分部财务档案室或配送物流档案存放地进行保管； 5.2.4.3门店财务凭证装订管理要求:分为常规业务凭证和退换货等发票凭证 两大类 5.2.4.3.1常规业务凭证 ：现金表/收支平衡/各项特殊业务/出入库等业务的装订管理规范 要求。l 门店每日凭证参照以下要求顺序进行装订管理；l 凭证封皮：凭证封皮应体现门店名称、日期、经手人等信息，要求每日对账、整理完毕后，审核人必须在凭证封皮上签字确认，确保每日凭证责任到人。l 部门现金表 ：门店财务核对全部款员帐目完毕，收支账实核对无差异的情况下，从系统中打印部门现金表，对账人需在此表签字确认。（路径：门店管理-资金管理-部门资金管理-部门资金日报表 ）l 收支平衡汇总：每日款员对账完毕后，打印门店当日收支平衡汇总，核对门店当日各类账务是否上缴平衡，有无漏缴漏审情况。（路径：门店管理-资金管理-款员资金管理-款员收支平衡表（不输入款员工号/姓名）l 款员收支平衡表：作为款员对账重要依据，应每日款员对账完毕且无差异后，需款员本人和对账人双方签字确认，并作为重要原始凭证归纳整理。（路径：门店管理-资金管理-款员资金管理-款员收支平衡表（输入款员工号/姓名）l 当日发生业务单据汇总表（包括但不仅限于举例单据内容） 订金业务：门店管理POS管理单据查询查询零售收款单（收款方式选择订金）营业结束后，在系统中查询并打印当日订金收结汇总，与款员当日收结订金单据参照汇总顺序逐笔勾对、整理，勾对无误后审核人签字确认，纳入当日凭证； 杂项收费：门店管理资金管理门店杂项收费查询门店杂项收费 营业结束后，在系统中查询并打印当日杂项收费汇总，与款员当日收取、冲红的杂项收费单据参照汇总顺序逐笔勾对、整理； 收取的杂项收费应有系统打印出的杂项收费单，冲红的杂项收费除系统打印的负数杂项收费单外，还应负有杂项收费冲红OA审批单； 杂项收费冲红仅限“促销员服装押金”和“门店装修费押金”，审核无误签字确认，纳入当日凭证。 代收代支：门店管理资金管理代收代支查询门店代收代支（选择费用类型）各种代收业务单独查询明细汇总数据，并将查询结果打印出来，与业务附件单据顺序整理，入当日财务凭证管理 美通卡：营业结束后，在美通卡MIS POS上进行当日交易信息结账，打印或复印两份POS结算总计单，其中一联入当日凭证 美通卡联机退货路径：门店管理POS管理单据查询查询零售收款单 收款方式选择美通卡，选择对应记账日期点击查询，系统显示负数为当日联机退货明细，打印一份由款员及门店财务核对无误签字，纳入当日凭证 美通卡消费撤销路径：门店管理POS管理单据查询查询美通卡消费撤销 打印一份由款员及门店财务核对无误签字，纳入当日凭证。 【注】美通卡POS机当日结算单不含此笔撤销退还金额，在金力当日收支平衡表、部门资金日报中“美通卡”收款方式中也不包含此笔负数金额。所以对账时应减去此部分数据。故查询数据中：A.“零售销售单号”数列有提单号：是金力中美通卡退货（联机）金额（不是美通卡刷卡撤销数据）B. “零售销售单号”数列空白：才是美通卡刷卡撤销金额【取此部分数据对账时用】 美通卡脱机退货查询路径：门店管理POS管理单据查询查询零售收款单销售部门收款方式（美通卡）记账日期查询：“启用美通卡”数列空白的属于脱机状态操作（图）【注】金力系统中美通卡金额在脱机状态下操作“退换货”产生的退货美通卡金额与换货销售美通卡金额可以正负相抵，不参与上述公式对账计算 美通卡并卡路径：门店管理POS管理单据查询查询美通卡并卡 美通卡并卡纳入凭证资料： 并卡申请单原件+金力系统“查询美通卡并卡”明细打印版，勾兑无误后纳入当日凭证所有打印明细核对无误，由财务操作人及对账门店财务人员签字确认后纳入当日凭证 l 商品入库业务（包括正品商品、样机商品和暂存商品）： 营业结束后，在系统中查询并打印当日正品/样机/暂存商品入库汇总表； 凭证中入库汇总表顺序与下图一致； 入库附件齐全、无误：门店财务必须参照各类汇总表逐笔勾对，每类入库汇总表后附对应入库单及厂家随货同行单，且单据顺序与汇总表中内容顺序一致。 正常商品查询路径：门店管理库存管理单据查询查询门店入库单 样机商品查询路径：门店管理库存管理单据查询查询样机入库单 暂存商品查询路径：门店管理库存管理单据查询查询暂存入库单l 商品出库业务（包括正品商品、样机商品和暂存商品）： 正常商品查询路径：门店管理库存管理单据查询查询门店返厂单 样机商品查询路径：门店管理库存管理单据查询查询样机出库单 暂存商品查询路径：门店管理库存管理单据查询查询暂存出库单l 当日退换货汇总明细：门店管理POS管理单据查询查询门店零售退货单营业结束后，门店财务必须从金立系统中查询“零售退换货汇总明细”，并将查询结果打印出来与当日凭证装订即可； 5.2.4.3.2退换货等发票凭证 ：零售退换货单据/换开、冲红、作废（无存根）等发票装订的管理规范。 1）顾客销售退换货产生的负数发票、收回的原始发票：原规定与零售退货申请单零售退货单一起捏对装订入当日凭证管理，现根据国家发票管理要求做如下调整：l 顾客退换货业务相关单据，不再入每日凭证统一装订管理，但门店财务必须将金立系统中查询的零售退换货汇总明细打印出来与当日凭证装订即可；l 退货相关业务单据（负数发票、收回的原始发票、零售退货申请单、零售退货单）。要求门店整理、保管方法视同凭证，按天整理、按周汇总、按月装订成册，且务必与金立系统每天退换货明细逐一对应；l 退换货业务相关单据因含原始购物发票及退换货负数发票，根据国家发票管理要求（保管年限15年）上缴要求等同门店凭证2）退换货凭证装订要求：l 退换货单据、换开、冲红、作废发票（无存根）凭证封皮l 退换货相关业务单据： 金立系统查询打印版零售退货汇总明细表（退货明细由财务经手人签字）； 手工填写的零售退货申请单、金立系统打印的零售退货单； 顾客原始购物发票和退换货金立系统打印的负数发票；以上内容一一对应。3）换开其他特打发票： 金力系统当日其他票据换开明细打印版（门店财务负责人签字，换开经手人签字）; 门店冲红产生的负数发票、原始发票，三者一致无误。4）作废发票：门店现有平推、卷筒式零售发票为一联的作废发票，与当天退换货、换开特打一起，按天整理。（有存根联，将存根联、发票联捏对，一起在原发票箱中装订管理）5.2.4.3.3门店财务凭证装订、保管年限、销毁的规范要求：l 凭证装订封存：凭证装订整齐，规范，日期、经手人明确清晰便于日常查阅；封存凭证要求选择类似微波炉大小的坚固纸箱，箱底及四周要求用胶带粘贴牢固，避免后期搬运造成破损；包装箱正面应粘贴A4纸大小，注明“门店名称、凭证内容、凭证所属日期、封存人”打印版信息资料，便于日后借阅核查 l 分部档案管理人员应根据，国美财字2013第022号关于修订会计档案保存期限的通知的要求，对超过保管年限的凭证定期进行清理，缓解凭证管理压力; 鉴于门店业务的特殊性，总部对门店财务凭证保管年限进行如下调整l 凭证销毁申报流程权限要求： 参照B25总部对大区、分部综合管理授权V9.0中，分部档案管理4.3.2的要求，对超出保管年限的财务凭证申报清理OA后，定期清理存放的财务凭证 OA申报流程：分部综合会计（分部档案管理专员分部门店管理主管分部财务总监分部总经理总部门店管理主管（刘菲）-计划管理部经理（桑萍）-分管副总监（张文胜）5.3财务印章管理规定l 执行文件： 国美发2013第143号关于规范财务印章管理规定l 适用范围： 新开公司、新开门店、印章换新、印章丢失补刻、新增业务、停用、变更或公司注销门店闭店l 管控要点： 印章刻制及销毁应提前上报OA申请，批准后方可办理印章刻制； 对于未经审批、未经备案的门店/分部私刻财务印章都属于违法，公司有权追究责任。 门店/财务不得自行更换财务印章，如停用、注销的印章上交分部财务，由分部档案管理员提报OA审批，批准后方可办理印章销毁。 分部/门店财务超出附表使用范围的，必须一事一报，予以上报审批同意后，方可盖章用印。 财务印章一律不得外借或带出办公地点，因工作需要外出使用的，用章人不能单独携带印章前往，需由两人同时对印章进行监管，经相应级别领导批准，按期归还。 分部使用“合同专用章、财务专用章、对账专用章、结算专用章”时，需逐笔进行登记。 严禁财务人员使用财务印章盖于它处，例如：加盖空白纸张、介绍信、各类证明等。5.3.1 印章刻制及销毁l 操作流程： 印章刻制/销毁审批流程按照国美电器有限公司管理授权体系V9.0第B25总部对大区、分部综合管理授权上报执行. 申请刻制分部/门店财务印章按国美发2013第143号关于规范财务印章管理规定附件“门店/分部财务印章刻制标准及使用用途”执行。 建立印章台账：门店/分部必须建立财务印章卡片登记及台帐；要求印章台账能够实时反映各类印章当前状态（刻制、销毁、转移等） 填报财务印章刻制/销毁申请表 单据：分部上报财务印章的申请刻制/印章销毁上报的附件及审批的OA批示文件打印共同装订，附在月度财务印章盘点表的后面，便于熟知财务印章的增减数量。l 票据流转： 分部使用“合同专用章、财务专用章、对账专用章、结算专用章”时，需逐笔进行登记,登记表单要按类、按月装订保管留存备查。5.3.2 印章盘点规定l 印章盘点相应职责： 门店会计主管：负责对本门店所有财务印章进行盘点，应做到“见章盘章”，盘点后汇总数据，上报分部门店管理主管处（提交盘点底稿及盘点差异表）。 分部门店管理主管：负责收集所门店财务印章盘点数据汇总，上报分部档案管理专员处。（提交盘点底稿及盘点差异表） 分部档案管理专员：负责对分部所有财务印章进行盘点，汇总分部/门店印章盘点底稿及盘点差异数据，由财务总监签字确认后，进行扫描，将印章盘点表及印章盘点差异表装订成册，留存保管。 分部财务总监：负责有效监控门店/分部财务印章台帐及财务印章盘点，并审核印章盘点差异情况，加强日常管控，防止财务印章丢失。 季度印章盘点后，次月 6 日前通过OA形式上报盘点底稿汇总表及盘点差异表扫描及印章盘点加盖印模扫描件签字版。 提报流程：分部档案专员-分部门店管理主管-分部财务总监-大区财务总监-总部门店管理主管l 印章盘点上报样版： 举例：xx 分部xx 门店财务印章盘点表（电子版底稿） 举例：xx 分部xx 门店财务印章差异表（电子版底稿） xx分部xx门店财务印章盘点表（扫描件）l 财务印章盘点票据要求： 汇总分部/门店印章盘点数据，出具盘点报告，由财务总监签字确认后，进行扫描，将印章盘点表及印章盘点报告装订成册，留存保管。5.4应急方案操作要求l 执行文件： ERP（139）新系统门店应急方案操作指导书 l 适用范围： 金力系统不能正常运转时门店的销售，此方案仅限应急方案中门店的操作部分。 应急方案的使用必须经由分部总经理同意，同时报备总部信息中心。 在启用本方案时，门店自提的商品正常发货；集中配送、带货安装商品在金力系统正常运转前发货时依本方案执行，但门店店长必须提前跟物流部、售后部、客服部沟通确认。l 管控要点 启用应急方案时，必须使用公司统一规定的商品销售手写专用票并保存好， 作为金力系统正常运转后补入销售帐的依据。 启用应急方案时，不得办理退换货、会员卡、积分兑换购商品、商品退厂、商品入库、转仓、预收等业务。 金力系统应急商品销售手写专用票视同发票管理，门店品类组对商品销售手写专用票丢失的将给予经济处罚。 门店财务根据“手写专用票领用、缴销登记表”跟踪当日领用的所有票据是否已全部收回，若有缺号必须注明责任人及具体原因。 门店自提、集中配送和带货安装的均由顾客凭商品销售手写专用票第二联及身份证等有效证件，在15日内到门店财务室换取机打销售发票的发票联。 门店均不得用自制的套打发票模板打印销售发票给顾客，且不允许提供机打销售发票的手写版给顾客。l 操作流程：l 销售人员操作（营业员、促销员）： 顾客挑选商品后，销售人员逐项填写一式四联商品销售手写专用票，要求字迹工整、不能涂改、内容完整，包括：顾客姓名或单位、购买日期、会员卡号、联系电话、商品编码、品名及规格、数量、单价、金额、应收金额、销售折扣、实收金额、支付方式、提货仓库。 如为集中配送或带货安装商品，须参照地理信息库详细填写送货地址，并选择送货方式、配送费用、送货时间、安装方式、预约安装时间。 顾客确认付款，销售人员在收款方式中对应的地方填写对应的金额，如有使用优惠券、厂家券，在优惠券类型下选择对应的优惠券，并填写对应的金额。l 财务收款： 财务依据销售人员填写的商品销售手写专用票，审核票面及实收金额，内容核对无误后按顾客的实际交款方式进行收款并将实际收款方式在商品销售手写专用票注明，签字确认并加盖收款章。l 补入销售： 系统正常运转后财务进行补入销售，打印销售发票。 在商品销售手写专用票上准确注明提货单号（在“本单提单号”一栏中注明），商品销售手写专用票第一联存根联与机打销售发票的发票联、提货联捏对保管。l 核对账目： 收款员补账结束，核对系统中的“款员收支平衡表”是否账款相符，无误后，将捏对整理好的商品销售手写专用票与机打销售发票联、提货联交于门店会计主管，待系统正常运转后换票的操作。l 换票操作： 自提类商品，由库管拿整理好的商品销售手写专用票提货联第三联，到门店财务处换取机打的提货联。门店派车送货商品，由送货司机进行换票，厂家带货安装商品，由厂家至门店进行换票。 门店自提、集中配送和带货安装的均由顾客凭商品销售手写专用票第二联及身份证等效证件，在15 日内到门店财务室换取机打销售发票的发票联。l 系统发货 对于门店自提的库房人员凭从门店财务换回的机打提货联在JLV7X系统中补发货。 集中配送商品的TMS派工/SAP发货按总部物流下发的营运（372）文件“关于做好2012年元旦销售高峰物流工作的通知”执行。5.5新开门店与重装开业相关要求l 执行文件： 国美发2009第211 号关于规范门店重张的方案 发（212）分部新开重张门店开业考核指标及奖惩办法（试行）l 适用范围： 全国门店的重张作为改善卖场环境，提高门店经营质量的一项工作。l 操作要点提示： 新开门店第一管理责任人为门店经理（店长），在门店开业之前一周向分部资金部提报门店财务零钞/备用金借款OA申请。还需填报纸质版借款申请单一份，领款时交予分部资金部。 开业前二天，门店必须完成所有库存商品入库工作. 门店的POS必须启用MIS操作，并让资金主管上报总部在POS下捆绑指定银行。门店管理主管需在MIS管理下定义服务商. 路径：门店管理- MIS接口-定义服务商l 新开/重装门店操作要求l 新开、重张门店财务硬件设施标准 行政（012）关于规范新模式门店财务室及库房设计施工标准的通知 发（126）关于规范门店财务室设计及施工标准的补充通知 l 新开/重装门店前审批要求 分部提报“新开门店营运体系立项申请表单”或“重装改造门店营运体系立项申请表”，由分部门店经营部负责人加签分部财务负责人审批，在新开或重装门店装修前负责对门店财务室/款台位置、装修标准、硬件设施进行审核，确认后方可开始施工。 l 新开/重装门店验收要求 新开/重装门店施工完毕后，分部财务负责人需对门店财务室、款台硬件设施进行验收，验收无误后在验收单上签字确认，该验收单需作为该工程款支付时的凭证附件。如分部财务负责人未验收签字，则该工程不得结算装修款。分部财务负责人如未能有效履行职责，未按要求验收出门店财务室/款台位置、硬件设施，一经发现将视问题情节给予分部财务负责人行政25分的处罚。 l 门店财务室（含物流）安防设施竣工验收单 5.6闭店与售后门店相关要求5.6.1闭店门店相关要求l 执行文件： 参照发（308）关于下发国美电器闭店指导手册（V1.0）执行 国美发2011第426号关于完善国美电器闭店指导手册有关规定的通知 国美营运2011第392号关于维修公司自建直营网点闭店流程指导（试行） 发（011）关于规范申请临时权限的相关管理规定l 适用范围：门店彻底闭店，后期不再开张营业。l 要点提示： 门店闭店前，进行商品盘点，将盘点结果抄报分部财务及监察部备案。 门店闭店前进行货币资金盘点，将盘点结果上报分部财务及监察部备案。 待门店未结转定金、未冲红装修押金、未冲红促销员服装押金等业务均清理完毕后，门店财务负责人核查系统中货币资金余额与实际资金是否账实相符，核实无误进行系统部门上缴操作，真实货币资金全部缴存于收入银行帐户。 门店库房、财务日常票据按类别装箱封存，注明门店名称及单据类型、发生时间，统一运至分部档案室留存保管，并做电子档案备份。 分部接到闭店通知后，向总部权限中心单独申请闭店门店的操作权限进行处理，填报闭店门店与售后门店相关信息，总部给予售后门店的会计主管、店长、库管、服务台开通权限。 申报流程：申请人分部财务总监分部总经理于清高阳张娜赵悦；l 门店闭店倒计时表： l 闭店门店金立系统核查项目：5.6.2售后门店相关要求l 申请闭店门店售后门店权限要求如下： 要求售后门店代理闭店门店不能超过三家且属于同一销售组织；联营店闭店绑定售后门店，目前系统尚不支持。 由售后门店店长报EMP报批单上传XX分部闭店门店绑定售后门店明细表做为附件。 申请在金力V7系统中为售后门店B的门店店长、会计主管、客服主管、库管四个岗位开通A+B权限，有效期六个月。 OA报批流程：售后门店店长分部财务总监分部总经理总部信息技术中心流程权限管理中心权限管理部权限维护工程师（赵悦）总部信息技术中心流程权限管理中心权限维护部副经理(高阳)总部信息技术中心流程权限管理中心权限维护工程师(赵悦)。 申请在吉亚系统中为售后门店B的客服主管开通A+B权限，有效期六个月；（注意：根据吉亚系统权限分配规则，报批时需提供售后门店B的客服主管的账号。当闭店门店单据未处理完，此账号发生岗位异动时，需按此流程重新报批并提供现在的售后门店B的客服主管的账号。）5.6.3同一销售组织只有一家门店无法设立售后门店特殊操作：l 未退还订金系统数据进行核查： 由门店会计主管导出未退还订金明细，店长安排人员联系顾客3天内携带相关资料和手续办理订金结转、退还手续； 确认联系不到顾客的，按照发（222）关于下发相关订金管理规定中，超期订金退转分部操作流程办理，提报相关OA申请后，将所退款项按照订金单信息逐笔结转入杂项收费（3035-退货时赠品赔偿），逐笔办理杂项收费时的顾客姓名、联系电话、有效证件号等相关信息必须与原订金单信息一致，并在备注标注原订金单号，打印出的杂项收费（顾客联）单独备案保管以备将来顾客返回退结订金核对使用。退转当日将原订金单（财务留存联）、OA 及附件超期订金退转分部明细表捏对纳入当日凭证保管。 OA流程：门店财务分部财务门店管理主管分部客服部分部门管部经理分部营运总监分部3C 总监或传统家电总监分部财务总监分部总经理5.6.4门店闭店OA提报要求：l 分部营运门店经营部负责提报：门店新增/维护/闭店申请表，OA中固定表单，其中有分部财务门店管主管一级，门店管理主管批示时，因按照闭店倒计时表和金立V7系统核查项目认真核查门店是否存在未清理数据，核查无误后进行OA批示，并将OA交办总部财务中心计划管理部门店管理主管备案；l 分部财务会计组主管负责提报：冻结闭店的利润中心、成本中心OA申请，根据财（094）关于冻结分部闭店的利润中心、成本中心的流程规定文件要求流程进行提报；l 两项OA均签批完毕后，总部信息中主数据组将会完成金立系统闭店标识添加工作，一旦完成闭店标识的添加，门店一切业务操作权限将会冻结，故要求在完成OA批示前，应按核查要求对资金、库存、未达等清理情况进行跟进，务必确保均清理到位后，方可进行OA批示；5.7临时收款员账号管控要求l 执行文件： 国美发2012第306号关于对门店“临时收款员账号”的管理规定 l 适用范围： 大型节假日、门店重装、新店开业、司庆等促销活动，需调拨部分人员到门店进行短时间的支援门店收款工作.l 管控要点： 负责对“临时收款员账号”日常管控维护，需对帐号及密码严格保密； “临时收款员账号”除大型节假日、门店重装、新店开业、司庆等促销活动以外，分部各门店不允许使用“临时收款员账号”权限进行门店收款业务； 负责核对系统中的备用金领用及上缴、发票的领用及上缴、款员现金表、款员收支平衡表是否平衡等核查，保证无差异； 负责对“临时收款员账号”的发放使用、做好登记，并签订“临时收款员账号”使用责任书； 不得多人共用一个账号，同一账号同一时间只允许登录一个客户端, 如若提示登录已达最大登陆次数，请联系分部IT进行处理。 支援款员需对系统收支平衡、备用金申领/上缴、发票申请/上缴、及各类收支上交款进行检查，做到无各类数据未达帐项。l 操作流程： 特殊需求（店庆、重张等需要使用“临时收款员账号”收款权限）由门店财务第一负责人负责上报OA申请，审批完成后方可使用； 上报 OA 流程：门店财务第一负责人分部门店管理主管分部财务总监总部门店管理主管财务计划管理部经理 新开门店需开通“临时收款员账号”或前期上报“临时收款员账号”需求不能满足门店因大型节假日促销活动收款使用，现需要增加“临时收款员账号” 上报 OA 流程：分部财务分部财务总监分部人资经理分部总经理总部财务中心计划管理部门店管理主管（刘菲）权限管理员（赵悦）权限主管（乔智贤）权限副经理（高阳）总部权限维护工程师（赵悦）； 如门店财务第一负责人或支援款员忘记“临时收款员账号”密码时，需提报OA. 上报 OA：门店财务第一负责人分部门店管理主管分部财务总监总部权限维护工程师（赵悦）。l 密码管理： 权限维护工程师手动创建账号的时候，生成初始密码； 员工首次登录应用系统，要更改初始密码； 密码长度：不低于6位，密码的选择和使用应当注意保密性,不得将写有密码的纸条贴在显示器或者座位上； 用户要保护密码的保密性，不得多人共用密码；不允许在计算机系统上以无保护的形式存储密码.l 奖罚制度: 支援款员因工作疏忽造成系统收支平衡、备用金领用上缴、发票申请等未及时上缴，而产生系统数据未达，门店财务第一负责人未及时复查纠正，一经发现此类情况发生，则依据国美电器奖罚条例细则V4.0第四章第二节第二条规定，将给予门店财务第一负责人行政处罚2分。 对“临时收款员账号”密码做到严格保密，禁止在无正式授权的情况下将自己的账号和密码告之他人。同时，禁止试用他人的账号和密码，一旦发现非本人锁定账号的情况将严肃处理。