浅谈外贸函电中间接言语行为的礼貌性2.doc

学习交流，开拓视野，资源共享， -实惠网外贸论坛 热情欢迎外贸各行各业的朋友加入我们，共创美好明天。外贸函电中间接言语行为的礼貌性 学习交流，开拓视野，资源共享， -实惠网外贸论坛 热情欢迎外贸各行各业的朋友加入我们，共创美好明天。摘要外贸函电是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件。外贸函电作为国际贸易的一种独立的语域，为进出口贸易的开展提供了便捷的交流工具。从语言形式上看，外贸函电随着时代的进步而有所改变，先进、方便和快捷的传真和电子邮件淘汰了一度盛行的电报和电传。礼貌，作为外贸函电写作的基调和标志，是贸易双方友好的合作关系得以维持的重要条件。间接言语行为常常被用来传递请求、拒绝、不满等在本质上与礼貌原则相斥的信息。本文基于“会话含义”和“礼貌原则”理论探讨间接言语行为的礼貌性在外贸函电中的体现和作用。 关键词 外贸函电、间接言语行为、礼貌 引言实践公司概况： 上海林德电子技术有限公司是一家专业从事机电设备批发业务的企业，其销售的产品主要为林德编码器。公司为该产品在亚太地区的总代理，其产品主要应用于造纸、钢铁、特种车辆以及相关电机自动化控制领域，为西门子公司、ABB公司、加拿大AB公司等国际知名企业所采用。实践总目标： 通过在该公司的实践，能够基本掌握办公室工作的操作流程；能够为公司办理各种银行业务；能够根据实际情况，拟定外贸信函及工业品买卖合同。通过在该公司的实践，能够学会如何与人相处，搞好与同事与领导之间的关系；能够抓住一切有利时机学习业务，提高业务素质。岗位概况本人在该公司从事销售部文员岗位的实习工作,工作任务包括：1. 翻译文件（公司产品简介、管理条例、销售合同等）；2. 收发信件，并做好登记工作；3. 办理银行外汇结算；4. 拟定外贸信函及工业品买卖合同。 正文在上海林德电子技术有限公司面试之后半个多月，正当我对这次面试结果不报任何希望的时候，我却接到了该单位的录用通知 。得知这个消息我真是兴奋及了，要知道今年的就业形势是多么的严峻，就算是找个实习单位也不是件容易的事，更何况是到一家挺有实力的公司实习。我应聘的岗位是文员，因为我所学的是英语专业，所以从事办公室文员对我来说是个不错的选择。3月2号，大年初八。上班族们结束了美好的春节假期又开始了朝九晚五的生活，我也荣幸的加入了他们的行列。这一天我起的很早，因为我所住的地方距离实习单位很远，每天往返就要花费4个多小时的时间，这对我来说是个极大的考验。每天早上我必须在6：30之前出门，晚上也要到7点多才能到家。刚到公司，眼前的一切都是陌生的。陌生的环境，陌生的人，望着一张张生疏的面孔，我的心里有说不出的滋味。幸运的是负责我的实践指导老师是一位很和蔼的大姐，我平时都亲切的称呼她黄姐。黄姐是销售部门经理，手下带有好几个销售，而我的任务就是协助她和其他销售。黄姐首先带我参观了一下公司，介绍我认识了各位领导和同事，随后黄姐带我回到了她的办公室，指着她对面的一张办公桌对我说：“这就是你以后工作的地方，好好干啊小姑娘。”听到这些我开心极了，一切比我想象的还要好，大大的桌子，一台电脑。正当我沉浸在开心之中时，黄姐抱来了一大摞的文件。“这是你这个星期的任务，刚来公司对公司的情况都不是很了解，这些是公司的产品简介和管理条例，你的任务是将它们翻译成中文，在翻译的过程中，了解公司的产品以及公司的管理模式。”看着这一摞的文件我不知该从何下手，为有硬着头皮开始我的第一项任务转眼间一个月已经过去，虽然这个月的工作很是辛苦，但是我却得到了黄姐的高度评价。这个月来我没有一次上班迟到早退，没请一次假，每项工作都完成的很好，很多事情都能做得上手，现在我已经是黄姐身边的得力助手了。接下来的两个月，我的主要任务是协助销售人员拟定外贸信函以及工业品买卖合同。在之后的两个月里，我学会了很多之前在课堂上不能学到的东西，特别是发现了很多在拟定外贸信函中常会碰到的问题，并且从中总结了很多外贸函电的写作经验。 最初，我所写的外贸信函经常都存在着很多用词不当的问题。例如：I hope you can carry out the payment prompty by bankers draft .If you dont do it after next week , we would apply for the compulsory payment .这份信函是陈销售委托我写的关于催促买方尽快支付逾期的货款。他一看到这句话时简直可以用哭笑不得来形容当时他的表情。他说这句话中存在着两方面的问题。首先，“ we would apply for the compulsory payment”，这种说话是很不恰当的。我方向谁申请强制措施？根据什么采取强制措施？应当改为“we would take legal measures according to the stipulation of the contract .其次，这句话带有很强的不礼貌性，如果对方看了，不但不会及时付款，还有可能会继续拖延付款的。经过一次次的问题发现和解决，我深深的体会到了在外贸函电中礼貌的重要性。其实，外贸函电传达的信息本身与礼貌的关系各不相同。在很多情况下，函电所传达的信息和礼貌是不一致的，即函电所传达的内容本质上是不礼貌的。在这种情况下，如果写信者直言不讳地表达想法、感情或者意图很可能使对方难以接受。因此，写信人就需用一种委婉的口气通过另一种言语行为间接地表达自己的真实的想法、感情或者意图。遵循礼貌原则，要求在不同的场合、对不同的对象巧妙地间接表达写信者的意思，使对方能够正确理解写信者的的言外之意，达到最理想的交际效果，这是进行卓有成效的商务沟通，达到各种商务目的，促成经贸活动的顺利进行的必要条件。 记得还有一次，是一份关于调整报价的信函。因为我方的产品高于市场价，因而买方提出降价的要求。而我写的一句话却给了这封信函致命的一击。 “We are suspecting what you say ,and our prices are very competitive.” 在买方提出充分的降价理由的情况下，我却对此表示怀疑。不仅表达了对对方的不信任，而且很有可能就此断送了一次很好的合作机会。应当改为“We accept what you say ,but we are of the opinion that the quality of the other makes does not measure up to that of our products.”即礼貌的对对方的理由表示肯定，也从另一方面反驳了对方的理由，间接的达到不降价的目的。其实，间接言语行为在外贸函电中无时无刻都遵循着一个原则-礼貌。即通过实施另一种言语行为来间接地实施某一种言语行为；即一句话里可以有两种言外行为，一种是能从字面上就精确表达说话人的意图，另一种是除了字面上表达的意思外，还隐含着另一层意思，也就是说，一种是表面的，另一种是蕴含的。例如: We shall be pleased if you will kingly send us by airmail catalogues, sample books regarding your Encoders. 这句话表面上是表达我方高兴的心情，但实质上是我方请求对方寄来有关产品资料。 我们在很多交际场合中想要表示拒绝、请求、提议等时会用比较间接的话语，不直接把命令的语言形式表达出来。例如我在函电中请求对方降价时，我经常会用类似“It will be highly appreciated if you could allow us a special discount on the price quoted last week. ”的表达。因为请求对方所做事情的结果对自己有利，出于礼貌的考虑，我会采用比较客气的间接的表达。 外贸函电中间接言语行为的使用非常普遍。 在外贸函电中，如果函电对收信人有益而对写信人有损，采取间接言语行为就显得写信人虚伪、没有诚意；相反，如果函电对写信人有益而对收信人有损，就需要使用间接言语行为来委婉、礼貌地表达真实意图。 1.礼貌地提出请求 其实，请求/要求与礼貌在本质上是相斥的，因为如对方要对请求/要求作出接受回应或有所行动，就必然要蒙受一定的“损失”。为了使这一本质上让对方受损的行为更易于被接受，并保护对方的消极面子，通常需要选用比较客气、比较婉转的表达方式，实际上也就是比较礼貌的方式。例如： (1)We should be very pleased if you would assist us in this respect. (2)It will be highly appreciated if you will let us have your lowest quote. (3) Should, by chance, your corporation not deal with the import of Encoders, we would be most grateful if this letter could be forwarded to the correct corporation. (4) If you agree to have the goods in two equal lots, please let us know so that we can make arrangements accordingly.以上例句都是写信人向收信人提出请求，并希望实现有益于自己的目的。例（1）和（2）是外贸函电中常用的表达期待对方答复的结束语，例（1）期望对方接受请求，例（2）期望对方报最低价；例（3）中写信人请求对方将信件转交有关经营编码器的进口公司；例（4）中写信人请求对方允许将货物分成等量两批装运。这些表达都是写信人在请对方做额外的、对自己有利的事情，超越了收信人的义务范围，收信人无需承担所请求内容的责任，所以写信人就采用了委婉的口气，其目的是避免使用直接请求来行使直接强加力 ，即没有把自己的意志强加于听话人，比使用直接语言行为显得更有礼貌。 2.礼貌地表达拒绝 其实，外贸信函中的“拒绝类信函”无论如何措辞，传递的都是令人不快的信息，其本质是不礼貌的。如拒绝对方还盘、拒绝续订单、拒绝修改信用证、拒绝理赔等。拒绝类函电的目的是拒绝写信人的要求，写信人为受损的一方，所以函电中的“利益损失”关系是不平衡。因此，在拒绝对方的要求时，为了不使对方难堪，或者最大限度地减少有损于对方的表达，我们在回复函电时要尽可能地间接地表达拒绝，使收信人在遭受拒绝的同时感到尊重。例如: Instead of 15% reduction on underwear, we suggest a reduction of 8% on all lines on order for US$5,000 or more. 上述例子的字面意思是告知对方可对5000美元或者超过5000美元的订单中的所有产品降价8%，而不是就内衣一种产品降价15%，而实际“含义”是一种“拒绝”和“威胁”：不完全接受对方的降价要求，同时告知对方订单的总金额不能低于5000美元，否则对于订单中所有产品8%的优惠无效。 在拒绝对方的降价要求的同时提出补救措施。 3.礼貌地表示不满 批评、警告、指责、责骂等言外行为的言外功能与社会功能互相冲突，本质上是不礼貌的。要使本质上不礼貌的信息被接受并实现预期的交际目的，对礼貌的要求就相当高，必须采取恰当的礼貌策略。例如，在国际贸易实务中，未按约定开立信用证、装运、付款等会招致对方的不满情绪。但在函电中表达不满时，写信人常常借助于间接语言行为礼貌地表达隐藏着对面子威胁的话语，避免直接的冲突，同样实现了预期的交际效果。 在函电的开头部分应当经常使用“We wish to invite your attention to”提醒对方信用证就要过期了，写信者的实际意图是表达对没有任何装船消息表达不满；然后陈述销售旺季将至，买方急需货物，礼貌地说明催装的原因；接着用“We shall be very much obliged if you will effect shipment as soon as possible.”要求尽快装运，从而能够“enabling them to catch the brisk demand at the start of the season.”；最后用“We would like to emphasize that any delay in shipping our order will undoubtedly involve us in no small difficulty.”来警告对方延迟装运会造成的严重后果。通过陈述写信人客观上可能面临的困难处境，使对方理解发出“警告” 的原因，在一定程度上照顾了对方的积极面子。 催促立即装船函电的“含义”是买方对卖方有可能延迟装运的批评或指责，目的是敦促对方立即装运。但在实际函电写作中，买方并不是一味的直接表达自己的不满情绪，而是采用间接言语行为淡化指责的强硬性和直接性，使得指责的意思表达间接化，把不满的信息包含在叙述的过程中，让收信人自己理解问题的严重性，从而使发信人避免赤裸裸地指责和批评，从而降低对积极面子的威胁程度。 总结外贸函电中间接言语行为的使用一般是出于礼貌的考虑。在外贸函电中表达请求、拒绝、不满时，受“益”人要根据礼貌原则恰当地使用间接言语行为，从受“损”方的角度去对待和处理国际贸易中所出现的问题，达到交际双方“利益损失”的平衡，并适当地维护对方的“面子”，这样做不但有利于国际商务活动中更有效地进行交际，有效地传递信息，而且能够加强彼此之间的联系，达到促进贸易发展的目的。 在上海林德电子技术有限公司实习的几个月以来， 我的收获很大。但最有实际意义的是，通过外贸函电这一交流工具，我学会了如何与公司客户建立起友好的业务关系。虽然在校期间学了不少有关外贸函电的知识，但是都没有机会能够将这些知识很好的运用到实际工作中去。这次的实践不仅使我将所学的函电知识很好的运用到实际工作中，而且在与客户的交流过程中，我也学到了很多以前在课堂上没能学到的知识。另外，在工作中我也多次吸取