有效会议(标准版).ppt

有效会议 课程目的 一 了解会议常有的缺点和会议的种类二 掌握会前 会中 会后进行的要领和原则三 培养主管主持高效率会议所具备的能力 目录 一 权威统计 会议的成本 二 会议的意义三 会议的五项功能四 会议的目的五 高效率会议的管理技巧六 关于会议频率的建议七 会议的分类八 公司会议规划举例 一 权威统计 一个大型企业的主管一年有60 的时间在开会 约30 参加上级部门的会议 30 参加本部门会议 每年召开的会议约240个 每年会议成本达3500万元 1 直接成本 工资 租场地 多媒体设备 差旅费 食宿费 文件复印费等 2 间接成本 机器设备的折旧 因为会议而导致的加班3 机会损失成本 如 不及时处理客户投诉 不能及时解决本职工作范围内的突发事件而造成的损失等 会议的成本 二 会议的意义 集思广益的渠道 很多高水准创意 都是相互碰撞出来的显示一个组织或部门的存在群体沟通的方式 三 会议的五项功能 会议是指两个或两个以上的人 其中一个为主持人 为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通 其特定功能 即指下列五项功能中的某一项或某几项 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 1 开展有效的沟通2 资讯传达3 监督员工的工作进展4 达成协议 解决问题5 决策和资源共享6 开发创意7 激励员工士气8 巩固经理人的地位 四 会议的目的 思考题 想一想 讨论三分钟会议为什么没有实效 1 会议前的原因 1 欠缺目标 2 目标不明确 3 欠缺议程 4 与会人选不当 与会者太多或与会者太少 5 会议时间不当 周一早上或周五下午 6 开会通知时间不当 太早通知开会或太晚通知开会 7 开会通知内容欠周详 1 会议前的原因 续 8 会议地点不当 9 会议场地设备欠佳 10 与会者无准备而来 11 未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当 12 会议不能准时开始 13 会议太多 致使与会者一听说要开会 无不感觉厌烦 14 向来很少开会 致使每次会议议案堆积过多 2 会议中的原因 1 从事交谊活动 2 外界干扰 3 与会者发言离题 4 主席出难题 5 让没有必要留在会场的人员留在会场 6 犹豫不决 7 资料不充足 却贸然决策 8 少数人垄断会议 2 会议中的原因 续 9 与会者之间交头接耳 10 与会者不表明真正感受或意见 11 与会者之间争论 12 与会者与主席争论 13 视听器材发生故障 14 与会者欠缺热心 15 会议超出预定时间 16 主席未能总结会议成果 3 会议后的原因 1 欠缺会议记录 2 不能对决议事项进行追踪 3 不能对会议成败得失进行检讨 4 不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组 5 与会者对会议感到不满 练习题 12月16日 客户将50个样品速递到新华公司后 要求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品 并于2月26日交货 公司接到如此大的订单有喜有忧 喜的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的利润 忧的是 在短短的10天内做不出1000万产品 总经理召集各部门主管开会 要求业务 生管 制造 品管 研发 采购 工程等部门全力配合 完成生产任务和准时交货 请问 假如你是总经理 你打算如何召开这次会议 六 高效率的会议管理技巧 会前 会前准备工作要想经营成功的会议 必须要有周全的会前准备工作 很多会议因为缺乏充分的会前准备工作 才导致低质量的讨论过程 会中 议事过程是会议的主体及核心部分 此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行 以保证会议的高效率进行 会后 决议追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作 并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报 1 会前准备清单 开会目的是否清楚 决定与会者名单 决定由谁来担任会议主席与会议记录者 决定会议时间 长度与会议地点 准备好会议所需辅助设备 决定哪些与会者该做简报与何时做 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项 并把议程事先发给与会者 分发开会通知 切记 会前准备失败了 就意味着准备失败 例 会议议程 1 会议人员依目的而定 尽是减少参加人数 5 12人为宜 明确会议目的 2 事先分送议程 议题或草案 以使参加人员有所准备 3 出席率管制及迟到之管制 代理人应尽避免 4 选定最适当的时间 日期 地点 场所 5 主席预估会议可能的状况及结果 6 个人接触之应用 会前之沟通 7 指定专人记录和签到 8 主席报告本议案和与会人员之关系 及回应会中应决定的问题 2 会议前的要领 1 准時开会 准時散会 2 遵守制度 避免离席 3 会议目的 人人清楚 4 充分参与 全员发言 5 发表意見 条理清楚 6 不推責任 不诽他人 7 发生争辩 设法缓和 3 会议进行中的要领 8 掌握议程 按部就班 9 集中主題 不谈废话 10时间太长 中途休息 11 集中精力 减少走动 12 相关事项 作好記录 13 议题结论 复述一遍 14 达成共议 分配工作 3 会议进行中的要领 续 4 会议参考流程 导言 主席开场白讨论过程 理清问题所在并整理出头绪 找到相应对策并达成共识 1 找出并分析问题的原因 分别是 1 2 3 主席确认以上原因各与会者都无异议 再进行下一步骤 2 商讨并列出可能的对策 分别是 1 2 3 主席确认以上原因都已详细讨论 再进行下一步骤 3 比较第二步所列对策 对其进行评估 看何者最符合原议事目标 并达成决议 确定对策 1 2 3 结论 1 请会议记录者重述已达成的决议 2 询问与会者有无异议 3 确认工作分配完成并已记录妥当 5 主席的几大职责 1 营造和谐的气氛 2 控制讨论方向 使会议照议程进行 3 正确总结各段落或议题的讨论内容 4 引导发言者解释令人困惑的发言 5 尊重少数人的意见 避免会中意见一边倒的情况 6 减少与议题无关的争辩与讨论 A 6 控制会议 读出消极信号 B C A A 6 控制会议 读出消极信号 续 对抗 严重混乱 借口 设伏 6 控制会议 读出消极信号 续 6 控制会议 识别积极信号 续 6 控制会议 意外情况处理 1 爱讲故事的发言者 2 如何面对 攻击他人 的参会者 3 防卫心理强 的参会者 4 爱唱 反调 的参会者 5 游离在 会议 之外的参会者 暴力型 暴力型属于特别决断的那一类 面对冲突的时候 处理人往往以个人意志为主 马上独立做出决定 暴力类型的人一味的满足自己的要求 类似暴君 但是在一些特别紧急的情况下 暴力型的处理者也是必不可少 迁就型 迁就型就是一味地放弃自己的要求 一味地满足对方的要求 迁就型又称为适应型 回避型 回避型既不决断 又不合作 而是回避矛盾 协作型 协作型是最理想的类型 可以做到既满足自己的需求 又满足对方的需求 发生了冲突 促使大家合作 共同解决冲突 妥协型 妥协型处于坐标的中间 属于 和事佬 9 给与会者的几个建议 1 发言内容要有组织2 适时发言3 一次只讨论一个要点4 口齿清晰 陈述有力5 让证据说话6 仔细倾听他人讨论7 避免不当的肢体语言 1 尽快编写会议记录 分送与会人员及有关单位 2 记录力求减要 设计一定的格式 项目包括 会议名称 记录时间 地点 主席 出席人员 报告事项 讨论事项 决议事项及工作分配 负责人员 完成期限 上次会议决议执行追踪结果 3 会议之追踪下次会议先提出讨论或进度报告平时或定时追踪 10 会议后的进行要领 11 给会议记录的几点建议 1 重要的会议应录音下来 使整理会议时有据可循 2 除非有必要 定期招开的会议通常不用录音 因花费时间录下的详细内容 可能毫无用武之地 3 大多数会议都应指定一位会议记录者 主席最好不要兼职此工作 而最好由与会者轮流担任 4 会议记录者最好有一定的语言组织能力 使笔记流畅 易于了解 同时不失真 5 会议结束后重新整理所记录的内容 尽可能维持在一页纸的长度 6 会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分 7 将整理好的会议记录分发给各与会者 六 关于会议频率的建议 固定部门会议至少每月一次全体的会议建议每半年一次处理突发事件会议避免频繁一对一的会议可以随时举行 思考题 各组讨论 请问 如何判断是否需要开会 不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议没有要特别讨论的事项还有比开会更好的方法决策者已经决定的事情 七 会议分类 联络型会议汇报型会议达成决议或解决问题型会议问答式会议教育 演讲型会议 经理联络会主管联络会部门内联络会班长联络会早会 汇报型会议 周会月度总结会品质管理会 评审型会议 质量管理体系评审会产品认证会 教育型会议 TPM 全面生产管理 指导会TPM专题教育全员教育专题型教育 达成决议或解决问题型会议 缺点改善讨论会QC小组研讨会新产品开发研讨会 九 会议明细与举例 联络型会议 1 会议举例 经营会议 2 会议举例 部门会议 3 会议举例 产销会议 4 会议举例 生产协调会 5 会议举例 品管月会 6 会议举例 全公司早会 7 会议举例 部门早会 8 X公司四月份会议规划 会议 时间 星期 日期 营销周会 品管月会 会 AM10 00 11 00 PM2 00 3 00 1 2 3 4 5 6 7 8 三 四 五 六 日 一 二 三 练习题 1 学员分组 每组8 14人 小组成员排成纵队 2 伸出右手 水平与肩平齐 3 伸出右手食指 水平在一条直线上 4 将电线直胶管搭在右手食指上 缓缓下降 5